¿Qué es un archivo XLS y cómo abrir uno?

A pesar de que las hojas de cálculo modernas han pasado hace tiempo a formatos basados en XML, los archivos con la extensión .xls todavía están en todas partes: en antiguos archivos contables, sistemas empresariales legados, portales de datos gubernamentales y archivos adjuntos de correos electrónicos de socios que nunca actualizaron. Si alguna vez has recibido uno y te has preguntado qué es exactamente y si es seguro seguir usándolo, este artículo es para ti.

A continuación, veremos qué es el formato XLS, cómo funciona internamente, cómo se diferencia de XLSX, sus fortalezas y limitaciones, y cómo abrir, editar y convertir archivos XLS.

Resumen técnico

XLS (Formato de archivo binario de Microsoft Excel) es el formato de hoja de cálculo que Microsoft Excel utilizó por defecto hasta Office 2003. Su estructura interna se conoce como BIFF (Formato de Intercambio Binario). El formato evolucionó a través de varias versiones de Excel, desde BIFF2 en Excel 2.x hasta BIFF5 en Excel 5.0/95, pero hoy «XLS» casi siempre significa BIFF8, la versión utilizada por Excel 97, 2000, XP y 2003. Por eso, el formato también se conoce como Libro de Excel 97–2003.

A diferencia de los archivos XLSX modernos, que son archivos ZIP llenos de XML legible, un archivo XLS es un solo archivo binario. Desde Excel 5.0, se ha construido sobre el Formato de Archivo Binario Compuesto de Microsoft (también llamado almacenamiento estructurado OLE2), una especie de «sistema de archivos dentro de un archivo». La principal secuencia de libro contiene una larga secuencia de registros binarios que describen todo en la hoja de cálculo:

• Valores de celdas, cadenas y formatos de números
• Fórmulas, almacenadas en forma compilada (tokenizada)
• Estructura de la hoja, estilos y fuentes
• Gráficos, imágenes y otros objetos incrustados
• Macros VBA, almacenadas en un flujo separado

El formato es propietario, pero ya no es una caja negra. Microsoft publicó la especificación en 2008 bajo su Promesa de Especificación Abierta y aún la mantiene como MS-XLS. Gracias a esto, muchas aplicaciones más allá de Excel pueden leer y escribir archivos XLS de manera confiable.

XLS también tiene límites estrictos heredados de su época: una hoja de cálculo puede contener como máximo 65,536 filas y 256 columnas (hasta la columna IV). Para los volúmenes de datos de finales de los años 90 eso era suficiente; para los conjuntos de datos de hoy, a menudo no lo es.

XLS vs XLSX

Con Excel 2007, Microsoft reemplazó XLS por XLSX, un formato basado en XML del estándar Office Open XML (OOXML), que posteriormente fue aprobado como ISO/IEC 29500. Aquí hay una comparación rápida entre los dos; para un análisis detallado sobre cuándo elegir cada uno, consulta nuestro artículo XLS vs XLSX: diferencias y formas de convertir entre ellos.

	XLS	XLSX
Predeterminado en	Excel 97–2003	Excel 2007 y versiones posteriores
Estructura	Registros binarios (BIFF8) en un archivo compuesto	Archivo ZIP de archivos XML
Estándar	Propietario, documentado abiertamente (MS-XLS)	Estándar abierto (ECMA-376, ISO/IEC 29500)
Filas y columnas máximas	65,536 × 256	1,048,576 × 16,384
Macros	Soportadas en el mismo archivo	No permitidas (se usa XLSM en su lugar)
Recuperación e inspección	Requiere herramientas especializadas	Puede descomprimirse e inspeccionarse
Tamaño del archivo	Generalmente más grande	Generalmente más pequeño gracias a la compresión ZIP

En resumen, XLSX es más escalable, más compacto y más fácil de integrar con otras herramientas, mientras que XLS sigue siendo el formato para máxima compatibilidad hacia atrás.

Dónde se siguen utilizando los archivos XLS

Más de veinte años después de la llegada de XLSX, XLS está lejos de estar extinto. Muchos sistemas empresariales legados, como software de ERP, bancario y contable más antiguos, todavía exportan informes en XLS porque para eso fueron diseñados. Las instituciones públicas y las oficinas estadísticas a menudo conservan conjuntos de datos históricos en su formato original, por lo que los archivos de los años 90 y 2000 están llenos de archivos .xls.

XLS también es común en el intercambio de datos con socios que utilizan versiones más antiguas de Excel o herramientas que solo entienden el formato binario. Finalmente, algunos libros de trabajo impulsados por macros creados hace años siguen circulando en formato XLS simplemente porque nadie quiere arriesgarse a romper el código VBA al migrarlos.

Ventajas y desventajas de los archivos XLS

Ventajas

• Máxima compatibilidad: Prácticamente cualquier aplicación de hoja de cálculo, antigua o nueva, puede abrir archivos XLS.
• Soporte de macros integrado: El código VBA se puede almacenar en un archivo .xls regular sin cambiar a un formato separado.
• Bien documentado: La especificación publicada hace que el formato sea predecible para desarrolladores y convertidores.

Desventajas

• Límites de tamaño: 65,536 filas y 256 columnas a menudo no son suficientes para los datos modernos.
• Funciones obsoletas: Las nuevas funciones, opciones de formato y características de tablas no se pueden guardar en XLS.
• Riesgos de seguridad: Los formatos binarios legados con macros son un vector común para malware, por lo que muchas organizaciones los bloquean o marcan.
• Dificultad para recuperar: Si un archivo binario se corrompe, su contenido no puede ser inspeccionado o reparado manualmente.

Cómo abrir archivos XLS

Microsoft dejó de usar XLS como su formato predeterminado hace años, pero eso no significa que necesites una versión desactualizada de Excel para manejar estos archivos. El Editor de hojas de cálculo de ONLYOFFICE, incluido en la suite ONLYOFFICE Docs, abre libros de trabajo XLS junto con docenas de otros formatos de hoja de cálculo, y te permite trabajar en ellos de manera segura y junto con tu equipo.

Abre archivos XLS con ONLYOFFICE

Para abrir un archivo XLS, simplemente haz doble clic en él desde tu ordenador o almacenamiento conectado. Al abrir el archivo para editar, ONLYOFFICE lo convierte automáticamente a XLSX. Esto acelera el procesamiento y desbloquea todas las características del formato moderno, mientras que tus datos, fórmulas y formatos se mantienen en su lugar.

Una vez que el archivo está abierto, obtienes un entorno de hoja de cálculo familiar con fórmulas, funciones, tablas dinámicas, gráficos, formato condicional y coedición en tiempo real, para que puedas revisar datos antiguos junto con tus colegas.

Convierte archivos XLS

Si deseas alejarte del formato legado para siempre, ONLYOFFICE lo hace fácil. Abre tu archivo XLS, ve a Archivo → Descargar como, y elige el formato que necesites:

• XLSX para el trabajo diario con software de hoja de cálculo moderno
• XLSM si el libro de trabajo necesita mantener macros
• ODS para un estándar abierto y neutral para proveedores
• PDF o PDF/A para compartir y archivar a largo plazo
• CSV para importar datos en bases de datos y otras herramientas

El Editor de hojas de cálculo de ONLYOFFICE también puede exportar a XLSB, XLTX, XLTM, OTS, JPG y PNG. Y si tus socios o sistemas legados aún requieren el antiguo formato, ONLYOFFICE Docs 10.0 te permite guardar hojas de cálculo en el clásico formato XLS también. Convertir antiguos archivos XLS a XLSX es generalmente una buena idea: te desharás de los límites de filas y columnas y reducirás el tamaño del archivo.

Convierte archivos XLS en línea

Para una conversión única, ni siquiera necesitas abrir un editor: el gratuito convertidor de documentos en línea de ONLYOFFICE convierte archivos XLS a XLSX, ODS, CSV, PDF y otros formatos directamente en tu navegador, sin necesidad de registro. Maneja archivos de hasta 5 MB y los elimina del servidor después de la conversión.

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Lleva tus archivos XLS a un espacio de trabajo moderno donde puedas ver, editar y convertirlos en solo unos clics. Trabaja en el navegador con una cuenta gratuita en la nube, o instala los editores de escritorio gratuitos en Windows, Linux o macOS y mantén todo en tu propio ordenador.

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