كيف قامت مؤسسة designermakersCIO بتبسيط التعاون والحوكمة باستخدام ONLYOFFICE DocSpace

يجب على المنظمة الخيرية designermakersCIO من المملكة المتحدة الموازنة بين التأثير والعمليات المرنة. وهنا يأتي دور ONLYOFFICE DocSpace. اقرأوا هذه القصة لاكتشاف سبب اختيارهم لـ ONLYOFFICE، وكيف يستخدمونه يوميًا، والفوائد الملموسة التي لمسوها – بدءًا من أمان المستندات المعزز والتعاون الأسهل إلى تقليل العبء الإداري واتخاذ القرارات بشكل أسرع.

نبذة عن designermakersCIO و designermakers21

مؤسسة designermakersCIO هي منظمة خيرية مقرها في ديس، نورفولك، بالمملكة المتحدة، في مهمة لدعم الحرف اليدوية كتعبير حيوي عن الإبداع البشري. وتسترشد بكل برنامج وقرار بالقيم التالية: النزاهة، الشمولية، التميز، والمجتمع.

مقرهم هو مركز designermakers21 الذي يجذب الزوار من جميع أنحاء المنطقة للتعلم من الحرفيين المقيمين، ومشاهدة العروض التوضيحية العامة، وتصفح (أو شراء) مجموعة واسعة من الأعمال الحرفية عالية الجودة. تسهل المنظمة الخيرية ما يلي:

• استوديوهات فنانين، ومعارض، ومساحات عمل لمجتمع من الحرفيين؛
• ورش عمل وفعاليات مفتوحة للجميع تعمل على تطوير المهارات الحرفية التقليدية والمعاصرة؛
• فرص تعليمية مصممة لإلهام الإبداع في جميع أنحاء إيست أنجليا وخارجها.

تركز أهداف المنظمة الخيرية على تعزيز وتحسين والنهوض بالتعليم في مجال الفنون والحرف اليدوية من خلال التعلم العملي. مع وجود أمناء يشرفون على الحوكمة والعمليات، يعد التعاون الرقمي الموثوق به أمرًا ضروريًا للحفاظ على سير المشاريع والامتثال للمتطلبات.

التحدي: عمل آمن وتعاوني بدون تكاليف إضافية

قبل اعتماد ONLYOFFICE، واجهت designermakersCIO تحديًا مألوفًا للمنظمات غير الربحية: كيفية مشاركة المستندات وتعديلها والموافقة عليها بين الأمناء دون سلاسل بريد إلكتروني لا نهاية لها، أو التباس في الإصدارات، أو مخاطر أمنية. لقد أرادوا:

• مجموعة مكتبية تعاونية وغير احتكارية؛
• ضمانات أمنية قوية للمستندات الحساسة قانونيًا والمخزنة عبر الإنترنت؛
• وصول بسيط للأمناء دون الحاجة إلى إرسال مرفقات بريد إلكتروني كبيرة الحجم؛
• طريقة للتعاون في المسودات والتعليق عليها وتتبع التغييرات؛
• القدرة على التراجع عن التعديلات في حال حدوث خطأ.

مع وجود دعم إداري محدود، كان يجب أن تكون أي أداة يعتمدونها سهلة التعلم وقليلة الصيانة مع دعم دورة حياة المستند بالكامل.

كان أحد الأمناء على دراية بـ ONLYOFFICE DocSpace وأوصى به باعتباره مناسبًا لاحتياجات المنظمة الخيرية. أثناء التقييم، كان الأمن هو العامل الحاسم. تطلب تخزين مستندات الامتثال والحوكمة عبر الإنترنت إجابات واضحة وذات مصداقية حول حماية البيانات والتحكم في الوصول. قدم ONLYOFFICE الضمانات التي كانوا بحاجة إليها، بينما قدم أيضًا تجربة تحرير مألوفة وغنية بالميزات ومصممة للتعاون.

استخدام ONLYOFFICE DocSpace في العمل اليومي

تقوم designermakersCIO بمركزية مستندات الأمناء في ONLYOFFICE DocSpace حتى يتمكن كل عضو في مجلس الإدارة من الوصول إلى أحدث الإصدارات دون البحث في رسائل البريد الإلكتروني. لقد أزال هذا التحول البسيط مصدرًا رئيسيًا للاحتكاك.

إليكم كيف يعمل الأمناء معًا داخل DocSpace:

• تخزين مركزي لمواد مجلس الإدارة. يحتفظ الأمناء بالمستندات الأساسية مثل السياسات ومحاضر الاجتماعات والخطط وملفات الامتثال في غرف مشتركة. يعلم الجميع مكان العثور على أحدث إصدار.
• الصياغة التعاونية. يقومون بالتحرير المشترك لمسودات المستندات في الوقت الفعلي، ويستخدمون ميزة تعقب التغييرات، ويضيفون تعليقات على المحتوى والصياغة. يسرع هذا من تطوير السياسات، وطلبات التمويل، والمراسلات، ومستندات الاجتماعات.
• توجيه الانتباه باستخدام روابط آمنة. عندما يحتاج مستند إلى مراجعة، يمكن لأحد الأمناء مشاركة رابط بدلاً من إرفاق ملف. يقلل هذا من فوضى صندوق الوارد ويضمن أن الجميع يشاهدون نفس الإصدار.
• سجل الإصدارات والتراجع. إذا تم إدخال خطأ ما، يمكنهم العودة إلى إصدار سابق. يمنح هذا الفريق الثقة للتعاون بحرية دون الخوف من فقدان العمل.
• الوصول دون اختناقات إدارية. نظرًا لعدم وجود سكرتير أو مسؤول مدفوع الأجر، يمكن لكل أمين خدمة نفسه، وبالتالي العثور على المستندات ومراجعتها وتحديثها عند الحاجة، مما يحافظ على استمرارية المشاريع بين الاجتماعات.

النتيجة: وقت أقل في إدارة الملفات ووقت أطول في التركيز على تقديم قيمة للحرفيين والمجتمع.

ماركو رايمنت، وصي، أمين الصندوق:

لقد فتح ONLYOFFICE عالمًا من الإمكانيات لمجلس الأمناء؛ فالتحرير التعاوني يعني أنه يمكننا إنشاء مستندات أساسية دون الحاجة إلى عقد اجتماعات وجهًا لوجه. يمكننا مشاركة مستندات الامتثال بشكل آمن ويمكن لجميع الأمناء الوصول إلى مستندات ما قبل الاجتماع قبل انعقادها. لدينا الآن المزيد من الوقت للتركيز على الأمور المهمة.