Cómo designermakersCIO optimizó la colaboración y la gobernanza con ONLYOFFICE DocSpace

La organización benéfica designermakersCIO del Reino Unido debe equilibrar el impacto con operaciones ajustadas. Ahí es donde entra ONLYOFFICE DocSpace. Lee esta historia para descubrir por qué eligieron ONLYOFFICE, cómo lo utilizan en su día a día y los beneficios medibles que han experimentado: desde una mayor seguridad documental y una colaboración más sencilla, hasta una carga administrativa reducida y una toma de decisiones más rápida.

Sobre designermakersCIO y designermakers21

designermakersCIO es una organización benéfica con sede en Diss, Norfolk (Reino Unido), cuya misión es defender la artesanía como una expresión vital de la creatividad humana. Los siguientes valores guían cada programa y decisión: integridad, inclusión, excelencia y comunidad.

Su sede es el centro designermakers21, que atrae visitantes de toda la región para aprender de los creadores residentes, ver demostraciones públicas y explorar (o comprar) una amplia gama de trabajos artesanales de alta calidad. La organización facilita:

• estudios, galerías y espacios de talleres para una comunidad de creadores;
• talleres y eventos de acceso abierto que desarrollan habilidades artesanales tradicionales y contemporáneas;
• oportunidades educativas diseñadas para inspirar la creatividad en East Anglia y más allá.

Los objetivos benéficos de la organización se centran en promover, mejorar y fomentar la educación en artes y oficios a través del aprendizaje práctico. Con los fideicomisarios supervisando la gobernanza y las operaciones, la colaboración digital fiable es esencial para mantener los proyectos y el cumplimiento normativo en marcha.

El reto: trabajo colaborativo y seguro sin sobrecarga adicional

Antes de adoptar ONLYOFFICE, designermakersCIO enfrentaba un desafío común entre las organizaciones sin ánimo de lucro: cómo compartir, editar y aprobar documentos entre los fideicomisarios sin recurrir constantemente a cadenas de correos electrónicos, confusión de versiones o riesgos de seguridad. Querían:

• una suite ofimática colaborativa y no propietaria;
• fuertes garantías de seguridad para documentos legalmente sensibles almacenados en línea;
• acceso sencillo para los fideicomisarios sin tener que enviar archivos adjuntos pesados por correo electrónico;
• una forma de colaborar en borradores, comentar y realizar seguimiento de cambios;
• la capacidad de revertir ediciones si se cometía algún error.

Con un apoyo administrativo limitado, cualquier herramienta que adoptaran debía ser fácil de aprender, requerir poco mantenimiento y permitir gestionar todo el ciclo de vida de los documentos.

Uno de los fideicomisarios conocía ONLYOFFICE DocSpace y lo recomendó como una solución adecuada a las necesidades de la organización. Durante la evaluación, la seguridad fue el factor decisivo. Almacenar documentos de cumplimiento y gobernanza en línea requería respuestas claras y creíbles sobre la protección de datos y el control de acceso. ONLYOFFICE ofreció las garantías necesarias, además de una experiencia de edición familiar y con muchas funciones, diseñada para la colaboración.

ONLYOFFICE DocSpace en el uso diario

designermakersCIO centraliza los documentos de los fideicomisarios en ONLYOFFICE DocSpace, de modo que cada miembro de la junta puede acceder a las versiones más recientes sin tener que buscarlas entre correos electrónicos. Este simple cambio ha eliminado una fuente importante de fricción.

Así es como los fideicomisarios colaboran dentro de DocSpace:

• Almacenamiento centralizado de materiales de la junta. Los fideicomisarios guardan documentos esenciales como políticas, actas, planes y archivos de cumplimiento en salas compartidas. Todos saben dónde encontrar la versión más reciente.
• Redacción colaborativa. Coeditan documentos en borrador en tiempo real, utilizan el seguimiento de cambios y añaden comentarios sobre el contenido y la redacción. Esto acelera el desarrollo de políticas, solicitudes de financiamiento, comunicaciones y documentos de reuniones.
• Atención específica con enlaces seguros. Cuando un documento necesita revisión, un fideicomisario puede compartir un enlace en lugar de adjuntar un archivo. Esto reduce el desorden en las bandejas de entrada y asegura que todos vean la misma versión.
• Historial de versiones y reversión. Si se introduce un error, pueden volver a una versión anterior. Esto le da al equipo la confianza para colaborar libremente sin miedo a perder trabajo.
• Acceso sin cuellos de botella administrativos. Como no hay un secretario ni personal administrativo remunerado, cada fideicomisario puede gestionar por sí mismo la búsqueda, revisión y actualización de documentos cuando lo necesite, lo que mantiene los proyectos en movimiento entre reuniones.

El resultado: menos tiempo gestionando archivos y más tiempo centrado en aportar valor a los creadores y a la comunidad.

Marco Rayment, Fideicomisario, Tesorero:

ONLYOFFICE nos ha abierto un mundo de posibilidades a la junta de fideicomisarios; la edición colaborativa nos ha permitido crear documentos esenciales sin tener que reunirnos presencialmente. Podemos compartir documentos de cumplimiento de forma segura, y todos los fideicomisarios pueden acceder a los documentos previos a las reuniones. Ahora tenemos más tiempo para concentrarnos en lo que realmente importa.