عززوا التعاون مع تطبيق ONLYOFFICE DocSpace الجديد لـ monday.com

هل تبحثون عن طريقة فعالة لإدارة المستندات والتعاون عليها داخل مساحة عمل monday الخاصة بكم؟ تطبيق ONLYOFFICE DocSpace هنا لتعزيز إنتاجية فريقكم من خلال سد الفجوة بين إدارة المهام والتعاون على المستندات. يتيح لكم هذا التكامل القوي ربط لوحات monday الخاصة بكم بسلاسة مع ONLYOFFICE DocSpace، مما ينشئ منصة موحدة لإدارة الملفات المكتبية. إليكم كل ما تحتاجون لمعرفته حول التطبيق الذي تم إصداره حديثًا.

الميزات والفوائد الرئيسية

• تكامل سلس للمستندات. اربطوا الملفات المكتبية من لوحات monday.com الخاصة بكم مباشرة بغرف ONLYOFFICE DocSpace لإدارة المستندات بكفاءة.
• تعاون معزز. مكّنوا فريقكم من تحرير الملفات وعرضها والتعاون عليها في الوقت الفعلي، كل ذلك ضمن واجهة سهلة الاستخدام.
• الوصول المستند إلى الأدوار. تحكموا فيمن يمكنه الوصول إلى ملفاتكم وتعديلها عن طريق تعيين أدوار مثل “منشئ المحتوى” أو “العارض” بناءً على احتياجات الفريق.
• توفر مرن. اختاروا ما إذا كنتم تريدون تنشيط التطبيق عبر جميع مساحات عمل monday الخاصة بكم أو تخصيصها لمساحات عمل محددة.
• إعداد مبسط. استمتعوا بإعداد سريع من قبل مسؤولي monday.com مع إرشادات لسهولة الاتصال بـ ONLYOFFICE DocSpace.
• خصوصية المستندات. ادعوا أعضاء محددين أو شاركوا الملفات عبر روابط خارجية آمنة – توفر غرف DocSpace العامة الوصول دون المساس بالتحكم.

ألقوا نظرة على هذا الفيديو القصير حول تكامل monday.com و ONLYOFFICE للحصول على نظرة عامة سريعة:

الفرق والسيناريوهات: لمن هو موجه؟

فيما يلي عدة سيناريوهات واقعية حيث يمكن للفرق عبر مختلف الصناعات استخدام تطبيق ONLYOFFICE DocSpace لـ monday.com لتبسيط سير العمل وتعزيز التعاون وزيادة الإنتاجية.

• إدارة المشاريع للفرق العاملة عن بعد. من خلال دمج ONLYOFFICE DocSpace مع لوحات monday.com، يمكن للفرق العاملة عن بعد التخلص من الارتباك الناتج عن الملفات المبعثرة. يمكن ربط كل مشروع على monday.com بغرفة عامة في DocSpace، مما يسهل على العاملين عن بعد العثور على خطط وتقارير المشروع وتحديثها والتعاون عليها.
• التعاون في الحملات التسويقية. مع دمج ONLYOFFICE DocSpace في monday.com، يمكن لفرق التسويق ربط لوحات الحملات مباشرة بمساحة تعاونية لإدارة المستندات. عند إنشاء حملة جديدة في monday، يمكن لقائد الفريق إنشاء غرفة مشتركة في DocSpace لتخزين ملفات المشروع مثل النماذج الإعلانية، ومسودات المدونات، أو اتفاقيات المؤثرين. يتم التواصل والتحرير مباشرة في البيئة المشتركة، مما يقلل من رسائل البريد الإلكتروني المتبادلة ويضمن أن يكون الجميع على نفس الصفحة.
• التواصل الداخلي لفرق الموارد البشرية. يمكن لفرق الموارد البشرية الاستفادة من ONLYOFFICE DocSpace المرتبط بلوحات الإعداد أو إدارة الأداء الخاصة بهم في monday.com. يمكنهم إنشاء غرف عامة لمواد الإعداد مثل أدلة التدريب ووثائق السياسات، مما يسهل على الموظفين الجدد الوصول إلى الموارد الرئيسية دون عناء.
• تطوير المنتجات لفرق البرمجيات. من خلال دمج ONLYOFFICE DocSpace مع monday، يمكن لفرق التطوير ربط لوحات السباق السريع (sprint) أو الميزات الخاصة بهم مباشرة بالغرف التي تدار فيها الوثائق الفنية. يمكن تخزين ملاحظات الإصدار وخطط الاختبار ووثائق واجهة برمجة التطبيقات (API) في هذه الغرف ليتمكن المطورون ومهندسو ضمان الجودة من الوصول إليها وتحديثها بشكل تعاوني.
• إدارة تعاون العملاء للوكالات. باستخدام ONLYOFFICE DocSpace لـ monday.com، يمكن للوكالات إنشاء غرف عامة منفصلة لكل مشروع عميل. يتم ربط هذه الغرف بلوحة العميل المعنية في monday، حيث يتم تحميل العقود والمواد الإبداعية ووثائق الملاحظات للتعاون. يمكن منح العملاء وصولاً محكماً لتقديم مدخلاتهم دون المساس بالملفات الحساسة الأخرى.

كيفية تثبيت التطبيق

لبدء استخدام ONLYOFFICE DocSpace مع monday، اتبعوا هذه الخطوات البسيطة.

1.  سجلوا الدخول إلى حسابكم في monday.com كمسؤول وتوجهوا إلى monday.com Marketplace.
2.  قرروا ما إذا كنتم تريدون تثبيت التطبيق عبر جميع مساحات عمل monday أو قصره على مساحات عمل محددة. يمكنكم تحديث هذا التفضيل لاحقًا عبر قسم “إدارة التطبيقات“.
3.  انقروا على زر “تثبيت” لإضافة تطبيق ONLYOFFICE DocSpace إلى monday الخاص بكم.

تثبيت التطبيق

ملاحظة: المسؤولون فقط لديهم صلاحيات لإلغاء تثبيت التطبيق إذا لزم الأمر.

كيفية إعداد التطبيق

بمجرد تثبيت التطبيق، إليكم كيفية إعداده لعمل سلس.

1.  اذهبوا إلى مساحة عمل monday حيث قمتم بتثبيت التطبيق وافتحوا إحدى لوحاتكم.
2.  انقروا على أيقونة الجمع (+) وحددوا “التطبيقات” من القائمة. ابحثوا عن ONLYOFFICE DocSpace وأضيفوه إلى لوحتكم.
3.  توجهوا إلى علامة تبويب تطبيق ONLYOFFICE DocSpace التي تم إنشاؤها حديثًا. ستحتاجون إلى تسجيل الدخول عن طريق إدخال بيانات اعتماد DocSpace الخاصة بكم (عنوان URL والبريد الإلكتروني وكلمة المرور). هل أنتم جدد على DocSpace؟ يمكنكم التسجيل هنا مجانًا.
4.  انتقلوا إلى ONLYOFFICE DocSpace -> Developer Tools -> JavaScript SDK وأضيفوا عنوان URL للوحة monday.com الخاصة بكم مع عنوان DocSpace الخاص بكم.

بمجرد تسجيل الدخول، ستتلقون إشعارًا بعنوان “مرحبًا بكم في لوحة DocSpace!” يؤكد نجاح التكامل.

هام: يمكن لمستخدمي monday.com العاديين استخدام التطبيق فقط بعد أن يتم إعداده بالكامل من قبل المسؤول.

كيفية استخدام التطبيق

يبدأ التعاون في ONLYOFFICE DocSpace بإنشاء غرفة، حيث يمكن لفريقكم تخزين الملفات والعمل عليها بشكل تعاوني. إليكم كيفية عمل ذلك.

بعد إعداد التطبيق، يمكن لمسؤول monday.com النقر على زر “إنشاء غرفة” في علامة تبويب DocSpace.

سيتم إنشاء غرفة عامة تلقائيًا في ONLYOFFICE DocSpace. سيتم تعيين وسمين محددين مسبقًا: monday integration و unique board ID.

داخل هذه الغرفة، يمكن لأعضاء الفريق تخزين المستندات المكتبية وتحريرها والتعاون عليها، بما في ذلك المستندات النصية والعروض التقديمية وملفات PDF وجداول البيانات.

إذا قررتم حذف أو أرشفة غرفة مرتبطة بلوحة monday.com، فمن السهل قطع الاتصال. ببساطة، انقروا على “إلغاء الربط” في علامة تبويب التطبيق. يمكنكم بعد ذلك إنشاء غرفة جديدة إذا لزم الأمر.

فهم حقوق الوصول

• يتم تلقائيًا إضافة مستخدمي monday المدرجين تحت دور “عضو الفريق” إلى غرفة DocSpace مع دور “منشئ المحتوى” في DocSpace. يمنحهم هذا وصولاً كاملاً لعرض الملفات وتحريرها وإنشائها وتحميلها.
• لن يتم إضافة مستخدمي monday الذين لديهم أدوار “العارض” أو “الضيف” تلقائيًا إلى الغرفة. ومع ذلك، يمكنهم عرض الملفات عبر الرابط الخارجي العام.
• حتى لو تمت مشاركة اللوحة مع مجموعة أوسع (على سبيل المثال، “الجميع في مشروع X”)، فلن تتم دعوة هؤلاء المستخدمين إلى الغرفة ولكن يمكنهم الوصول إلى الملفات للعرض.
• هل لديكم حساب حالي في ONLYOFFICE DocSpace ودور عارض/ضيف في monday.com؟ من خلال النقر على أيقونة الترس في علامة تبويب التطبيق، يمكنكم الوصول إلى “إعدادات التطبيق” لتسجيل الدخول ببيانات اعتماد DocSpace الخاصة بكم، حتى لو لم تكونوا مسؤولين في monday.

الأسئلة الشائعة (FAQ)

إليكم إجابات على الأسئلة الأكثر شيوعًا حول تكامل ONLYOFFICE و monday.com.

سؤال: هل تطبيق ONLYOFFICE DocSpace لـ monday.com مجاني؟

جواب: نعم، التطبيق مجاني تمامًا. يمكنكم تثبيته من monday Marketplace.

سؤال: هل أحتاج إلى حساب في ONLYOFFICE DocSpace لاستخدام التطبيق؟

جواب: نعم، أنتم بحاجة إلى ذلك. يمكنكم استخدام حساب DocSpace الحالي الخاص بكم، أو تسجيل حساب جديد مجانًا.

سؤال: هل يمكنني قصر التطبيق على مساحات عمل معينة في monday.com؟

جواب: نعم. أثناء التثبيت، يمكنكم اختيار ما إذا كنتم تريدون تمكين التطبيق عبر جميع مساحات عمل monday أو فقط مساحات عمل محددة. يمكنكم تغيير هذا الإعداد في أي وقت.

سؤال: لماذا لا يمكن للمستخدمين الآخرين الوصول إلى التطبيق بعد التثبيت؟

جواب: يمكن لمستخدمي monday العاديين الوصول إلى التطبيق فقط بعد أن يقوم المسؤول بإعداده بالكامل، بما في ذلك تسجيل الدخول وتسجيل العناوين اللازمة.

سؤال: ماذا يحدث إذا قمت بإلغاء تثبيت التطبيق؟

جواب: سيؤدي إلغاء تثبيت التطبيق إلى إزالة وظائفه من لوحات monday.com الخاصة بكم، لكن المستندات والغرف في ONLYOFFICE DocSpace ستبقى سليمة.