كيفية كتابة وطباعة رسالة على الكمبيوتر (مع القوالب)

 

كتابة رسالة على الحاسوب أمر بسيط بمجرد معرفتكم لنوع الرسالة التي تحتاجونها ومدى رسميتها. لديكم عدة خيارات: برامج حاسوب مثل Microsoft Word، أو ONLYOFFICE Desktop Editors، أو LibreOffice Writer؛ أو أدوات قائمة على المتصفح مثل Google Docs أو ONLYOFFICE Docs؛ أو قوالب جاهزة تتكفل بالتنسيق نيابة عنكم.

بالنسبة للملاحظات الشخصية السريعة، يعمل المستند الفارغ بشكل جيد. ولكن بالنسبة للمراسلات الرسمية مثل رسائل الاستقالة، وطلبات التوظيف، والطلبات الرسمية، توفر القوالب الوقت من خلال توفير تخطيط مهيكل مسبقًا حتى لا تضطروا إلى التفكير في مكان كل عنصر.

كيفية كتابة رسالة على الحاسوب: خطوات سريعة

افتحوا محرر المستندات الخاص بكم، ثم قرروا ما إذا كنتم تريدون إنشاء التخطيط بنفسكم أو ترك القالب يتكفل بذلك. لا تحتاج الرسائل الشخصية إلى الكثير من الهيكلة، ولكن المراسلات الرسمية تتطلب عادةً مزيدًا من التفاصيل، ولهذا السبب يفيد تحديد نوع الرسالة قبل البدء.

فيما يلي سير العمل:

1. افتحوا محرر المستندات الخاص بكم.
2. اختاروا مستندًا فارغًا أو حددوا قالب رسالة.
3. حددوا نوع الرسالة.
4. أضيفوا التاريخ ومعلومات المرسل/المستلم في المكان المناسب.
5. اكتبوا التحية والرسالة الرئيسية.
6. انهوا الرسالة بالخاتمة واسمكم أو توقيعكم.
7. راجعوا النص ودققوا التنسيق.
8. احفظوا المستند، أو صدروا بصيغة PDF، أو اطبعوا، أو أرسلوا عبر البريد الإلكتروني.

ما الذي يمكنكم استخدامه لكتابة رسالة على الحاسوب؟

توجد خيارات متعددة لكتابة الرسائل. ينحصر الخيار في سؤالين: هل تفضلون تطبيق حاسوب يعمل بدون اتصال بالإنترنت أم أداة قائمة على السحابة؟ وهل ترغبون في التنسيق من الصفر أم استخدام قالب؟

1. ONLYOFFICE

يقدم ONLYOFFICE محررات حاسوب وعبر الإنترنت، مما يمنحكم المرونة للعمل محليًا أو التعاون في الوقت الفعلي من خلال متصفحكم. تتعامل نسخة الحاسوب مع ملفات DOCX دون مشاكل توافق، بحيث تُفتح مستندات Word وتُعدل بشكل ممتاز.

تسرّع القوالب الجاهزة الأمور عندما يكون وقتكم ضيقًا. إن تصدير PDF مدمج، مما يعني أنه يمكنكم مشاركة الرسائل المكتملة دون القلق بشأن تغييرات التخطيط. بالنسبة للفرق، تدعم النسخة عبر الإنترنت التعليقات والتحرير المشترك. يتاح تكامل الذكاء الاصطناعي لمهام مثل إعادة الصياغة أو التحقق من الوضوح، على الرغم من أنه ينبغي دائمًا مراجعة المخرجات قبل الإرسال.

سحابة مجانية تطبيق حاسوب مجاني

2. Microsoft Word

لا يزال Microsoft Word أحد أكثر معالجات النصوص استخدامًا على نطاق واسع، وهو متوفر كتطبيق حاسوب ومن خلال Word للويب. وهو يتيح خيارات تنسيق واسعة تغطي كل شيء بدءًا من التنسيق الأساسي للنصوص وحتى عناصر التحكم المتقدمة في التخطيط، مما يجعله مناسبًا للملاحظات العادية والمستندات التجارية الرسمية على حدٍ سواء.

تتميز مكتبة القوالب بأنها كبيرة، وتضم تنسيقات رسائل لمعظم الحالات. ونظرًا لأن DOCX هو التنسيق الأصلي لـ Word، فإن مشاركة الملفات مع مستخدمي Word الآخرين تتم بسلاسة. إذا كنتم تستخدمون Word بالفعل لأعمال أخرى، فلن تجدوا صعوبة كبيرة في التعلم، ويمكنكم البدء في الكتابة على الفور.

3. Google Docs

يعمل Google Docs في متصفحكم، مما يجعله مريحًا إذا كنتم تنتقلون بين الأجهزة أو تحتاجون إلى التعاون دون إدارة مرفقات البريد الإلكتروني. يمكنكم مشاركة المستندات مع أشخاص محددين، وجمع التعليقات، ومتابعة التغييرات في الوقت الفعلي – وهو أمر مفيد بشكل خاص عندما يحتاج شخص ما إلى مراجعة رسالتكم قبل إرسالها.

تتوفر القوالب لأنواع المستندات الشائعة، بما في ذلك الرسائل، ويتكامل كل شيء بسلاسة مع أدوات Google الأخرى الخاصة بكم. ونظرًا لأن عملكم يُحفظ عبر الإنترنت، فلا داعي للقلق بشأن حفظ الملفات يدويًا، مع أنه يمكنكم تنزيل نسخ بتنسيقات مختلفة كلما دعت الحاجة.

4. LibreOffice Writer

LibreOffice Writer هو معالج نصوص مجاني ومفتوح المصدر يأتي مدمجًا مع حزمة LibreOffice. وكتطبيق حاسوب، فإنه يتيح العمل دون اتصال بالإنترنت دون الحاجة إلى اتصال بالإنترنت أو تخزين سحابي.

يدعم البرنامج مجموعة واسعة من تنسيقات المستندات، بما في ذلك DOCX، بحيث تُفتح الملفات من Microsoft Word ومعالجات النصوص الأخرى دون مشاكل. إنه خيار عملي لأي شخص يبحث عن برنامج قادر دون رسوم اشتراك أو اعتماد على الإنترنت.

المصدر: zdnet.com

ما نوع الرسالة التي تكتبونها؟

يساعد تحديد هدف الرسالة على إرساء الهيكل والنبرة المناسبين. تحتاج رسائل الأعمال الرسمية إلى هيكل واضح ونبرة مهنية، بينما تسمح الرسائل الشخصية بلغة وتخطيط أكثر أريحية.

فيما يلي الأنواع الأكثر شيوعًا:

• رسالة رسمية أو رسالة أعمال: تواصل مهني بهدف واضح وتخطيط مهيكل يشمل معلومات الاتصال، والتاريخ، والتحية، ونص الرسالة، والخاتمة.
• رسالة شخصية: رسائل غير رسمية للأصدقاء أو العائلة بلغة مريحة، وتحتوي عادةً على التاريخ، والتحية، ورسالتكم، والتوقيع الختامي فقط.
• خطاب تغطية: يرفق مع طلبات التوظيف للتعريف بأنفسكم وبيان سبب كونكم مناسبين للوظيفة. تصفحوا قوالب رسائل التقديم
• رسالة شكوى: تعرض المشكلات بوضوح مع التفاصيل ذات الصلة والطلبات المحددة للحل. وغالبًا ما يكون الحفاظ على نبرة قائمة على الحقائق هو الأفضل.
• رسالة شكر: موجزة وصادقة، تُعبّر عن التقدير وتوضح سبب أهمية الأمر.
• رسالة طلب: تطلب شيئًا بشكل رسمي من خلال بيان هدفكم مقدمًا ودعمه بالمعلومات المؤيدة. تصفحوا قوالب رسائل الطلب
• رسالة توصية: تدعم طلب شخص آخر من خلال تسليط الضوء على مهاراته وخبراته. تصفحوا قوالب رسائل التوصية
• رسالة استقالة: تُخطر صاحب العمل برحيلكم. يمكنكم استخدام قوالب رسائل الاستقالة للحصول على الهيكل الأساسي قبل إضافة تفاصيلكم الخاصة.
• رسالة إبداء اهتمام: تُعبّر عن الاهتمام بمؤسسة ما حتى في حالة عدم وجود إعلان وظيفي محدد.

كيفية هيكلة الرسالة

تختلف الهيكلة حسب ما تكتبونه. قد لا تحتاج الرسائل الشخصية سوى إلى تحية، وبضع فقرات، وتوقيع ختامي. بينما تتضمن الرسائل الرسمية عادةً المزيد من العناصر.

معلومات المرسل، والتاريخ، ومعلومات المستلم

ضعوا اسمكم وبيانات الاتصال الخاصة بكم بالقرب من الأعلى، يليهما التاريخ واسم المستلم وعنوانه إذا كان ذلك مناسبًا. لا تحتاجون إلى كل التفاصيل في كل رسالة، لذا أدرجوا فقط ما يناسب حالتكم.

التحية والمقدمة

اختاروا تحية تتناسب مع المستلم والسياق. تكون “عزيزي [الاسم]” مناسبة لرسائل الأعمال، في حين أن “مرحبًا [الاسم]” جيدة للرسائل الشخصية. ويجب أن تجعل الفقرة الافتتاحية الهدف واضحًا على الفور.

نص الرسالة والخاتمة

قسّموا رسالتكم إلى فقرات منفصلة لتحسين سهولة القراءة، ثم انهوا الرسالة بعبارة ختامية تناسب النبرة. استخدموا “مع خالص التحيات” للرسائل الرسمية و”أطيب التمنيات” للرسائل الشخصية. أضيفوا اسمكم أسفل الخاتمة، مع ترك مساحة للتوقيع بخط اليد إذا كنتم تخططون للطباعة.

كيفية تنسيق رسالة على الحاسوب

لا تحتاجون إلى تصميم معقد لجعل الرسالة تبدو احترافية. فالخط الواضح، والهوامش المعقولة، والتباعد المتناسق، والتسلسل الهرمي الواضح أهم بكثير من العناصر الزخرفية.

قبل الانتهاء، تحققوا من حجم الصفحة، والهوامش، وحجم الخط (11 أو 12 نقطة هو المعيار)، وتباعد الأسطر، والمحاذاة. حجم الورق مهم إذا كنتم تطبعون: US Letter هو 8.5 × 11 بوصة، في حين أن A4 هو المعيار في العديد من البلدان الأخرى. استخدموا معاينة قبل الطباعة لاكتشاف الفواصل غير المناسبة بين الصفحات أو النصوص القريبة جدًا من الحواف قبل الطباعة.

كيفية كتابة رسالة باستخدام قالب

توفر القوالب التخطيط الأساسي حتى تتمكنوا من التركيز على المحتوى. وهذا مفيد بشكل خاص للرسائل الرسمية حيث قد لا تكونون متأكدين من المكان الذي يجب أن توضع فيه معلومات المرسل، وتفاصيل المستلم، والتاريخ، أو التوقيع.

يقدم ONLYOFFICE مجموعة من قوالب الرسائل تغطي رسائل الاستقالة، ورسائل إبداء النية، والمراسلات المتعلقة بالتوظيف. يمكنكم تعديلها عبر الإنترنت أو تنزيلها بصيغة DOCX أو PDF. إن استخدام القالب أمر بسيط: اختاروا قالبًا، واستبدلوا النص النائب بتفاصيلكم، وأضيفوا رسالتكم، وراجعوا النص قبل الحفظ.

كيفية حفظ وإرسال رسالتكم

الحفظ بصيغة DOCX للاحتفاظ بنسخة قابلة للتعديل للتغييرات المستقبلية أو إذا كان شخص آخر بحاجة إلى مراجعة المستند.

التصدير بصيغة PDF للحفاظ على التخطيط عند اكتمال الرسالة. تحققوا من كل صفحة قبل الإرسال، مع إيلاء اهتمام خاص لفواصل الصفحات ومكان التوقيع.

طباعة الرسالة واستخدام المعاينة قبل الطباعة أولاً للتأكد من تحديد حجم الورق الصحيح واحتواء الصفحة على الرسالة كاملة.

إرسالها عبر البريد الإلكتروني عن طريق إرفاق ملف PDF عندما يحتاج المستلم فقط إلى قراءة النسخة النهائية، أو ملف DOCX إذا كان بحاجة إلى تعديله. تحققوا من عنوان البريد الإلكتروني للمستلم، وسطر الموضوع، والمرفق قبل الإرسال.

فحص أخير قبل الإرسال

اقرؤوا الرسالة بأكملها بعد الانتهاء من التحرير. لا تعتمدوا فقط على التدقيق الإملائي؛ راجعوا التفاصيل يدويًا. تحققوا من اسم المستلم، والتاريخ، ومعلومات الاتصال، وسبب كتابتكم. تأكدوا من أن النبرة تناسب الموقف، وعدم وجود نصوص نائبة متبقية من القالب، واتساق التنسيق في جميع أنحاء الرسالة.

إذا كنتم ترسلون ملف PDF أو تطبعون الرسالة، فافحصوا النسخة النهائية بدلاً من المستند القابل للتعديل فقط.

بمجرد أن يبدو كل شيء صحيحًا، احفظوا نسخة قابلة للتعديل وصدروا النسخة النهائية بالتنسيق الذي تحتاجونه. بالنسبة للرسائل الرسمية، يُعد PDF هو الخيار الأكثر أمانًا عادةً للمشاركة لأنه يحافظ على التنسيق سليمًا. إذا كنتم تتوقعون إجراء تغييرات لاحقًا، فاحتفظوا بملف DOCX الأصلي أيضًا.

إذا كنتم تستخدمون قالبًا، فتذكروا إزالة جميع النصوص النائبة قبل الإرسال. إن بضع دقائق تقضونها في فحص المستند النهائي يمكن أن تمنع الأخطاء البسيطة من جعل الرسالة المكتوبة جيدًا تبدو غير احترافية.