Πώς αυτοματοποιήσαμε τη διαδικασία αιτήσεων άδειας με το ONLYOFFICE DocSpace

Από την έκδοση 2.6, το ONLYOFFICE DocSpace εισάγει τα δωμάτια συμπλήρωσης φορμών που έχουν σχεδιαστεί για να απλοποιούν την εργασία με έγγραφα που μπορούν να συμπληρωθούν. Χρησιμοποιώντας αυτή τη λειτουργία, αποφασίσαμε να αυτοματοποιήσουμε τη διαδικασία αιτήσεων άδειας, καθιστώντας την πιο αποτελεσματική και φιλική προς το χρήστη τόσο για τους υπαλλήλους όσο και για το λογιστήριο.

Διαβάστε το άρθρο για το πώς επανασχεδιάσαμε τη διαδικασία αιτήσεων άδειας και τα οφέλη που αποκομίσαμε.

Πρόβλημα: χειροκίνητη διαδικασία αιτήσεων

Μετά την πανδημία, η ομάδα μας μεταπήδησε εξ ολοκλήρου στην απομακρυσμένη εργασία. Επιπλέον, ο οργανισμός μας λειτουργεί σε πολλά γραφεία παγκοσμίως, και δεν είχαν όλες οι τοποθεσίες έτοιμες λύσεις για την αυτοματοποίηση αυτών των εργασιών. Για παράδειγμα, στο γραφείο μας στη Σερβία, ολόκληρη η διαδικασία αιτήσεων άδειας γινόταν χειροκίνητα. Οι υπάλληλοι έπρεπε να βασίζονται σε εκτυπωμένες φόρμες, και οι αιτήσεις συχνά υποβάλλονταν αυτοπροσώπως.

Έτσι, η υποβολή μιας αίτησης άδειας ήταν μια διαδικασία πολλαπλών βημάτων και χρονοβόρα. Τα πρότυπα βρίσκονταν σε έναν φάκελο στον οποίο είχαν πρόσβαση όλοι οι υπάλληλοι. Οι υπάλληλοι έπρεπε να βρουν ένα πρότυπο, να το συμπληρώσουν χειρόγραφα ή ηλεκτρονικά, να το εκτυπώσουν και να το υπογράψουν, να σαρώσουν ή να φωτογραφίσουν το υπογεγραμμένο έγγραφο και στη συνέχεια να το στείλουν στο λογιστήριο. Με τη σειρά του, το λογιστήριο εισήγαγε χειροκίνητα τα δεδομένα σε ένα υπολογιστικό φύλλο για μια πλήρη επισκόπηση.

Αυτή η διαδικασία ήταν αναποτελεσματική, επιρρεπής σε λάθη και απογοητευτική για τους υπαλλήλους και την ομάδα του λογιστηρίου.

Λύση: δωμάτια συμπλήρωσης φορμών

Με την έκδοση 2.6 του ONLYOFFICE DocSpace, εισαγάγαμε τα δωμάτια συμπλήρωσης φορμών. Αυτά τα δωμάτια έχουν σχεδιαστεί για να απλοποιούν τη συμπλήρωση και τη διαχείριση εγγράφων που μπορούν να συμπληρωθούν. Επιτρέπουν στους χρήστες να ανεβάζουν φόρμες PDF και να τις υποβάλλουν προς συμπλήρωση με δικαιώματα πρόσβασης μόνο για τη συμπλήρωση πεδίων. Η παρακολούθηση της προόδου και η αυτόματη συγκέντρωση των αποτελεσμάτων σε ένα υπολογιστικό φύλλο διευκολύνουν τη λεπτομερή ανάλυση.

Αποτέλεσμα: πώς λειτουργεί τώρα η διαδικασία

Μετά την εφαρμογή των δωματίων συμπλήρωσης φορμών στο ONLYOFFICE DocSpace, μεταμορφώσαμε τη διαδικασία αιτήσεων άδειας.

Κεντρική πρόσβαση σε πρότυπα. Οι υπάλληλοι έχουν πλέον πρόσβαση στις φόρμες αιτήσεων από ένα κεντρικό δωμάτιο συμπλήρωσης φορμών στο εσωτερικό μας DocSpace. Συμπληρώνουν τα απαιτούμενα πεδία — όπως όνομα, ημερομηνίες διακοπών και υπογραφή — απευθείας στη φόρμα PDF μέσα στο δωμάτιο.

Απλοποιημένη υποβολή. Αντί να ασχολούνται με εκτυπώσεις και χειρόγραφες υπογραφές, οι υπάλληλοι συμπληρώνουν τη φόρμα ψηφιακά και την υποβάλλουν με ένα μόνο κλικ.

Βελτιστοποιημένη διαχείριση δεδομένων. Μόλις ολοκληρωθεί η φόρμα, όλα τα δεδομένα συλλέγονται σε έναν πίνακα που ενοποιεί όλα τα δεδομένα που απαιτούνται για τον υπολογισμό των πληρωμών των αδειών. Αυτό εξαλείφει την ανάγκη για χειροκίνητο άνοιγμα μεμονωμένων φορμών και επιταχύνει σημαντικά την επεξεργασία.

Αυτή η αυτοματοποίηση έφερε πολλά οφέλη στον οργανισμό μας:

• Εξοικονόμηση χρόνου: Οι υπάλληλοι και οι λογιστές ξοδεύουν σημαντικά λιγότερο χρόνο σε διοικητικές εργασίες.
• Βελτιωμένη ακρίβεια: Τα ενοποιημένα δεδομένα μειώνουν τα λάθη και καθιστούν τον προγραμματισμό πιο απλό.
• Επεκτασιμότητα: Το σύστημα προσαρμόζεται εύκολα σε άλλες φόρμες και ροές εργασίας.

Μελλοντικά σχέδια

Η επιτυχία αυτού του έργου μας ενθάρρυνε να επεκτείνουμε το σύστημα. Τώρα δοκιμάζουμε παρόμοια αυτοματοποίηση για άλλες διοικητικές διαδικασίες, όπως η δημιουργία πιστοποιητικών και η επεξεργασία παραγγελιών υπαλλήλων. Στο μέλλον, σχεδιάζουμε να δημιουργήσουμε διασυνδεδεμένες ροές εργασίας – για παράδειγμα, την αυτόματη δημιουργία εντολών άδειας με βάση τις υποβληθείσες αιτήσεις.

Από την πλευρά της ανάπτυξης, σχεδιάζουμε να επιταχύνουμε το άνοιγμα του ενοποιημένου πίνακα στο Excel. Επιπλέον, εργαζόμαστε για την επέκταση των τύπων υπογραφής. Επί του παρόντος, οι υπάλληλοι μπορούν να υπογράψουν μια αίτηση άδειας εισάγοντας μια εικόνα. Στο μέλλον, σχεδιάζουμε να προσθέσουμε ψηφιακές υπογραφές.

Πώς να δημιουργήσετε ένα δωμάτιο συμπλήρωσης φορμών

Για να αυτοματοποιήσετε πλήρως διαδικασίες όπως οι αιτήσεις άδειας χρησιμοποιώντας τα δωμάτια συμπλήρωσης φορμών στο ONLYOFFICE DocSpace, ακολουθήστε αυτά τα βήματα που είναι προσαρμοσμένα για την ομάδα του λογιστηρίου:

Βήμα 1: Δημιουργήστε ένα δωμάτιο συμπλήρωσης φορμών

Συνδεθείτε στο ONLYOFFICE DocSpace ή δημιουργήστε έναν νέο λογαριασμό. Κάντε κλικ στο κουμπί Νέο Δωμάτιο ->  Δωμάτιο συμπλήρωσης φορμών.

Εισαγάγετε το όνομα του δωματίου σας, όπως “Αιτήσεις Άδειας” ή “Φόρμες Ανθρώπινου Δυναμικού” για να εξασφαλίσετε σαφήνεια για τους υπαλλήλους, και προσθέστε ετικέτες και ένα εικονίδιο εάν χρειάζεται. Κάντε κλικ στο Δημιουργία.

Βήμα 2: Ανεβάστε μια φόρμα PDF

Αν έχετε ήδη μια έτοιμη φόρμα, ανεβάστε την στο δωμάτιο. Πηγαίνετε στις Ενέργειες ->  Ανέβασμα φόρμας PDF -> Από το DocSpace / Από τη συσκευή.

Αν όχι, έχετε δύο επιλογές:

• Σχεδιάστε μια νέα φόρμα: Χρησιμοποιήστε τους επεξεργαστές του ONLYOFFICE για να δημιουργήσετε μια φόρμα με πεδία που μπορούν να συμπληρωθούν για τα στοιχεία του υπαλλήλου, τις ημερομηνίες διακοπών και τις υπογραφές.
• Χρησιμοποιήστε ένα έτοιμο πρότυπο: Εξερευνήστε τη δωρεάν βιβλιοθήκη προτύπων που είναι ενσωματωμένη στο ONLYOFFICE DocSpace. Επιλέξτε ένα πρότυπο που ταιριάζει στις ανάγκες σας και προσαρμόστε το ώστε να ευθυγραμμίζεται με τις πολιτικές του οργανισμού σας. Για τη Σερβία, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε την έτοιμη φόρμα μας.

Βήμα 3: Μοιραστείτε τη φόρμα

Για να μοιραστείτε γρήγορα τη φόρμα με τους υπαλλήλους, μπορείτε να δημιουργήσετε και να αντιγράψετε αμέσως έναν δημόσιο σύνδεσμο. Αυτή η επιλογή θα είναι διαθέσιμη στο παράθυρο μετά το ανέβασμα της φόρμας στο δωμάτιο. Αρκεί να κάνετε κλικ στο Αντιγραφή δημόσιου συνδέσμου για να τον αντιγράψετε στο πρόχειρο. Οποιοσδήποτε χρήστης με αυτόν τον σύνδεσμο μπορεί να ανοίξει το δωμάτιο και να συμπληρώσει τη φόρμα.

Βήμα 4: Παρακολουθήστε την πρόοδο

Ελέγξτε τη διαδικασία συμπλήρωσης απευθείας στο δωμάτιο συμπλήρωσης φορμών. Μόλις το PDF της φόρμας ανέβει, το λογιστήριο ειδοποιείται αυτόματα μέσω e-mail.

Το δωμάτιο θα έχει αυτόματα δύο φακέλους: Σε εξέλιξη, που αποθηκεύει αντίγραφα της φόρμας που ο υπάλληλος έχει αρχίσει να συμπληρώνει, και Ολοκληρωμένα, που αποθηκεύει αντίγραφα της φόρμας που ο υπάλληλος έχει υποβάλει.

Βήμα 5: Αξιοποιήστε τα ενοποιημένα δεδομένα

Όλα τα παρεχόμενα δεδομένα συνοψίζονται αυτόματα σε ένα ενιαίο υπολογιστικό φύλλο του Excel. Μπορείτε να βρείτε αυτό το αρχείο στον φάκελο Ολοκληρωμένα. Χρησιμοποιήστε αυτό το υπολογιστικό φύλλο για να υπολογίσετε τις αποδοχές άδειας και για άλλους λογιστικούς σκοπούς.

Αυτό εξαλείφει την ανάγκη ανοίγματος ξεχωριστών φορμών, εξοικονομεί χρόνο και διασφαλίζει την ακρίβεια.

Δοκιμάστε το ONLYOFFICE DocSpace

Με τα δωμάτια συμπλήρωσης φορμών, μπορείτε να φέρετε την επανάσταση όχι μόνο στη διαδικασία αιτήσεων άδειας, αλλά σε οποιαδήποτε ροή εργασίας που βασίζεται σε φόρμες στον οργανισμό σας. Δοκιμάστε το και ανακαλύψτε τα οφέλη του DocSpace:

ΕΚΚΙΝΗΣΗ ONLINE

Αν θέλετε να διατηρήσετε τα δεδομένα των υπαλλήλων και της εταιρείας σας υπό τον πλήρη έλεγχό σας, κατεβάστε την έκδοση για διακομιστή:

ΕΚΔΟΣΗ ΓΙΑ ΔΙΑΚΟΜΙΣΤΗ