كيفية استخدام غرف تعبئة النماذج في “ONLYOFFICE DocSpace”

تُسهِّل منصة التعاون “ONLYOFFICE DocSpace” عملية جمع المستندات من خلال ما يُعرف بـ«غرف تعبئة النماذج». تم تصميم هذه الغرف خصيصًا لتبسيط تعبئة المستندات القابلة للملء وإدارتها، مما يتيح لكم تنظيم وتتبع المهام والاستبيانات والاستطلاعات وغيرها بكل سهولة. كما تقوم المنصة تلقائيًا بجمع الإجابات في جدول بيانات لتسهيل تحليلها لاحقًا. دعونا نتعرف على ماهية هذه الغرف وطريقة استخدامها.

ما المقصود بغرف تعبئة النماذج

غرف تعبئة النماذج هي نوع خاص من الغرف داخل “ONLYOFFICE DocSpace”، صُممت خصيصًا للتعامل مع النماذج. يمكنكم من خلالها رفع نماذج “PDF” ومشاركتها مع الآخرين ليقوموا بتعبئتها، مع تقييد صلاحياتهم بحيث يمكنهم فقط ملء الحقول دون تعديل محتوى المستند. تتيح هذه الغرف تتبع التقدّم في تعبئة النماذج، كما يتم تجميع النتائج تلقائيًا في جدول بيانات لتحليلها بسهولة. وتُعد هذه الميزة مفيدة جدًا لتنظيم وإدارة المهام التي تعتمد على النماذج.

على سبيل المثال، إذا أردتم جمع آراء المشاركين بعد ورشة عمل، يمكنكم إنشاء غرفة لتعبئة النماذج، ورفع نموذج خاص بالتقييم، ومشاركته مع الحضور. تساعدكم الغرفة على معرفة من بدأ بتعبئة النموذج ومن أتمه، مع جمع كافة الإجابات في مكان واحد لتسهيل المراجعة والتحليل.

الميزات الرئيسية

مشاركة نماذج “PDF”

يمكن مشاركة النماذج الموجودة في غرف تعبئة النماذج مع مستخدمي “DocSpace” أو مع مجموعة محددة منهم، مع منحهم صلاحية تعبئة الحقول فقط دون التعديل على المستند الأصلي.

وإذا كان المطلوب تعبئة النموذج من قبل مستخدمين خارجيين لا يملكون حسابًا على “DocSpace”، يمكن مشاركة النموذج عبر رابط خارجي.

تتبع تقدّم تعبئة النماذج

بعد مشاركة النموذج، ستظهر في الغرفة مجلدات جديدة لتتبع التقدّم: «قيد التنفيذ» و«مكتملة». يتم تصنيف نُسخ النماذج التي يملؤها المستخدمون تلقائيًا ضمن هذه المجلدات حسب حالة الإنجاز:

•  قيد التنفيذ: يحتوي على النماذج التي بدأ المستخدمون بتعبئتها ولم يكملوها بعد.
•  مكتملة: يحتوي على النماذج التي أُكملت وأُرسلت بالنقر على “إكمال وإرسال”.

بمجرد أن يُتم المشاركون تعبئة النماذج وإرسالها، تُنقل تلقائيًا إلى قسم “مكتملة”، مما يسهّل إدارة جميع النماذج المُرسلة في مكان واحد.

تعبئة النماذج من أي جهاز

يمكن تعبئة نماذج “PDF” ليس فقط من خلال أجهزة الكمبيوتر، بل أيضًا من الهواتف الذكية والأجهزة اللوحية باستخدام تطبيق “ONLYOFFICE Documents” على “iOS” و“Android”.

يستطيع المستخدمون على الأجهزة المحمولة فتح النماذج من خلال رابط عام أو من حسابهم في DocSpace، والتفاعل مع الحقول من خلال واجهة سهلة الاستخدام تعمل باللمس، والانتقال بين الحقول، ثم إرسال النموذج بنقرة واحدة. هذه الميزة تجعل من تعبئة النماذج أمرًا ممكنًا أثناء التنقل دون الحاجة إلى جهاز كمبيوتر.

للاطلاع على كيفية تعبئة النماذج أثناء التنقل، راجعوا هذا المقال.

تحليل الردود

يتم تجميع الردود تلقائيًا في جدول بيانات لتسهيل تحليل البيانات وإعداد التقارير.

يمكنكم من خلال الجدول عرض البيانات بوضوح، وتصفيتها، وتحليلها باستخدام الجداول المحورية، وإنشاء الرسوم البيانية بناءً عليها. ولتحليلات أكثر تقدمًا، يمكنكم الاستعانة بالمساعدين المعتمدين على الذكاء الاصطناعي.

كيفية البدء باستخدام غرف تعبئة النماذج

لنوضح طريقة الاستخدام من خلال سيناريو لجمع خطابات إثبات العمل.

الخطوة الأولى: إعداد نموذج “PDF”

أولًا، يجب إعداد نموذج بصيغة “PDF”. في “ONLYOFFICE DocSpace”، يمكنكم استخدام محرر “PDF” المدمج لإنشاء نموذج يحتوي على أنواع مختلفة من الحقول: نصوص، قوائم منسدلة، مربعات اختيار، أزرار اختيار، وغيرها.

ولتسهيل عملية تعبئة النماذج، يمكنكم تخصيص إعدادات الحقول بما يتناسب مع احتياجاتكم، كحجم الحقل، نوع التنسيق، الأحرف المسموح بها، الحد الأقصى للأحرف، الخط المستخدم، الحقول الإلزامية، وتحديد أدوار مختلفة لتعبئة الحقول. سيتم تمييز الحقول حسب الأدوار بألوان مختلفة، مما يتيح للمستخدمين معرفة الحقول المخصصة لهم بسهولة.

تُقدّم “ONLYOFFICE” أيضًا مكتبة من النماذج الجاهزة المجانية. يمكنكم تحميل النموذج الذي يناسب احتياجاتكم وتعديله باستخدام محرر “PDF” المدمج، إذا لزم الأمر.

الخطوة الثانية: إنشاء غرفة لتعبئة النماذج

بعد ذلك، نقوم بإنشاء غرفة جديدة لتعبئة النماذج يمكننا من خلالها إدارة عملية التعبئة. نبدأ باختيار نوع الغرفة المناسب وإعدادها للاستخدام.

لإنشاء غرفة تعبئة نماذج، اضغطوا على زر غرفة جديدة ثم اختاروا غرفة تعبئة نماذج.

بعد ذلك، أدخلوا اسم الغرفة، ويمكنكم إضافة وسوم وأيقونة إذا رغبتم، ثم اضغطوا على إنشاء.

الخطوة الثالثة: إضافة نموذج “PDF”

في الغرفة التي تم إنشاؤها، ينبغي إضافة النماذج التي سيقوم المستخدمون بتعبئتها. يمكنكم رفع نموذج “PDF” جاهز من أجهزتكم أو اختيار نموذج من المكتبة الجاهزة.

اذهبوا إلى الإجراءات -> رفع نموذج “PDF” -> من “DocSpace” أو من الجهاز.

أو بدلاً من ذلك: الإجراءات -> اختيار من القوالب.

الخطوة الرابعة: مشاركة النموذج للتعبئة

في هذه الخطوة، نقوم بدعوة المستخدمين إلى غرفة تعبئة النماذج لبدء عملية التعبئة. يمكنكم دعوة أعضاء الفريق الداخليين أو مشاركة الوصول مع مشاركين خارجيين.

•  لمشاركة النموذج مع مستخدمين خارجيين بسرعة، يمكنكم توليد رابط عام ونسخه مباشرة. ستظهر هذه الإمكانية في النافذة بعد رفع النموذج إلى الغرفة. ما عليكم سوى النقر على نسخ الرابط العام لنسخه إلى الحافظة. ويمكن لأي شخص يمتلك هذا الرابط الدخول إلى الغرفة وتعبئة النموذج.

يمكنكم أيضًا تنفيذ ذلك من خلال النقر على زر مشاركة الغرفة الموجود في أعلى نافذة الغرفة بجانب اسمها.

•  أما بالنسبة للمستخدمين الداخليين، اضغطوا على الأيقونة ذات النقاط الثلاث في الأعلى -> دعوة مستخدمين.

ابدأوا بكتابة البريد الإلكتروني أو اسم المستخدم، ثم اختاروا من القائمة المقترحة.

تأكدوا من اختيار صلاحية معبئ النموذج، وحددوا اللغة التي سيستلم بها المستخدم الدعوة، ثم أرسلوا الدعوة بالنقر على الزر المناسب.

سيرى المستخدمون الغرفة في قائمة الغرف المتاحة لديهم، وسيكون بإمكانهم تعبئة النموذج.

الخطوة الخامسة: تتبع تقدم تعبئة النماذج

يمكنكم الآن تتبع حالة النماذج التي يتم تعبئتها. يصنّف النظام النماذج تلقائيًا ضمن مجلدين بناءً على حالة الإكمال: قيد التنفيذ ومكتمل.

ستجدون هذين القسمين على شكل مجلدين منفصلين داخل الغرفة.

عندما يبدأ المستخدم في تعبئة النموذج، يتم حفظ نسخة منه تلقائيًا ضمن قسم قيد التنفيذ.

وعندما يضغط المستخدم على إكمال وإرسال، تظهر نسخة مكتملة من النموذج تلقائيًا في قسم مكتمل.

الخطوة السادسة: تنظيم الردود

كما ذُكر سابقًا، ستظهر جميع النماذج المكتملة تلقائيًا في قسم مكتمل. بالإضافة إلى ذلك، سترون جدول بيانات يتم فيه تجميع جميع الردود تلقائيًا.

في هذا الملف، يمثّل كل صف استجابة واحدة، بينما تمثل الأعمدة الحقول المختلفة في النموذج. ويمكنكم في محرر الجداول تحليل البيانات، وإنشاء رسوم بيانية وتقارير بكل سهولة.

وبذلك، تكون العملية قد اكتملت. وهي في الواقع أبسط مما تبدو عليه، وتُسهّل جمع البيانات بشكل كبير، وتُغنيكم عن التعامل اليدوي مع نُسخ متعددة من نفس النموذج.

جرّبوا غرف تعبئة النماذج في “ONLYOFFICE DocSpace”

اكتشفوا تجربة غرف تعبئة النماذج من خلال تسجيل الدخول إلى حسابكم في “DocSpace” أو إنشاء حساب مجاني:

إنشاء حساب