بلدية Garrel: كيف يقوم مجتمع حديث برقمنة تدفقات العمل باستخدام ONLYOFFICE Docs

يمثل تحديث البنية التحتية وتبسيط إجراءات العمل تحديات أساسية للإدارات العامة. وتوضح بلدية Garrel، وهي مجتمع في مقاطعة Cloppenburg في Lower Saxony، ألمانيا، بشكل رائع كيف يمكن لهذا التحول أن ينجح. من خلال دمج ONLYOFFICE Docs في بيئة Nextcloud الخاصة بكم، اتخذت البلدية خطوة حاسمة نحو طريقة عمل أكثر رقمية ومرونة.

البحث عن حل مكتبي موثوق

تلتزم بلدية Garrel، التي تضم حوالي 15000 نسمة وحوالي 120 موظفاً في مختلف الأقسام، بتحديث إجراءات العمل الخاصة بها باستمرار. وكان جزء مركزي من هذا الجهد هو العثور على طريقة موثوقة لفتح المستندات وتحريرها بكفاءة داخل بيئة Nextcloud الخاصة بكم. وكان التركيز بشكل خاص على تمكين تدوين الملاحظات بشكل مرن ومستقل عن الموقع.

من خلال البحث على Google و YouTube، اكتشفت الإدارة ONLYOFFICE Docs. استند قرار اعتماد الحزمة المكتبية إلى عدة عوامل. وبما أن الموظفين كانوا معتادين بالفعل على Microsoft Office، فقد سهلت واجهة المستخدم المشابهة لـ ONLYOFFICE عملية الانتقال بشكل كبير. وقد قلل ذلك من متطلبات التدريب وضمن قبولاً عالياً بين أعضاء الفريق.

التعاون المرن

حالياً، تستخدم بلدية Garrel بشكل أساسي ONLYOFFICE Docs بالاشتراك مع Nextcloud لإنشاء المستندات وتحريرها من أي مكان. وُصف الدمج بأنه سريع ومباشر، وهو يعمل بشكل موثوق منذ إعداده.

أثبتت ميزة التعاون في الوقت الفعلي أنها مفيدة بشكل خاص. يمكن لعدة أشخاص العمل على مستند واحد في وقت واحد، مع عرض التغييرات من المحررين الأفراد بوضوح من خلال التتبع المرمز بالألوان. وقد أدى ذلك إلى تبسيط وتسريع التعاون في المشاريع بشكل كبير.

يستخدم الموظفون الآن أجهزة iPad بشكل متكرر كأجهزة تدوين ملاحظات رقمية في الاجتماعات والندوات. يتم حفظ الملاحظات مباشرة في Nextcloud ويمكن معالجتها على الفور في محطات العمل الخاصة بكم دون الحاجة إلى الورق أو النسخ اليدوي. وقد جعل هذا تدفقات العمل أكثر رقمية وكفاءة بشكل ملحوظ.

الأهداف المحققة والخطط المستقبلية

كان الهدف الرئيسي للبلدية هو تنفيذ حل مكتبي غير معقد يسمح بتحرير المستندات دون عمليات تثبيت محلية أو تراخيص باهظة الثمن لمستخدم واحد. وقد تحقق هذا الهدف بنجاح من خلال الجمع بين Nextcloud و ONLYOFFICE. وعلى المدى الطويل، تهدف الإدارة إلى أن تصبح أكثر استقلالية عن الحزم المكتبية التقليدية المثبتة محلياً.

شجعت التجربة الإيجابية البلدية على توسيع استخدامها لـ ONLYOFFICE ليشمل مجالات أخرى. وعلى وجه الخصوص، من المتوقع أن يؤدي التكامل المستقبلي مع حل خادم البريد الإلكتروني إلى تعزيز التعاون المرن في المستندات، ويُنظر إليه على أنه ميزة كبيرة للمؤسسة بأكملها.

توصية للمؤسسات الأخرى

بناءً على تجربتكم الإيجابية، تقدم بلدية Garrel توصية واضحة بـ ONLYOFFICE. إن المؤسسات التي تبحث عن حل بسيط وموثوق ومستقل عن الموقع لتحرير المستندات الرقمية في وضع جيد مع ONLYOFFICE. إن التكامل السلس في الأنظمة الحالية مثل Nextcloud وسهولة استخدامه العالية تجعله خياراً مثالياً لتحديث إجراءات العمل في القطاع العام وخارجه.