2025 թվականի 8 լավագույն փաստաթղթերի կառավարման ծրագրեր

Փաստաթղթերի կառավարման ծրագրերը համընդհանուր գործիքներ են, որոնք յուրաքանչյուր թիմի և ընկերության համար անփոխարինելի են արդյունավետությունը բարձրացնելու նպատակով։ Ընդգրկում են գրեթե ամեն ինչ՝ թիմային համագործակցություն և հաղորդակցություն, ֆայլերի պահպանում ու տարածում։ Այս հոդվածում կներկայացնենք այս ոլորտի 2025 թվականի լավագույն լուծումները։

Ի՞նչ է փաստաթղթերի կառավարումը

Ընդհանուր առմամբ, փաստաթղթերի կառավարումն այն գործընթացն է՝ ինչպես ընկերությունը մշակում է էլեկտրոնային փաստաթղթերն ու թղթային բովանդակության թվայնացված պատկերը։ Այն ներառում է տարբեր տեսակի ֆայլեր՝ տեքստային փաստաթղթեր, աղյուսակներ, ներկայացումներ, թվային ձևեր, սկանավորված պատկերներ և PDF-եր։ Փաստաթղթերի կառավարումը վերահսկում է էլեկտրոնային ֆայլի ամբողջ ցիկլը՝ ստեղծումից ու խմբագրումից մինչև տարածում, հասանելիություն և պահպանում։

Փաստաթղթերի կառավարումը հաճախ ենթադրում է ճկուն հասանելիության և թույլտվությունների համակարգ, որը հնարավորություն է տալիս թույլատրել կամ արգելել որոշակի գործողություններ՝ կախված օգտատիրոջ դերից ընկերությունում։ Այս կերպ ապահովվում է կարևոր ֆայլերի գաղտնիությունը և կանխվում է չարտոնված մուտքը։

Փաստաթղթերի կառավարումը հնարավոր չէ առանց հատուկ ծրագրային ապահովման, որը հայտնի է որպես ՓԿՀ(DMS)։ Այն թույլ է տալիս օգտատերերին ստեղծել, խմբագրել, կառավարել և նույնիսկ համագործակցել էլեկտրոնային փաստաթղթերի շուրջ՝ կենտրոնացված միջավայրում։

Բացի դրանից, ՓԿՀ-ը ներառում է հաղորդակցման գործիքներ, որոնք հեշտացնում են թիմի անդամների փոխազդեցությունն ու կարծիքների փոխանակումը փաստաթղթերի հետ աշխատանքում։ Այն բարձրացնում է արդյունավետությունը և կրճատում է վերջնական տարբերակի հաստատման համար պահանջվող ժամանակը։

Փաստաթղթերի կառավարման ծրագրերի նպատակները

Մասնագիտացված հարթակների միջոցով թիմերն ու ընկերությունները շատ ավելի հեշտ են կազմակերպում փաստաթղթերի կառավարումը։ Ահա նման ծրագրերի կիրառման հիմնական նպատակները՝

• Ֆիզիկական փաստաթղթերի պահեստավորման ծախսերի կրճատում,
• Արդյունավետության և թիմային համագործակցության բարձրացում,
• Գաղտնի տեղեկատվության պաշտպանության ուժեղացում,
• Տվյալների արտահոսքի ռիսկի վերացում,
• Էլեկտրոնային փաստաթղթերի աշխատանքային հոսքերի բարելավում։

Ձեր ընկերության համար լավագույն փաստաթղթերի կառավարման համակարգը (DMS) գտնելու համար ծանոթացեք ստորև ներկայացված տարբերակներին և տեսեք, արդյոք կարող են դրական ազդեցություն ունենալ ձեր աշխատանքային գործընթացների վրա՝ հաշվի առնելով բիզնեսի տեսակը և բյուջեն։

2025 թվականի 8 լավագույն փաստաթղթերի կառավարման լուծումները

1. ONLYOFFICE DocSpace

ONLYOFFICE DocSpace-ը վեբ-հիմքով փաստաթղթերի կառավարման համակարգ է, որը ներառում է համագործակցության լայն հնարավորություններ։ Այն թիմերին ու ընկերություններին հնարավորություն է տալիս ստեղծել ապահով աշխատանքային միջավայր ամպում կամ տեղային մասնավոր սերվերում, որտեղ կարելի է պահել, կառավարել, կիսվել և համատեղ խմբագրել էլեկտրոնային փաստաթղթեր։

ONLYOFFICE DocSpace-ը համատեղելի է բոլոր տարածված գրասենյակային ֆայլերի հետ՝ հնարավորություն տալով խմբագրել և համատեղ աշխատել տեքստային փաստաթղթերի, աղյուսակների, ներկայացումների, էլեկտրոնային ձևերի և PDF ֆայլերի վրա։Կառուցված գրասենյակային լուծումն երաշխավորում է լիարժեք համատեղելիություն Word-, Excel- և PowerPoint-ֆայլերի հետ, ինչպես նաև ապահովում է աջակցություն այլ տարածված ձևաչափերի համար, ներառյալ DOC, ODT, RTF, TXT, HTML, EPUB, XPS, DjVu, XLS, ODS, CSV, PPT, ODP և Apple-ի բնիկ ֆորմատները (Pages, Numbers և Keynote)։

ONLYOFFICE DocSpace-ը փաստաթղթերի կառավարմանը մոտենում է սենյակների  սկզբունքով, և դուք կարող եք ստեղծել վեց տեսակի սենյակ՝ ըստ անհրաժեշտության՝

• Համագործակցային սենյակներ՝ նախատեսված փաստաթղթերի իրական ժամանակում համատեղ խմբագրման համար։
• Հատուկ սենյակներ՝ օգտակար, երբ ունեք կոնկրետ խնդիր, օրինակ՝ մեկնաբանություններ կամ վերանայումներ կատարել։
• Հանրային սենյակները հարմար են արտաքին կիսման համար՝ օգտատերերին կարելի է հրավիրել արտաքին հղումների միջոցով, որպեսզի նրանք կարողանան դիտել ֆայլերը առանց գրանցվելու։
• Միջոցառումների սենյակներ՝ թույլ են տալիս կառավարել ձեր գրասենյակային ֆայլերը վիդեո զանգերի ժամանակ, եթե միացնեք DocSpace-ը ձեր Zoom հաշվի հետ, ինչը հնարավորություն է տալիս իրական ժամանակում փաստաթղթերի համատեղ խմբագրում Zoom զանգերի ընթացքում։
• Ձևաթղթերի լրացման սենյակներ՝ լավագույնն են, եթե անհրաժեշտ է կազմակերպել պարզ և արդյունավետ ֆորմաների լրացման գործընթաց ձեր նախագծերի համար։
• Վիրտուալ տվյալների սենյակներ՝ թույլ են տալիս պահպանել և կազմակերպել բիզնես տեղեկությունները, ինչը հարմար է պարտադիր ուսումնասիրության  գործընթացի համար։

DocSpace սենյակներում դուք կարող եք սահմանել տարբեր հասանելիության մակարդակներ մյուս օգտատերերի համար, ներառյալ DocSpace-ի և սենյակի ադմիններ, օգտատերեր, խմբագիրներ, դիտողներ, մեկնաբանողներ, վերանայողներ, բովանդակության ստեղծողներ, ձևաթղթեր լրացնողներ և հյուրեր։ Այս ճկուն համակարգը՝ օգտատերերի տեսակների և դերերի վերաբերյալ, դարձնում է մուտքի կառավարումն ավելի թափանցիկ և հաշվետու։

Փաստաթղթերի խմբագրման առումով ONLYOFFICE DocSpace-ը առաջարկում է պրոֆեսիոնալ գործիքներ և հնարավորություններ՝ ներառյալ զրույցի համակարգ, աուդիո և վիդեո զանգեր, ինչպես նաև ԱԲ օգնական, որը հեշտացնում է տեքստերի հետ աշխատանքը։ Օրինակ, դուք կարող եք ստեղծել տեքստ և պատկերներ, պատրաստել ամփոփագրեր, հանել հիմնական բառերը, թարգմանել պարբերություններ, ուղղել քերականության և գրականության սխալներ և այլն՝ օգտագործելով ձեր նախընտրած ԱԲ գործիքը, օրինակ՝ ChatGPT, Mistral, Google Gemini, Groq, DeepSeek և այլն։

ONLYOFFICE DocSpace-ի ևս մեկ առավելությունն այն է, որ այն հեշտությամբ ինտեգրվում է այլ համակարգերի հետ։ Ներկայում այն փաստաթղթերի կառավարման և համագործակցության հնարավորություններ է ավելացնում որոշ CMS և CRM հարթակներում, օրինակ՝ Drupal, WordPress և Pipedrive։ Zapier-ի միջոցով ինտեգրումն էլ թույլ է տալիս ավտոմատացնել աշխատանքային հոսքերը հարյուրավոր բիզնես և արդյունավետության հավելվածների հետ։

Լավագույնը՝ փաստաթղթերի իրական ժամանակում համատեղ խմբագրում և կառավարում թիմակիցների, բաժինների, գործընկերների և հաճախորդների հետ։

Ցանկանու՞մ եք փորձել ONLYOFFICE DocSpace և տեսնել, թե ինչպես կարող է փոխել ձեր աշխատանքային գործընթացը գրասենյակային ֆայլերի և համագործակցության դեպքում: Սկսեք հիմա ամպային տարբերակում կամ ինքնահոսթինգ տարբերակը ձեր սերվերում։

ՍՏԵՂԾԵԼ ԱՆՎՃԱՐ ՀԱՇԻՎ          ՏԵՂԱԴՐԵԼ ԼՈԿԱԼ

2. OpenKM

OpenKM-ը բաց ծածկագրով փաստաթղթերի և գրանցումների կառավարման հարթակ է, որը ներառում է կարևոր փաստաթղթերի կառավարման և համագործակցության գործիքներ, ինչպես նաև առաջադեմ որոնման հնարավորություններ։ Համակարգը տրամադրում է ադմինիստրատիվ գործառույթներ, որոնք թույլ են տալիս սահմանել տարբեր օգտատերերի դերեր, կազմակերպել մուտքի վերահսկում, սահմանել օգտատերերի քվոտաներ, վերահսկել փաստաթղթերի անվտանգության մակարդակը և ստանալ օգտատերերի գործողությունների մանրամասն լոգներ։

OpenKM-ը հնարավորություն է տալիս օգտատերերին կառավարել էլեկտրոնային փաստաթղթերի արտադրությունը, պահպանումը, կառավարումը և տարածումը։ Համակարգը նաև ունի աշխատանքային հոսքերի շարժիչ, որն օգնում է աշխատակիցներին բարձրացնել արդյունավետությունը, ինչպես նաև գրանցումների կառավարման համակարգ՝ ձեր ընկերությանը թույլ տալով հավաքել և պահպանել բիզնեսի գործունեության և գործարքների վերաբերյալ տեղեկություններ։

Մեկ այլ առավելություն՝ OpenKM-ում որոշ սովորական գործընթացներ կարող են կատարվել ավտոմատ կերպով՝ առանց մարդկային միջամտության։ Օրինակ, հնարավոր է ստեղծել և կիրառել ստուգման կանոններ փաստաթղթերի դասակարգման, էլեկտրոնային ստորագրությունների և մետատվյալների բռնագրման համար։

Լավագույնը՝ ձեռնարկությունների փաստաթղթերի և գրանցումների կառավարման համար։

3. DocuWare

DocuWare-ն ամպային փաստաթղթերի կառավարման և աշխատանքային հոսքի ավտոմատացման ծրագրային ապահովում է, որը թույլ է տալիս ձեռնարկություններին և հեռահար թիմերին թվայնացնել, ապահովել և մշակել էլեկտրոնային ֆայլերը։

DocuWare-ի միջոցով դուք կարող եք ավտոմատացնել տարբեր առաջադրանքներ և գործընթացներ, ինչպիսիք են հաշիվների ձևակերպումը, պայմանագրերի կառավարումը կամ նոր աշխատակիցների ընդունելությունը։ Հարթակն ավտոմատ կերպով գրանցում է կարևոր տեղեկությունները և դրանք պահում մեկ թվային միջավայրում։ Օրինակ, սա գործում է աշխատակիցների փաստաթղթերի, մարդկային ռեսուրսների ֆայլերի և բիզնես փաստաթղթերի դեպքում, թույլ տալով ձեր թիմին մոռանալ ռուտինային առաջադրանքների մասին և կենտրոնանալ այն գործերի վրա, որոնք բարձրացնում են արդյունավետություը և շահույթը։

Ամպային լուծման լինելու շնորհիվ, DocuWare-ը հասանելի է ցանկացած բրաուզերի միջոցով, ինչն այն կատարյալ է դարձնում հեռահար թիմերի համար, որոնք աշխատում են տարբեր վայրերից։ Սակայն կան որոշ լրացուցիչ գործիքներ, որոնք կարող են բարձրացնել ձեր արտադրողականությունը DocuWare օգտագործելիս, օրինակ՝ եթե անհրաժեշտ է ստեղծել սխեմա կամ մշակել սկանավորված փաստաթուղթ։

Լավագույնը՝ հեռահար թիմերի միջև փաստաթղթերի աշխատանքային հոսքի ավտոմատացումը։

4. Adobe Document Cloud

Adobe Document Cloud-ը Adobe-ի կողմից մշակված փաստաթղթերի կառավարման համակարգ է, որը համալրված է հզոր PDF խմբագրման գործիքներով և ծառայություններով, ներառյալ Adobe Acrobat Pro DC, Acrobat Sign և այլ հավելվածներ։ Միավորված լուծումը թույլ է տալիս օգտատերերին իրենց ձեռնարկային փաստաթղթերի գործընթացները փոխակերպել թվային աշխատանքային հոսքերի։

Adobe Document Cloud-ը լավագույնն է PDF ֆայլերի կառավարման համար։ Դուք կարող եք հեշտությամբ ստեղծել, խմբագրել և ստորագրել PDF-ները ցանկացած սարքում։ Հարթակը նաև տրամադրում է համագործակցության և համաժամեցման գործիքներ, թույլ տալով իրական ժամանակում աշխատել թիմակիցների հետ։

Ներառված աուդիտի հետք ֆունկցիան ապահովում է արագ հասանելիություն բոլոր փաստաթղթային գործողություններին, որպեսզի կարողանաք ցանկացած պահի հետևել PDF փաստաթղթերի ընթացիկ կարգավիճակին։ Ավելին, հարթակն ունի օգտակար գործառույթ, որը ավտոմատ հիշեցումներ է սահմանում փաստաթղթերի ժամկետների համար։

Adobe Document Cloud-ը նաև տրամադրում է տարբեր տեսակի հարմարեցված ձևաթղթեր (պայմանագրեր, լրացվող ձևաթղթեր և այլն), ինչը զգալիորեն արագացնում է փաստաթղթերի ստեղծման գործընթացը, քանի որ ոչինչ անհրաժեշտ չէ սկսել զրոյից։

Լավագույնը՝ PDF ֆայլերի ստեղծմամբ և կառավարմամբ զբաղվելու համար։

5. M-Files

M-Files-ը նորարարական փաստաթղթերի կառավարման հարթակ է, որը ընդգրկում է բիզնես գործընթացների լայն տեսականի, ինչպիսիք են փաստաթղթերի ստեղծումն ու կառավարումը, աշխատանքային հոսքի ավտոմատացումը, համագործակցությունը, անվտանգության համապատասխանությունը և աուդիտային հետքը։

Հարթակը ղեկավարվում է ԱԲ տեխնոլոգիայով, որը օգնում է թիմերին և ձեռնարկություններին կազմակերպել բոլոր տեղեկությունները մեկտեղ՝ էլեկտրոնային ֆայլերը դասակարգելով և նրանց նշանակությունը հանելով։ Սա թույլ է տալիս ավտոմատացնել ռուտինային առաջադրանքները և ապահովել, որ համապատասխան տեղեկատվությունը հեշտությամբ գտնվի և օգտագործվի ճիշտ ձևով։

M-Files-ը կարելի է հարմարեցնել ցանկացած ոլորտի, որը պահանջում է խելացի փաստաթղթերի կառավարում և բովանդակության որոնում։ Հարթակի ևս մեկ առավելությունն է՝ երրորդ կողմի ծառայությունների ինտեգրման հնարավորությունը՝ արտադրողականությունը բարձրացնելու համար։ Ընդհանուր հասանելի տարբերակների թվում են՝ Adobe Acrobat Sign, Google Workspace, Microsoft 365, Salesforce և SharePoint։

Լավագույնը՝ խելացի գիտելիքների և աշխատանքային գործընթացների ավտոմատացման համար։

6. LogicalDOC

LogicalDOC-ը փաստաթղթերի կառավարման լուծում է, որն առաջարկում է ինտուիտիվ ինտերֆեյս և առաջատար տեխնոլոգիա՝ համատեղելի լայն ընդունված միջազգային ստանդարտների հետ։ Այն մոդուլային հարթակ է, որը հեշտությամբ կարող է լուծել ամենաբարդ փաստաթղթային կառավարման պահանջները։

LogicalDOC-ը համալրված է բազմաֆունկցիոնալ ՓԿՀ-ով և ներառում է փաստաթղթերի ու գիտելիքների կառավարում, ինչպես նաև գործիքներ ձևաթղթերի և գրանցումների մշակման համար։ Ծրագիրը կարող է կազմակերպել, ինդեքսավորել, որոնել, վերահսկել և անվտանգ կերպով տարածել բիզնես փաստաթղթեր։

LogicalDOC-ի միջոցով դուք կարող եք ավտոմատացնել ձեր բիզնես գործընթացները՝ բարձրացնելու արտադրողականությունը և նվազեցնելու ծախսերը։ Հարթակը հնարավոր է տեղադրել Windows, Linux և macOS համակարգերի վրա։ LogicalDOC-ի հիմնական առավելությունն է տվյալների մուտքագրումն ու փաստաթղթերի որոնումը պարզ և արդյունավետ դարձնելը։

Լավագույնը՝ ապահով փաստաթղթերի կառավարումն անձնական ցանցերի շրջանակում։

7. Templafy

Templafy-ն ԱԲ-ով ղեկավարվող փաստաթղթերի ստեղծման և կառավարման հարթակ է, որը թույլ է տալիս ստեղծել, մշակել և օգտագործել բիզնես փաստաթղթեր տարբեր ոլորտներում, ինչպիսիք են ֆինանսական ծառայությունները, մարքեթինգը, կառավարությունը, հաշվապահությունը, վաճառքները և այլն։ Հարթակի միջոցով հնարավոր է ստեղծել կենտրոնացված փաստաթղթային հաբ, որը հեշտությամբ հասանելի կլինի տարբեր սարքերից։

Templafy-ը նախագծված է փաստաթղթերի ստեղծման գործընթացը ավտոմատացնելու և ձեռնարկային տվյալների մուտքագրումը նվազեցնելու համար, միաժամանակ ապահովելով փաստաթղթերի և ֆայլերի մշտական հասանելիություն՝ արդյունավետ համագործակցության հիմք ստեղծելու նպատակով։

Հարթակն առաջարկում է հեշտ օգտագործման դինամիկ ձևանմուշներ՝ ավտոմատ ձևանմուշների կառավարման գործիքներով, որոնք աջակցվում են GenAI-ով։ Սա թույլ է տալիս վայրկյանների ընթացքում ստեղծել առաջարկներ, նամակներ, հաշվետվություններ և այլ բիզնես փաստաթղթեր՝ հարմարեցված յուրաքանչյուր հաճախորդի պահանջներին։

Լավագույնը՝ ԱԲ-ով փաստաթղթերի ստեղծման համար։

8. XaitPorter

XaitPorter-ն ամպային լուծում է՝ բարդ փաստաթղթերի համահեղինակության համար։ Այս ծրագրային ապահովման միջոցով թիմերը և ձեռնարկությունները կարող են արդյունավետ համագործակցել իրական ժամանակում և ավտոմատացնել իրենց աշխատանքային հոսքերը՝ չմտահոգվելով ձևաչափման, համարների և ձևավորման խնդիրների մասին։

XaitPorter-ը համալրված է ավտոմատացված ձևաչափման և ձևավորման գործիքներով՝ համատեղ օգտագործված համահեղինակության հնարավորություններով, որոնք նախագծված են փաստաթղթերի ստեղծման գործընթացը հնարավորինս պարզ և առանց ջանքերի դարձնելու համար։ ԱԲ-համակարգված բովանդակության պահոցը թույլ է տալիս կրկնակի օգտագործել ձեր բովանդակությունը և կենտրոնանալ փաստաթղթի որակի և ընթերցելիության վրա։

XaitPorter-ի միջոցով փաստաթղթերի կառավարումն հեշտ է դառնում շնորհիվ խելացի վարկյանների վերահսկման համակարգի, ինտուիտիվ նավիգացիայի և խելացի աշխատանքային հոսքերի։ Դուք կարող եք հետևել բոլոր փաստաթղթերի առաջադրանքներին և ժամկետներին, ինչպես նաև կառավարել բաժինների առանձին առաջադրանքները՝ մեկնաբանությունների միջոցով։

Լավագույնը՝ իրական ժամանակում փաստաթղթերի համահեղինակության համար։

Ամփոփում

Եթե ձեր ընկերությունը մեծ ծավալի փաստաթղթային աշխատանք ունի, ապա անպայման անհրաժեշտ է հուսալի փաստաթղթերի կառավարման համակարգ։ Ուսումնասիրել և ընտրել ճիշտ ծրագրային ապահովումը կախված է ձեր բիզնեսի տեսակից, աշխատանքային ծանրաբեռնվածությունից և բյուջեից։ Լավ նորությունն այն է, որ ՓԿՀ հարթակները բազմաոլորտային են, ուստի վերոնշյալ բոլոր ընտրանքներից որևէ մեկը մեծ հավանականությամբ կարող է կիրառվել այն ոլորտում, որտեղ գործում է ձեր ընկերությունը։ Պարզապես պետք է ուշադիր ուսումնասիրել ֆունկցիոնալությունը և ընտրել այն լուծումը, որը կարող է բավարարել ձեր բիզնեսի բոլոր կարիքները։