Qu’est-ce qu’un fichier XLS et comment en ouvrir un

Bien que les tableurs modernes soient passés depuis longtemps à des formats basés sur XML, les fichiers portant l’extension .xls restent omniprésents : dans les anciennes archives comptables, les systèmes d’entreprise hérités, les portails de données gouvernementaux et les pièces jointes envoyées par des partenaires qui n’ont jamais effectué de mise à jour. Si vous en avez déjà reçu un et vous êtes demandé ce que c’était exactement, ou s’il était prudent de continuer à l’utiliser, cet article est fait pour vous.

Dans cet article, nous examinerons ce qu’est le format XLS, comment il fonctionne, en quoi il diffère de XLSX, ses avantages et ses limites, ainsi que la manière d’ouvrir, de modifier et de convertir des fichiers XLS.

Vue technique

XLS (format de fichier binaire Microsoft Excel) est le format de feuille de calcul utilisé par défaut par Microsoft Excel jusqu’à Office 2003 inclus. Sa structure interne est connue sous le nom de BIFF (Binary Interchange File Format). Le format a évolué au fil des versions d’Excel, de BIFF2 dans Excel 2.x à BIFF5 dans Excel 5.0/95, mais aujourd’hui, « XLS » désigne presque toujours BIFF8, la version utilisée par Excel 97, 2000, XP et 2003. C’est pourquoi le format est également appelé « classeur Excel 97–2003 ».

Contrairement aux fichiers XLSX modernes, qui sont des archives ZIP contenant du XML lisible, un fichier XLS est un fichier binaire unique. Depuis Excel 5.0, il repose sur le format de fichier composé binaire de Microsoft (également appelé stockage structuré OLE2), une sorte de « système de fichiers dans un fichier ». Le flux principal, appelé Workbook, contient une longue séquence d’enregistrements binaires qui décrivent l’ensemble du classeur :

• les valeurs de cellules, les chaînes de caractères et les formats numériques ;
• les formules, stockées sous forme compilée (tokenisée) ;
• la structure des feuilles, les styles et les polices ;
• les graphiques, images et autres objets intégrés ;
• les macros VBA, stockées dans un flux distinct.

Le format est propriétaire, mais il n’est plus une boîte noire. Microsoft a publié sa spécification en 2008 dans le cadre de son Open Specification Promise et la maintient toujours sous la référence MS-XLS. Grâce à cela, de nombreuses applications autres qu’Excel peuvent lire et écrire des fichiers XLS de manière fiable.

XLS comporte également des limites strictes héritées de son époque : une feuille de calcul peut contenir au maximum 65 536 lignes et 256 colonnes (jusqu’à la colonne IV). Pour les volumes de données de la fin des années 1990, cela était largement suffisant ; pour les ensembles de données actuels, c’est souvent insuffisant.

XLS vs XLSX

Avec Excel 2007, Microsoft a remplacé XLS par XLSX, un format basé sur XML issu de la norme Office Open XML (OOXML), ultérieurement approuvée sous la référence ISO/IEC 29500. Voici un aperçu comparatif des deux formats. Pour une analyse détaillée des situations où privilégier chacun d’eux, consultez notre article XLS vs XLSX : différences et méthodes de conversion.

	XLS	XLSX
Format par défaut dans	Excel 97–2003	Excel 2007 et et versions ultérieures
Structure	Enregistrements binaires (BIFF8) dans un fichier composé	Archive ZIP de fichiers XML
Norme	Propriétaire, documenté de manière ouverte (MS-XLS)	Norme ouverte (ECMA-376, ISO/IEC 29500)
Nombre maximal de lignes × colonnes	65 536 × 256	1 048 576 × 16 384
Macros	Prises en charge dans le même fichier	Non autorisées (XLSM est utilisé à la place)
Récupération et inspection	Nécessite des outils spécialisés	Peut être décompressé et inspecté
Taille du fichier	Généralement plus volumineux	Généralement plus léger grâce à la compression ZIP

En résumé, XLSX est plus évolutif, plus compact et plus facile à intégrer à d’autres outils, tandis que XLS reste utile pour une compatibilité maximale avec les anciennes versions.

Où les fichiers XLS sont-ils encore utilisés

Plus de vingt ans après l’arrivée de XLSX, le format XLS est loin d’avoir disparu. De nombreux systèmes d’entreprise hérités, tels que d’anciens logiciels ERP, bancaires ou comptables, continuent d’exporter des rapports au format XLS, car c’est celui pour lequel ils ont été conçus. Les institutions publiques et les instituts statistiques conservent souvent les ensembles de données historiques dans leur format d’origine : les archives des années 1990 et 2000 sont donc pleines de fichiers .xls.

XLS est également courant dans les échanges de données avec des partenaires utilisant d’anciennes versions d’Excel ou des outils qui ne prennent en charge que le format binaire. Enfin, certains classeurs pilotés par des macros, créés il y a des années, continuent de circuler au format XLS simplement parce que personne ne veut risquer de casser le code VBA lors d’une migration.

Avantages et inconvénients des fichiers XLS

Avantages

• Compatibilité maximale : pratiquement toutes les applications de feuille de calcul, anciennes ou récentes, peuvent ouvrir des fichiers XLS.
• Prise en charge intégrée des macros : le code VBA peut être stocké dans un fichier .xls ordinaire, sans recourir à un format distinct.
• Bonne documentation : la spécification publiée rend le format prévisible pour les développeurs et les outils de conversion.

Inconvénients

• Limites de taille : 65 536 lignes et 256 colonnes ne suffisent souvent pas pour les données modernes.
• Fonctionnalités obsolètes : les nouvelles fonctions, options de mise en forme et fonctionnalités de tableaux ne peuvent pas être enregistrées au format XLS.
• Risques de sécurité : les formats binaires hérités contenant des macros constituent un vecteur courant de logiciels malveillants ; de nombreuses organisations les bloquent ou les signalent donc.
• Récupération difficile : si un fichier binaire est corrompu, son contenu ne peut pas être inspecté ou réparé manuellement.

Comment ouvrir des fichiers XLS

Microsoft a abandonné XLS comme format par défaut il y a des années, mais cela ne signifie pas que vous devez utiliser une version obsolète d’Excel pour les traiter. L’éditeur de feuilles de calcul ONLYOFFICE, inclus dans la suite ONLYOFFICE Docs, ouvre les classeurs XLS aux côtés de dizaines d’autres formats de classeur et vous permet de travailler dessus en toute sécurité, seul ou avec votre équipe.

Ouvrir des fichiers XLS avec ONLYOFFICE

Pour ouvrir un fichier XLS, il vous suffit de double-cliquer dessus depuis votre ordinateur ou votre espace de stockage connecté. Lorsque le fichier est ouvert pour modification, ONLYOFFICE le convertit automatiquement en XLSX. Cela accélère le traitement et débloque toutes les fonctionnalités du format moderne, tout en préservant vos données, formules et mises en forme.

Une fois le fichier ouvert, vous bénéficiez d’un environnement de feuille de calcul familier, avec des formules, des fonctions, des tableaux croisés dynamiques, des graphiques, une mise en forme conditionnelle et la coédition en temps réel, afin de pouvoir examiner les données héritées avec vos collègues.

Convertir des fichiers XLS

Si vous souhaitez définitivement abandonner le format hérité, ONLYOFFICE simplifie la tâche. Ouvrez votre fichier XLS, accédez à Fichier → Télécharger sous et choisissez le format dont vous avez besoin :

• XLSX pour le travail quotidien avec des logiciels de feuille de calcul modernes ;
• XLSM si le classeur doit conserver ses macros ;
• ODS pour un standard ouvert et indépendant des fournisseurs ;
• PDF ou PDF/A pour le partage et l’archivage à long terme ;
• CSV pour importer des données dans des bases de données et d’autres outils.

L’éditeur de feuilles de calcul ONLYOFFICE peut également exporter vers les formats XLSB, XLTX, XLTM, OTS, JPG et PNG. Et si vos partenaires ou systèmes hérités exigent encore l’ancien format, ONLYOFFICE Docs 10.0 vous permet également d’enregistrer des feuilles de calcul au format XLS classique.

Convertir d’anciens fichiers XLS en XLSX est généralement une bonne idée : vous vous affranchissez des limites de lignes et de colonnes et réduisez la taille du fichier

Convertir des fichiers XLS en ligne

Pour une conversion ponctuelle, vous n’avez même pas besoin d’ouvrir un éditeur : le convertisseur de documents en ligne ONLYOFFICE, gratuit, transforme les fichiers XLS en XLSX, ODS, CSV, PDF et d’autres formats directement dans votre navigateur, sans inscription. Il prend en charge les fichiers jusqu’à 5 Mo et les supprime du serveur après la conversion.

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Importez vos fichiers XLS dans un espace de travail moderne où vous pouvez les afficher, les modifier, les coéditer et les convertir en quelques clics. Travaillez dans le navigateur avec un compte cloud gratuit, ou installez les éditeurs de bureau gratuits sur Windows, Linux ou macOS et conservez tout sur votre propre ordinateur.

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