Αυτοματοποιήστε το ONLYOFFICE DocSpace με το n8n: δημιουργήστε ροές εργασίας εγγράφων χωρίς να γράψετε ούτε μία γραμμή κώδικα

Εάν χρησιμοποιείτε το ONLYOFFICE DocSpace ως κέντρο εγγράφων στην εταιρεία σας, πιθανώς έχετε βρει τον εαυτό σας να κάνει τα ίδια πράγματα με το χέρι ξανά και ξανά. Ένας νέος πελάτης υπογράφει: ανοίγετε το DocSpace, δημιουργείτε ένα δωμάτιο, ανεβάζετε το πρότυπο σύμβασης, τους προσκαλείτε. Ένας νέος υπάλληλος εντάσσεται: προμηθεύεστε τον λογαριασμό τους, τους προσθέτετε στα σωστά δωμάτια, στέλνετε ένα καλωσόρισμα μέσω email. Ένα έντυπο έρχεται: το προωθείτε στον σωστό φάκελο, ειδοποιείτε την ομάδα. Αυτές οι εργασίες δεν είναι περίπλοκες, αλλά είναι αρκετά κουραστικές. Η καλή είδηση είναι ότι από εδώ και πέρα μπορούν να αυτοματοποιηθούν πλήρως.

Το ONLYOFFICE DocSpace έχει τώρα επίσημα κόμβους για το n8n, την ανοιχτού κώδικα πλατφόρμα αυτοματοποίησης ροών εργασίας. Μπορείτε να συνδέσετε το DocSpace στα εργαλεία που ήδη χρησιμοποιεί η ομάδα σας: Gmail, Slack, HubSpot, Airtable, το σύστημα HR σας, το CRM σας και να σταματήσετε να διαχειρίζεστε αυτές τις εργασίες χειροκίνητα.

Τι είναι το n8n;

n8n είναι ένα εργαλείο αυτοματοποίησης ροών εργασίας παρόμοιο σε πνεύμα με το Zapier ή το Make, αλλά ανοιχτού κώδικα και εκτελέσιμο στη δική σας υποδομή. Για τους χρήστες του DocSpace που φιλοξενούνται μόνοι τους για λόγους ελέγχου δεδομένων, αυτό θα πρέπει να είναι ιδιαίτερα πολύτιμο.

Το n8n σας δίνει έναν οπτικό καμβά όπου συνδέετε κόμβους, κάθε ένας από τους οποίους αντιπροσωπεύει μια ενέργεια σε μια υπηρεσία. Όταν ενεργοποιηθεί μια εντολή (ένα νέο email φτάνει, υποβάλλεται μια φόρμα, εκτελείται ένα πρόγραμμα), η ροή εργασίας εκτελείται αυτόματα, μεταφέροντας δεδομένα από κόμβο σε κόμβο μέχρι να ολοκληρωθεί η εργασία. Με πάνω από 400 διαθέσιμες διασυνδέσεις, λειτουργεί με τα περισσότερα εργαλεία που έχει ήδη η ομάδα σας.

Τι καλύπτουν οι κόμβοι του DocSpace

Το πακέτο περιλαμβάνει δύο κόμβους:

• ONLYOFFICE DocSpace: ένας κόμβος δράσης για την εκτέλεση λειτουργιών μέσω του DocSpace API
• ONLYOFFICE DocSpace Trigger: ένας κόμβος εκδήλωσης που ενεργοποιεί τη ροή εργασίας σας όταν συμβαίνει κάτι στο DocSpace

Λειτουργίες κόμβου δράσης

• Αρχεία: ανέβασμα, λήψη, μετακίνηση, αντιγραφή, ενημέρωση, διαγραφή, δημιουργία, λήψη πληροφοριών, παραγωγή κοινών συνδέσμων
• Δωμάτια: δημιουργία, ενημέρωση, λήψη πληροφοριών, αναζήτηση, αρχείο, αναζήτηση, πρόσκληση ή απομάκρυνση χρηστών, ενημέρωση ρόλων πρόσβασης, λήψη κοινών συνδέσμων
• Χρήστες: πρόσκληση χρηστών, λήψη ενός χρήστη, αναζήτηση, ενημέρωση ρόλων, ενεργοποίηση ή απενεργοποίηση λογαριασμών, διαγραφή
• Φάκελοι: δημιουργία, λήψη πληροφοριών, λήψη περιεχομένων, λήψη ιστορικού, λήψη κοινών συνδέσμων, μετακίνηση, αντιγραφή, ενημέρωση, διαγραφή

Εκδηλώσεις κόμβου Trigger

Ο κόμβος Trigger επιτρέπει στις ροές εργασίας να αντιδρούν σε δραστηριότητες του DocSpace χωρίς polling. Υποστηριζόμενες εκδηλώσεις περιλαμβάνουν:

• Αρχεία: Δημιουργήθηκε, Ανεβάστηκε, Ενημερώθηκε, Αντιγράφηκε, Μετακινήθηκε, Διαγράφηκε, Αποκαταστάθηκε
• Φάκελοι: Δημιουργήθηκαν, Ενημερώθηκαν, Αντιγράφηκαν, Μετακινήθηκαν, Διαγράφηκαν, Αποκαταστάθηκαν
• Δωμάτια: Δημιουργήθηκαν, Ενημερώθηκαν, Αντιγράφηκαν, Αρχειοθετήθηκαν, Διαγράφηκαν, Αποκαταστάθηκαν
• Χρήστες: Δημιουργήθηκαν, Προσκεκλημένοι, Ενημερώθηκαν, Διαγράφηκαν
• Ομάδες: Δημιουργήθηκαν, Ενημερώθηκαν, Διαγράφηκαν

Για παράδειγμα: η ανέβασμα αρχείου ενεργοποιεί μια ειδοποίηση στο Slack, ένα νέο δωμάτιο ξεκινά μια ροή έγκρισης, ένας διαγραμμένος χρήστης απομακρύνει την πρόσβαση σε συνδεδεμένα συστήματα.

Πέντε ροές εργασίας που μπορείτε να εκτελέσετε σήμερα

Εδώ μπορείτε να βρείτε πέντε έτοιμες προς κατασκευή ροές εργασίας.

1. Αυτόματη δημιουργία χώρων συνεργασίας πελατών όταν κλείνει μια συμφωνία

Όταν μια συμφωνία επισημανθεί ως κερδισμένη στο CRM σας, αυτή η ροή εργασίας δημιουργεί ένα ονομασμένο δωμάτιο συνεργασίας DocSpace για τον πελάτη, κατεβάζει ένα πρότυπο σύμβασης από τη βιβλιοθήκη σας, το ανεβάζει στο δωμάτιο, προσκαλεί τον πελάτη και τους στέλνει ένα καλωσόρισμα μέσω email με το σύνδεσμο του κοινωτικού δωματίου.

Οδηγίες βήμα-βήμα

1. <Ρυθμίστε εδώ τον κόμβο Trigger του συστήματος CRM σας>
2. ONLYOFFICE DocSpace: Δημιουργία δωμάτιο
   • Ρυθμίστε τα διαπιστευτήρια του ONLYOFFICE DocSpace (παρακαλώ ανατρέξτε σε αυτή τη τεκμηρίωση)
   • Μπορείτε να προσωποποιήσετε τον τίτλο του δωματίου τοποθετώντας τη μεταβλητή του ονόματος του πελάτη σας στην παράμετρο Title (π.χ. “{{ $json.client_name }} — Δωμάτιο Πελάτη “)
   • Επιλέξτε τον τύπο του δωματίου που θέλετε να δημιουργήσετε στην παράμετρο Type (για αυτή τη ροή εργασίας προτείνουμε τον τύπο συνεργασίας)
3. ONLYOFFICE DocSpace: Κατέβασμα αρχείου
   • Εισάγετε το ID του προτύπου σύμβασης που θα ανέβει στο δωμάτιο του πελάτη στην παράμετρο File ID (μπορείτε να το ελέγξετε στη διεύθυνση URL του αρχείου που αποθηκεύεται στο DocSpace σας: π.χ. https://***.com/doceditor?fileId=69313)
4. ONLYOFFICE DocSpace: Ανέβασμα αρχείου
   • Εισάγετε τη μεταβλητή που αποθηκεύει το ID του δωματίου που δημιουργήσαμε προηγουμένως στην παράμετρο Parent ID (θα πρέπει να φαίνεται έτσι: {{ $('Create a room').item.json.id }})
   • Μπορείτε να προσωποποιήσετε το όνομα του αρχείου στην παράμετρο File Name (π.χ. {{ $('Edit Fields').item.json.client_name }}_contract.docx)
   • Βεβαιωθείτε ότι η παράμετρος Binary File είναι ενεργοποιημένη
5. ONLYOFFICE DocSpace: Πρόσκληση χρήστη σε δωμάτιο
   • Ορίστε την παράμετρο Room ID σε Manual και συμπληρώστε τη με μια μεταβλητή από το INPUT: {{ $('Create a room').item.json.id }}
   • Αλλάξτε την παράμετρο User ID σε fixed και Manual, και συμπληρώστε την παράμετρο User Email με τη διεύθυνση email του πελάτη
   • Επιλέξτε τα δικαιώματα του πελάτη στην User Access -> From list
6. ONLYOFFICE DocSpace: Λήψη του κοινού συνδέσμου του δωματίου
   • Συμπληρώστε την παράμετρο Room ID με μια μεταβλητή: {{ $('Create a room').item.json.id }}
7. Gmail: Στείλτε ένα μήνυμα
   • Επιλέξτε ένα διαπιστευτήριο Gmail
   • Βάλτε τη διεύθυνση email του πελάτη στην παράμετρο To
   • Ρυθμίστε την παράμετρο Subject
   • Γράψτε ένα πρότυπο email χρησιμοποιώντας μεταβλητές από τα προηγούμενα βήματα

Η εντολή μπορεί να είναι οποιαδήποτε εκδήλωση CRM (HubSpot, Pipedrive, Salesforce), ένα webhook, ή μια χειροκίνητη εκτέλεση. Το δωμάτιο πελάτη είναι έτοιμο πριν καν κάποιος από την ομάδα σας χρειαστεί να το σκεφτεί.

2. Pipeline είσπραξης εγγράφων με AI

Αυτή η ροή εργασίας παρακολουθεί έναν λογαριασμό Gmail για emails με συνημμένα. Όταν φτάσει ένα, το ανεβάζει σε έναν καθορισμένο φάκελο DocSpace, εξάγει το κείμενο και το περνά σε ένα μοντέλο AI (GPT-4o mini από προεπιλογή). Το μοντέλο προσδιορίζει τον τύπο εγγράφου, εξάγει αποστολέα, ημερομηνία και οποιαδήποτε χρηματικά ποσά, και γράφει μια συνοπτική πρόταση. Ένα μήνυμα Slack με την πλήρη ανάλυση πηγαίνει στην ομάδα σας.

Οδηγίες βήμα-βήμα

1. Gmail Trigger
   • Ρυθμίστε ένα διαπιστευτήριο Gmail OAuth2
   • Ο φίλτρος είναι προρυθμισμένος σε `has:attachment` οπότε η ροή εργασίας ενεργοποιείται μόνο σε emails με αρχεία
   • Η περιστασιακή διακοπή έχει ρυθμιστεί σε κάθε λεπτό από προεπιλογή — προσαρμόστε το αυτό στις ρυθμίσεις του trigger αν χρειάζεται
2. Gmail: Λήψη μηνύματος
   • Ενεργοποιήστε το Download Attachments στην ενότητα Options για να κάνετε το συνημμένο διαθέσιμο ως δυαδικά δεδομένα για το επόμενο βήμα
3. ONLYOFFICE DocSpace: Ανέβασμα αρχείου
   • Ρυθμίστε το διαπιστευτήριο του ONLYOFFICE DocSpace (παρακαλώ ανατρέξτε σε αυτή τη τεκμηρίωση)
   • Ρυθμίστε την παράμετρο Parent ID στο ID του φακέλου DocSpace όπου πρέπει να αποθηκεύονται τα εισερχόμενα έγγραφα (μπορείτε να βρείτε το ID του φακέλου στη διεύθυνση URL του DocSpace όταν ανοίξετε το φάκελο)
   • Προσωποποιήστε το όνομα του αρχείου στην παράμετρο File Name — για παράδειγμα `{{ $json.from.text }}: {{ $json.subject }}` ονομάζει κάθε αρχείο μετά τον αποστολέα και το θέμα του email
4. Εξαγωγή από το Αρχείο
   • Ορίστε την Operation σε Extract From PDF για να εξάγετε απλό κείμενο από το ανεβασμένο συνημμένο PDF
5. Μοντέλο Chat OpenAI (υπο-κόμβος του Εξαγωγέα Πληροφοριών)
   • Ρυθμίστε ένα διαπιστευτήριο OpenAI API
   • Το μοντέλο είναι προρυθμισμένο σε gpt-5-mini από προεπιλογή — αλλάξτε το σε οποιοδήποτε άλλο μοντέλο υποστηρίζεται από τον λογαριασμό OpenAI σας
6. Εξαγωγέας Πληροφοριών
   • Η παράμετρος Text είναι προγεμισμένη με `{{ $json.text }}` από το προηγούμενο βήμα εξαγωγής
   • Πέντε χαρακτηριστικά είναι προρυθμισμένα: document_type, sender_name, document_date, total_amount, και summary — μπορείτε να προσθέσετε, να αφαιρέσετε ή να μετονομάσετε αυτά να ταιριάζουν με τις ανάγκες της ομάδας σας
7. Slack: Στείλτε ένα μήνυμα
   • Ρυθμίστε ένα διαπιστευτήριο Slack OAuth2
   • Ρυθμίστε την παράμετρο Channel στο κανάλι Slack στο οποίο η ομάδα σας θα πρέπει να λαμβάνει ειδοποιήσεις
   • Το πρότυπο μηνύματος είναι προγεμισμένο με όλα τα πέντε εξαγμένα πεδία — επεξεργαστείτε το κείμενο για να ταιριάζει με τη μορφή που προτιμάτε

Μπορείτε επίσης να χρησιμοποιήσετε τον κόμβο Trigger στο DocSpace για να ενεργοποιήσετε αυτή τη ροή εργασίας όταν ένα αρχείο ανεβαίνει απευθείας στο DocSpace, παραλείποντας εντελώς την παρακολούθηση email.

Κάθε εισερχόμενο έγγραφο (τιμολόγιο, σύμβαση, NDA, παραγγελία αγοράς) καταλήγει αρχειοθετημένο και συνοπτικό. Η ομάδα σας βλέπει τι έφτασε χωρίς να ανοίξει κανένα συνημμένο.

3. Παροχή λογαριασμού DocSpace όταν εντάσσεται νέος υπάλληλος

Όταν το σύστημα HR σας εξάγει ένα γεγονός νέας πρόσληψης μέσω webhook, αυτή η ροή εργασίας δημιουργεί έναν λογαριασμό DocSpace για τον υπάλληλο, ειδοποιεί το IT στο Slack, και στέλνει στον νέο υπάλληλο ένα καλωσόρισμα μέσω email με το σύνδεσμο του DocSpace τους.

Οδηγίες βήμα-βήμα

1. Webhook Trigger
   • Αντιγράψτε τη διεύθυνση URL του webhook από τον κόμβο και ρυθμίστε το σύστημα HR σας να POST σε αυτό όταν δημιουργείται ένας νέος υπάλληλος
   • Τα αναμενόμενα πεδία φόρτωσης είναι name, email, και department — η ροή εργασίας χειρίζεται αυτόματα τόσο τις επίπεδες JSON (`{ "name": "..." }`) όσο και τις φόρτες σώματος (`{ "body": { "name": "..." } }`)

   Σημείωση: αν το σύστημα HR σας διαθέτει ένα επίσημο trigger για το n8n, συνιστάται να το χρησιμοποιήσετε.

2. Επεξεργασία Πεδίων
   • Αυτό το βήμα κανονικοποιεί την εισερχόμενη φόρτωση σε τρία καθαρά πεδία: fullName, email, και department
   • Εάν το σύστημα HR σας στέλνει διαφορετικά ονόματα πεδίων, ενημερώστε τις εκφράσεις σε αυτόν τον κόμβο αναλόγως
3. ONLYOFFICE DocSpace: Πρόσκληση Χρήστη
   • Ρυθμίστε το διαπιστευτήριο του ONLYOFFICE DocSpace (παρακαλώ ανατρέξτε σε αυτή τη τεκμηρίωση)
   • Η παράμετρος Email, First Name, και Last Name συμπληρώνονται αυτόματα από το προηγούμενο βήμα
   • Η Type ορίζεται προεπιλεγμένα σε `Room Admin` — αλλάξτε το αν οι νέοι υπάλληλοι θα πρέπει να προμηθευτούν με διαφορετικό ρόλο
4. Slack: Στείλτε ένα μήνυμα
   • Ρυθμίστε ένα διαπιστευτήριο Slack OAuth2
   • Αντικαταστήστε το placeholder του ID καναλιού με το ID του καναλιού Slack της ομάδας IT σας
   • Η ειδοποίηση θα πρέπει να είναι προγεμισμένη με το όνομα, το email και το τμήμα του νέου υπαλλήλου χρησιμοποιώντας μεταβλητές από τα προηγούμενα βήματα
5. Gmail: Στείλτε ένα μήνυμα
   • Ρυθμίστε ένα διαπιστευτήριο Gmail OAuth2
   • Η παράμετρος To συμπληρώνεται αυτόματα από το κανονικοποιημένο πεδίο email
   • Προσαρμόστε τον τίτλο και το σώμα του email ώστε να ταιριάζει με τον τόνο ένταξης της εταιρείας σας

Διαχειρίζεται τόσο επίπεδες JSON όσο και φόρτες σώματος, οπότε λειτουργεί με τα περισσότερα συστήματα HR που μπορούν να ενεργοποιήσουν ένα webhook. Ρυθμίστε το μία φορά και οι νέοι υπάλληλοι έχουν λογαριασμούς έτοιμους πριν από την πρώτη τους σύνδεση.

4. Εβδομαδιαίος καθαρισμός ανενεργών χώρων συνεργασίας

Οι ομάδες τείνουν να συσσωρεύουν δωμάτια καθώς τα έργα τελειώνουν και οι πελάτες προχωρούν, αλλά λίγοι φροντίζουν να τα καθαρίσουν. Αυτή η ροή εργασίας εκτελείται κάθε Δευτέρα στις 9 π.μ., φέρνει όλα τα δωμάτια από το DocSpace, φιλτράρει οποιαδήποτε ανενεργά για 90 ή περισσότερες ημέρες, τα αρχειοθετεί και δημοσιεύει μια σύνοψη στο Slack.

Οδηγίες βήμα-βήμα

1. Σχέδιο Trigger
   • Ο κόμβος Trigger είναι προρυθμισμένος να εκτελείται κάθε Δευτέρα στις 9 π.μ. — προσαρμόστε την ημέρα, την ώρα ή τη συχνότητα στις ρυθμίσεις του Trigger ώστε να ταιριάζει με το πρόγραμμα της ομάδας σας
2. ONLYOFFICE DocSpace: Λήψη Όλων των Δωματίων
   • Ρυθμίστε το διαπιστευτήριο του ONLYOFFICE DocSpace (παρακαλώ ανατρέξτε σε αυτή τη τεκμηρίωση)
   • Η παράμετρος Search Room ανακτά όλα τα δωμάτια στα οποία έχει πρόσβαση ο λογαριασμός σας — δεν απαιτούνται πρόσθετες παράμετροι
3. Κωδικός: Φιλτράρισμα Ανενεργών Δωματίων για 90+ Ημέρες
   • Αυτός ο κόμβος JavaScript συγκρίνει την χρονική σφραγίδα `updatedAt` κάθε δωματίου με την ημερομηνία σήμερα (δείτε τον κώδικα παρακάτω)
   • Για να αλλάξετε το κατώφλι ανενεργότητας, βρείτε τον αριθμό `90` στον κώδικα και αντικαταστήστε τον με τον αριθμό ημερών που προτιμάτε
   • Δωμάτια που δεν πληρούν το φίλτρο απορρίπτονται σιωπηλά — η υπόλοιπη ροή εργασίας τρέχει μόνο για δωμάτια που πληρούν τα κριτήρια
4. ONLYOFFICE DocSpace: Αρχειοθέτηση Ανενεργού Δωματίου
   • Η παράμετρος Room ID ορίζεται σε `{{ $json.id }}` και επιλέγει αυτόματα το ID του δωματίου από κάθε φιλτραρισμένο στοιχείο
   • Αυτός ο κόμβος εκτελείται μία φορά ανά δωμάτιο — αν υπάρχουν 12 ανενεργά δωμάτια, ενεργοποιείται 12 φορές
5. Slack: Στείλτε Αναφορά Αρχειοθέτησης
   • Ρυθμίστε ένα διαπιστευτήριο Slack OAuth2
   • Αντικαταστήστε το placeholder του ID καναλιού με το κανάλι Slack του admin ή των operations σας
   • Γράψτε ένα πρότυπο χρησιμοποιώντας μεταβλητές από τα προηγούμενα βήματα
   • Αυτός ο κόμβος είναι ρυθμισμένος να εκτελείται μόνο μία φορά μετά την επεξεργασία όλων των δωματίων και δημοσιεύει ένα μόνο μήνυμα που καταγράφει κάθε δωμάτιο που αρχειοθετήθηκε

JavaScript για το βήμα 3:

<code class="language-javascript">const cutoff = new Date();
cutoff.setDate(cutoff.getDate() - 90);
return items.filter(item => {
const updated = new Date(item.json.updatedAt || item.json.updated || 0);
return updated < cutoff;
});</code>

Το κατώφλι ανενεργότητας είναι ένας μόνο αριθμός σε έναν κόμβο Κώδικα. Αλλάξτε το 90 σε 60 ή 180 όπως απαιτείται. Όταν δεν υπάρχει τίποτα προς αρχειοθέτηση, η ροή εργασίας εκτελείται σιωπηλά.

5. Φόρμα υποβολής έργου πελάτη στο δωμάτιο DocSpace, αυτόματα

Αυτή η ροή εργασίας ξεκινά με μια φόρμα φιλοξενούμενη από το n8n: όνομα έργου, όνομα πελάτη, email, περιγραφή. Κατά την υποβολή, δημιουργεί ένα δωμάτιο DocSpace, ανακτά το κοινό σύνδεσμο, στέλνει στον πελάτη το άμεσο URL του workspace τους και ειδοποιεί την ομάδα σας στο Slack.

Οδηγίες βήμα-βήμα

1. n8n Form Trigger
   • Η φόρμα έχει τέσσερα πεδία προρυθμισμένα: Project Name (υποχρεωτικό), Your Name (υποχρεωτικό), Email Address (υποχρεωτικό), και Project Description (προαιρετικό)
   • Αντιγράψτε τη διεύθυνση URL της φόρμας από τον κόμβο και μοιραστείτε την με τους πελάτες — η φόρμα φιλοξενείται απευθείας από το n8n, δεν απαιτείται εξωτερική υπηρεσία
   • Το μήνυμα επιβεβαίωσης που εμφανίζεται μετά την υποβολή είναι προγεμισμένο — επεξεργαστείτε το στην ενότητα Options του κόμβου Trigger
2. ONLYOFFICE DocSpace: Δημιουργία δωμάτιο
   • Ρυθμίστε το διαπιστευτήριο του ONLYOFFICE DocSpace (παρακαλώ ανατρέξτε σε αυτή τη τεκμηρίωση)
   • Η παράμετρος Title είναι ρυθμισμένη σε `{{ $json.project_name }} — {{ $json.client_name }}` ώστε κάθε δωμάτιο να ονομάζεται αυτόματα μετά το έργο και τον πελάτη
   • Ο τύπος δωματίου Type είναι ρυθμισμένος σε Collaboration Room — αλλάξτε το αν ένας διαφορετικός τύπος δωματίου ταιριάζει στην περίπτωσή σας
3. ONLYOFFICE DocSpace: Λήψη του κοινού συνδέσμου του δωματίου
   • Η παράμετρος Room ID είναι ρυθμισμένη σε `{{ $json.id }}` και επιλέγει αυτόματα το ID του δωματίου που δημιουργήθηκε στο προηγούμενο βήμα
4. Gmail: Στείλτε ένα μήνυμα
   • Ρυθμίστε ένα διαπιστευτήριο Gmail OAuth2
   • Η παράμετρος To θα πρέπει να συμπληρώνεται με τη μεταβλητή από το πεδίο email της φόρμας
   • Η Subject θα πρέπει να είναι ένα κείμενο πρότυπο με μεταβλητές όπως Project Name και/ή Your Name από το βήμα 1
   • Ο σύνδεσμος του δωματίου από το προηγούμενο βήμα θα πρέπει να ενσωματωθεί στο σώμα του email ως `{{ $("Get Room Shared Link").item.json.sharedLink }}`
5. Slack: Στείλτε ένα μήνυμα
   • Ρυθμίστε ένα διαπιστευτήριο Slack OAuth2
   • Αντικαταστήστε το placeholder του ID καναλιού με το κανάλι Slack στο οποίο η ομάδα σας θα πρέπει να ειδοποιείται για νέα έργα
   • Η ειδοποίηση θα πρέπει να περιλαμβάνει μεταβλητές για το όνομα του έργου, το όνομα του πελάτη, τη διεύθυνση email, και έναν άμεσο σύνδεσμο στο νέο δωμάτιο DocSpace

Ξεκινώντας

Θα χρειαστείτε μια n8n INSTANCE (cloud ή self-hosted) και έναν λογαριασμό ONLYOFFICE DocSpace. Για να εγκαταστήσετε τον κόμβο DocSpace μπορείτε να αναζητήσετε “ONLYOFFICE DocSpace” στην αναζήτηση κόμβων.

ΞΕΚΙΝΗΣΤΕ ΔΩΡΕΑΝ             ΕΓΚΑΤΑΣΤΑΣΗ ΣΕ ΠΡΟΪΟΝ

Η πιστοποίηση υποστηρίζει τέσσερις μεθόδους: API Key (συνιστάται), Basic Auth, OAuth2, και Personal Access Token. Μετά τη ρύθμιση, τα διαπιστευτήρια μοιράζονται σε όλους τους κόμβους DocSpace στην INSTANCE σας. Δείτε την τεκμηρίωση διαπιστευτηρίων ONLYOFFICE DocSpace για λεπτομέρειες ρύθμισης.

Αναδημιουργήστε οποιοδήποτε από τα πέντε πρότυπα ροής εργασίας ακολουθώντας τις παραπάνω περιγραφές, συνδέστε τα διαπιστευτήριά σας, ανταλλάξτε τα σωστά IDs φακέλων και καναλιών και ενεργοποιήστε.

Τι να κατασκευάσετε στη συνέχεια

Οι ροές εργασίας παραπάνω καλύπτουν κοινές περιπτώσεις. Πέρα από αυτές, οι ίδιοι κόμβοι υποστηρίζουν πράγματα όπως:

• Υπενθυμίσεις λήξης: σαρώστε ένα φάκελο συμβάσεων σε ένα πρόγραμμα, ελέγξτε τα ονόματα αρχείων ή τα μεταδεδομένα για ημερομηνίες, στείλτε υπενθυμίσεις για ανανεώσεις πριν λήξουν
• Έλεγχοι πρόσβασης: μια εβδομαδιαία αναφορά όλων των δωματίων, των μελών τους, και των επιπέδων πρόσβασης, αποστέλλεται σε ένα κανάλι management
• Αρχειοθέτηση με βάση γεγονότα: χρησιμοποιήστε τον κόμβο Trigger για να μετακινείτε ή να αρχειοθετείτε αρχεία αυτόματα όταν φτάσουν σε μια ορισμένη κατάσταση
• Διαχείριση κύκλου ζωής χρηστών: κρατήστε τους λογαριασμούς DocSpace συγχρονισμένους με την υπηρεσία καταλόγου σας χρησιμοποιώντας εκδηλώσεις Trigger

Οι κόμβοι εκθέτουν τα περισσότερα από αυτά που θα κάνατε στη διεπαφή του DocSpace ως λειτουργίες API. Το n8n τα συνδέει με το υπόλοιπο της στοίβας σας.

Τελευταίες σκέψεις

Εάν κάποια από τις παραπάνω ροές εργασίας αντιστοιχεί σε κάτι που κάνετε αυτή τη στιγμή χειροκίνητα, η ρύθμιση είναι απλή: εγκαταστήστε τον κόμβο, συνδέστε τα διαπιστευτήρια σας, εισάγετε το πρότυπο και ενεργοποιήστε. Μετά από αυτό, το DocSpace διαχειρίζεται τη ρουτίνα χωρίς εσάς.