سير العمل مع ملفات PDF بدون Adobe: كل ما يتيحه لكم ONLYOFFICE

لقد مررنا جميعًا بتلك اللحظة. يصل ملف PDF إلى صندوق واردكم، وتحتاجون إلى تغيير شيء واحد فقط. تاريخ. اسم. مربع واحد محدد يحتاج إلى وضع علامة صح. لكن الملف لا يتزحزح. لذا تقومون بطباعته، والتدوين عليه بخط اليد، ثم إعادة مسحه ضوئيًا، وإرساله عبر البريد الإلكتروني وكأننا في عام 2004. أو تذهبون للبحث عن أداة، والأداة الجيدة الأولى التي تجدونها تطلب بطاقتكم الائتمانية قبل أن تسمح لكم بفعل أي شيء.

نحن نوضح لكم كيفية تخطي هذه الأزمة بالكامل. يمكنكم إدارة سير عمل PDF بالكامل داخل ONLYOFFICE، بما في ذلك التحرير، والتعليق التوضيحي، والنماذج، والتعاون، والأمان، دون الحاجة إلى اشتراك متخصص في PDF.

إحباط ملفات PDF الذي تعرفه معظم الفرق

تدير ملفات PDF عالم العمل بهدوء. العقود، الفواتير، التقارير، وثائق السياسات، أوراق الإعداد والانضمام – إذا كان التنسيق يقتضي أن يبدو المستند نفسه على كل شاشة ويبقى كما هو، فهو ملف PDF. التنسيق مصمم ليبقى ثابتًا، وهو أمر رائع، حتى تأتي اللحظة التي تحتاجون فيها إلى تغيير شيء ما.

تتواجه معظم الفرق مع المشكلات الثلاث ذاتها:

• لا يمكنكم تحريره. يصل ملف PDF، ولا توجد طريقة واضحة لتصحيح خطأ مطبعي واحد.
• إرجاع النماذج يتحول إلى فوضى. ترسلون نموذجًا وتتلقون في المقابل كومة فوضوية من المسوحات الضوئية، وصور الهواتف، ورسائل بريد إلكتروني تسأل “هل هذه هي النسخة الصحيحة؟”.
• المراجعة تصبح فوضوية. يحتاج عدد قليل من الأشخاص إلى التعليق على مستند واحد، وبطريقة ما تنتهون بخمس نسخ وسلسلة بريد إلكتروني تحتوي على أربعين رسالة.

كل واحدة من هذه المشكلات تستهلك الوقت بهدوء وتسبب الارتباك. الخبر السار: يمكن القيام بكل ذلك في مكان واحد.

ما هو ONLYOFFICE؟

ONLYOFFICE هو حزمة مكتبية مفتوحة المصدر تضم المستندات، وجداول البيانات، والعروض التقديمية، وملفات PDF، كلها تحت سقف واحد. يُعد محرر ملفات PDF جزءًا من ONLYOFFICE Docs، لذا لا يوجد تطبيق منفصل لتشغيله أو تعلمه. المكان نفسه الذي تكتبون فيه مستندًا أو تنشئون فيه جدول بيانات يمكنه أيضًا فتح ملفات PDF وتحريرها وإنشاؤها.

يعمل أينما كنتم عندما يظهر ملف PDF المزعج هذا: على الحاسوب (Windows، وLinux، وmacOS)، وفي المتصفح، وعلى الهاتف المحمول.

تحرير ملفات PDF مباشرةً

أول شيء يفترض الناس أنه غير ممكن في ملف PDF يتبين أنه الأكثر فائدة: تحرير المحتوى نفسه.

مع ONLYOFFICE، يمكنكم:

• تغيير النص مباشرةً، مثل تصحيح خطأ مطبعي، أو تحديث رقم، أو إعادة صياغة جملة
• إضافة الصور واستبدالها وإعادة تغيير حجمها
• ضبط التنسيق مثل الخطوط والأحجام والمحاذاة
• إدراج الروابط التشعبية

لذا عندما يصل عقد بتاريخ أو عنوان خاطئ، تقومون ببساطة بتصحيحه بأنفسكم. لا داعي لإرسال بريد إلكتروني محرج يطلب “هل يمكنكم إعادة إرسال ذلك؟”.

التعليق التوضيحي والمراجعة

غالباً ما تظل الملاحظات والآراء حول ملفات PDF تنتقل عبر البريد الإلكتروني: “الملاحظات مرفقة”، أو مستند ثانٍ، أو أداة أخرى. يمكنكم تخطي كل ذلك.

داخل ملف PDF مباشرةً، يمكنكم:

• ترك التعليقات، والملاحظات اللاصقة، والتوضيحات
• تظليل النص، أو وضع خط تحته، أو شطبه
• رسم الأشكال والعلائم بخط اليد
• الرد على التعليقات وإغلاق المناقشات

نظراً لأن المناقشة تقع بجوار الشيء المتعلق بها تمامًا، لا يضيع أي شيء. ويبقى كل شيء كما هو عند مشاركة الملف أو تصديره.

إنشاء النماذج وتعبئتها وجمعها

النماذج هي الجزء الأكثر توفيرًا للوقت في العمل على ملفات PDF. هناك في الواقع ثلاث مهام هنا: إنشاء النموذج، وتعبئته، وجمع الردود.

إنشاء نموذج. لديكم ثلاث طرق للبدء:

1. البدء من مستند .docx حالي
2. الحصول على قالب جاهز من مكتبة ONLYOFFICE
3. الإنشاء من الصفر

ثم تقومون بإدراج الحقول التي تحتاجونها، مثل حقول النصوص، والقوائم المنسدلة، ومربعات الخيارات المدمجة، وأزرار الاختيار، ومربعات الاختيار، والتوقيعات، وغيرها. حددوا الحقول المطلوبة، وأضيفوا تنسيقًا مثل قناع التاريخ حتى يدخل الجميع التواريخ بالطريقة نفسها.

تعبئة النموذج. هذا هو الجزء السهل: افتحوا النموذج، وأكملوا الحقول، واحفظوا، وأرسلوا.

جمع الردود. بدلاً من إرسال نموذج عبر البريد الإلكتروني وتلقي كومة من المسوحات الضوئية، يمكنكم مشاركته من خلال غرفة تعبئة النماذج في ONLYOFFICE DocSpace وجمع كل نسخة مكتملة في مكان واحد. كما يمكنكم تعيين الأدوار، بحيث يصل كل قسم إلى الشخص المناسب. إنه أمر مفيد عندما يتطلب قسم ما من موظف تعبئته وقسم آخر موافقة وتوقيع المدير.

إدارة الصفحات

ميزة صغيرة ذات تأثير كبير: إدارة الصفحات. في لوحة الصفحات، يمكنكم:

• إعادة ترتيب الصفحات وسحبها إلى مكانها
• حذف الصفحات التي لا تحتاجون إليها
• تدوير الصفحات لإصلاح مسح ضوئي جانبي
• جلب صفحات من ملف PDF آخر

لذا عندما يصل مقترح بأقسام ذات ترتيب عشوائي وصفحة فارغة زائدة، يمكنكم ترتيبه بأنفسكم – دون الحاجة إلى إزعاج من أرسله.

التعاون في الوقت الفعلي

كل ما سبق يعمل عندما تكونون بمفردكم. كما أنه يعمل بشكل رائع كفريق.

• مشاركة ملف PDF مباشرةً من ONLYOFFICE مع صلاحيات العرض أو التعليق
• السماح لعدة مراجعين بالتعليق والتدوين على المستند نفسه في الوقت نفسه
• معرفة من قال ماذا، ومتى
• تصدير نسخة واحدة نظيفة ونهائية بعد الانتهاء

لا مزيد من مطاردة النسخة “الأحدث” عبر صناديق البريد الوارد.

التعرف الضوئي على الحروف (OCR) لملفات PDF الممسوحة ضوئيًا

في بعض الأحيان يكون ملف PDF الممسوح ضوئيًا مجرد صورة لنص. تحديد النص لا يفعل شيئًا، وإعادة كتابته يدويًا ليست مهمة ممتعة لأحد.

يتيح لكم ONLYOFFICE ربط مساعد الذكاء الاصطناعي، والميزة التي تظهر فائدتها الحقيقية لملفات PDF هي تقنية OCR (التعرف الضوئي على الحروف). تقرأ تقنية OCR الصفحة وتحول تلك الصورة إلى نص يمكنكم تحديده والبحث فيه وتحريره.

بعض الأمور السريعة التي تستحق المعرفة:

• بالنسبة لملفات PDF، يعمل OCR من خلال إضافة الذكاء الاصطناعي، لذا تقومون بربط نموذج يتولى التحليل البصري.
• الإضافة مجانية. ووفقًا لمزود الذكاء الاصطناعي الذي تختارونه، قد يفرض ذلك المزود رسومًا مقابل الاستخدام.

الأمان

إذا كنتم تعملون في مجالات الشؤون المالية، أو القانونية، أو الموارد البشرية، أو الرعاية الصحية، فإن هذا القسم هو الأكثر أهمية بالنسبة لكم.

الحجب الحقيقي. رسم مستطيل أسود فوق النص يخفيه فقط عن الأنظار — بينما تظل الكلمات موجودة في الملف، وجاهزة لأي شخص فضولي بما يكفي لنسخها. الحجب الحقيقي يزيل المحتوى نهائيًا. أداة الحجب (Redact) في ONLYOFFICE تفعل ذلك بالضبط. يمكنكم:

• تحديد النص يدويًا
• البحث وحجب كلمات أو عبارات محددة عبر المستند بأكمله
• إزالة صفحات كاملة أو نطاقات صفحات

بمجرد تطبيق ذلك، تذهب المعلومات بلا رجعة. ولا يمكن استردادها أو نسخها أو استخراجها مرة أخرى.

الحماية بكلمة مرور. يمكنكم حماية ملف PDF حساس بكلمة مرور قبل أن يغادر أيديكم.

الاستضافة الذاتية والامتثال. يمكن استضافة ONLYOFFICE ذاتيًا، مما يعني أن مستنداتكم تظل على البنية التحتية الخاصة بكم دون وجود سحابة طرف ثالث في المشهد. هذا تمامًا ما تريدونه عند التعامل مع بيانات خاضعة للتنظيم بموجب GDPR أو HIPAA. باختصار: أنتم من يحدد من يرى ماذا، وأين تعيش بياناتكم.

شاهدوا الندوة عبر الإنترنت المجانية الخاصة بنا مع التوضيح العملي المضمن لمعرفة المزيد:

من يستخدم هذا؟

حزمة واحدة تتعامل مع عدد مذهل من المهام اليومية عبر المؤسسة بأكملها:

• المالية تعدل ملفات PDF الخاصة بالفواتير وتعبئ نماذج الموردين وتعيدها.
• الموارد البشرية تنشئ وترسل نماذج الإعداد والسياسات، ثم تجمعها كلها في مكان واحد منظم.
• الشؤون القانونية تضع التعليقات التوضيحية على العقود، وتجمع التوقيعات، وتؤمن الملفات الحساسة باستخدام الحجب وكلمات المرور.
• المبيعات تحدث العروض التقديمية ومقترحات الأعمال المحفوظة كملفات PDF، قبل دقائق من مكالمة العميل.
• العمليات تنظم مستندات الإجراءات متعددة الصفحات وترتبها.

جربوه بأنفسكم

إليكم ملخصًا سريعًا: التحرير، والتعليق التوضيحي، وإنشاء النماذج وجمعها، وإدارة الصفحات، والتعاون، وتأمين ملفاتكم. كل ذلك في مكان واحد، وبدون اشتراك متخصص.

أفضل طريقة لفهمه هي تجربته. ONLYOFFICE مجاني للتجربة، ويعمل على الحاسوب، وفي متصفحكم، وعلى الهاتف المحمول. افتحوا ملفات PDF الخاصة بكم وابدأوا في تطبيق كل ما سبق. قد تفاجأون بمقدار ذلك الروتين القديم القائم على الطباعة والتدوين بخط اليد والمسح الضوئي الذي يمكنكم تركه خلفكم نهائيًا.

البدء عبر الإنترنت الحصول على تطبيق الحاسوب

مكافأة: هذا الصيف فقط، احصلوا على وصول مجاني إلى دورتنا التدريبية لمدة 3 أسابيع حول إنشاء النماذج بصيغة PDF والعمل عليها. سيحصل أفضل المشاركين على فرصة للتعاون معنا وكسب المال. تبدأ في 17 أغسطس. لا تفوتوا الفرصة! سجلوا الآن