Che cos’è un file OFD e come aprirne uno

Quando un documento deve apparire identico su qualsiasi schermo e stampante, il PDF è il formato scelto dalla maggior parte degli utenti. In Cina, però, c’è un altro formato che svolge questo ruolo negli uffici pubblici, nei sistemi fiscali e negli archivi: l’OFD. Se lavori con partner o istituzioni cinesi, o gestisci fatture elettroniche, è probabile che ti sia già capitato di ricevere un file con estensione .ofd e di scoprire che i tuoi strumenti abituali non riescono ad aprirlo.

In questo articolo vedremo cosa sono i file OFD, com’è strutturato il formato, quali differenze ha rispetto al PDF, dove viene utilizzato e come aprire e convertire i file OFD.

Un file OFD (Open Fixed-layout Document) è un documento elettronico salvato nel formato nazionale cinese a layout fisso. Come il PDF, “congela” l’impaginazione del documento: testo, caratteri, immagini e le loro posizioni esatte vengono fissati al momento della creazione del file, così il documento si presenta in modo identico su qualsiasi dispositivo, sistema operativo o stampante.

In questo l’OFD si distingue nettamente dai formati reflowable, come DOCX o HTML, in cui il layout si adatta alle dimensioni dello schermo, ai caratteri installati e alla versione del software. L’OFD è pensato per le versioni finali e ufficiali dei documenti, che non devono cambiare dopo essere state emesse.

Contesto tecnico

L’OFD è definito dallo standard nazionale cinese GB/T 33190-2016 (Formati di archiviazione e scambio di file elettronici — Documenti a layout fisso). Lo standard è stato pubblicato dall’Amministrazione per la standardizzazione della Cina nell’ottobre 2016 ed è entrato in vigore nel maggio 2017. Il suo sviluppo nasce dall’esigenza di disporre di un’alternativa al PDF controllata a livello nazionale, da usare nei flussi di lavoro della pubblica amministrazione e in altri ambiti sensibili.

Poco dopo la pubblicazione dello standard, le norme cinesi sui documenti ufficiali elettronici e gli enti governativi hanno indicato l’OFD come formato obbligatorio per questi documenti. Da allora il suo utilizzo si è diffuso costantemente nella pubblica amministrazione e nei settori collegati.

Com’è strutturato un file OFD

Un file OFD è un archivio ZIP che contiene file XML e risorse, un approccio simile a quello dei moderni formati per l’ufficio come OOXML e ODF. Se rinomini un file .ofd in .zip ed estrai il contenuto, troverai una gerarchia di cartelle ben organizzata secondo lo schema documento → pagina → oggetto.

I componenti principali di un pacchetto OFD sono:

• OFD.xml: il punto di ingresso, che descrive il pacchetto e rimanda ai documenti che contiene.
• Document.xml: definisce l’albero delle pagine di un documento, la struttura (segnalibri) e le impostazioni generali.
• Content.xml: uno per ogni pagina, descrive il testo, la grafica vettoriale e le immagini della pagina, con le relative coordinate esatte.
• PublicRes.xml / DocumentRes.xml: risorse condivise come caratteri, spazi colore e immagini.
• Cartella Signs: sigilli elettronici e firme digitali, se il documento è stato firmato.

Poiché tutto è descritto in XML, i file OFD sono facili da analizzare con strumenti standard, e questo semplifica l’elaborazione automatica, la verifica e l’estrazione dei dati. Lo standard supporta anche annotazioni, allegati e tag personalizzati che associano dati strutturati a specifiche aree della pagina.

OFD e PDF a confronto

OFD e PDF hanno lo stesso scopo: preservare esattamente l’impaginazione di un documento. Le differenze riguardano l’origine, la struttura interna e l’ecosistema.

Categoria	OFD	PDF
Standard	Standard nazionale cinese GB/T 33190-2016	Standard internazionale ISO 32000 (sviluppato originariamente da Adobe)
Struttura interna	Archivio ZIP di file XML	Oggetti binari/testuali collegati da una tabella dei riferimenti incrociati
Sigilli elettronici	Supporto nativo, compatibile con gli algoritmi crittografici cinesi (SM2, SM3)	Firme digitali basate su PKI; gli algoritmi cinesi richiedono adattamenti aggiuntivi
Uso principale	Documenti della pubblica amministrazione cinese, fatture elettroniche, licenze elettroniche, archivi	Universale: aziende, editoria, ambito legale, condivisione quotidiana
Supporto software	Limitato, soprattutto lettori specializzati	Supportato quasi ovunque, browser web compresi

In pratica, i due formati convivono più che farsi concorrenza. Il PDF resta lo standard di riferimento a livello globale, mentre l’OFD è obbligatorio ovunque lo richiedano le normative o le istituzioni cinesi.

Dove si usano i file OFD

L’OFD si usa soprattutto per documenti con valore legale o amministrativo. Nella pubblica amministrazione, i documenti ufficiali vengono redatti, firmati con sigilli elettronici, distribuiti e archiviati come file OFD, così la loro impaginazione resta coerente tra i diversi sistemi d’ufficio.

In ambito fiscale e finanziario, le fatture elettroniche IVA cinesi vengono di norma emesse in formato OFD, che unisce un layout visivo fisso a dati strutturati, come importi e codici fiscali, leggibili automaticamente dai software. Anche le licenze e i certificati elettronici, come le licenze commerciali e le registrazioni immobiliari, usano sempre più spesso l’OFD, perché il formato supporta sigilli incorporati e controlli anticontraffazione.

Infine, la gestione di archivi e registri si affida all’OFD per la conservazione a lungo termine dei documenti elettronici, dato che gli standard archivistici cinesi lo indicano come formato per la conservazione digitale. Per tutti questi motivi, le aziende che operano in Cina, così come i loro commercialisti e consulenti legali all’estero, si trovano regolarmente a gestire file OFD.

Pro e contro dei file OFD

Pro

• Layout coerente: il documento appare identico su qualsiasi dispositivo e stampante.
• Formato aperto e strutturato: i file XML all’interno di un contenitore ZIP sono facili da analizzare ed elaborare automaticamente.
• Strumenti di affidabilità integrati: supporto nativo per sigilli e firme elettroniche basati sugli standard crittografici cinesi.
• Riconoscimento ufficiale: accettato, e spesso richiesto, dagli enti governativi cinesi.

Contro

• Compatibilità limitata: la maggior parte dei sistemi operativi e dei browser non apre i file OFD senza software aggiuntivo.
• Diffusione regionale: al di fuori della Cina, il formato è poco diffuso e poco conosciuto.
• Non pensato per la modifica: come il PDF, l’OFD è progettato per documenti definitivi, non per documenti in lavorazione.

Come aprire i file OFD

Poiché Windows, macOS e i browser web non supportano l’OFD in modo nativo, di solito serve un lettore dedicato. Un’alternativa pratica è ONLYOFFICE PDF Editor, parte di ONLYOFFICE Docs: a partire dalla versione 10.0 può aprire i file OFD e convertirli in altri formati, quindi non è necessario installare un visualizzatore separato solo per questi documenti.

Aprire i file OFD con ONLYOFFICE

Ti basta fare doppio clic sul file OFD dal tuo computer o da un archivio collegato, oppure caricarlo nel tuo DocSpace di ONLYOFFICE. Il file si apre in sola lettura, come avviene per i file XPS, con impaginazione, caratteri e immagini originali preservati, così puoi leggerlo, cercare al suo interno e stamparlo.

Convertire i file OFD

Se devi modificare il contenuto o condividerlo con qualcuno che non può aprire file OFD, vai su File → Scarica come e scegli un altro formato:

• PDF o PDF/A per la condivisione e l’archiviazione universali
• DOCX per modificare il testo in un word processor
• TXT, RTF o HTML per riutilizzare il contenuto altrove
• JPG o PNG per salvare le pagine come immagini

Una volta convertito il file in PDF, puoi passare dalla modalità di visualizzazione a quella di modifica e continuare a lavorare sul documento come su un normale PDF.

Tieni presente che i sigilli elettronici basati sugli standard crittografici cinesi potrebbero non restare validi dopo la conversione. Se il valore legale del documento è importante, conserva il file OFD originale insieme alla copia convertita.

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