Verbessern Sie die Zusammenarbeit mit der neuen ONLYOFFICE DocSpace-App für monday.com

Suchen Sie nach einer effizienten Möglichkeit, Dokumente in Ihrem monday-Arbeitsbereich zu verwalten und gemeinsam daran zu arbeiten? Die ONLYOFFICE DocSpace App steigert die Produktivität Ihres Teams, indem sie die Lücke zwischen Aufgabenverwaltung und Dokumentenzusammenarbeit schließt. Diese leistungsstarke Integration ermöglicht Ihnen die nahtlose Verbindung Ihrer monday-Boards mit ONLYOFFICE DocSpace und schafft so eine einheitliche Plattform für die Verwaltung von Office-Dateien. Hier erfahren Sie alles Wissenswerte über die neue App.

Wichtige Funktionen und Vorteile

• Nahtlose Dokumentenintegration. Verknüpfen Sie Office-Dateien von Ihren monday.com-Boards direkt mit ONLYOFFICE DocSpace-Räumen für effizientes Dokumentenmanagement.
• Verbesserte Zusammenarbeit. Ermöglichen Sie Ihrem Team, Dateien in Echtzeit zu bearbeiten, anzuzeigen und gemeinsam daran zu arbeiten – alles über eine intuitive Benutzeroberfläche.
• Rollenbasierter Zugriff. Kontrollieren Sie, wer auf Ihre Dateien zugreifen und sie ändern kann, indem Sie Rollen wie „Inhaltsersteller“ oder „Betrachter“ je nach Teambedarf zuweisen.
• Flexible Verfügbarkeit. Wählen Sie, ob Sie die App in allen Ihren monday-Arbeitsbereichen aktivieren oder nur für bestimmte Bereiche anpassen möchten.
• Vereinfachte Konfiguration. Profitieren Sie von einer schnellen Einrichtung durch monday.com-Administratoren mit Anleitungen für die einfache Verbindung zu ONLYOFFICE DocSpace.
• Dokumentenschutz. Laden Sie bestimmte Mitglieder ein oder teilen Sie Dateien über sichere externe Links – öffentliche DocSpace-Räume bieten Zugriff ohne Kontrollverlust.

Schauen Sie sich dieses kurze Video zur Integration von monday.com und ONLYOFFICE an, um einen schnellen Überblick zu erhalten:

Teams und Szenarien: Für wen ist es geeignet?

Im Folgenden finden Sie einige reale Szenarien, in denen Teams aus verschiedenen Branchen die ONLYOFFICE DocSpace-App für monday.com nutzen können, um Arbeitsabläufe zu optimieren, die Zusammenarbeit zu verbessern und die Produktivität zu steigern.

• Projektmanagement für Remote-Teams. Durch die Integration von ONLYOFFICE DocSpace mit monday.com-Boards können Remote-Teams Verwirrung durch verstreute Dateien vermeiden. Jedes monday.com-Projekt kann mit einem öffentlichen Raum in DocSpace verknüpft werden. So können Remote-Mitarbeiter Projektpläne und Berichte einfach finden, aktualisieren und gemeinsam bearbeiten.
• Zusammenarbeit bei Marketingkampagnen. Durch die Integration von ONLYOFFICE DocSpace in monday.com können Marketingteams Kampagnen-Boards direkt mit einem gemeinsamen Raum zur Dokumentenverwaltung verbinden. Beim Erstellen einer neuen Kampagne in monday kann der Teamleiter einen gemeinsamen Raum in DocSpace erstellen, um Projektdateien wie Werbemodelle, Blog-Entwürfe oder Influencer-Vereinbarungen zu speichern. Kommunikation und Bearbeitung erfolgen direkt in der gemeinsamen Umgebung. Das reduziert den E-Mail-Verkehr und stellt sicher, dass alle auf dem gleichen Stand sind.
• Interne Kommunikation für HR-Teams. HR-Teams können ONLYOFFICE DocSpace nutzen, verknüpft mit ihren Onboarding- oder Performance-Management-Boards auf monday.com. Sie können öffentliche Räume für Onboarding-Materialien wie Schulungshandbücher und Richtliniendokumente erstellen, sodass neue Mitarbeiter problemlos auf wichtige Ressourcen zugreifen können.
• Produktentwicklung für Softwareteams. Durch die Integration von ONLYOFFICE DocSpace mit monday können Entwicklungsteams ihre Sprint- oder Feature-Boards direkt mit Räumen verknüpfen, in denen die technische Dokumentation verwaltet wird. Versionshinweise, Testpläne und API-Dokumentation können in diesen Räumen gespeichert werden, damit Entwickler und QA-Ingenieure gemeinsam darauf zugreifen und sie aktualisieren können.
• Verwaltung der Kundenzusammenarbeit für Agenturen. Mit ONLYOFFICE DocSpace für monday.com können Agenturen für jedes Kundenprojekt separate öffentliche Räume erstellen. Diese Räume sind mit dem jeweiligen Kundenboard in monday verknüpft, wo Verträge, kreative Assets und Feedback-Dokumente zur Zusammenarbeit hochgeladen werden. Kunden kann kontrollierter Zugriff gewährt werden, um Input zu geben, ohne andere sensible Dateien zu gefährden.

So installieren Sie die App

Um ONLYOFFICE DocSpace mit monday zu nutzen, folgen Sie diesen einfachen Schritten.

1. Melden Sie sich als Administrator bei Ihrem monday.com-Konto an und besuchen Sie monday.com Marketplace.
2. Entscheiden Sie, ob Sie die App in allen monday Workspaces installieren oder nur in bestimmten Workspace verwenden möchten. Sie können diese Einstellung später im Bereich Apps verwalten ändern.
3. Klicken Sie auf Installieren, um die ONLYOFFICE DocSpace-App zu Ihrem monday hinzuzufügen.

APP INSTALLIEREN

Hinweis: Nur Administratoren haben die Berechtigung, die App bei Bedarf zu deinstallieren.

So konfigurieren Sie die App

So richten Sie die App nach der Installation für reibungsloses Arbeiten ein:

1. Gehen Sie zum monday Workspace, in dem Sie die App installiert haben, und öffnen Sie eines Ihrer Boards.
2. Klicken Sie auf das Plus-Symbol (+) und wählen Sie im Menü Apps. Suchen Sie ONLYOFFICE DocSpace und fügen Sie es Ihrem Board hinzu.
3. Gehen Sie zum neu erstellten Tab der ONLYOFFICE DocSpace-App. Melden Sie sich mit Ihren DocSpace-Anmeldedaten (URL, E-Mail-Adresse und Passwort) an. Neu bei DocSpace? Hier können Sie sich kostenlos registrieren.
4. Navigieren Sie zu Ihrem ONLYOFFICE DocSpace -> Entwicklertools -> JavaScript SDK und fügen Sie die URL Ihres monday.com-Boards zusammen mit Ihrer DocSpace-Adresse hinzu.

Nach der Anmeldung erhalten Sie die Benachrichtigung „Willkommen im DocSpace Board!“, die Ihre erfolgreiche Integration bestätigt.

Wichtig: Normale monday.com-Nutzer können die App erst verwenden, wenn sie von einem Administrator vollständig konfiguriert wurde.

So verwenden Sie die App

Die Zusammenarbeit in ONLYOFFICE DocSpace beginnt mit der Erstellung eines Raums, in dem Ihr Team Dateien speichern und gemeinsam bearbeiten kann. So funktioniert es:

Nach der Einrichtung der App kann der Administrator von monday.com im Tab DocSpace auf Raum erstellen klicken.

In ONLYOFFICE DocSpace wird automatisch ein öffentlicher Raum erstellt. Zwei vordefinierte Tags werden zugewiesen: monday-Integration und die eindeutige Board-ID.

In diesem Raum können Teammitglieder Office-Dokumente wie Textdokumente, Präsentationen, PDFs und Tabellen speichern, bearbeiten und gemeinsam daran arbeiten.

Wenn Sie einen mit einem monday.com-Board verknüpften Raum löschen oder archivieren möchten, können Sie die Verbindung ganz einfach trennen. Klicken Sie dazu im Tab App auf Verknüpfung aufheben. Anschließend können Sie bei Bedarf einen neuen Raum erstellen.

Zugriffsrechte

• monday-Benutzer mit der Rolle Teammitglied (Team Member) werden automatisch mit der Rolle Inhaltsersteller zum DocSpace-Raum hinzugefügt. Dadurch erhalten sie vollen Zugriff zum Anzeigen, Bearbeiten, Erstellen und Hochladen von Dateien.
• monday-Benutzer mit den Rollen Betrachter (Viewer) oder Gast werden nicht automatisch zum Raum hinzugefügt. Sie können jedoch Dateien über den öffentlichen externen Link anzeigen.
• Auch wenn das Board mit einer größeren Gruppe geteilt wird (z. B. „Alle bei Projekt X“), werden diese Benutzer nicht zum Raum eingeladen, können aber auf die Dateien zugreifen und sie anzeigen.
• Sie haben ein bestehendes ONLYOFFICE DocSpace-Konto und die Rolle Betrachter/Gast auf monday.com? Klicken Sie auf das Zahnradsymbol im App-Tab, um zu den App-Einstellungen zu gelangen und sich mit Ihren DocSpace-Anmeldedaten anzumelden – auch wenn Sie kein monday-Administrator sind.

Häufig gestellte Fragen (FAQ)

Hier finden Sie Antworten auf die häufigsten Fragen zur Integration von ONLYOFFICE and monday.com:

Frage: Ist die ONLYOFFICE DocSpace App für monday.com kostenlos?

Antwort: Ja, die App ist absolut kostenlos. Sie können sie über den monday Marketplace installieren.

Frage: Benötige ich ein ONLYOFFICE DocSpace-Konto, um die App zu nutzen?

Antwort: Ja, das benötigen Sie. Sie können Ihren bestehenden DocSpace verwenden oder kostenlos ein neues Konto erstellen.

Frage: Kann ich die App auf bestimmte monday.com-Workspaces beschränken?

Antwort: Ja. Während der Installation können Sie wählen, ob die App für alle monday-Arbeitsbereiche oder nur für bestimmte aktiviert werden soll. Sie können diese Einstellung jederzeit ändern.

Frage: Warum können andere Nutzer nach der Installation nicht auf die App zugreifen?

Antwort: Normale monday-Nutzer können erst auf die App zugreifen, nachdem ein Administrator sie vollständig konfiguriert hat, einschließlich der Anmeldung und Registrierung der erforderlichen Adressen.

Frage: Was passiert, wenn ich die App deinstalliere?

Antwort: Durch die Deinstallation der App wird ihre Funktionalität aus Ihren monday.com-Boards entfernt, aber Dokumente und Räume in ONLYOFFICE DocSpace bleiben erhalten.