أتمتة ONLYOFFICE DocSpace باستخدام n8n: إنشاء سير عمل المستندات دون كتابة سطر من الكود

 

إذا كنت تستخدم ONLYOFFICE DocSpace كمركز مستندات في شركتك، فمن المحتمل أنك وجدت نفسك تقوم بنفس الأشياء يدويًا مرارًا وتكرارًا. يقوم عميل جديد بالتوقيع: تفتح DocSpace، تنشئ غرفة، ترفع قالب العقد، وتدعوهم. ينضم موظف جديد: تقوم بتوفير حسابه، وتضيفه إلى الغرف المناسبة، وترسل رسالة ترحيب. يأتي نموذج: تقوم بإعادة توجيهه إلى المجلد الصحيح، وتخطر الفريق. هذه المهام ليست معقدة، ولكنها متعبة جدًا. الخبر الجيد هو أنه من الآن فصاعدًا يمكن أتمتتها بالكامل.

يعتمد الآن ONLYOFFICE DocSpace على عقد رسمية لـn8n، منصة أتمتة سير العمل مفتوحة المصدر. يمكنك ربط DocSpace بالأدوات التي يستخدمها فريقك بالفعل: Gmail، Slack، HubSpot، Airtable، نظام الموارد البشرية الخاص بك، CRM الخاص بك، والتوقف عن التعامل مع هذه المهام يدويًا.

ما هو n8n؟

n8n هو أداة لأتمتة سير العمل، تشبه في جوهرها Zapier أو Make، ولكنها مفتوحة المصدر وقابلة للتشغيل على البنية التحتية الخاصة بك. بالنسبة لمستخدمي DocSpace الذين يقومون باستضافته بأنفسهم لأغراض التحكم في البيانات، يجب أن تكون هذه ذات قيمة عالية.

يوفر n8n لك لوحة رسم مرئية حيث يمكنك ربط العقد، كل واحدة تمثل إجراءً في خدمة. عندما يتم تفعيل مشغل (يصل بريد إلكتروني جديد، يتم تقديم نموذج، يتم تشغيل جدول زمني)، يتم تنفيذ سير العمل تلقائيًا، مررًا البيانات من عقدة إلى أخرى حتى تكتمل المهمة. مع وجود أكثر من 400 تكامل متاحة، فإنه يعمل مع معظم الأدوات التي يمتلكها فريقك بالفعل.

ما تغطيه عقد DocSpace

الحزمة تشمل عقدتين:

• ONLYOFFICE DocSpace: عقدة إجراء لتنفيذ العمليات عبر DocSpace API
• ONLYOFFICE DocSpace Trigger: عقدة حدث تقوم بتفعيل سير العمل الخاص بك عندما يحدث شيء في DocSpace

عمليات عقدة الإجراء

• ملفات: رفع، تنزيل، نقل، نسخ، تحديث، حذف، إنشاء، الحصول على معلومات، توليد روابط مشتركة
• غرف: إنشاء، تحديث، الحصول على معلومات، بحث، أرشفة، دعوة أو إزالة مستخدمين، تحديث أدوار الوصول، الحصول على روابط مشتركة
• مستخدمون: دعوة مستخدمين، الحصول على مستخدم، بحث، تحديث الأدوار، تفعيل أو تعطيل الحسابات، حذف
• مجلدات: إنشاء، الحصول على معلومات، الحصول على المحتويات، الحصول على التاريخ، الحصول على رابط مشترك، نقل، نسخ، تحديث، حذف

أحداث عقدة المحفز

تسمح عقدة المحفز لعمليات سير العمل بالتفاعل مع نشاط DocSpace دون الحاجة للاستطلاع. تشمل الأحداث المدعومة:

• ملفات: تم إنشاؤها، تم رفعها، تم تحديثها، تم نسخها، تم نقلها، تم حذفها، تم استعادتها
• مجلدات: تم إنشاؤها، تم تحديثها، تم نسخها، تم نقلها، تم حذفها، تم استعادتها
• غرف: تم إنشاؤها، تم تحديثها، تم نسخها، تم أرشفتها، تم حذفها، تم استعادتها
• مستخدمون: تم إنشاؤهم، تم دعوتهم، تم تحديثهم، تم حذفهم
• مجموعات: تم إنشاؤها، تم تحديثها، تم حذفها

على سبيل المثال: رفع ملف يقوم بتفعيل إشعار على Slack، إنشاء غرفة جديدة يبدأ سير عمل الموافقة، حذف مستخدم يزيل الوصول في الأنظمة المترابطة.

خمسة سير عمل يمكنك تشغيلها اليوم

هنا يمكنك العثور على خمسة سير عمل جاهز للتنفيذ.

1. إنشاء غرف التعاون الخاصة بالعميل تلقائيًا عند إغلاق صفقة

عندما يتم وضع علامة على صفقة كفائزة في نظام إدارة علاقات العملاء الخاص بك، يقوم هذا سير العمل بإنشاء غرفة تعاون مسماة في DocSpace غرفة تعاون للعميل، وتنزيل قالب العقد من مكتبتك، ورفعه إلى الغرفة، ودعوة العميل، وإرسال رسالة ترحيب تحتوي على رابط الغرفة القابل للمشاركة.

تعليمات خطوة بخطوة

1. <قم بإعداد عقدة مشغل نظام إدارة علاقات العملاء الخاصة بك هنا>
2. ONLYOFFICE DocSpace: إنشاء غرفة
   • قم بإعداد بيانات اعتماد ONLYOFFICE DocSpace (يرجى الرجوع إلى هذه المستندات)
   • يمكنك تخصيص عنوان الغرفة عن طريق وضع متغير اسم عميلك في معلمة Title (مثلاً “{{ $json.client_name }} — غرفة العميل “)
   • اختر نوع الغرفة التي تريد إنشائها في معلمة Type (لهذا سير العمل نوصي بنوع غرفة التعاون)
3. ONLYOFFICE DocSpace: تنزيل ملف
   • أدخل المعرف لقالب العقد الذي سيتم تحميله إلى غرفة العميل في معلمة File ID (يمكنك التحقق منها في عنوان URL للملف المخزن في DocSpace الخاص بك: مثلاً https://***.com/doceditor?fileId=69313)
4. ONLYOFFICE DocSpace: رفع ملف
   • أدخل المتغير الذي يخزن معرّف الغرفة التي أنشأناها مسبقًا في معلمة Parent ID (يجب أن يظهر بهذا الشكل: {{ $('Create a room').item.json.id }})
   • يمكنك تخصيص اسم الملف في معلمة File Name (مثلاً {{ $('Edit Fields').item.json.client_name }}_contract.docx)
   • تأكد من تفعيل معلمة Binary File
5. ONLYOFFICE DocSpace: دعوة مستخدم إلى غرفة
   • حدد معلمة Room ID إلى Manual واملأها بمتغير من المدخلات: {{ $('Create a room').item.json.id }}
   • قم بتغيير معلمة User ID إلى fixed وManual، واملأ معلمة User Email بعنوان البريد الإلكتروني للعميل
   • اختر أذونات العميل في User Access -> From list
6. ONLYOFFICE DocSpace: الحصول على رابط مشاركة غرفة
   • املأ معلمة Room ID بمتغير: {{ $('Create a room').item.json.id }}
7. Gmail: إرسال رسالة
   • اختر بيانات اعتماد Gmail
   • ضع عنوان البريد الإلكتروني للعميل في معلمة To
   • قم بإعداد معلمة Subject
   • اكتب قالب البريد الإلكتروني باستخدام المتغيرات من الخطوات السابقة

يمكن أن يكون المشغل أي حدث من نظام إدارة علاقات العملاء (HubSpot، Pipedrive، Salesforce)، نقطة نهاية الويب، أو تشغيل يدوي. تكون غرفة العميل جاهزة قبل أن يضطر أي شخص من فريقك للتفكير فيها.

2. أنبوب استلام المستندات المدعوم بالذكاء الاصطناعي

يقوم هذا سير العمل بمراقبة صندوق البريد الإلكتروني Gmail بحثًا عن رسائل تحتوي على مرفقات. عندما تصل واحدة، يقوم برفع الملف إلى مجلد DocSpace المخصص، واستخراج النص، ومرره إلى نموذج ذكاء اصطناعي (GPT-4o mini افتراضيًا). النموذج يحدد نوع المستند، يستخرج المرسل والتاريخ وأي مبالغ مالية، ويكتب ملخصًا جملة واحدة. يتم إرسال رسالة Slack تحتوي على التفاصيل الكاملة إلى فريقك.

تعليمات خطوة بخطوة

1. مشغل Gmail
   • قم بإعداد بيانات اعتماد Gmail OAuth2
   • تم تعيين الفلتر مسبقًا إلى `has:attachment` لذلك يتم تفعيل سير العمل فقط عند الرسائل الإلكترونية التي تحتوي على ملفات
   • فترة الاستطلاع محددة على كل دقيقة افتراضيًا — قم بتعديل ذلك في إعدادات المشغل إذا لزم الأمر
2. Gmail: الحصول على رسالة
   • قم بتمكين Download Attachments في قسم Options لجعل المرفق متاحًا كبيانات ثنائية للخطوة التالية
3. ONLYOFFICE DocSpace: رفع ملف
   • قم بإعداد بيانات اعتماد ONLYOFFICE DocSpace الخاصة بك (يرجى الرجوع إلى هذه المستندات)
   • قم بتعيين معلمة Parent ID إلى معرف مجلد DocSpace حيث يجب تخزين المستندات الواردة (يمكنك العثور على معرف المجلد في عنوان URL لـDocSpace عندما تفتح المجلد)
   • خصص اسم الملف في معلمة File Name — على سبيل المثال `{{ $json.from.text }}: {{ $json.subject }}` يسمي كل ملف بعد المرسل وموضوع البريد الإلكتروني
4. استخراج من ملف
   • قم بتعيين Operation إلى Extract From PDF لاستخراج النص العادي من مرفق PDF المرفوع
5. نموذج محادثة OpenAI (عقدة فرعية من مستخرج المعلومات)
   • قم بإعداد بيانات اعتماد OpenAI API
   • النموذج مضبوط على gpt-5-mini افتراضيًا — غير ذلك إلى أي نموذج آخر مدعوم من حساب OpenAI الخاص بك
6. مستخرج المعلومات
   • تم ملء معلمة Text مسبقًا بـ `{{ $json.text }}` من خطوة الاستخراج السابقة
   • تم تكوين خمسة سمات مسبقًا: document_type، sender_name، document_date، total_amount، وsummary — يمكنك إضافة أو إزالة أو إعادة تسمية هذه لتناسب احتياجات فريقك
7. Slack: إرسال رسالة
   • قم بإعداد بيانات اعتماد Slack OAuth2
   • قم بتعيين معلمة Channel إلى قناة Slack حيث يجب على فريقك تلقي الإشعارات
   • قالب الرسالة ملؤه مسبقًا بجميع الحقول الخمسة المستخرجة — قم بتحرير النص ليتناسب مع تنسيقك المفضل

يمكنك أيضًا استخدام عقدة المحفز DocSpace لتفعيل هذا سير العمل عندما يتم رفع ملف إلى DocSpace مباشرة، متخطياً الاستطلاع عبر البريد الإلكتروني تمامًا.

يُخزن كل مستند واردة (فاتورة، عقد، NDA، طلب شراء) وتُلخص. يرى فريقك ما وصل دون فتح أي مرفق.

3. توفير حساب DocSpace عندما ينضم موظف جديد

عندما يقوم نظام الموارد البشرية لديك بنشر حدث توظيف جديد عبر نقطة نهاية ويب، يقوم هذا سير العمل بإنشاء حساب DocSpace للموظف، وإخطار قسم تكنولوجيا المعلومات على Slack، وإرسال بريد إلكتروني ترحيبي للموظف الجديد مع رابط DocSpace الخاص بهم.

تعليمات خطوة بخطوة

1. مشغل نقطة نهاية الويب
   • انسخ عنوان URL لنقطة النهاية من العقدة وقم بتهيئة نظام الموارد البشرية الخاص بك للإرسال إليه عند إنشاء موظف جديد
   • تكون حقول الحمولة المتوقعة هي name، email، وdepartment — يتعامل سير العمل مع كل من JSON المسطح (`{ "name": "..." }`) والحمولات الملفوفة تلقائيًا (`{ "body": { "name": "..." } }`)

   ملاحظة: إذا كان لدى نظام الموارد البشرية الخاص بك مشغل رسمي لـn8n، يُوصى باستخدامه.

2. تعديل الحقول
   • تقوم هذه الخطوة بتطبيع الحمولة الواردة إلى ثلاثة حقول نظيفة: fullName، email، وdepartment
   • إذا كان نظام الموارد البشرية الخاص بك يرسل أسماء حقول مختلفة، قم بتحديث التعبيرات في هذه العقدة وفقًا لذلك
3. ONLYOFFICE DocSpace: دعوة مستخدم
   • قم بإعداد بيانات اعتماد ONLYOFFICE DocSpace الخاصة بك (يرجى الرجوع إلى هذه المستندات)
   • تم ملء معلمات Email، First Name، وLast Name تلقائيًا من الخطوة السابقة
   • تم تعيين Type إلى `Room Admin` افتراضيًا — غير ذلك إذا كان ينبغي توفير الموظفين الجدد بدور مختلف
4. Slack: إرسال رسالة
   • قم بإعداد بيانات اعتماد Slack OAuth2
   • استبدل عنصر النائب لرقم تعريف القناة برقم تعريف قناة Slack لفريق تكنولوجيا المعلومات الخاص بك
   • يجب أن يكون الإشعار ممتلئًا مسبقًا باسم الموظف الجديد، والبريد الإلكتروني، وقسمه باستخدام المتغيرات من الخطوات السابقة
5. Gmail: إرسال رسالة
   • قم بإعداد بيانات اعتماد Gmail OAuth2
   • تم ملء معلمة To تلقائيًا من الحقل البريد الإلكتروني المعالج
   • قم بتخصيص موضوع البريد الإلكتروني وجوهره ليتناسب مع نغمة انضمام الشركة الخاصة بك

يتعامل مع كل من JSON المسطح والحمولات الملفوفة في الجسم، لذا فإنه يعمل مع معظم أنظمة الموارد البشرية التي يمكنها تفعيل نقطة نهاية ويب. قم بإعداده مرة واحدة وسيكون لدى الموظفين الجدد حسابات مُعدة في انتظار تسجيل دخولهم الأول.

4. تنظيف أسبوعي للغرف التعاون غير النشطة

تميل الفرق إلى تراكم الغرف مع انتهاء المشاريع وانتقال العملاء، لكن القليل من الناس يهتمون بتنظيفها. يعمل هذا سير العمل كل يوم إثنين في الساعة 9 صباحًا، يجلب جميع الغرف من DocSpace، يقوم بتصفية أي غرفة غير نشطة لمدة 90 يومًا أو أكثر، ويقوم بأرشفتها، وينشر ملخصًا على Slack.

تعليمات خطوة بخطوة

1. مشغل الجدول الزمني
   • تم إعداد المشغل مسبقًا للعمل كل يوم إثنين في الساعة 9 صباحًا — قم بضبط اليوم أو الوقت أو التكرار في إعدادات المشغل لتتناسب مع جدول فريقك
2. ONLYOFFICE DocSpace: الحصول على جميع الغرف
   • قم بإعداد بيانات اعتماد ONLYOFFICE DocSpace الخاصة بك (يرجى الرجوع إلى هذه المستندات)
   • تقوم عملية Search Room بجلب جميع الغرف التي تمتلك حسابك حق الوصول إليها — لا تحتاج إلى أي معلمات إضافية
3. كود: تصفية الغرف غير النشطة لمدة 90 يومًا
   • تقوم هذه العقدة بلغة JavaScript بمقارنة طابع الوقت `updatedAt` لكل غرفة مع تاريخ اليوم (انظر كود السكربت أدناه)
   • لتغيير عتبة عدم النشاط، ابحث عن الرقم `90` في الشيفرة واستبدله بعدد الأيام الذي تفضله
   • تتراجع الغرف التي لا تتطابق مع الفلتر بصمت — يعمل باقي سير العمل فقط على الغرف المؤهلة
4. ONLYOFFICE DocSpace: أرشفة الغرفة غير النشطة
   • تم تعيين معلمة Room ID إلى `{{ $json.id }}` وتلتقط معرف الغرفة من كل عنصر تمت تصفيته تلقائيًا
   • تعمل هذه العقدة مرة واحدة لكل غرفة — إذا كانت هناك 12 غرفة غير نشطة، يتم تنفيذها 12 مرة
5. Slack: إرسال تقرير الأرشفة
   • قم بإعداد بيانات اعتماد Slack OAuth2
   • استبدل عنصر النائب لرقم تعريف القناة بقناة Slack الخاصة بك أو قناة العمليات
   • اكتب قالبًا باستخدام المتغيرات من الخطوات السابقة
   • تم تعيين هذه العقدة لتعمل مرة واحدة فقط بعد معالجة جميع الغرف، وتنشر رسالة واحدة تسرد كل غرفة تم أرشفتها

JavaScript للخطوة 3:

<code class="language-javascript">const cutoff = new Date();
cutoff.setDate(cutoff.getDate() - 90);
return items.filter(item => {
const updated = new Date(item.json.updatedAt || item.json.updated || 0);
return updated < cutoff;
});</code>

العتبة لعدم النشاط هي رقم مفرد في عقدة كود. غير 90 إلى 60 أو 180 عند الحاجة. عندما لا يوجد شيء لأرشفته، يعمل سير العمل بصمت.

5. نموذج استلام المشروع للعميل إلى غرفة DocSpace، تلقائيًا

يبدأ هذا سير العمل بنموذج مستضاف بواسطة n8n: اسم المشروع، اسم العميل، البريد الإلكتروني، الوصف. عند التقديم، ينشئ غرفة DocSpace، يسترجع الرابط القابل للمشاركة، يرسل للبريد الإلكتروني الخاص بالعميل رابط URL لمساحتهم المباشرة، ويخطر فريقك عبر Slack.

تعليمات خطوة بخطوة

1. مشغل نموذج n8n
   • يحتوي النموذج على أربعة حقول تم تكوينها مسبقًا: Project Name (مطلوب)، Your Name (مطلوب)، Email Address (مطلوب)، وProject Description (اختياري)
   • انسخ عنوان URL للنموذج من العقدة وشاركه مع العملاء — يتم استضافة النموذج مباشرة بواسطة n8n، بدون خدمة خارجية مطلوبة
   • تكون رسالة التأكيد المعروضة بعد التقديم مملوءة مسبقًا — قم بتحريرها في قسم Options من عقدة المشغل
2. ONLYOFFICE DocSpace: إنشاء غرفة
   • قم بإعداد بيانات اعتماد ONLYOFFICE DocSpace الخاصة بك (يرجى الرجوع إلى هذه المستندات)
   • تم تعيين معلمة Title إلى `{{ $json.project_name }} — {{ $json.client_name }}` حتى يتم تسمية كل غرفة تلقائيًا بعد المشروع والعميل
   • تم تعيين نوع الغرفة Type إلى Collaboration Room — غير ذلك إذا كان نوع الغرفة الآخر يناسب حالتك الاستخدامية
3. ONLYOFFICE DocSpace: الحصول على الرابط المشترك للغرفة
   • تم تعيين معلمة Room ID إلى `{{ $json.id }}` وتلتقط تلقائيًا معرف الغرفة التي أنشأتها في الخطوة السابقة
4. Gmail: إرسال رسالة
   • قم بإعداد بيانات اعتماد Gmail OAuth2
   • يجب أن تمتلئ معلمة To بمتغير من حقل البريد الإلكتروني للنموذج
   • يجب أن يكون Subject عبارة عن قالب نصي متضمن له متغيرات مثل Project Name و/أو Your Name من الخطوة 1
   • يجب تضمين رابط الغرفة من الخطوة السابقة في نص البريد الإلكتروني كـ `{{ $("Get Room Shared Link").item.json.sharedLink }}`
5. Slack: إرسال رسالة
   • قم بإعداد بيانات اعتماد Slack OAuth2
   • استبدل عنصر النائب برقم تعريف القناة التي يجب أن يتم إخطار فريقك بها بشأن المشاريع الجديدة
   • يجب أن يتضمن الإشعار متغيرات لاسم المشروع، اسم العميل، عنوان البريد الإلكتروني، ورابط مباشر إلى غرفة DocSpace الجديدة

كيف تبدأ

ستحتاج إلى نسخة من n8n (سحابية أو مستضافة ذاتيًا) وحساب ONLYOFFICE DocSpace. لتثبيت عقدة DocSpace يمكنك البحث عن “ONLYOFFICE DocSpace” في بحث العقد.

ابدأ مجانًا             تثبيت على الخادم

يدعم المصادقة أربع طرق: مفتاح API (موصى به)، المصادقة الأساسية، OAuth2، ورمز الوصول الشخصي. بمجرد التهيئة، تتم مشاركة بيانات الاعتماد عبر جميع عقد DocSpace في نسختك. انظر توثيق بيانات اعتماد ONLYOFFICE DocSpace للحصول على تفاصيل الإعداد.

اعيد إنشاء أي من قوالب سير العمل الخمسة من خلال اتباع الوصف أعلاه، ربط بيانات الاعتماد الخاصة بك، تبديل معرفات المجلد والقناة المناسبة، وتفعيلها.

ماذا تبني بعد ذلك

تغطي سير العمل أعلاه الحالات الشائعة. بما يتجاوز تلك، تدعم نفس العقد أشياء مثل:

• تذكيرات انتهاء الصلاحية: مسح مجلد العقود حسب الجدول الزمني، والتحقق من أسماء الملفات أو البيانات الوصفية للتواريخ، وإرسال تذكيرات التجديد قبل انتهاء الصلاحية
• تدقيق الوصول: تقرير أسبوعي عن جميع الغرف، أعضائها، ومستويات الوصول، يُرسل إلى قناة الإدارة
• أرشفة مدفوعة بالحدث: استخدام عقدة المحفز لنقل أو أرشفة الملفات تلقائيًا عندما تصل إلى حالة معينة
• إدارة دورة حياة المستخدم: الاحتفاظ بحسابات DocSpace متزامنة مع خدمة الدليل الخاصة بك باستخدام أحداث المحفز

تقدم العقد معظم ما يمكنك القيام به في واجهة DocSpace كعمليات API. تربط n8n تلك الأمور ببقية حزمة أدواتك.

أفكار نهائية

إذا تطابق أي من سير العمل أعلاه مع شيء تقوم به حاليًا يدويًا، فإن الإعداد مباشر: تثبيت العقدة، ربط بيانات الاعتماد الخاصة بك، استيراد القالب، وتفعيل. بعد ذلك، تتولى DocSpace الأعمال الروتينية دون الحاجة إليك.