كيف مكنت ONLYOFFICE جامعة Liaoning التقنية من تحسين التعاون في المستندات

دمجت جامعة Liaoning التقنية ONLYOFFICE Docs لأتمتة وتسهيل سير عمل المستندات: صياغة العقود، التحرير التعاوني، وتتبع الإصدارات ضمن منصتها المالية التجارية. دعونا نغوص في التفاصيل.

حول جامعة Liaoning التقنية

جامعة Liaoning التقنية، التي تأسست في عام 1949، هي جامعة ذات أولوية في مقاطعة لياونينغ. تضم الجامعة أكثر من 40,000 طالب وتوظف 2,000 عضو هيئة تدريس. تتميز في الهندسة وتستضيف العديد من منصات البحث الوطنية في الطاقة، والسلامة الطارئة، والمسح الجغرافي.

التحدي: العمل الجماعي وإقامة البيانات

بينما دفعت الجامعة نحو رقمنة حرمها الجامعي، واجهت عدة تحديات رئيسية مع الممارسات المكتبية الحالية:

• اعتمدت سير العمل لمشاركة المستندات على النسخ غير المتصل بالأجهزة وأدوات المراسلة، مما hinder فعالية العمل الجماعي.
• كان تتبع التغييرات والتحكم في الإصدارات غير متسق، مما تسبب في فوضى في إصدارات المستندات.
• كانت منصة الحرم الجامعي تفتقر إلى معاينة وتحرير عبر الإنترنت، مما يتطلب من المستخدمين تحميل وإعادة رفع الملفات بشكل متكرر.
• أثارت خدمات السحابة العامة مخاوف بشأن أمن البيانات ولم تستطع تلبية متطلبات نشر الجامعة في الموقع.

الحل: ONLYOFFICE Docs

بعد تقييم عدة بدائل، وجدت الجامعة أن العديد من الحلول كانت مكلفة، تفتقر إلى خيارات النشر في الموقع، تقدم تكامل محدود، كانت غير متوافقة مع تنسيقات المستندات، ولم تدعم ميزات التعاون المتقدمة.

اختارت الجامعة ONLYOFFICE Docs بشكل رئيسي للأسباب التالية:

• توافق تنسيق Microsoft Office يتيح للمستخدمين الحفاظ على عاداتهم الحالية في المستندات.
• الهيكل مفتوح المصدر يسمح بالتكامل السلس مع أنظمة إدارة الحرم الجامعي، والتخزين السحابي، ومنصات التدريس.
• التحرير المشترك في الوقت الحقيقي، ضوابط الوصول وتحرير PDF تغطي الاحتياجات اليومية.
• نشر في الموقع للتحكم الكامل في البيانات والأمان.

النتائج: سير عمل فعال وآمن

من خلال دمج ONLYOFFICE Docs في إدارة العقود، قامت الجامعة بدمج أنظمة procurement، والمالية، والأصول — مما يعزز معالجة العقود من البداية إلى النهاية. يسمح لهم بـ:

• عرض وتحرير العقود مباشرة في المتصفح دون الحاجة لتحميل أو رفع الملفات.
• التعاون في الوقت الحقيقي وتتبع سجل الإصدارات.
• العمل في بيئة متكاملة للتعاون على المستندات عبر الإنترنت.

بعيدًا عن وظائفه، يتوافق ONLYOFFICE مع متطلبات الجامعة الصارمة بشأن أمان البيانات والامتثال:

• تخزين محلي يحتفظ بجميع البيانات الحساسة محليًا، بما في ذلك العقود، مما يمنع البيانات من الوصول إلى السحاب العامة.
• ضوابط الوصول المعتمدة على الدور تحدد الوصول بشكل مختلف (عرض، تحرير، تعليق) حسب الموقع.
• سجلات تدقيق كاملة لجميع الإجراءات تساعد الجامعة على الامتثال لمعايير أمن المعلومات في الحرم الجامعي، وتدقيق داخلي، وإدارة السجلات.

نوصي بشدة بـ ONLYOFFICE لـ المؤسسات التعليمية الأخرى والشركاء. يضمن النشر في الموقع أمان البيانات والامتثال. الواجهة السهلة الاستخدام تتكامل بسلاسة مع أنظمتنا.

تدعم ميزات مثل التحرير المشترك في الوقت الحقيقي، وسجل الإصدارات، وتحكم الأذونات سيناريوهات مثل العمل الإداري، التدريس، وإدارة العقود، مما يجعل هذا الحل مناسبًا للمؤسسات التعليمية والشركات الشريكة.