Ինչպես անցնել Microsoft 365-ից առանց ամբողջական միգրացիայի

Microsoft-ն այս տարի դադարեցնում է մի շարք հիմնական տեղային արտադրանքների աջակցությունը, այդ թվում Office Online Server-ի, SharePoint Server 2016-ի և 2019-ի, ինչպես նաև Exchange Server-ի համար, իսկ SharePoint-ի առանձին պլանները նույնպես աստիճանաբար դադարեցվում են։ Շատ կազմակերպությունների համար սա կարող է նշանակել հարկադրված և խափանումներով ուղեկցվող միգրացիա, սակայն շատ դեպքերում կա ավելի պարզ ճանապարհ, պահեք ձեր ֆայլերն ու համակարգերը այնտեղ, որտեղ դրանք արդեն գտնվում են, և պարզապես փոխեք խմբագրման գործիքը, առանց առօրյա աշխատանքի խափանման։

Microsoft 365-ի աջակցության ավարտի հետ կապված իրավիճակը

Վերջնաժամկետները սահմանված են, և դրանք արագ մոտենում են։ Office Online Server-ն, այն արտադրանքը, որն ապահովում է փաստաթղթերի բրաուզերի միջոցով խմբագրումը ձեր սեփական ենթակառուցվածքում, դեկտեմբերին դադարեցնում է աշխատանքն, առանց տեղային ենթակառուցվածքի համար նախատեսված փոխարինող արտադրանքի։ SharePoint Server 2016-ի և 2019-ի աջակցությունն ավարտվել է հուլիսին։ Exchange Server-ի աջակցությունը նույնպես դադարեցվել է։

Պատկերը հստակ է՝ Microsoft-ի առաջարկած միակ ուղին տանում է դեպի իր ամպային ծառայությունները։ Ֆինանսական, առողջապահական, պետական և այլ կարգավորվող ոլորտներում գործող կազմակերպությունների համար սա միշտ չէ, որ իրագործելի տարբերակ է։ Տվյալների ինքնիշխանության կանոնները, համապատասխանության պահանջները և ներքին կառավարման քաղաքականությունները հաճախ պահանջում են, որ փաստաթղթերը մնան ձեր կողմից վերահսկվող ենթակառուցվածքում։

Ուստի հարցն այն չէ՝ արդյոք պետք է գործել, ժամանակացույցն արդեն որոշում է դա ձեր փոխարեն։ Հարցն այն է, թե ինչպես գործել, առանց այն խափանումների, որոնցից բոլորը ցանկանում են խուսափել։

Ինչու ամբողջական միգրացիան հաճախ անհրաժեշտ չէ

Microsoft 365-ից հեռանալու հետ կապված մտահոգությունների մեծ մասը հիմնված է մեկ ենթադրության վրա՝ անցնել այլ լուծման նշանակում է ամբողջական միգրացիա, ֆայլերի տեղափոխում, թղթապանակների կառուցվածքի վերականգնում, թույլտվությունների վերակազմավորում, աշխատանքային գործընթացների զրոյից վերանախագծում։

Թիմերի մեծ մասի համար այս ենթադրությունը սխալ է։

Որևէ բան տեղափոխելու փոխարեն դուք նոր գրասենյակային փաթեթը միացնում եք արդեն օգտագործվող հարթակին։ Ձեր ֆայլերը մնում են իրենց տեղում։ Թղթապանակների կառուցվածքը, հասանելիության վերահսկողությունը և թույլտվությունները չեն փոխվում։ Ձեր թիմը շարունակում է աշխատել նույն DOCX, XLSX և PPTX ֆայլերի հետ, որոնք միշտ օգտագործել է։ Փոխվում է միայն խմբագրման շերտը։

Դիտարկեք սա որպես միացման, այլ ոչ թե միգրացիայի ծրագիր։ Չկա այնպիսի պահ, երբ ամեն ինչ կանգ է առնում, մինչ ՏՏ բաժինը տեղափոխում է ֆայլերը։ Այս տարբերությունն առավել կարևոր է հենց հիմա, քանի որ այն հնարավորություն է տալիս շարունակել աշխատել ձեր սեփական ենթակառուցվածքում, ձեր պայմաններով և ձեր ժամանակացույցով։

Ինչ է ONLYOFFICE-ը և ինչպես է այն միացվում

ONLYOFFICE-ը համապարփակ գրասենյակային փաթեթ է, որը ներառում է փաստաթղթերի, աղյուսակների, ներկայացումների և PDF ֆայլերի հետ աշխատանք։ Այն հիմնված է Office Open XML ստանդարտի վրա։ DOCX, XLSX և PPTX ձևաչափերը դրա հիմնական աշխատանքային ձևաչափերն են, այլ ոչ թե ֆայլեր, որոնք հետին պլանում ներմուծվում և փոխարկվում են։

Ծրագրի սկզբնական կոդը հրապարակված է բաց կոդով լիցենզիայի ներքո, ուստի ցանկացած անձ կարող է ստուգել և աուդիտի ենթարկել, թե ինչպես է ծրագրակազմը մշակում տվյալները։ Տվյալների կառավարման խիստ պահանջներ ունեցող կազմակերպությունների համար այս թափանցիկությունը կարևոր առավելություն է։

Դուք կարող եք ONLYOFFICE-ը տեղակայել ձեր սեփական սերվերներում կամ ամպում, կախված ձեր կարիքներից, և միացնել այն ձեր առկա պահեստավորման կամ համագործակցության հարթակին։ Պատրաստի կոնեկտորները հասանելի են տասնյակ հարթակների համար, այդ թվում՝ SharePoint, Confluence, ownCloud, Odoo և այլն, իսկ մնացածի համար հասանելի է բաց API։

Ահա թե ինչպես է այն աշխատում SharePoint-ի հետ՝

Տեղադրեք կոնեկտորը, և ձեր փաստաթղթերի գրադարանում կհայտնվի «Խմբագրել ONLYOFFICE-ում» նոր տարբերակը։ Սեղմեք դրա վրա, և ֆայլը կբացվի ONLYOFFICE-ի խմբագրում անմիջապես ձեր բրաուզերում։ Խմբագրեք, պահպանեք, և ֆայլը կվերադառնա SharePoint։ Ֆայլերի տեղափոխում կամ ձևաչափերի փոխարկում հետին պլանում չի կատարվում։ ՏՏ թիմը մեկ անգամ կարգավորում է կապը, որից հետո այն անտեսանելի է դառնում օգտատերերի համար։ SharePoint-ում ներկայում Office Online Server օգտագործող թիմերի համար սա ուղղակի փոխարինող լուծում է։

Հիմնական ֆունկցիաներ, որոնք ձեր թիմը կօգտագործի ամեն օր

Միանալուց հետո առաջինը, ինչ օգտատերերը նկատում են, ծանոթ ինտերֆեյսն է։ Գործիքագոտու դասավորությունը, ներդիրների կառուցվածքը և ձևաչափման ընտրանքները համապատասխանում են Word-ի, Excel-ի և PowerPoint-ի այն գործելակերպերին, որոնց ձեր թիմն արդեն ծանոթ է։ Ուսուցման երկար գործընթացի կարիք չկա։

Սրանք լիարժեք հնարավորություններով խմբագիրներ են, այլ ոչ թե սահմանափակ հնարավորություններով դիտարկիչներ։

• Փաստաթղթերի խմբագիր՝ ոճեր, աղյուսակներ, վերնագրեր և ստորագրեր, բովանդակության աղյուսակ, փոստային միաձուլում և փաստաթղթերի համեմատում։
• Էլեկտրոնային աղյուսակների խմբագիր՝ ավելի քան 400 ֆունկցիա, առանցքային աղյուսակներ, գծապատկերներ, պայմանական ձևաչափում և անվանված տիրույթներ։
• Ներկայացումների խմբագիր՝ անցումներ, անիմացիաներ, զեկուցողի նշումներ և ներկայացնողի ռեժիմ։

Իրական ժամանակում համատեղ խմբագրումն աշխատում է անմիջապես։ Երկու օգտատեր կարող են բացել նույն փաստաթուղթը և տեսնել միմյանց կատարած փոփոխությունները դրանց կատարման պահին։ ONLYOFFICE-ն առաջարկում է համատեղ խմբագրման երկու ռեժիմ՝ իրական ժամանակում, երբ յուրաքանչյուր փոփոխություն անմիջապես ցուցադրվում է, և պարբերությունների կողպմամբ ռեժիմ, երբ ձեր բաժինը մնում է մասնավոր մինչև պահպանելը։ Փոփոխությունների հետագծումը, մեկնաբանությունները, հիշատակումները, ներկառուցված զրույցը և տարբերակների պատմությունը ներառված են։ Մուտքը հասանելի է տարբեր հարթակներից, փաստաթղթերը կարող եք խմբագրել բրաուզերում, ինչպես նաև օգտագործել բնիկ հավելվածները Windows-ի, Linux-ի, macOS-ի, iOS-ի և Android-ի համար։

Ներկառուցված PDF գործիքները ներառում են աշխատանքային գործընթացներ, որոնց համար սովորաբար առանձին բաժանորդագրություն է պահանջվում։ Դուք կարող եք խմբագրել տեքստը և պատկերները, ավելացնել ծանոթագրություններ, լրացնել ձևի դաշտերը, PDF ֆայլերը փոխարկել խմբագրվող փաստաթղթերի և թաքցնել գաղտնի բովանդակությունը։ Թաքցնելու համար նախատեսված է առանձին գործիք՝ որոնման և թաքցնելու հնարավորությամբ, որը թույլ է տալիս նշել կոնկրետ բառեր, արտահայտություններ կամ էջերի ընդգրկույթներ։ Թաքցված բովանդակությունն ընդմիշտ հեռացվում է ֆայլից։

Ձևերի ստեղծման գործիքը թույլ է տալիս պատրաստել լրացման ենթակա PDF ձևաթղթեր, ներառելով տեքստային դաշտեր, բացվող ցուցակներ, նշավանդակներ, ընտրության կոճակներ, ստորագրության դաշտեր, ամսաթվի ընտրության գործիքներ և մուտքագրման ձևաչափի սահմանափակումներ: Կարող եք դերեր բաշխել, որպեսզի տարբեր անձինք լրացնեն տարբեր բաժիններ, կիսվել հղումով և ավտոմատ կերպով հավաքագրել պատասխանները աղյուսակում։

Ճկուն ԱԲ օգնականը հասանելի է որպես պլագին և աջակցում է OpenAI, Google Gemini, Anthropic, DeepSeek, Mistral և տեղային մոդելներ՝ Ollama-ի կամ GPT4All-ի միջոցով։ Դուք ընտրում եք, թե որ մատակարարն է մշակում ձեր տվյալները, և կարող եք տարբեր առաջադրանքների համար նշանակել տարբեր մոդելներ։ Եթե ձեր տվյալների քաղաքականությունը փոխվի, կարող եք փոխել մատակարարին, առանց խմբագրման միջավայրում որևէ փոփոխություն կատարելու։

Որտեղ են տարբերությունները

Եկեք ուղղակիորեն խոսենք հնարավոր տարբերությունների մասին։ Ոչ ստանդարտ տառատեսակների փոխարինման կամ մեծապես հարմարեցված ձևանմուշների դեպքում կարող եք նկատել որոշ փոքր տեսողական տարբերություններ։ Սա բնորոշ է տարբեր հարթակներում փաստաթղթերի հետ աշխատելու ցանկացած գործընթացի համար։ Այն փաստաթղթերի դեպքում, որոնց հետ թիմերը աշխատում են ամեն օր, օրինակ՝ հաշվետվությունների, պայմանագրերի, նախագծերի պլանների և տվյալների թերթիկների, համատեղելիությունը բարձր է և կայուն։

Հարկ է նշել ևս երկու տարբերություն։ Գործիքագոտու որոշ տարրեր կարող են տեղակայված լինել այլ ներդիրներում, սակայն կարճ ծանոթացման ընթացքում հեշտությամբ կարելի է կողմնորոշվել։ Բացի այդ, ONLYOFFICE-ն օգտագործում է JavaScript-ի վրա հիմնված մակրոներ VBA-ի փոխարեն։ Սա ավելի դյուրակիր և sandbox միջավայրում աշխատող մոտեցում է։

Լավ նորությունն այն է, որ ԱԲ պլագինը կարող է VBA-ն փոխարկել ONLYOFFICE-ի հետ համատեղելի JavaScript-ի։ Պարզապես տեղադրեք VBA կոդը, և ԱԲ-ը դրա տրամաբանությունը կհամապատասխանեցնի ONLYOFFICE API-ին։ Ստանդարտ մակրոները փոխարկվում են անմիջապես, իսկ մեծապես հարմարեցված սկրիպտները կարող են լրացուցիչ ստուգման կարիք ունենալ, սակայն հիմնական աշխատանքը կատարում է ԱԲ-ը։ Կարող եք նաև ստեղծել նոր մակրոներ, դրանք նկարագրելով բնական լեզվով։

Գործնական անցման շրջանակ

Քանի որ սա միգրացիայի փոխարեն միացման ծրագիր է, ներդրումը մնում է ցածր ռիսկային։ Ահա հինգ քայլից բաղկացած շրջանակ, սահուն անցում ապահովելու համար։

1. Գնահատեք։ Փաստաթղթավորեք, թե որտեղ են պահվում ձեր ֆայլերը՝ SharePoint-ում, Confluence-ում, NAS-ում կամ ամպային պահեստում։ Որոշեք, թե որ ձևաչափերն ու աշխատանքային գործընթացներն են առավել կարևոր, և նշեք այն մակրոները, ձևանմուշները կամ ավտոմատացումները, որոնցից կախված է ձեր թիմի աշխատանքը։
2. Միացրեք փորձնական տարբերակը։ ONLYOFFICE-ը միացրեք ձեր առկա համակարգին մեկ թիմի կամ նախագծի համար։ Ֆայլերը չեն տեղափոխվում, դուք ավելացնում եք խմբագրման շերտ, պահեստը փոխարինելու փոխարեն։ Թույլ տվեք փորձնական խմբին սահմանված ժամանակահատվածում աշխատել իրական ֆայլերի հետ իրական հարթակում։
3. Պատրաստեք ձեր աշխատակիցներին։ Տրամադրեք կարճ տեսողական ուղեցույցներ և արագ տեղեկատու, ցույց տալով, թե որտեղ են տեղափոխվել ինտերֆեյսի տարրերը։ Բոլորին ուղղորդեք դեպի աջակցության ծառայություն։ Նպատակը վերակողմնորոշումն է, ոչ թե ամբողջական վերապատրաստումը։
4. Տարածեք փուլերով։ Աստիճանաբար ընդլայնեք միացումը, ընդգրկելով ավելի շատ թիմեր։ Ամենօրյա աշխատանքը կարող է շարունակվել ամբողջ գործընթացի ընթացքում, քանի որ հիմնական համակարգը չի փոխվում, փոխվում է միայն խմբագրման գործիքը։
5. Վերանայեք և կատարելագործեք։ Յուրաքանչյուր փուլի ավարտից հետո հավաքեք հետադարձ կապ և լուծեք փոքր խնդիրները, նախքան հաջորդ խմբին անցնելը։

Փորձնական փուլից դուրս ընդլայնելուց առաջ ստուգեք չորս բան՝ արդյոք ձեր հիմնական փաստաթղթերը ճիշտ են բացվում և ցուցադրվում իրենց ներկայիս տեղադրությունից, արդյոք էլեկտրոնային աղյուսակներում բանաձևերն ու ձևաչափումը պահպանվում են անփոփոխ, արդյոք թիմերը կարող են ակնկալվող ձևով համատեղ խմբագրել և մեկնաբանել փաստաթղթերը, և արդյոք բոլորն իմանում են, թե որտեղից կարող են ստանալ օգնություն։ Եթե այս բոլոր պայմանները բավարարված են, կարող եք ընդլայնել գործընթացը։

Դիտեք անվճար վեբինարը, ավելին իմանալու համար։

Պատրա՞ստ եք ուսումնասիրել ձեր տարբերակները

Microsoft-ն այս տարի դադարեցնում է իր հիմնական տեղային արտադրանքների աջակցությունը, և սահմանված ժամկետները չեն փոխվելու։ Սակայն ամբողջական միգրացիան հաճախ անհրաժեշտ չէ։ ONLYOFFICE-ը ձեր արդեն օգտագործվող հարթակին միացնելով, կարող եք պահպանել ձեր ֆայլերը, թղթապանակները և աշխատանքային գործընթացները, միաժամանակ ստանալով ժամանակակից խմբագրման փաթեթ, PDF-ի և ձևերի հետ աշխատելու հզոր գործիքներ և ձեր նախընտրած ԱԲ մատակարարն ընտրելու ազատություն։

Պարզելու համար, թե ինչպես կարող է սա աշխատել հենց ձեր համակարգի դեպքում, գրեք մեզ sales@onlyoffice.com հասցեով, անվճար խորհրդատվություն ստանալու համար։ Խորհրդատվությունը կարճ է, որևէ պարտավորություն չի ենթադրում, և դուք հստակ պատկերացում կկազմեք, թե ինչպես կարող է ONLYOFFICE-ը միանալ ձեր կողմից ներկայումս օգտագործվող համակարգին։

Ժամկետները իրական են, սակայն աշխատանքի խափանումները պարտադիր չեն։