Che cos’è un file XLS e come aprirne uno

Anche se i fogli di calcolo moderni sono passati da tempo a formati basati su XML, i file con estensione .xls si trovano ancora ovunque: negli archivi contabili più datati, nei sistemi aziendali legacy, nei portali della pubblica amministrazione e negli allegati email di partner che non hanno mai aggiornato i loro strumenti. Se ti è capitato di ricevere uno di questi file e ti sei chiesto di cosa si tratti esattamente e se sia sicuro continuare a usarlo, questo articolo fa per te.

Vedremo cos’è il formato XLS, come funziona dietro le quinte, in cosa si differenzia da XLSX, quali sono i suoi punti di forza e i suoi limiti, e come aprire, modificare e convertire i file XLS.

Panoramica tecnica

XLS (Microsoft Excel Binary File Format) è il formato di foglio di calcolo che Microsoft Excel usava come predefinito fino a Office 2003 compreso. La sua struttura interna è nota come BIFF (Binary Interchange File Format). Il formato si è evoluto nel corso delle diverse versioni di Excel, da BIFF2 in Excel 2.x a BIFF5 in Excel 5.0/95, ma oggi con “XLS” si intende quasi sempre BIFF8, la versione usata da Excel 97, 2000, XP e 2003. Per questo il formato è noto anche come Cartella di lavoro di Excel 97-2003.

A differenza dei moderni file XLSX, che sono archivi ZIP pieni di file XML leggibili, un file XLS è un unico file binario. A partire da Excel 5.0 si basa sul Compound File Binary Format di Microsoft (noto anche come OLE2 structured storage), una sorta di “file system all’interno di un file”. Lo stream principale, Workbook, contiene una lunga sequenza di record binari che descrivono ogni elemento del foglio di calcolo:

• Valori delle celle, stringhe e formati numerici
• Formule, memorizzate in forma compilata (tokenizzata)
• Struttura dei fogli, stili e caratteri
• Grafici, immagini e altri oggetti incorporati
• Macro VBA, memorizzate in uno stream separato

Il formato è proprietario, ma non è più una scatola nera. Microsoft ne ha pubblicato la specifica nel 2008 nell’ambito della Open Specification Promise e continua a mantenerla con il nome MS-XLS. Grazie a questo, molte applicazioni oltre a Excel sono in grado di leggere e scrivere file XLS in modo affidabile.

XLS ha anche limiti rigidi, ereditati dall’epoca in cui è nato: un foglio di lavoro può contenere al massimo 65.536 righe e 256 colonne (fino alla colonna IV). Per i volumi di dati della fine degli anni ’90 era più che sufficiente; per i dataset di oggi, spesso non lo è.

XLS e XLSX a confronto

Con Excel 2007, Microsoft ha sostituito XLS con XLSX, un formato basato su XML che fa parte dello standard Office Open XML (OOXML), poi approvato come ISO/IEC 29500. Ecco un confronto rapido tra i due formati; per un’analisi più approfondita su quando scegliere l’uno o l’altro, leggi il nostro articolo XLS vs XLSX: differenze e modi per convertire tra i due.

	XLS	XLSX
Predefinito in	Excel 97–2003	Excel 2007 e versioni successive
Struttura	Record binari (BIFF8) in un file composto	Archivio ZIP di file XML
Standard	Proprietario, con documentazione pubblica (MS-XLS)	Standard aperto (ECMA-376, ISO/IEC 29500)
Righe × colonne max	65.536 × 256	1.048.576 × 16.384
Macro	Supportate nello stesso file	Non consentite (si usa XLSM)
Recupero e ispezione	Richiede strumenti specializzati	Il contenuto può essere estratto e ispezionato
Dimensione file	In genere maggiore	In genere minore, grazie alla compressione ZIP

In breve, XLSX è più scalabile, più compatto e più facile da integrare con altri strumenti, mentre XLS resta il formato che garantisce la massima retrocompatibilità.

Dove si usano ancora i file XLS

A più di vent’anni dall’arrivo di XLSX, il formato XLS è tutt’altro che scomparso. Molti sistemi aziendali legacy, come vecchi software ERP, bancari e di contabilità, esportano ancora i report in XLS perché sono stati progettati così. Enti pubblici e istituti di statistica conservano spesso i dataset storici nel formato originale, per cui gli archivi degli anni ’90 e 2000 sono pieni di file .xls.

XLS è diffuso anche nello scambio di dati con i partner che usano versioni datate di Excel o strumenti che riconoscono solo il formato binario. Infine, alcune cartelle di lavoro con macro create anni fa continuano a circolare in formato XLS semplicemente perché nessuno vuole rischiare di compromettere il codice VBA migrandole.

Vantaggi e svantaggi dei file XLS

Vantaggi

• Massima compatibilità: praticamente qualsiasi applicazione per fogli di calcolo, vecchia o nuova, è in grado di aprire i file XLS.
• Supporto integrato per le macro: il codice VBA può essere salvato in un normale file .xls, senza dover passare a un formato diverso.
• Ben documentato: la specifica pubblica rende il formato prevedibile per sviluppatori e strumenti di conversione.

Svantaggi

• Limiti di dimensione: 65.536 righe e 256 colonne sono spesso insufficienti per i dati di oggi.
• Funzionalità datate: le funzioni più recenti, le nuove opzioni di formattazione e alcune caratteristiche delle tabelle non possono essere salvate in XLS.
• Rischi per la sicurezza: i vecchi formati binari con macro sono un veicolo comune di malware, per cui molte organizzazioni li bloccano o li segnalano.
• Difficili da recuperare: se un file binario si danneggia, il suo contenuto non può essere ispezionato o riparato manualmente.

Come aprire i file XLS

Microsoft ha smesso da anni di usare XLS come formato predefinito, ma questo non significa che ti serva una vecchia versione di Excel per gestire questi file. ONLYOFFICE Spreadsheet Editor, incluso nella suite ONLYOFFICE Docs, apre le cartelle di lavoro XLS insieme a decine di altri formati di fogli di calcolo e ti permette di lavorarci in sicurezza insieme al tuo team.

Aprire i file XLS con ONLYOFFICE

Per aprire un file XLS, ti basta fare doppio clic sul file dal tuo computer o da uno storage collegato. Quando il file viene aperto in modifica, ONLYOFFICE lo converte automaticamente in XLSX. Questo velocizza l’elaborazione e rende disponibili tutte le funzionalità del formato moderno, mentre dati, formule e formattazione restano intatti.

Una volta aperto il file, ti ritrovi in un ambiente familiare, con formule, funzioni, tabelle pivot, grafici, formattazione condizionale e co-editing in tempo reale, così puoi esaminare i dati legacy insieme ai tuoi colleghi.

Convertire i file XLS

Se vuoi abbandonare definitivamente il vecchio formato, con ONLYOFFICE è semplicissimo. Apri il file XLS, vai su File → Scarica come e scegli il formato che ti serve:

• XLSX per il lavoro quotidiano con i moderni software per fogli di calcolo
• XLSM se la cartella di lavoro deve mantenere le macro
• ODS per uno standard aperto e indipendente dai fornitori
• PDF o PDF/A per la condivisione e l’archiviazione a lungo termine
• CSV per importare i dati in database e altri strumenti

ONLYOFFICE Spreadsheet Editor può esportare anche in XLSB, XLTX, XLTM, OTS, JPG e PNG. E se i tuoi partner o i sistemi legacy richiedono ancora il vecchio formato, ONLYOFFICE Docs 10.0 ti permette di salvare i fogli di calcolo nel classico formato XLS. In generale, però, convertire i vecchi file XLS in XLSX è una buona idea: ti liberi dei limiti di righe e colonne e riduci le dimensioni dei file.

Convertire i file XLS online

Per una conversione occasionale non serve nemmeno aprire un editor: il convertitore di documenti online di ONLYOFFICE, gratuito, trasforma i file XLS in XLSX, ODS, CSV, PDF e altri formati direttamente nel browser, senza registrazione. Gestisce file fino a 5 MB e li elimina dal server dopo la conversione.

Dai nuova vita ai tuoi vecchi file XLS con ONLYOFFICE

Porta i tuoi file XLS in uno spazio di lavoro moderno, dove puoi visualizzarli, modificarli, lavorarci in collaborazione e convertirli in pochi clic. Lavora nel browser con un account cloud gratuito, oppure installa gli editor desktop gratuiti su Windows, Linux o macOS e tieni tutto sul tuo computer.

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