ONLYOFFICEでPDFフォームを共同編集する方法：簡単なガイド

リアルタイムで他の人と共同編集しながらPDFフォームを編集する方法をお探しなら、こちらのガイドが最適です。本ガイドでは、ONLYOFFICEスイートを使ってPDFフォームを作成し、簡単に共同編集する方法をご紹介します。

開始に必要なもの

ONLYOFFICEのPDFフォームを開始する最も簡単な方法は、無料のONLYOFFICE DocSpaceアカウントを作成し、クラウド上のパーソナライズされた文書管理プラットフォームにアクセスすることです。より高いセキュリティやデータのプライバシーを重視する場合は、LinuxまたはWindowsサーバー上にDocSpaceを展開できます：

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あるいは、既存のプラットフォームにONLYOFFICE Docsを統合すれば、そのプラットフォーム上でPDFフォームを共同編集できます。現在40を超える連携が利用可能で、Nextcloud、ownCloud、Redmine、WordPress、Alfresco、Confluence、Odooなどが含まれます。対応するコネクタは弊社サイトから取得でき、統合アプリがない場合はAPIまたはWOPI経由でスイートを組み込むことも可能です。

それでは、オンライン共同編集の流れを、ONLYOFFICE DocSpaceを例に見ていきましょう。

ステップ1：PDFフォームの作成

ONLYOFFICE DocSpaceはルームベースの共同編集プラットフォームなので、まずPDFフォームを共同編集するルームを作成し、他のユーザーを招待します。ルームセクションに移動し、左上の＋アイコンをクリックしてください。

次に、必要なルームタイプを選択します。共同編集にはコラボレーションルームが最適です。名前を入力し、タグや画像を追加して作成をクリックしてください。

コラボレーションルームが作成されたら、PDFフォームを作成します。デバイスからファイルをアップロードするか、左上の＋アイコンをクリックしてPDFフォームを選択します。後者を選ぶと、空白のPDFフォームを新規作成、既存のDOCXファイルをフォーム化、あるいはライブラリ内のテンプレートから選択できます。

ONLYOFFICEライブラリには、契約書や合意書から履歴書、ToDoリストまで、さまざまな用途向けのPDFテンプレートが多数用意されています。気に入ったテンプレートを右クリックし、コンテキストメニューから作成を選択してください。

どの方法でもフォーム作成後は名前を入力し、作成をクリックします。これでPDFフォームの作成は完了です。

ステップ2：コラボレーション参加者の招待

PDFフォームが準備できたら、コラボレーションルームに他のユーザーを招待します。招待された共同編集者はルーム内のすべてのファイルにアクセスでき、役割に応じた操作が可能です。

左上の三点アイコンをクリックし、コンテキストメニューから「ユーザーを招待」を選択します。新しいウィンドウで自己認証リンクを共有するか、DocSpace既存ユーザーは名前で、未登録ユーザーはメールアドレスで手動招待できます。

いずれの場合も、各ユーザーの役割を定義する必要があります。DocSpaceでは以下の役割があります：

• ルーム管理者：ルーム管理、ユーザー招待、役割割り当てが可能です。
• コンテンツ制作者：新規ファイル作成・編集は可能ですが、ユーザー管理はできません。
• 編集者：既存ファイルの編集は可能ですが、新規作成はできません。
• 閲覧者：ファイルの閲覧のみ可能です。

一部の役割は有料プランのみ利用可能です。詳細はこちらのガイドをご覧ください。

必要なユーザーを招待し、権限を設定したら、共同編集を開始できます。

ステップ3：PDFフォームの編集

ONLYOFFICE PDFエディターを使えば、PDFフォームをテキスト文書のように編集できます。フォントやサイズの変更、スタイルプリセットの適用、表や画像、図形の挿入、余白設定、目次や相互参照の追加など、多彩な編集機能が利用可能です。

また、フォーム作成ツールで様々なフィールドタイプを扱えます。フォームタブから以下のフィールドを選択可能です：

• テキストフィールド
• コンボボックス
• ドロップダウンリスト
• チェックボックス
• ラジオボタン
• 画像
• メールアドレス
• 電話番号
• 日付＆時刻
• 郵便番号
• クレジットカード
• 複合フィールド
• 署名フィールド

各フィールドにはプレースホルダーやヒントなどのプロパティがあり、入力をわかりやすくします。さらに、受信者ロールを割り当てることで、誰がどのフィールドを入力すべきかを色分けして視覚的に識別できます。

ステップ4：ONLYOFFICEの共同編集機能の利用

他のユーザーと編集する際には、共同作業タブの共同編集機能を活用できます。主な機能は以下のとおりです：

1. 共同編集モードの切り替え

高速モード（変更が即時反映）または厳格モード（保存後に反映）でオンライン共同編集が可能です。

2. コメントの残し方と管理

コメント機能で@メンションを使いながら意見交換できます。コメントの並び替えや削除も可能です。

3. 共同編集者とのチャット

編集画面内の統合チャットでテキストメッセージを交換できます。さらに、JitsiやRainbowプラグインを有効にすれば、ビデオ会議も可能です。

4. 変更履歴のリアルタイム追跡

変更の追跡機能で共同編集者の変更履歴を確認できます。個別または一括で承認・却下が可能です。

5. PDFのバージョン管理

バージョン履歴機能で各バージョンの作成者と日時を確認できます。必要に応じて過去バージョンを復元できます。

ステップ5：フォーム入力ルームへのフォーム送信

編集が完了したPDFフォームは、DocSpace内のフォーム入力ルームにコピーできます。フォーム入力ルームでは、入力可能なフィールドのみを使ってユーザーが提出でき、結果は自動的にスプレッドシートにまとめられます。

フォームをコピーするには、右上の共有して記入してもらうボタンをクリックし、以下のいずれかを選択します：

• フォームデータ収集：新規フォーム入力ルームを作成するか既存ルームを選択します。
• ロールベース入力：VDRルームで役割に応じた入力を行います。

選択すると、対応するルームにフォームが配置され、入力プロセスを自在に管理できます。

フォーム入力ルームの詳細はこちらの記事をご覧ください。

その他の連携でPDFフォームを共同編集する方法

ONLYOFFICE DocSpace以外にも、ONLYOFFICE Docsインスタンスと業務プラットフォームをコネクタで統合している場合もPDFフォームの共同編集が可能です。

共同編集を始めるには、プラットフォームの共有設定でPDFフォームを作成・共有するだけです。例えば、ONLYOFFICE DocsとownCloud連携では、空白PDFフォームの作成やDOCXからのフォーム化ができ、ownCloudユーザーとリアルタイムで共同編集が可能です。

ONLYOFFICE DocSpaceでPDFフォームを共同編集する

ONLYOFFICE DocSpaceでセキュアな文書ハブを作成し、PDFフォームやその他のOfficeファイルをチームメンバーや同僚とリアルタイムに共同編集しましょう。

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