Πώς να χρησιμοποιήσετε τα δωμάτια συμπλήρωσης φορμών στο ONLYOFFICE DocSpace

Η πλατφόρμα συνεργασίας ONLYOFFICE DocSpace αυτοματοποιεί τη διαδικασία υποβολής εγγράφων με τα δωμάτια συμπλήρωσης φορμών. Αυτά τα δωμάτια είναι σχεδιασμένα για να απλοποιούν τη συμπλήρωση και τη διαχείριση εγγράφων που απαιτούν συμπλήρωση. Μπορείτε εύκολα να οργανώσετε και να παρακολουθείτε την ολοκλήρωση εργασιών, ερωτηματολογίων, ερευνών και άλλων εγγράφων. Επιπλέον, συλλέγει αυτόματα τις απαντήσεις σε ένα υπολογιστικό φύλλο, επιτρέποντάς σας να αναλύετε τα δεδομένα χωρίς κόπο. Ας εξερευνήσουμε τι είναι τα δωμάτια συμπλήρωσης φορμών και πώς να τα χρησιμοποιήσετε.

Τι είναι τα δωμάτια συμπλήρωσης φορμών

Δωμάτια συμπλήρωσης φορμών είναι ένας εξειδικευμένος τύπος δωματίου στο ONLYOFFICE DocSpace που έχει σχεδιαστεί ειδικά για την εργασία με φόρμες. Επιτρέπουν στους χρήστες να ανεβάζουν φόρμες PDF και να τις υποβάλλουν για συμπλήρωση με δικαιώματα πρόσβασης μόνο για τη συμπλήρωση πεδίων. Η παρακολούθηση της προόδου και η αυτόματη συγκέντρωση των αποτελεσμάτων σε ένα υπολογιστικό φύλλο διευκολύνουν τη λεπτομερή ανάλυση. Αυτή η λειτουργία είναι χρήσιμη για την οργάνωση και τη διαχείριση εργασιών που βασίζονται σε φόρμες.

Για παράδειγμα, εάν χρειάζεται να συλλέξετε σχόλια από συμμετέχοντες μετά από ένα εργαστήριο, δημιουργήστε ένα δωμάτιο συμπλήρωσης φορμών, ανεβάστε μια φόρμα σχολίων και μοιραστείτε την με τους παρευρισκόμενους. Το δωμάτιο σας βοηθά να παρακολουθείτε ποιος έχει αρχίσει να συμπληρώνει τη φόρμα και ποιος την έχει ολοκληρώσει, συγκεντρώνοντας όλες τις απαντήσεις σε μία τοποθεσία για εύκολη επισκόπηση και ανάλυση.

Βασικά χαρακτηριστικά

Κοινή χρήση φόρμας PDF

Οι φόρμες στα δωμάτια συμπλήρωσης φορμών μπορούν να κοινοποιηθούν με χρήστες του DocSpace ή με μια ομάδα χρηστών με άδεια μόνο για τη συμπλήρωση πεδίων. Έτσι, αυτοί που συμπληρώνουν τη φόρμα δεν μπορούν να αλλάξουν το έγγραφο.

Εάν η φόρμα πρόκειται να συμπληρωθεί από εξωτερικούς χρήστες που δεν έχουν λογαριασμό στο DocSpace, είναι δυνατόν να παραχωρηθεί πρόσβαση μέσω ενός εξωτερικού συνδέσμου.

Παρακολούθηση προόδου της φόρμας

Μόλις υποβάλετε τη φόρμα σας, μπορείτε να παρακολουθείτε την πρόοδό της μέσω δύο νέων φακέλων που θα εμφανιστούν στο δωμάτιό σας: Ολοκληρωμένα και Σε Εξέλιξη. Αντίγραφα των φορμών από κάθε χρήστη θα τοποθετούνται στον κατάλληλο φάκελο ανάλογα με την κατάσταση ολοκλήρωσής τους.

• Σε Εξέλιξη περιέχει φόρμες που βρίσκονται σε εξέλιξη (φόρμες που οι χρήστες έχουν αρχίσει να συμπληρώνουν αλλά δεν έχουν ακόμη ολοκληρώσει).
• Ολοκληρωμένα περιέχει ολοκληρωμένες φόρμες (όταν οι χρήστες κάνουν κλικ στο Ολοκλήρωση & Υποβολή).

Μόλις οι συμμετέχοντες ολοκληρώσουν και υποβάλουν τις φόρμες τους, αυτές θα εμφανιστούν στην ενότητα «Ολοκληρωμένα». Αυτό σας επιτρέπει να διαχειρίζεστε όλες τις υποβληθείσες φόρμες σε ένα μέρος, διευκολύνοντας την επισκόπηση κάθε ολοκληρωμένης φόρμας.

Συμπλήρωση φόρμας από οποιαδήποτε συσκευή

Οι φόρμες PDF μπορούν να συμπληρωθούν όχι μόνο από υπολογιστή ή φορητό υπολογιστή, αλλά και από κινητά τηλέφωνα και tablet χρησιμοποιώντας την εφαρμογή ONLYOFFICE Documents για iOS και Android. Οι χρήστες κινητών μπορούν να ανοίξουν μια φόρμα μέσω ενός δημόσιου συνδέσμου ή από τον συνδεδεμένο τους λογαριασμό DocSpace, να αλληλεπιδράσουν με τα πεδία χρησιμοποιώντας ένα φιλικό προς την αφή περιβάλλον, να πλοηγηθούν μεταξύ των πεδίων και να υποβάλουν τη φόρμα με ένα κλικ. Αυτό καθιστά τη διαδικασία συμπλήρωσης φόρμας προσβάσιμη εν κινήσει, χωρίς να απαιτείται πρόσβαση από υπολογιστή.

Μάθετε περισσότερα για το πώς να συμπληρώνετε φόρμες εν κινήσει σε αυτό το άρθρο.

Ανάλυση απαντήσεων

Οι απαντήσεις συνδυάζονται αυτόματα σε ένα υπολογιστικό φύλλο για εύκολη ανάλυση δεδομένων και δημιουργία αναφορών.

Στο υπολογιστικό φύλλο, είναι δυνατόν να παρουσιάσετε εύκολα τα δεδομένα, να τα φιλτράρετε, να τα αναλύσετε με συγκεντρωτικούς πίνακες και να δημιουργήσετε γραφήματα βασισμένα στα δεδομένα. Για πιο προηγμένη ανάλυση, χρησιμοποιήστε τους βοηθούς AI.

Ξεκινώντας με τα δωμάτια συμπλήρωσης φορμών

Για να δείξουμε τη χρήση των δωματίων συμπλήρωσης φορμών, ας εξετάσουμε ένα σενάριο όπου πρέπει να συλλέξετε επιστολές επαλήθευσης απασχόλησης.

Βήμα 1. Προετοιμάστε τη φόρμα PDF

Πρώτα, πρέπει να προετοιμάσουμε μια φόρμα PDF. Στο ONLYOFFICE DocSpace, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τον ενσωματωμένο επεξεργαστή PDF για να δημιουργήσετε μια φόρμα με διάφορα πεδία: κείμενο, αναπτυσσόμενες λίστες, πλαίσια ελέγχου, κουμπιά επιλογής, κ.λπ.

Για να διευκολύνετε τη διαδικασία συμπλήρωσης φορμών, προσαρμόστε τις ρυθμίσεις των πεδίων ανάλογα με τις ανάγκες σας. Ορίστε το μέγεθος του πεδίου, τη μορφή, τους επιτρεπόμενους χαρακτήρες, το όριο χαρακτήρων, τη γραμματοσειρά και τα υποχρεωτικά πεδία, και αναθέστε διαφορετικούς ρόλους για τη συμπλήρωση των πεδίων. Οι άλλοι χρήστες θα μπορούν να προσδιορίσουν οπτικά ποια πεδία πρέπει να συμπληρώσουν ανάλογα με τον ρόλο τους, τα οποία θα επισημαίνονται με ένα συγκεκριμένο χρώμα.

Το ONLYOFFICE προσφέρει επίσης μια βιβλιοθήκη δωρεάν έτοιμων προτύπων φορμών. Κατεβάστε αυτό που ταιριάζει στις ανάγκες σας και τροποποιήστε το στον επεξεργαστή PDF, εάν είναι απαραίτητο.

Βήμα 2. Δημιουργήστε ένα δωμάτιο συμπλήρωσης φορμών

Στη συνέχεια, δημιουργούμε ένα νέο δωμάτιο συμπλήρωσης φορμών όπου μπορούμε να διαχειριστούμε τις φόρμες μας. Θα ξεκινήσουμε επιλέγοντας τον κατάλληλο τύπο δωματίου και προετοιμάζοντάς το για χρήση.

Για να δημιουργήσετε ένα δωμάτιο συμπλήρωσης φορμών, κάντε κλικ στο κουμπί Νέο Δωμάτιο ->  Δωμάτιο συμπλήρωσης φορμών.

Στη συνέχεια, εισαγάγετε το όνομα του δωματίου σας και προσθέστε ετικέτες και ένα εικονίδιο εάν χρειάζεται. Κάντε κλικ στο Δημιουργία.

Βήμα 3. Προσθέστε μια φόρμα PDF

Στο δωμάτιο που δημιουργήσαμε, πρέπει να προσθέσουμε τις φόρμες που θα συμπληρωθούν. Μπορούμε είτε να ανεβάσουμε την έτοιμη φόρμα PDF μας είτε να επιλέξουμε από μια βιβλιοθήκη έτοιμων προτύπων.

Πηγαίνετε στις Ενέργειες ->  Μεταφόρτωση φόρμας PDF -> Από το DocSpace / Από τη συσκευή.

Εναλλακτικά, Ενέργειες -> Επιλογή από Πρότυπα.

Βήμα 4. Μοιραστείτε τη φόρμα για συμπλήρωση

Αυτό το βήμα περιλαμβάνει την πρόσκληση χρηστών στο δωμάτιο συμπλήρωσης φορμών ώστε να αρχίσουν να συμπληρώνουν τις φόρμες. Υπάρχουν επιλογές για την πρόσκληση εσωτερικών μελών της ομάδας ή για την κοινοποίηση της πρόσβασης με εξωτερικούς συμμετέχοντες.

• Για να μοιραστείτε γρήγορα τη φόρμα με εξωτερικούς χρήστες, μπορείτε να δημιουργήσετε και να αντιγράψετε αμέσως έναν δημόσιο σύνδεσμο. Αυτή η επιλογή θα είναι διαθέσιμη στο παράθυρο μετά τη μεταφόρτωση της φόρμας στο δωμάτιο. Θα αρκεί να κάνετε κλικ στο Αντιγραφή δημόσιου συνδέσμου για να τον αντιγράψετε στο πρόχειρο. Οποιοσδήποτε χρήστης με αυτόν τον σύνδεσμο μπορεί να ανοίξει το δωμάτιο και να συμπληρώσει τη φόρμα.

Μπορείτε επίσης να το κάνετε κάνοντας κλικ στο κουμπί Κοινή χρήση δωματίου στην κορυφή δίπλα στο όνομα του δωματίου στο παράθυρο του δωματίου.

• Για εσωτερικούς χρήστες, κάντε κλικ στο εικονίδιο με τις τρεις τελείες στην κορυφή -> Πρόσκληση χρηστών.

Αρχίστε να πληκτρολογείτε ένα email ή ένα όνομα χρήστη και επιλέξτε από την προτεινόμενη λίστα.

Βεβαιωθείτε ότι έχετε επιλέξει τα δικαιώματα Συμπληρωτής Φόρμας. Επίσης, επιλέξτε τη γλώσσα στην οποία ο χρήστης θα λάβει την πρόσκληση. Στη συνέχεια, στείλτε μια πρόσκληση κάνοντας κλικ στο αντίστοιχο κουμπί.

Οι χρήστες θα δουν το δωμάτιο για συμπλήρωση στη λίστα των διαθέσιμων δωματίων και μπορούν να συμπληρώσουν τη φόρμα.

Βήμα 5. Παρακολούθηση της προόδου της φόρμας

Τώρα, μπορείτε να παρακολουθείτε την κατάσταση των φορμών που συμπληρώνονται. Το σύστημα κατηγοριοποιεί τις φόρμες σε διαφορετικές ενότητες με βάση την κατάσταση ολοκλήρωσής τους: ενότητα Σε Εξέλιξη και ενότητα Ολοκληρωμένα.

Θα δείτε αυτές τις ενότητες ως ξεχωριστούς φακέλους στο δωμάτιό σας.

Όταν ο χρήστης αρχίσει να συμπληρώνει τη φόρμα, ένα αντίγραφό της θα εμφανιστεί στην ενότητα Σε Εξέλιξη.

Όταν ένας χρήστης υποβάλλει μια συμπληρωμένη φόρμα κάνοντας κλικ στο Ολοκλήρωση και Υποβολή, ένα αντίγραφο της φόρμας εμφανίζεται αυτόματα στην ενότητα Ολοκληρωμένα.

Βήμα 6. Οργάνωση των απαντήσεων

Όπως αναφέρθηκε παραπάνω, όλες οι ολοκληρωμένες φόρμες θα εμφανιστούν αυτόματα στην ενότητα Ολοκληρωμένα. Επιπλέον, θα δείτε ένα υπολογιστικό φύλλο που συγκεντρώνει αυτόματα τις συλλεγμένες απαντήσεις από τις φόρμες.

Στο αρχείο, κάθε σειρά αντικατοπτρίζει τα δεδομένα μιας φόρμας, και οι στήλες αντιστοιχούν στα πεδία. Στη συνέχεια, στον Επεξεργαστή Υπολογιστικών Φύλλων, μπορείτε να αναλύσετε τα δεδομένα και να δημιουργήσετε γραφήματα και αναφορές.

Αυτό ήταν όλο. Η ίδια η διαδικασία φαίνεται ακόμα πιο εύκολη από ό,τι δείχνει. Κάνει τη συλλογή δεδομένων πολύ πιο εύκολη και σας γλιτώνει από τη χειροκίνητη εργασία με πολλαπλά αντίγραφα.

Δοκιμάστε τα δωμάτια συμπλήρωσης φορμών στο ONLYOFFICE DocSpace

Δοκιμάστε την εμπειρία των δωματίων συμπλήρωσης φορμών μπαίνοντας στον λογαριασμό σας στο DocSpace ή δημιουργώντας έναν δωρεάν λογαριασμό:

ΔΗΜΙΟΥΡΓΙΑ ΛΟΓΑΡΙΑΣΜΟΥ