كيف يُبقي نادي كرة طائرة في هامبورغ فرقه على تواصل وتنسيق باستخدام ONLYOFFICE

يتطلب إدارة نادٍ رياضي ما هو أكثر من مجرد صافرة وإرسال جيد. فوراء كل مباراة، وجلسة تدريب، وصفقة رعاية، تقبع كومة من المعاملات الورقية، ولا بد لشخص ما أن يحافظ على تنظيمها بالكامل. بالنسبة لقسم الكرة الطائرة في نادي Niendorfer TSV بمدينة هامبورغ في ألمانيا، تجعل حلول ONLYOFFICE Docs وNextcloud هذه المهمة أسهل بكثير. دعونا نلقي نظرة على كيفية انتقال هذا النادي القائم على المتطوعين من فوضى البريد الإلكتروني إلى التعاون السلس في الوقت الفعلي.

تعرفوا على Niendorfer TSV

يشكل نادي Niendorfer TSV جزءًا من الحياة الرياضية في هامبورغ منذ عام 1919. وهذا يعني أكثر من قرن من تجمع الناس لممارسة الرياضة والمنافسة والمرح. ويضم قسم الكرة الطائرة وحده نحو 200 عضو موزعين على عشرة فرق.

الصورة بواسطة Çağlar Oskay على Unsplash

يعتمد النادي على المتطوعين، ويسوده جو دافئ وعائلي. فالجميع يعرفون بعضهم البعض، ويدعمون بعضهم، ويشاركون بما يستطيعون. ولكن هذه الروح الودية والتطوعية تجلب أيضًا تحديًا عمليًا للغاية: كيف يمكنكم الحفاظ على تنظيم هذا العدد الكبير من الأشخاص وهذه الكمية الكبيرة من المعلومات دون وجود فريق تقنية معلومات ضخم يدعمكم؟

التحدي: كثرة إصدارات الملفات وقلة التنظيم

قبل استخدام ONLYOFFICE، كانت أكبر مشكلة تواجه النادي هي التعاون. إذ كان يتم تبادل الملفات عبر البريد الإلكتروني بين المتطوعين. ويمكنكم بالتأكيد تخمين ما حدث بعد ذلك؛ حيث تضاعفت الملفات، وتعارضت الإصدارات، وظل الجميع يطرحون السؤال نفسه: “انتظروا، من لديه النسخة الأحدث؟”

علاوة على ذلك، كانت لدى النادي بضع أولويات واضحة جعلت البحث عن أداة أفضل أكثر تحديدًا:

• خصوصية البيانات أولاً. باعتباره ناديًا رياضيًا، فإن الحفاظ على بيانات الأعضاء على بنيته التحتية الخاصة أمر بالغ الأهمية. إن تخزين المعلومات الحساسة على خدمة سحابية مقرها الولايات المتحدة لم يكن يتوافق ببساطة مع هذا المبدأ، خاصة مع أخذ اللائحة العامة لحماية البيانات (GDPR) بعين الاعتبار.
• الوصول عبر الأجهزة المحمولة للمتطوعين. يعمل العديد من المتطوعين غالبًا من هواتفهم المحمولة، لذا كان لابد لأي حل أن يكون مريحًا بالقدر نفسه على الشاشات الصغيرة.
• توافق موثوق مع Microsoft Office. يتبادل النادي الملفات بانتظام مع أندية وجمعيات ورعاة آخرين، لذا كان من الضروري أن تفتح المستندات وتظهر بشكل صحيح في كل مرة.

كان ما أرادوه ببساطة: تحرير متزامن حقيقي ودون أي فوضى.

لماذا نال ONLYOFFICE إعجابهم

اكتشف النادي ONLYOFFICE لأول مرة من خلال خيارات المكتب المدمجة مباشرة في Nextcloud، والتي كانوا يستخدمونها بالفعل لقسم الكرة الطائرة. وعندما تبحثون عن طريقة لتحرير المستندات معًا داخل Nextcloud، يبرز ONLYOFFICE Docs على الفور، مما جعله نقطة بداية طبيعية.

ومع ذلك، لم يكتفوا بالخيار الأول. بل كانت هناك البدائل الواقعية الأخرى المطروحة: Google Drive وCollabora. واستُبعد Google سريعًا؛ إذ تعارضت الخدمة السحابية الأمريكية مع التزام النادي بالحفاظ على بيانات الأعضاء على خوادمه الخاصة. وهذا ما ترك مرشحين يستضيفان ذاتيًا: Collabora وONLYOFFICE.

وتفوق ONLYOFFICE لعدة أسباب واضحة:

• توافق ممتاز مع Microsoft Office، بحيث تظهر الملفات المشاركة مع الرعاة والأندية الأخرى كما ينبغي لها دائمًا.
• واجهة حديثة ومألوفة. يعرف معظم المتطوعين مظهر Word وExcel بالفعل، مما يعني عدم وجود حاجة تقريبًا لفترة تدريب.
• تكامل سلس مع Nextcloud جعل كل شيء يبدو وكأنه مساحة عمل واحدة متصلة.

بالنسبة لمؤسسة يديرها متطوعون، كان هذا الجمع هو الأكثر إنتاجية بفارق كبير.

كيف يستخدم النادي ONLYOFFICE يوميًا

بمجرد تشغيل ONLYOFFICE، اختفت طريقة التبادل المستمر للرسائل عبر البريد الإلكتروني. والآن يفتح المتطوعون المستند ويعملون عليه معًا في الوقت الفعلي.

وإليكم كيف يبدو ذلك في الممارسة العملية:

• محاضر الاجتماعات تُكتب وتُراجع بشكل تعاوني، بحيث توجد دائمًا نسخة واحدة واضحة ومحدثة.
• قوائم الفرق تظل محدثة دون الحاجة إلى سلاسل بريد إلكتروني لا تنتهي.
• مواد ومفاهيم الرعاة يتم تحسينها معًا، مما يحافظ على توافق الجميع.
• العروض التقديمية بصيغة PPTX تُعد بسرعة وبساطة، وتصبح جاهزة للمشاركة.
• خطط التدريب يتم إنشاؤها يدًا بيد مع مختلف المدربين، ليساهم الجميع في الخطة نفسها.

والنتيجة هي مساحة مشتركة ومنظمة حيث يكون الملف الصحيح هو دائمًا الملف الصحيح، دون الحاجة إلى التخمين.

إعداد يعمل بفاعلية وسلاسة

قد تتوقعون أن الاستضافة الذاتية معقدة، لكن النادي وجدها بسيطة وسلسة بشكل ممتع.

إنهم يشغلون ONLYOFFICE Docs على خادم Hetzner الخاص بهم، والموجود خلف وكيل عكسي من Caddy، ويقومون بتوصيله بـ Nextcloud باستخدام تطبيق التكامل الرسمي. وبمجرد أن يصبح Document Server متاحًا عبر HTTPS، يعمل التكامل بشكل أساسي دون مشاكل.

يحافظ النادي على تحديث كل من ONLYOFFICE Docs وNextcloud إلى أحدث إصدار، وقد كانت التحديثات سلسة طوال الوقت. لا أحداث درامية، ولا مفاجآت، مجرد برامج موثوقة تؤدي عملها.