أفضل 20 تطبيق إنتاجية قائم على السحابة لفرق العمل

يمكن أن تصبح إدارة المستندات، والمواعيد النهائية، والتواصل بين الفِرق عبر عدة مشاريع معقدة بسرعة. تساعد تطبيقات الإنتاجية القائمة على السحابة في الحفاظ على تنظيم كل شيء، مما يمنح الزملاء وصولاً مشتركًا إلى الملفات، والمهام، والمحادثات أينما كانوا يعملون.

يغطي هذا الدليل 20 أداة إنتاجية لتحرير المستندات، وإدارة المشاريع، والتواصل، والجدولة، والمزيد. استكشفوا ميزاتها الرئيسية، وأسعارها، ومزاياها، وقيودها للعثور على الخيار المناسب لفريقكم.

ما هي تطبيقات الإنتاجية القائمة على السحابة؟

تتيح تطبيقات الإنتاجية القائمة على السحابة للأشخاص إنشاء المستندات، وإدارة المهام، ومشاركة المعلومات عبر الإنترنت. على عكس برامج الحاسوب التقليدية التي تعتمد بشكل أساسي على الملفات المخزنة محليًا، تجعل هذه الأدوات المحتوى المشترك متاحًا عبر الأجهزة وتسمح للزملاء بالعمل معًا في الوقت الفعلي.

يتم استخدامها من قِبل كل من الفِرق العاملة في المكاتب والفِرق عن بُعد، مع ميزات تتراوح من التحرير التعاوني وتخزين الملفات إلى تتبع المشاريع والاجتماعات عبر الإنترنت.

أنواع تطبيقات الإنتاجية القائمة على السحابة

تخدم التطبيقات المختلفة أغراضًا مختلفة. يقدم الجدول أدناه نظرة عامة على الفئات الرئيسية والأدوات التي يغطيها هذا الدليل.

الفئة	التطبيقات
الأجنحة المكتبية السحابية	ONLYOFFICE، Google Workspace، Microsoft 365
إدارة المشاريع والمهام	Asana، Trello، ClickUp
تواصل الفِرق	Slack، Microsoft Teams، Mattermost
مؤتمرات الفيديو	Zoom، Google Meet، Webex
التخزين السحابي	Google Drive، Dropbox، OneDrive
إدارة الوقت	Toggl Track، Clockify، Calendly
أدوات الإنتاجية بالذكاء الاصطناعي	ChatGPT، Notion AI

الأجنحة المكتبية السحابية والتعاون على المستندات

تتيح الأجنحة المكتبية السحابية للزملاء إنشاء ومراجعة المستندات معًا، مع ميزات التحرير المشترك، والتعليقات، وإدارة الملفات.

1. ONLYOFFICE

يوفر ONLYOFFICE مجموعة كاملة من محررات المستندات، وجداول البيانات، والعروض التقديمية، وملفات PDF، والنماذج القابلة للتعبئة، مما يمنح الفِرق كل ما يحتاجون إليه للعمل على ملفات المكتب في مكان واحد. يمكن للمستخدمين التحرير المشترك للمستندات في الوقت الفعلي، وترك التعليقات، وتتبع التغييرات، مما يجعل التعاون أسهل وأكثر شفافية. بالإضافة إلى أدوات التحرير، يوفر ONLYOFFICE مساحة عمل مشتركة حيث يمكن للفِرق تنظيم المستندات في غرف وإدارة صلاحيات الوصول بأمان.

التوافق مع صيغ Microsoft Office الشائعة يجعل من السهل تبادل الملفات مع العملاء، والشركاء، والأطراف الخارجية الأخرى دون مخاوف بشأن التوافق. تستخدم World Food Travel Association، على سبيل المثال، ONLYOFFICE للتعاون بفعالية عبر مناطق زمنية متعددة وإشراك المتطوعين في مشاريعها.

إنشاء سحابة مجانية

الإيجابيات: التحرير التعاوني، التوافق مع صيغ Office، صلاحيات مشاركة مرنة، النشر على السحابة أو الاستضافة الذاتية.

السلبيات: تتطلب جدولة المشاريع ومراسلة الفِرق أدوات منفصلة.

الأسعار: خطة Cloud Startup مجانية. تتوفر خطة Business حاليًا بسعر 20 دولارًا لكل مسؤول شهريًا.

الأفضل لـ: الفِرق التي تعمل على مستندات Office والشركات التي تتعاون بانتظام مع شركاء خارجيين.

2. Google Workspace

يجمع Google Workspace بين Docs و Sheets و Slides و Gmail و Drive و Calendar في بيئة واحدة متصلة. يمكن لعدة زملاء تحرير نفس المستند، ومناقشة التغييرات في التعليقات، والوصول إلى أحدث إصدار دون تبادل مرفقات البريد الإلكتروني.

تعمل التطبيقات بشكل أساسي في المتصفح، على الرغم من أن ملفات Microsoft Office المعقدة قد تحتاج إلى تعديلات في التنسيق عند فتحها في محررات Google.

الإيجابيات: التعاون في الوقت الفعلي، مشاركة الملفات البسيطة، والتكامل عبر خدمات Google.

السلبيات: قد لا تنتقل ميزات جداول البيانات المتقدمة وتنسيقات Office المعقدة بشكل مثالي بين التطبيقات.

الأسعار: تبلغ تكلفة خطة Business Starter 7 دولارات لكل مستخدم شهريًا مع التزام سنوي؛ وتبلغ تكلفة خطة Business Standard 14 دولارًا.

الأفضل لـ: الفِرق التي تتعاون بانتظام في المستندات وتستخدم بالفعل تطبيقات الأعمال من Google.

3. Microsoft 365

يدمج Microsoft 365 بين Word و Excel و PowerPoint و Outlook مع خدمات التخزين والتعاون عبر الإنترنت. تظل تطبيقات الحاسوب الخاصة به مفيدة لجداول البيانات التفصيلية، والمستندات المعقدة، والعروض التقديمية التي تتطلب تنسيقًا دقيقًا.

يمكن للموظفين العمل محليًا أو عبر الإنترنت ومشاركة الملفات من خلال خدمات السحابة من Microsoft. يجب على الشركات مراجعة الاشتراكات المتاحة بعناية، حيث لا يتم تضمين تطبيقات الحاسوب و Teams والخدمات الأخرى في كل باقة.

الإيجابيات: تطبيقات Office المتقدمة، التحرير عبر الحاسوب وعبر الإنترنت، وخدمات أعمال متكاملة.

السلبيات: خيارات اشتراك متعددة وإدارة إضافية لعمليات النشر الأكبر.

الأسعار: يبدأ سعر Business Basic مع Teams من 7 دولارات لكل مستخدم شهريًا مع الفوترة السنوية. يبدأ سعر Business Standard، والذي يتضمن تطبيقات الحاسوب لـ Office، من 14 دولارًا.

الأفضل لـ: الشركات التي تستخدم بالفعل منتجات Microsoft والفِرق التي تعمل بشكل مكثف على مستندات Office.

إدارة المشاريع والمهام

يمنح مدير المهام الجميع صورة أوضح عن مسؤولياتهم، والمواعيد النهائية القادمة، وتقدم المشاريع المشتركة.

4. Asana

يساعد Asana الفِرق في تنسيق المهام من خلال القوائم، واللوحات، والتقويمات، والجداول الزمنية. يمكن أن تتضمن المهام مواعيد نهائية، وتعليقات، ومرفقات، وتبعيات، مما يسهل متابعة العمل الذي يضم عدة مساهمين.

يمكن لفِرق التسويق والعمليات استخدام Asana للحفاظ على سير المشاريع بين الأقسام، مع توفر ميزات إضافية لإعداد التقارير وإدارة الموارد في الخطط ذات المستويات الأعلى.

الإيجابيات: ملكية واضحة للمهام، طرق عرض متعددة للمشاريع، وتنسيق بين الفِرق.

السلبيات: تتطلب إدارة الحافظات وأعباء العمل اشتراكات أكثر تكلفة.

الأسعار: خطة Personal مجانية لما يصل إلى مستخدمين اثنين. تبلغ تكلفة خطة Starter 10.99 دولارًا لكل مستخدم شهريًا مع الفوترة السنوية.

الأفضل لـ: الفِرق التي تدير مشاريع تضم مساهمين متعددين ومراحل موافقة.

5. Trello

يستخدم Trello لوحات مرئية لتنظيم العمل في قوائم وبطاقات. يمكن لفريق التحرير، على سبيل المثال، نقل المقالات من الكتابة إلى التحرير والنشر، مع إرفاق المواعيد النهائية، وقوائم المراجعة، والملفات الداعمة بكل بطاقة.

الواجهة سهلة التعلم وتعمل بشكل جيد خاصة مع المشاريع ذات المراحل المحددة بوضوح. قد تتطلب الجداول الزمنية وتبعيات المهام الأكثر تعقيدًا ميزات إضافية لإدارة المشاريع.

الإيجابيات: إعداد سهل، لوحات قابلة للتخصيص، وتتبع مرئي للتقدم.

السلبيات: جدولة متقدمة وتقارير محدودة مقارنة بمنصات إدارة المشاريع الأكثر شمولاً.

مصدر الصورة: Trello

الأسعار: تتوفر خطة مجانية. تبلغ تكلفة خطة Standard 5 دولارات لكل مستخدم شهريًا مع الفوترة السنوية؛ وتبلغ تكلفة خطة Premium 10 دولارات.

الأفضل لـ: الفِرق الصغيرة، التقويمات التحريرية، وسير عمل المشاريع المباشرة.

6. ClickUp

يجمع ClickUp بين إدارة المهام، والمستندات، ولوحات المعلومات، وتتبع الوقت، وأتمتة سير العمل. يمكن للوكالات استخدامه لتنظيم عدة مشاريع للعملاء، مع الاحتفاظ بالمهام والمواد الداعمة في نفس مساحة العمل.

يمكن للفِرق تخصيص طرق عرض المشاريع وحالات المهام، لكن هذه المرونة تتطلب أيضًا بعض التخطيط. قد يصبح الحفاظ على مساحة العمل المعقدة للغاية أمرًا صعبًا مع إضافة المزيد من الأشخاص والمشاريع.

الإيجابيات: سير عمل قابل للتخصيص، طرق عرض متعددة للمشاريع، ومستندات متكاملة.

السلبيات: يتطلب إعدادات أكثر مقارنة بتطبيق بسيط لإدارة المهام.

الأسعار: خطة Free Forever متاحة. تبدأ خطة Unlimited بسعر 7 دولارات لكل مستخدم شهريًا مع الفوترة السنوية.

الأفضل لـ: الوكالات والفِرق المتنامية التي تدير عدة مشاريع في وقت واحد.

تواصل الفِرق

توفر تطبيقات تواصل الفِرق مساحة مشتركة للمناقشات اليومية، وتحديثات المشاريع، والأسئلة السريعة التي لا تتطلب اجتماعًا رسميًا.

7. Slack

يحافظ Slack على تنظيم المحادثات في قنوات مخصصة للمشاريع، أو الأقسام، أو مواضيع محددة. يمكن للموظفين مشاركة الملفات، وتبادل الرسائل، وتلقي التحديثات من تطبيقات الأعمال المتصلة.

تجعل تكاملاته الواسعة منه خيارًا مناسبًا للفِرق التي تعمل عبر عدة منصات. ومع ذلك، يمكن أن تضيع القرارات المهمة عندما تتوزع المناقشات عبر قنوات كثيرة جدًا.

الإيجابيات: مراسلة منظمة، تكاملات مع أدوات أخرى، وتعاون مع الشركاء الخارجيين.

السلبيات: الإشعارات المفرطة وسلاسل الرسائل الطويلة يمكن أن تجعل متابعة المعلومات أكثر صعوبة.

مصدر الصورة: Slack

الأسعار: تتوفر خطة مجانية. تبلغ تكلفة خطة Pro 7.25 دولارًا لكل مستخدم نشط شهريًا مع الفوترة السنوية.

الأفضل لـ: الفِرق عن بُعد والشركات التي تستخدم عدة تطبيقات متخصصة.

8. Microsoft Teams

يجمع Microsoft Teams بين المراسلة، والاجتماعات، ومشاركة الملفات. يمكن للموظفين الذين يستخدمون Microsoft 365 مناقشة المشاريع في قنوات مخصصة وفتح مستندات Office المشتركة مباشرة من مساحة عملهم.

يُعد Teams خيارًا مناسبًا للمؤسسات التي تعمل بالفعل ضمن نظام Microsoft. مع تزايد عدد المشاريع، يصبح تنظيم القنوات المتسق أمرًا مهمًا للحفاظ على سهولة العثور على المحادثات والمستندات.

الإيجابيات: مراسلة متكاملة، اجتماعات، وتعاون على المستندات.

السلبيات: يمكن أن تتشتت المحادثات والملفات عبر الدردشات والقنوات.

الأسعار: تبدأ خطة Teams Essentials من 4 دولارات لكل مستخدم شهريًا مع الفوترة السنوية. يتم تضمين Teams أيضًا في اشتراكات Microsoft 365 المؤهلة.

الأفضل لـ: المؤسسات التي تستخدم Microsoft 365 والفِرق التي تجمع بين العمل المكتبي والعمل عن بُعد.

9. Mattermost

يوفر Mattermost مراسلة ومشاركة ملفات قائمة على القنوات، مع خيار تشغيل المنصة على البنية التحتية الخاصة بالمؤسسة.

تجذب مرونة نشره فِرق التطوير وأقسام تكنولوجيا المعلومات التي تحتاج إلى تحكم أكبر في بيئة اتصالاتها. ومع ذلك، تتطلب الاستضافة الذاتية موارد تقنية للتثبيت، والتحديثات، والصيانة.

الإيجابيات: استضافة مرنة، تواصل منظم، ودعم لسير العمل التقني.

السلبيات: تتطلب عمليات النشر المستضافة ذاتيًا إدارة مستمرة.

الأسعار: يتوفر إصدار Team Edition مجاني ومفتوح المصدر للاستضافة الذاتية. تتطلب الخطط التجارية Professional و Enterprise طلب عرض أسعار للمبيعات.

الأفضل لـ: فِرق التطوير، وأقسام تكنولوجيا المعلومات، والمؤسسات ذات متطلبات استضافة محددة.

مؤتمرات الفيديو والاجتماعات عبر الإنترنت

تُستخدم أدوات مؤتمرات الفيديو لكل شيء بدءًا من مكالمات الفِرق القصيرة إلى الجلسات التدريبية والأحداث الافتراضية. يجدر التحقق من مدة الاجتماع، وحدود المشاركين، والتوافق مع التقويمات الحالية قبل اختيار المنصة.

10. Zoom

يدعم Zoom اجتماعات الفيديو، والندوات عبر الإنترنت، وورش العمل الافتراضية. تتيح مشاركة الشاشة والغرف الفرعية للمشاركين تقديم المعلومات، وعقد مناقشات أصغر، والعودة إلى الاجتماع الرئيسي بعد ذلك.

يتضمن Zoom Workplace أيضًا ميزات المراسلة والتعاون. يجب على الشركات التي تخطط لجلسات أطول التفكير في خطة مدفوعة، حيث تحتوي الاجتماعات الجماعية المجانية على حد زمني.

الإيجابيات: تنسيقات اجتماعات مرنة، غرف فرعية، ومشاركة الشاشة.

السلبيات: تقتصر الاجتماعات الجماعية المجانية على 40 دقيقة.

مصدر الصورة: Zoom

الأسعار: خطة Zoom Workplace Basic مجانية. تُدرج خطة Pro بسعر 15.99 دولارًا لكل مستخدم شهريًا مع الفوترة الشهرية.

الأفضل لـ: اجتماعات العملاء، التدريب عبر الإنترنت، وورش العمل الافتراضية.

11. Google Meet

يعمل Google Meet مع Google Calendar وتطبيقات Workspace الأخرى، مما يسهل جدولة الاجتماعات والانضمام إليها مباشرة من المتصفح. يمكن للمشاركين مشاركة شاشاتهم والانضمام إلى المكالمات دون تثبيت برامج حاسوب إضافية.

يغطي الإصدار المجاني الاجتماعات الأساسية، بينما تتوفر ميزات التسجيل وغيرها من الميزات المتقدمة من خلال اشتراكات Google Workspace المؤهلة.

الإيجابيات: وصول عبر المتصفح وتكامل مع Google Calendar.

السلبيات: تقتصر الاجتماعات الجماعية المجانية على 60 دقيقة.

الأسعار: يتوفر إصدار مجاني. يتم تضمين ميزات الأعمال الإضافية في خطط Google Workspace المؤهلة، بدءًا من 7 دولارات لكل مستخدم شهريًا مع التزام سنوي.

الأفضل لـ: الشركات الصغيرة والفِرق التي تستخدم بالفعل Google Workspace.

12. Webex

يقدم Webex من Cisco اجتماعات فيديو، ومراسلة، ومشاركة شاشة. يمكن للشركات التي تمتلك معدات غرف اجتماعات متوافقة من Cisco ربط الموظفين الحاضرين من المكتب بالزملاء الذين ينضمون عن بُعد.

تدعم المنصة أيضًا متطلبات الاتصال الأكثر شمولاً، على الرغم من أن منتجات الاجتماعات والاتصال المختلفة الخاصة بها لها خيارات ترخيص منفصلة.

الإيجابيات: دعم الاجتماعات الهجينة والتكامل مع معدات Cisco.

السلبيات: يتطلب تحديد الخطة المناسبة مقارنة منتجات الاتصال والاجتماعات المختلفة.

الأسعار: يدعم Webex Free الاجتماعات التي تصل مدتها إلى 40 دقيقة. يبدأ Webex Meet بسعر 12 دولارًا لكل مستخدم شهريًا مع الفوترة السنوية.

الأفضل لـ: المؤسسات الهجينة والشركات التي تستخدم أنظمة التعاون من Cisco.

التخزين السحابي ومشاركة الملفات

يحافظ التخزين السحابي على المستندات وملفات الأعمال الأخرى متاحة عبر الأجهزة. عند مقارنة الخدمات، ضعوا في اعتباركم كيفية مزامنة الملفات، ومن يمكنه الوصول إليها، وما إذا كان التخزين مضمنًا بالفعل في برامج المكتب الخاصة بكم.

13. Google Drive

يخزن Google Drive المستندات، وجداول البيانات، والصور، والملفات الأخرى عبر الإنترنت. يمكن للموظفين مشاركة المجلدات، وإدارة صلاحيات الوصول، وفتح الملفات المتوافقة مباشرة في Google Workspace.

توفر اشتراكات الأعمال أيضًا محركات أقراص مشتركة، مما يسمح لملفات المشروع بالبقاء متاحة للفريق بدلاً من تخزينها حصريًا في حساب موظف فردي.

الإيجابيات: مشاركة سهلة، تحرير تعاوني، وتخزين مشترك للفريق.

السلبيات: تتم مشاركة التخزين عبر خدمات Google، وتتطلب صلاحيات المشاركة الخارجية إدارة دقيقة.

الأسعار: تتضمن الحسابات الشخصية 15 جيجابايت من التخزين المجاني. توفر خطة Workspace Business Starter سعة تخزين مجمعة تبلغ 30 جيجابايت لكل مستخدم مقابل 7 دولارات لكل مستخدم شهريًا مع التزام سنوي.

الأفضل لـ: الفِرق التي تعمل بشكل مكثف على مستندات Google.

14. Dropbox

يزامن Dropbox الملفات عبر الأجهزة ويسهل مشاركة المواد مع الزملاء أو العملاء. يعمل تطبيق الحاسوب الخاص به مع المجلدات المألوفة، بحيث يمكن للموظفين الاستمرار في إدارة الملفات دون تغيير الطريقة التي يتصفحون بها حواسيبهم عادةً.

يمكن للوكالات الإبداعية استخدام Dropbox لتبادل ملفات التصميم الكبيرة وأصول الوسائط، على الرغم من أن تحرير مستندات Office وإدارة المشاريع المعقدة قد يتطلب تطبيقات منفصلة.

الإيجابيات: مزامنة عبر الأجهزة، مشاركة ملفات مريحة، ونقل ملفات كبيرة.

السلبيات: سعة تخزين مجانية محدودة وميزات تحرير مكتبية أصلية أقل من الأجنحة المكتبية المخصصة.

الأسعار: خطة Dropbox Basic مجانية مع مساحة تخزين تبلغ 2 جيجابايت. تبلغ تكلفة خطة Standard 15 دولارًا لكل مستخدم شهريًا.

الأفضل لـ: الوكالات الإبداعية والشركات التي تتبادل الملفات الكبيرة بانتظام.

15. OneDrive

يدمج OneDrive التخزين السحابي مع Windows و Microsoft 365. يمكن للموظفين مزامنة الملفات عبر الأجهزة، ومشاركة المستندات، وفتح الملفات المتوافقة في تطبيقات Office.

يُستخدم OneDrive بشكل عام للملفات المرتبطة بالموظفين الأفراد، بينما يوفر SharePoint مكتبات مستندات مشتركة للأقسام وفِرق المشاريع.

الإيجابيات: تكامل مع Windows، مزامنة الملفات، وتعاون Office.

السلبيات: تحتاج الفِرق إلى إرشادات واضحة لتنظيم الملفات بين OneDrive و SharePoint.

الأسعار: يتم تضمين OneDrive في Microsoft 365 Business Basic، بدءًا من 7 دولارات لكل مستخدم شهريًا مع الفوترة السنوية ويوفر 1 تيرابايت من التخزين السحابي لكل مستخدم.

الأفضل لـ: الشركات التي تستخدم بالفعل Microsoft 365.

إدارة الوقت والجدولة وتتبع الوقت

تساعد تطبيقات إدارة الوقت الشركات على تسجيل ساعات العمل، ومراجعة تكاليف المشاريع، وترتيب المواعيد. تغطي الأدوات أدناه حاجتين متميزتين: تتبع الوقت المستغرق في العمل وإيجاد أوقات مناسبة للاجتماعات.

16. Toggl Track

يسجل Toggl Track الوقت المستغرق في المهام، والمشاريع، ومهام العملاء. يمكن للموظفين بدء تشغيل مؤقت أو إدخال الساعات يدويًا، بينما تساعد التقارير الشركات على مراجعة العمل القابل للفوترة وإعداد تقديرات أكثر دقة للمشاريع.

الإيجابيات: تسجيل وقت بسيط، تقارير المشاريع، وتتبع الوقت القابل للفوترة.

السلبيات: تتطلب ميزات إعداد التقارير المتقدمة وإدارة الفِرق اشتراكات مدفوعة.

مصدر الصورة: Toggle Track

الأسعار: تتوفر خطة مجانية. تبلغ تكلفة خطة Starter 9 دولارات لكل مستخدم شهريًا مع الفوترة السنوية.

الأفضل لـ: المستقلون، والاستشاريون، والوكالات التي تتتبع الساعات القابلة للفوترة.

17. Clockify

يجمع Clockify بين تتبع الوقت، والجداول الزمنية، وتقارير المشاريع. يسجل الموظفون ساعاتهم مقابل الأنشطة الفردية، مما يمنح المديرين صورة أوضح عن الوقت المستغرق في مهام مختلفة.

تعمل الخطط المدفوعة على توسيع هذه الميزات لتشمل الفواتير، والموافقات على الجداول الزمنية، وخيارات الإدارة الإضافية.

الإيجابيات: تتبع مجاني للوقت، جداول زمنية، وتقارير المشاريع.

السلبيات: تتطلب الفواتير والموافقات على الجداول الزمنية خططًا مدفوعة.

الأسعار: تتوفر خطة مجانية. تبدأ خطة Basic من 3.99 دولارًا لكل مقعد شهريًا مع الفوترة السنوية.

الأفضل لـ: الشركات الصغيرة والفِرق التي تحتاج إلى جداول زمنية مفصلة.

18. Calendly

يزيل Calendly عمليات الذهاب والإياب من جدولة المواعيد. يشارك المستخدمون رابط الحجز، ويختار العملاء أو الزملاء وقتًا بناءً على مدى توفرهم والتقويمات المتصلة.

يمكن لمسؤولي التوظيف، والاستشاريين، وفِرق المبيعات استخدامه لترتيب المقابلات، والاستشارات، وعروض المنتجات. تضيف الاشتراكات المدفوعة خيارات جدولة أكثر تقدمًا للفِرق.

الإيجابيات: حجز آلي، تكاملات مع التقويم، وتذكيرات بالاجتماعات.

السلبيات: تتطلب أنواع الأحداث المتعددة والجدولة المتقدمة للفِرق خطة مدفوعة.

الأسعار: تتوفر خطة مجانية. تبدأ خطة Standard من 10 دولارات لكل مقعد شهريًا مع الفوترة السنوية.

الأفضل لـ: مسؤولو التوظيف، والاستشاريون، وفِرق المبيعات الذين يرتبون مواعيد متكررة.

أدوات الإنتاجية بالذكاء الاصطناعي

يمكن لأدوات الذكاء الاصطناعي المساعدة في الكتابة، والبحث، واسترجاع المعلومات. يعمل بعضها كمساعدين مستقلين، بينما يستخدم البعض الآخر المحتوى المخزن بالفعل في مساحة العمل التعاونية للمؤسسة.

19. ChatGPT

يمكن أن يساعد ChatGPT الموظفين في إعداد مخططات المحتوى، وتلخيص التقارير، وتحليل البيانات، وصياغة المستندات الداخلية. مجموعة إمكانياته تجعله مفيدًا عبر أقسام مختلفة، من التسويق، والبحث، إلى تطوير البرمجيات.

يجب دائمًا التحقق من المعلومات التي ينشئها الذكاء الاصطناعي قبل استخدامها في المواد المهنية. تحتاج الشركات أيضًا إلى إعدادات خصوصية مناسبة عند العمل بمعلومات سرية.

الإيجابيات: المساعدة في الكتابة، والبحث، والتحليل، وإعداد المستندات.

السلبيات: تتطلب المعلومات المُنشأة التحقق منها، وتحتاج البيانات السرية إلى ضوابط خصوصية مناسبة.

الأسعار: تتوفر خطة مجانية. تبدأ مقاعد ChatGPT Business Standard من 20 دولارًا لكل مستخدم شهريًا مع الفوترة السنوية.

الأفضل لـ: فِرق التسويق، الباحثون، المحللون، وعاملو المعرفة الآخرون.

20. Notion AI

يضيف Notion AI مساعدة الذكاء الاصطناعي في الكتابة، والتلخيص، والبحث إلى مساحة عمل Notion التعاونية. يمكن للفِرق استرداد المعلومات من خطط مشاريعهم الحالية، وملاحظات الاجتماعات، والوثائق الداخلية دون التبديل إلى تطبيق آخر.

تعتمد قيمته على جودة المواد المخزنة في Notion، مما يجعل التوثيق المتسق مهمًا لاسترجاع المعلومات بشكل موثوق.

الإيجابيات: تلخيص المستندات، واسترجاع المعرفة، ومساعدة الذكاء الاصطناعي داخل مساحة عمل حالية.

السلبيات: هناك حاجة إلى قاعدة معرفة منظمة واشتراك مؤهل للاستفادة الكاملة من إمكانياته.

مصدر الصورة: Notion

الأسعار: يقدم Notion خطة مجانية مع وصول محدود للذكاء الاصطناعي. يتضمن اشتراك Business الخاص به قدرات ذكاء اصطناعي موسعة، مع أسعار تعتمد على خيار الفوترة والمنطقة.

الأفضل لـ: الفِرق التي تدير الوثائق الداخلية والمعرفة المشتركة في Notion.

كيفية اختيار تطبيق إنتاجية قائم على السحابة

ابدأوا بالمهام التي تستهلك معظم وقت فريقكم. الأعمال التي تتعامل مع العقود والتقارير قد تحتاج إلى جناح مكتبي مع توافق موثوق للمستندات، بينما الوكالة التي تدير عدة مشاريع للعملاء قد تستفيد بشكل أكبر من برامج إدارة المهام المخصصة.

تحققوا من اشتراكاتكم الحالية قبل إضافة تطبيقات جديدة. على سبيل المثال، يتضمن Google Workspace و Microsoft 365 بالفعل تحرير المستندات، والتخزين، ومؤتمرات الفيديو. قد لا تحتاجون إلى أداة منفصلة لكل نشاط.

يجب تقييم التكاليف على مستوى الفريق بأكمله، بما في ذلك التخزين، وميزات الإدارة، والوصول للمتعاونين الخارجيين. راجعوا إعدادات الأمان وصلاحيات المشاركة أيضًا، خاصةً عندما يتعامل الموظفون مع مستندات سرية.

قبل الالتزام بمنصة ما، اختبروها باستخدام مشروع حقيقي. أشركوا الموظفين الذين سيستخدمونها بانتظام ولاحظوا مدى سهولة عثورهم على المعلومات، وإنجاز المهام، والعمل معًا.

الخاتمة

تساعد تطبيقات الإنتاجية القائمة على السحابة الفِرق في إدارة المستندات، والمشاريع، والتواصل، والأنشطة اليومية الأخرى. يبدأ اختيار المجموعة المناسبة بفهم احتياجات فريقكم والاستفادة من البرامج التي تمتلكونها بالفعل.

يمكن لعدد قليل من الأدوات المختارة بعناية توفير كل ما يحتاجه الفريق دون إضافة تعقيد غير ضروري أو اشتراكات إضافية.