كيف تعزز SCIP التعاون والتحسين المستمر باستخدام ONLYOFFICE Docs وNextcloud

قامت شركة Soluciones Corporativas IP SL (SCIP)، المتخصصة في تسجيل وإدارة أسماء النطاقات وتوفير خدمات الاستضافة، بدمج ONLYOFFICE Docs في بيئة Nextcloud الخاصة بهم لتحسين التعاون عبر فرقهم. اقرأوا منشور المدونة هذا لمعرفة كيف يصنع ONLYOFFICE Docs فرقاً في سير عمل الشركة.

حول SCIP

تعد Soluciones Corporativas IP SL (SCIP) شركة متخصصة في تسجيل وإدارة أسماء النطاقات، بالإضافة إلى تقديم الخدمات التكميلية، مثل استضافة المواقع والاتصال بالإنترنت. هدفها الرئيسي هو تقديم إدارة آمنة ورشيقة وموثوقة لدورة حياة النطاق، مصحوبة بأدوات تسهل على عملائها وشركائها تشغيل وإدارة بنيتهم التحتية الرقمية.

يتكون فريق الشركة من حوالي 50 شخصاً، يعملون في مجالات الدعم الفني، والعمليات، والإدارة، والامتثال التنظيمي، والمنتجات، والتطوير. بدأ تاريخها منذ أكثر من عقد من الزمان، بناءً على فكرة تقديم خدمة أكثر شفافية وكفاءة في سوق النطاقات، مع تركيز خاص على الأتمتة والأمن والاهتمام الشخصي.

التحدي الرئيسي لفريق متعدد التخصصات

في SCIP، كان التحدي الرئيسي هو توحيد سير عمل المستندات ضمن بيئة آمنة وخاصة ومركزية. كان موظفو الشركة يتطلعون إلى:

• القضاء على لامركزية الملفات.
• تقليل استخدام مرفقات البريد الإلكتروني.
• تسهيل التعاون المتزامن بين مختلف الأقسام على المستندات الفنية والتشغيلية والقانونية والإدارية.

للتعامل مع هذا التحدي، بدأت الشركة في البحث عن حل يسمح لموظفيها بالحفاظ على السيطرة الكاملة على بياناتهم، والعمل على خوادمهم الخاصة، والامتثال الصارم للمتطلبات التنظيمية لبيئة تسجيل النطاقات.

كانت الحلول، مثل Google Workspace وMicrosoft 365، قيد الدراسة ولكن تم استبعادها بشكل أساسي للأسباب التالية:

• الحاجة إلى سيادة البيانات والسيطرة عليها، وهو أمر بالغ الأهمية في قطاع النطاقات.
• المتطلبات الداخلية للخدمة الذاتية، والتخصيص، والتشغيل ضمن بنيتهم التحتية الخاصة.
• التكاليف والقيود المرتبطة بالبيئات التي تُدار بالكامل من قبل أطراف خارجية.

مزيج ONLYOFFICE Docs وNextcloud

أثناء البحث عن حل مثالي لاحتياجاتهم، اكتشف موظفو SCIP كلاً من ONLYOFFICE Docs وNextcloud من خلال مجتمع المصادر المفتوحة والمراجع من قطاع التكنولوجيا. قدم الجمع بين هاتين الأداتين ما يحتاجون إليه تماماً: تعاون متقدم، وتحرير في الوقت الفعلي، وإدارة ذاتية، وتكامل مع بيئتهم، ومرونة.

بصفتها سلطة لتسجيل النطاقات، يجب على SCIP الامتثال لمتطلبات صارمة تتعلق بالأمن والتدقيق والتتبع وحماية البيانات. بالإضافة إلى ذلك، تتبع الشركة أفضل ممارسات ICANN، ومعايير الأمن السيبراني الداخلية، وضوابط الوصول القائمة على الأدوار. كانت قدرة Nextcloud وONLYOFFICE Docs على العمل ضمن بنيتهما التحتية الخاصة وتطبيق سياسات أمنية دقيقة عاملاً مهماً أيضاً لشركة SCIP.

التعاون الفعال وإدارة المستندات

في الوقت الحالي، تستخدم فرق SCIP مزيج ONLYOFFICE Docs وNextcloud للمهام التالية:

• صياغة وتحديث المستندات التشغيلية والأدلة الفنية والإجراءات الداخلية.
• التعاون في العقود، والمراسلات التنظيمية، والاتفاقيات مع الأطراف الخارجية وعملاء الشركات.
• إدارة المستندات للمجالات الإدارية والمالية.
• تنسيق المشاريع الداخلية من خلال المجلدات المشتركة والتحكم في الإصدارات.

أدى دمج ONLYOFFICE Docs في Nextcloud إلى زيادة كفاءة التعاون، وتعزيز الأمن والتتبع، وتقليل مرفقات البريد الإلكتروني والنسخ المكررة.

حالة المشروع الحالية وخطط المستقبل

يمر المشروع حالياً بمرحلة التوسع الوظيفي. قامت الشركة بتدريب جميع موظفيها وهي بصدد نقل الوثائق المهمة إلى البيئة الجديدة. كانت الصعوبات الرئيسية هي المقاومة الأولية للتغيير والحاجة إلى ضبط الصلاحيات المتقدمة، ولكن تم حل كليهما تدريجياً.

في المستقبل، تخطط SCIP لدمج التدفقات المؤتمتة والقوالب المرتبطة بعمليات التسجيل والتحقق.

خوان رييرا بول، كبير مسؤولي التكنولوجيا:

بالنسبة للمؤسسات التي تتطلب سيطرة كاملة على بياناتها، وتعاوناً حديثاً وامتثالاً لمعايير الأمن، فإن الجمع بين ONLYOFFICE + Nextcloud موصى به بشدة. في حالتنا، أثبت أنه حل قوي ومرن يتماشى مع احتياجات صناعة تسجيل النطاقات.