أفضل 8 برامج لإدارة المستندات لعام 2025

تُعد برامج إدارة المستندات أداة عالمية يجب أن تكون في متناول كل فريق وشركة لتحسين إنتاجيتهم. والسبب الرئيسي هو أنها تغطي كل شيء تقريبًا بدءًا من تعاون الفريق والتواصل وحتى تخزين الملفات ومشاركتها. في هذه المقالة، ستجدون أفضل الاختيارات في هذه الفئة لعام 2025.

ما هي إدارة المستندات?

بشكل عام، إدارة المستندات هي كيفية معالجة الشركة للمستندات الإلكترونية وصور المحتوى الورقي. وهي تشمل مجموعة واسعة من الملفات، مثل مستندات النصوص، وجداول البيانات، والعروض التقديمية، والنماذج الرقمية، والصور الممسوحة ضوئيًا، وملفات PDF. تتحكم إدارة المستندات في دورة حياة الملف الإلكتروني بأكملها، بما في ذلك إنشاؤه وتعديله وتوزيعه وإمكانية الوصول إليه وتخزينه.

غالبًا ما تتضمن إدارة المستندات نظام صلاحيات وصول مرنًا يجعل من الممكن السماح أو حظر عمليات معينة اعتمادًا على الدور الذي يتمتع به المستخدم داخل الشركة. وبهذه الطريقة، تضمن إدارة المستندات سرية الملفات المهمة وتمنع الوصول غير المصرح به.

لا يمكن إدارة المستندات بدون برامج متخصصة، تُعرف أيضًا باسم DMS (نظام إدارة المستندات)، والتي تتيح للمستخدمين إنشاء المستندات الإلكترونية وتحريرها وإدارتها وحتى التعاون عليها في موقع مركزي واحد.

والأكثر من ذلك، تتميز أنظمة إدارة المستندات (DMS) أيضًا بأدوات اتصال تسهل على أعضاء الفريق التفاعل وتبادل الآراء أثناء العمل على المستندات الإلكترونية، مما يعزز إنتاجيتهم ويقلل الوقت المستغرق للحصول على الموافقة على النسخة النهائية للملف الإلكتروني.

أغراض برامج إدارة المستندات

باستخدام المنصات المتخصصة، تسهل الفرق والشركات الأمور عندما يتعلق الأمر بإدارة المستندات. وفيما يلي بعض الأغراض الشائعة لاستخدام هذه البرامج:

• تقليل النفقات على تخزين المستندات المادية؛
• تعزيز الإنتاجية وتعاون الفريق؛
• تعزيز أمن المعلومات السرية؛
• القضاء على مخاطر خروقات البيانات؛
• تحسين سير عمل المستندات الإلكترونية.

للعثور على أفضل برامج إدارة المستندات التي تناسب شركتكم، تصفّحوا الخيارات أدناه وقيّموا مدى قدرتها على تحسين سير عملكم، مع الأخذ بعين الاعتبار طبيعة نشاطكم وميزانيتكم.

أفضل 8 برامج لإدارة المستندات يجب مراعاتها في عام 2025

1. ONLYOFFICE DocSpace

ONLYOFFICE DocSpace هو نظام لإدارة المستندات قائم على الويب مع مجموعة واسعة من الميزات التعاونية. يسمح للفرق والشركات بإنشاء بيئة تعاونية آمنة في السحابة أو على خادم محلي خاص حيث يمكنهم تخزين الملفات المكتبية الإلكترونية وإدارتها ومشاركتها وتحريرها بشكل مشترك.

يتوافق ONLYOFFICE DocSpace مع جميع ملفات المكاتب الشائعة مما يجعل من الممكن تحرير مستندات النصوص وجداول البيانات والشرائح والنماذج الإلكترونية وملفات PDF والتعاون عليها. تضمن حزمة المكتب المدمجة التوافق الكامل مع ملفات Word و Excel و PowerPoint ودعمًا جيدًا لتنسيقات الملفات الشائعة الأخرى، بما في ذلك DOC و ODT و RTF و TXT و HTML و EPUB و XPS و DjVu و XLS و ODS و CSV و PPT و ODP وتنسيقات Apple الأصلية (Pages و Number و Keynote).

يقدم ONLYOFFICE DocSpace نهجًا قائمًا على الغرف لإدارة المستندات، وهناك ستة أنواع من الغرف يمكنكم إنشاؤها حسب احتياجاتكم:

• غرف التعاون (Collaboration rooms) مصممة للتأليف المشترك للمستندات في الوقت الفعلي؛
• الغرف المخصصة (Custom rooms) مفيدة عندما تكون لديكم مهمة محددة، مثل التعليق على شيء ما أو مراجعته؛
• الغرف العامة (Public rooms) مثالية للمشاركة الخارجية حيث يمكنكم دعوة المستخدمين عبر روابط خارجية للسماح لهم بعرض الملفات دون تسجيل؛
• غرف الاجتماعات (Meetings rooms) تتيح لكم إدارة ملفاتكم المكتبية بين مكالمات الفيديو إذا قمتم بتوصيل DocSpace بحساب Zoom الخاص بكم لتمكين rالتعاون على المستندات في الوقت الفعلي أثناء مكالمات Zoom;
• غرف ملء النماذج (Form-filling rooms) تعمل بشكل أفضل إذا كنتم بحاجة إلى تنظيم عملية ملء نماذج مباشرة وفعالة لمشاريعكم؛
• غرف البيانات الافتراضية (VDR) تسمح لكم بالحفاظ على معلومات أعمالكم آمنة ومنظمة، وهو مثالي للعناية الواجبة.

في غرف DocSpace، يمكنكم إنشاء مستويات مختلفة من صلاحيات الوصول للمستخدمين الآخرين، بما في ذلك مسؤولو DocSpace والغرف، والمستخدمون، والمحررون، والعارضون، والمعلقون، والمراجعون، ومنشئو المحتوى، وملء النماذج، والضيوف. هذا النظام المرن لأنواع المستخدمين وأدوارهم يجعل إدارة الوصول أكثر شفافية وخضوعًا للمساءلة.

عندما يتعلق الأمر بتحرير المستندات، يوفر ONLYOFFICE DocSpace أدوات وميزات احترافية، بما في ذلك الاتصال عبر الدردشة، ومكالمات الصوت والفيديو، ومساعد الذكاء الاصطناعي الذي يسهل العمل مع النصوص. على سبيل المثال، يمكنكم إنشاء نصوص وصور، وإنشاء ملخصات، واستخراج الكلمات الرئيسية، وترجمة الفقرات، وتصحيح الأخطاء النحوية والإملائية، والمزيد، باستخدام أداة الذكاء الاصطناعي المفضلة لديكم، مثل ChatGPT أو Mistral أو Google Gemini أو Groq أو DeepSeek، وغيرها.

ميزة أخرى لـ ONLYOFFICE DocSpace هي قابليته للتكامل. حاليًا، يوفر ميزات إدارة المستندات والتعاون لبعض منصات إدارة المحتوى (CMS) وإدارة علاقات العملاء (CRM)، مثل Drupal و WordPress و Pipedrive. يسمح تكامله مع Zapier بأتمتة مهام سير عملكم مع مئات تطبيقات الأعمال والإنتاجية.

الأفضل لـ: التعاون على المستندات وإدارتها في الوقت الفعلي مع زملاء الفريق والأقسام والشركاء والعملاء.

هل ترغبون في تجربة ONLYOFFICE DocSpace ورؤية كيف يمكنه تغيير طريقة عملكم على الملفات المكتبية والتعاون مع المستخدمين الآخرين؟ ابدأوا الآن في السحابة أو قوموا بتثبيت الإصدار ذاتي الاستضافة على خادمكم:

أنشئوا حسابًا مجانيًا          ثبتوا النسخة المحلية

2. OpenKM

OpenKM هو منصة مفتوحة المصدر لإدارة المستندات والسجلات تدمج أدوات إدارة المستندات والتعاون الأساسية مع وظيفة بحث متقدمة. يأتي النظام أيضًا مزودًا بميزات إدارية تجعل من الممكن تحديد أدوار مختلف المستخدمين، وإعداد التحكم في الوصول، وتحديد حصص المستخدمين، والتحكم في أمان المستندات، والوصول إلى سجلات مفصلة لنشاط المستخدم.

يسمح OpenKM للمستخدمين بالتحكم في إنتاج المستندات الإلكترونية وتخزينها وإدارتها وتوزيعها. كما يوفر محرك سير عمل لمساعدة الموظفين على تعزيز إنتاجيتهم ونظام إدارة سجلات يسمح لشركتكم بالتقاط معلومات حول الأنشطة والمعاملات التجارية والاحتفاظ بها.

ما يجعل OpenKM أيضًا خيارًا جيدًا لإدارة المستندات هو أنه يمكن أداء بعض المهام الشائعة تلقائيًا دون تدخل بشري. على سبيل المثال، من الممكن إنشاء قواعد تحقق وتطبيقها لتصنيف المستندات والتوقيعات الإلكترونية والتقاط البيانات الوصفية.

الأفضل لـ: إدارة المستندات والسجلات على مستوى المؤسسة.

3. DocuWare

DocuWare هو برنامج لإدارة المستندات وأتمتة سير العمل قائم على السحابة يسمح للشركات والفرق العاملة عن بُعد برقمنة الملفات الإلكترونية وتأمينها ومعالجتها.
باستخدام DocuWare، يمكنكم أتمتة العديد من المهام والعمليات، مثل إنشاء الفواتير أو إدارة العقود أو تأهيل الموظفين الجدد. تلتقط المنصة تلقائيًا المعلومات المهمة وتخزنها في بيئة رقمية واحدة. على سبيل

المثال، يعمل هذا مع سجلات الموظفين وملفات الموارد البشرية ومستندات الأعمال، مما يسمح لفريقكم بنسيان المهام الروتينية والتركيز على ما يدفع الإنتاجية والربح.

كحل قائم على السحابة، يمكن الوصول إلى DocuWare عبر أي متصفح لذا فهو مناسب تمامًا للفرق العاملة عن بُعد من مواقع مختلفة. ومع ذلك، هناك بعض الأدوات الإضافية التي يمكن أن تعزز إنتاجيتكم كمستخدم لـ DocuWare عندما تحتاجون إلى إنشاء مخطط أو معالجة مستند ممسوح ضوئيًا.

الأفضل لـ: أتمتة سير عمل المستندات بين الفرق العاملة عن بُعد.

4. Adobe Document Cloud

Adobe Document Cloud هو نظام لإدارة المستندات طورته شركة Adobe ومجهز بأدوات وخدمات تحرير PDF قوية، بما في ذلك Adobe Acrobat Pro DC و Acrobat Sign وتطبيقات أخرى. يتيح الحل المدمج للمستخدمين تحويل عمليات المستندات اليدوية إلى مهام سير عمل رقمية.

يعتبر Adobe Document Cloud هو الأنسب لإدارة ملفات PDF. يمكنكم إنشاء ملفات PDF وتحريرها وتوقيعها بسهولة على أي جهاز. كما توفر المنصة أدوات تعاون ومزامنة، مما يتيح لكم العمل مع زملائكم في الفريق في الوقت الفعلي.

توفر ميزة سجل التدقيق المضمنة وصولاً سريعًا إلى جميع أنشطة المستندات حتى تتمكنوا من تتبع ومراقبة الحالة الحالية لمستندات PDF الخاصة بكم في أي وقت. بالإضافة إلى ذلك، هناك ميزة مفيدة تقوم بتعيين تذكيرات تلقائية للمواعيد النهائية للمستندات.

يوفر Adobe Document Cloud أيضًا إمكانية الوصول إلى قوالب مخصصة من أنواع مختلفة، مثل العقود أو النماذج القابلة للتعبئة، مما يسرع بشكل كبير عملية إنشاء المستندات حيث لا يتعين عليكم إنشاء أي شيء من البداية.

الأفضل لـ: إنشاء وإدارة ملفات PDF.

5. M-Files

M-Files هي منصة مبتكرة لإدارة المستندات تغطي مجموعة واسعة من عمليات الأعمال، مثل إنشاء المستندات وإدارتها، وأتمتة سير العمل، والتعاون، والامتثال الأمني، وسجل التدقيق.

بدعم من تقنية الذكاء الاصطناعي، تساعد المنصة الفرق والشركات على تنظيم جميع المعلومات في مكان واحد عن طريق تصنيف الملفات الإلكترونية واستخلاص معناها. هذا يجعل من الممكن الاستفادة من المهام الروتينية والتأكد من أنه يمكن العثور على المعلومات ذات الصلة بسهولة واستخدامها بالطريقة الصحيحة.

يمكن تكييف M-Files مع أي صناعة تتطلب إدارة ذكية للمستندات والبحث في المحتوى. قوة أخرى لهذه المنصة هي القدرة على دمج خدمات الطرف الثالث لتحسين الإنتاجية. تشمل قائمة الخيارات المتاحة Adobe Acrobat Sign و Google Workspace و Microsoft 365 و Salesforce و SharePoint.

الأفضل لـ: أتمتة أعمال المعرفة الذكية.

6. LogicalDOC

LogicalDOC هو حل لإدارة المستندات يوفر واجهة سهلة الاستخدام وتقنية متقدمة متوافقة مع المعايير الدولية المقبولة على نطاق واسع. وهو عبارة عن منصة معيارية يمكنها التعامل بسهولة مع أكثر متطلبات إدارة المستندات تعقيدًا.

يأتي LogicalDOC مع نظام إدارة مستندات متعدد الأغراض ويتضمن إدارة المستندات والمعرفة بالإضافة إلى أدوات لمعالجة النماذج والسجلات. البرنامج قادر على تنظيم مستندات الأعمال وفهرستها واسترجاعها والتحكم فيها وتوزيعها بطريقة آمنة.

باستخدام LogicalDOC، يمكنكم أتمتة عمليات أعمالكم لزيادة إنتاجيتكم وتقليل التكاليف. يمكن تثبيت المنصة على أنظمة Windows و Linux و macOS. الميزة الرئيسية لـ LogicalDOC هي البساطة من حيث إدخال البيانات واسترجاع المستندات.

الأفضل لـ: إدارة المستندات الآمنة داخل الشبكات الخاصة.

7. Templafy

Templafy هي منصة لإنشاء وإدارة المستندات مدعومة بالذكاء الاصطناعي تتيح لكم إنشاء مستندات الأعمال ومعالجتها واستخدامها في مختلف المجالات، مثل الخدمات المالية والتسويق والحكومة والمحاسبة والمبيعات، وما إلى ذلك. باستخدامه، يمكنكم إنشاء مركز مستندات مركزي يمكن الوصول إليه بسهولة من أجهزة مختلفة.

تم تصميم Templafy لأتمتة عملية إنشاء المستندات وتقليل إدخال البيانات يدويًا مع توفير وصول مستمر إلى جميع المستندات والملفات، مما يوفر أساسًا متينًا للتعاون الفعال.

تقدم Templafy قوالب ديناميكية سهلة الاستخدام مع أدوات إدارة قوالب آلية مدعومة بـ GenAI (الذكاء الاصطناعي التوليدي)، والتي تتيح لكم إنشاء مقترحات ورسائل وتقارير ومستندات أعمال أخرى في غضون ثوانٍ، تتكيف مع متطلبات كل من عملائكم.

الأفضل لـ: إنشاء المستندات المدعوم بالذكاء الاصطناعي.

8. XaitPorter

XaitPorter هو حل للتأليف المشترك قائم على السحابة للمستندات المعقدة. باستخدام هذا البرنامج، يمكن للفرق والشركات التعاون بفعالية في الوقت الفعلي وأتمتة مهام سير عملهم دون الحاجة إلى القلق بشأن مشكلات التنسيق والترقيم والتخطيط.

يأتي XaitPorter مزودًا بأدوات تنسيق وتخطيط آلية مدمجة مع ميزات التأليف المشترك المصممة لجعل عملية إنشاء المستندات بسيطة وسهلة قدر الإمكان. بفضل مستودع المحتوى المدعوم بالذكاء الاصطناعي، يمكنكم إعادة استخدام المحتوى الخاص بكم والتركيز على جودة المستندات وسهولة قراءتها.

مع XaitPorter، أصبحت إدارة المستندات سهلة بفضل نظام التحكم الذكي في الإصدارات، والتنقل السهل، ومهام سير العمل الذكية. يُسمح لكم بمراقبة المهام والمواعيد النهائية لجميع المستندات وإدارة المهام الخاصة بالأقسام عبر التعليقات.

الأفضل لـ: التأليف المشترك للمستندات في الوقت الفعلي.

ملخص

إذا كانت شركتكم تتعامل مع كميات كبيرة من الأعمال الورقية، فأنتم بلا شك بحاجة إلى نظام موثوق لإدارة المستندات. يعتمد اختيار البرنامج الأنسب على طبيعة نشاطكم، حجم العمل، والميزانية المتاحة. ما يميز منصات إدارة المستندات (DMS) هو قابليتها للتكيّف مع مختلف القطاعات، مما يجعل من المرجح أن تجد شركتكم خيارًا مناسبًا من بين المنصات المذكورة أعلاه. كل ما عليكم فعله هو دراسة وظائف كل نظام بعناية واختيار ما يلبي جميع احتياجات أعمالكم بكفاءة.