Was ist eine XLS-Datei und wie öffnet man sie?

Obwohl moderne Tabellenkalkulationsprogramme längst auf XML-basierte Formate umgestellt haben, sind Dateien mit der Endung .xls nach wie vor allgegenwärtig: in alten Buchhaltungsarchiven, in veralteten betrieblichen IT-Systemen, auf staatlichen Datenportalen oder in E-Mail-Anhängen von Geschäftspartnern, die ihre Software nie aktualisiert haben. Falls Sie schon einmal eine solche Datei erhalten haben und sich gefragt haben, was genau es damit auf sich hat und ob man sie weiterhin bedenkenlos verwenden kann, dann ist dieser Artikel genau das Richtige für Sie.

Im Folgenden erfahren Sie, was das XLS-Format ist, wie es technisch funktioniert, worin es sich von XLSX unterscheidet, welche Stärken und Einschränkungen es aufweist – und wie Sie XLS-Dateien öffnen, bearbeiten und konvertieren können.

Technischer Überblick

XLS (Microsoft Excel Binary File Format) ist das Tabellenformat, das Microsoft Excel standardmäßig bis einschließlich Office 2003 verwendet hat. Seine interne Struktur ist bekannt als BIFF (Binary Interchange File Format). Das Format hat sich über mehrere Excel-Versionen weiterentwickelt, von BIFF2 in Excel 2.x bis BIFF5 in Excel 5.0/95, aber heute bedeutet „XLS“ fast immer BIFF8, die Version, die von Excel 97, 2000, XP und 2003 verwendet wird. Aus diesem Grund ist das Format auch als Excel 97–2003 Arbeitsmappe bekannt.

Im Gegensatz zu modernen XLSX-Dateien, die ZIP-Archive voller lesbarer XML sind, ist eine XLS-Datei eine einzige Binärdatei. Seit Excel 5.0 basiert sie auf Microsofts Compound File Binary Format (auch als OLE2 strukturierte Speicherung bezeichnet), einer Art „Dateisystem innerhalb einer Datei“. Der Hauptstream Workbook enthält eine lange Reihe von Binärdatensätzen, die alles im Tabellenblatt beschreiben:

• Zellwerte, Zeichenfolgen und Zahlenformate
• Formeln, die in kompiliertem (tokenisiertem) Format gespeichert sind
• Blattstruktur, Stile und Schriftarten
• Diagramme, Bilder und andere eingebettete Objekte
• VBA-Makros, die in einem separaten Stream gespeichert sind

Das Format ist proprietär, aber es ist keine Blackbox mehr. Microsoft veröffentlichte die Spezifikation im Jahr 2008 unter seinem Open Specification Promise und hält sie weiterhin als MS-XLS aufrecht. Dank dessen können viele Anwendungen über Excel hinaus XLS-Dateien zuverlässig lesen und schreiben.

XLS hat auch harte Grenzen, die aus seiner Ära stammen: Ein Arbeitsblatt kann maximal 65.536 Zeilen und 256 Spalten (bis zur Spalte IV) enthalten. Für die Datenmengen der späten 1990er Jahre war das ausreichend; für heutige Datensätze ist es oft nicht genug.

XLS vs XLSX

Mit Excel 2007 ersetzte Microsoft das XLS-Format durch XLSX – ein XML-basiertes Format, das auf dem „Office Open XML“-Standard (OOXML) beruht und später als ISO/IEC 29500 verabschiedet wurde. Hier ein kurzer Vergleich der beiden Formate; für eine detaillierte Erläuterung, wann welches Format zu wählen ist, lesen Sie unseren Artikel „XLS vs. XLSX: Unterschiede und Konvertierungsmöglichkeiten“.

	XLS	XLSX
Standardmäßig in	Excel 97–2003	Excel 2007 und später
Struktur	Binärdatensätze (BIFF8) in einer Compound-Datei	ZIP-Archiv von XML-Dateien
Standard	Proprietär, offen dokumentiert (MS-XLS)	Offener Standard (ECMA-376, ISO/IEC 29500)
Max. Zeilen × Spalten	65.536 × 256	1.048.576 × 16.384
Makros	In derselben Datei unterstützt	Nicht erlaubt (XLSM wird stattdessen verwendet)
Wiederherstellung und Inspektion	Benötigt spezielle Tools	Kann entpackt und inspiziert werden
Dateigröße	In der Regel größer	In der Regel kleiner dank ZIP-Kompression

Kurz gesagt, XLSX ist skalierbarer, kompakter und leichter in andere Tools zu integrieren, während XLS das Format für maximale Rückwärtskompatibilität bleibt.

Wo XLS-Dateien weiterhin verwendet werden

Mehr als zwanzig Jahre nach der Einführung von XLSX ist das XLS-Format noch lange nicht verschwunden. Viele ältere geschäftliche Systeme – etwa betagte ERP-, Banken- oder Buchhaltungssoftware – exportieren Berichte nach wie vor im XLS-Format, da sie ursprünglich genau dafür konzipiert wurden. Öffentliche Einrichtungen und Statistikämter bewahren historische Datensätze häufig in ihrem ursprünglichen Format auf; daher sind Archive aus den 1990er und 2000er Jahren voll von .xls-Dateien.

XLS ist auch im Datenaustausch mit Partnern verbreitet, die ältere Versionen von Excel oder Tools verwenden, die nur das Binärformat verstehen. Schließlich zirkulieren einige makrogestützte Arbeitsmappen, die vor Jahren erstellt wurden, weiter als XLS, einfach weil niemand das Risiko eingehen möchte, den VBA-Code durch Migration zu brechen.

Vor- und Nachteile von XLS-Dateien

Vorteile

• Maximale Kompatibilität: Praktisch jede Tabellenkalkulationsanwendung, alt oder neu, kann XLS-Dateien öffnen.
• Unterstützung für Makros: VBA-Code kann in einer regulären .xls-Datei gespeichert werden, ohne zu einem separaten Format wechseln zu müssen.
• Gut dokumentiert: Die veröffentlichte Spezifikation macht das Format für Entwickler und Konverter voraussehbar.

Nachteile

• Größenbeschränkungen: 65.536 Zeilen und 256 Spalten sind oft nicht ausreichend für moderne Daten.
• Veraltete Funktionen: Neuere Funktionen, Formatierungsoptionen und Tabellenmerkmale können nicht in XLS gespeichert werden.
• Sicherheitsrisiken: Ältere Binärformate, die Makros enthalten, stellen einen häufigen Verbreitungsweg für Schadsoftware dar; daher blockieren oder kennzeichnen viele Unternehmen diese Dateien.
• Schwer wiederherzustellen: Wenn eine Binärdatei beschädigt wird, können ihre Inhalte nicht manuell inspiziert oder repariert werden.

Wie man XLS-Dateien öffnet

Microsoft hat vor Jahren aufgehört, XLS als Standardformat zu verwenden, aber das bedeutet nicht, dass Sie eine veraltete Version von Excel benötigen, um mit diesen Dateien umzugehen. ONLYOFFICE-Tabellenkalkulationseditor, der in ONLYOFFICE Docs enthalten ist, öffnet XLS-Arbeitsmappen zusammen mit Dutzenden anderer Tabellenformate und ermöglicht es Ihnen, sicher und gemeinsam mit Ihrem Team an ihnen zu arbeiten.

Öffnen von XLS-Dateien mit ONLYOFFICE

Um eine XLS-Datei zu öffnen, doppelklicken Sie einfach auf die Datei auf Ihrem Computer oder einem angeschlossenen Speichermedium. Sobald die Datei zur Bearbeitung geöffnet wird, konvertiert ONLYOFFICE sie automatisch in das XLSX-Format. Dies beschleunigt die Verarbeitung und schaltet alle Funktionen des modernen Formats frei, während Ihre Daten, Formeln und Formatierungen vollständig erhalten bleiben.

Nach dem Öffnen der Datei steht Ihnen eine vertraute Tabellenkalkulationsumgebung zur Verfügung – inklusive Formeln, Funktionen, Pivot-Tabellen, Diagrammen, bedingter Formatierung und der Möglichkeit zur gemeinsamen Bearbeitung in Echtzeit. So können Sie ältere Datenbestände problemlos gemeinsam mit Ihren Kollegen durchsehen und bearbeiten.

Konvertieren von XLS-Dateien

Wenn Sie sich endgültig von dem veralteten Format verabschieden möchten, macht es Ihnen ONLYOFFICE leicht. Öffnen Sie Ihre XLS-Datei, gehen Sie auf Datei → Herunterladen als und wählen Sie das gewünschte Format aus:

• XLSX für die tägliche Arbeit mit moderner Tabellenkalkulationssoftware
• XLSM, wenn die Arbeitsmappe Makros behalten muss
• ODS für einen offenen, herstellerneutralen Standard
• PDF oder PDF/A für den Austausch und die langfristige Archivierung
• CSV zum Importieren von Daten in Datenbanken und andere Tools

Der ONLYOFFICE-Tabellenkalkulationseditor ermöglicht zudem den Export in die Formate XLSB, XLTX, XLTM, OTS, JPG und PNG. Sollten Ihre Partner oder Altsysteme weiterhin das alte Format benötigen, bietet Ihnen ONLYOFFICE Docs 10.0 zudem die Möglichkeit, Tabellen im klassischen XLS-Format zu speichern. Die Konvertierung alter XLS-Dateien in das XLSX-Format ist in der Regel empfehlenswert: Sie umgehen damit die Beschränkungen bei der Anzahl der Zeilen und Spalten und reduzieren zudem die Dateigröße.

Konvertieren von XLS-Dateien online

Für eine einmalige Konvertierung müssen Sie nicht einmal einen Editor öffnen: der kostenlose ONLYOFFICE Online-Konverter wandelt XLS-Dateien direkt in Ihrem Browser in XLSX, ODS, CSV, PDF und andere Formate um, ohne Registrierung. Er bearbeitet Dateien bis zu 5 MB und löscht sie nach der Konvertierung vom Server.

Geben Sie Ihren alten XLS-Dateien mit ONLYOFFICE ein neues Leben

Bringen Sie Ihre XLS-Dateien in einen modernen Arbeitsplatz, wo Sie sie in nur wenigen Klicks anzeigen, bearbeiten, gemeinsam verfassen und konvertieren können. Arbeiten Sie im Browser mit einem kostenlosen Cloud-Konto oder installieren Sie die kostenlosen Desktop-Editoren auf Windows, Linux oder macOS und behalten Sie alles auf Ihrem eigenen Computer.

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