ONLYOFFICE DocSpace 3.6 veröffentlicht: KI-Agenten für eine neue Stufe intelligenter Unterstützung bei Ihren täglichen Aufgaben

Wir freuen uns, die Veröffentlichung von ONLYOFFICE DocSpace 3.6 bekanntzugeben, das Ihren Workflow intelligent unterstützt. Diese Version führt KI-Agenten ein und enthält über 20 Plattformverbesserungen, die Ihre Projekte optimieren und Ihre Produktivität steigern. Entdecken Sie die Neuerungen und erfahren Sie, wie Sie diese Funktionen nutzen können, um Ihre Arbeitsweise zu verändern.

Lernen Sie Ihre neuen KI-Assistenten kennen

Das Highlight von DocSpace 3.6 ist die Einführung von KI-Assistenten. Diese wichtige Verbesserung bietet Ihnen intelligente Unterstützung direkt in Ihrem Arbeitsalltag und hilft Ihnen, schneller und effizienter zu arbeiten.

Sie können schnell einen KI-Assistenten einrichten, der genau auf Ihre Bedürfnisse zugeschnitten ist. Nach der Konfiguration können Sie in einem separaten Bereich mit Ihrem KI-Assistenten interagieren. Stellen Sie einfach Fragen oder beschreiben Sie Ihr Anliegen – der Assistent ist sofort für Sie da.

Die KI kann vielfältige Aufgaben zur Unterstützung Ihrer Projekte übernehmen:

• Dateien analysieren: Untersuchen Sie Ihre Dokumente detailliert auf Richtigkeit, geben Sie Verbesserungsvorschläge oder fassen Sie die wichtigsten Punkte zusammen.
• Inhalte generieren: Erstellen Sie Texte, entwickeln Sie Ideen oder entwerfen Sie Kommunikationsinhalte anhand Ihrer Vorgaben.
• Informationen suchen: Recherchieren Sie im Web und in Ihrer persönlichen Wissensdatenbank.
• Ihren DocSpace verwalten: Organisieren Sie Dateien, strukturieren Sie Räume, fügen Sie Benutzer hinzu und halten Sie Ihren Arbeitsbereich übersichtlich und zugänglich.
• Teammitglieder einladen: Arbeiten Sie direkt im Chat des KI-Agenten mit Ihren Kollegen zusammen und optimieren Sie die Teamarbeit mit leistungsstarken, KI-gestützten Tools.

Erste Schritte mit KI-Agenten

Die Aktivierung von KI-Agenten in Ihrem DocSpace ist ganz einfach. Der neue Bereich „KI-Einstellungen“ dient als zentrale Anlaufstelle für die Verwaltung aller KI-bezogenen Funktionen. Hier finden Sie eine kurze Übersicht zur Einrichtung.

1. KI-Anbieter hinzufügen

Sie benötigen einen KI-Anbieter*, um Ihre Agenten zu unterstützen. Stellen Sie sicher, dass Sie einen API-Schlüssel Ihres gewählten Anbieters besitzen, da dieser für die Verbindung unerlässlich ist.

*Aktuell werden folgende Anbieter unterstützt: OpenAI, Anthropic, TogetherAI und OpenRouter. Weitere Optionen werden in zukünftigen Versionen hinzugefügt.

2. MCP-Server aktivieren

Aktivieren Sie anschließend den MCP-Server. Sie können den sofort einsatzbereiten ONLYOFFICE DocSpace MCP-Server aktivieren. Dieser ermöglicht es KI-Agenten, mit verschiedenen Elementen in Ihrem DocSpace zu interagieren und diese zu verwalten, z. B. Räume zu erstellen oder Dateien zu organisieren. Alternativ können Sie einen beliebigen anderen MCP-Server anschließen, um die Funktionen weiter auszubauen.

3. Websuche und Wissensdatenbank verknüpfen

Um die Fähigkeiten Ihrer KI zu erweitern, aktivieren Sie die Websuchmaschine. Dadurch kann der Agent bei Bedarf Informationen aus dem Internet abrufen. Aktivieren Sie außerdem die Wissensdatenbank. Das System indexiert Ihre Dokumente, sodass die KI intelligente, fragenbasierte Suchen in Ihren Daten durchführen kann.

4. Erstellen Ihres ersten Agenten

Sobald die Einrichtung abgeschlossen ist, gehen Sie zum Bereich „KI-Agent“, um Ihren ersten Agenten zu erstellen. Geben Sie ihm einen Namen, ein Profilbild und Tags. Sie können auch spezifische Anweisungen hinzufügen, um seinen Zweck zu definieren, z. B.: „In diesem Chatraum wird über unser Startup-Projekt diskutiert. Bitte bleiben Sie beim Thema.“

Zusätzlich können Sie Speicherkontingente für Ihre KI-Agenten festlegen und so die Speichernutzung in Ihrem DocSpace besser kontrollieren.

Zu finden unter: Einstellungen ➙ Speicherverwaltung

5. Kontakte einladen

Laden Sie Ihre Kollegen und andere Mitwirkende zu Ihrem KI-Agenten ein und weisen Sie ihnen die entsprechenden Zugriffsrechte zu:

• Agentenmanager haben die volle Kontrolle, einschließlich der Verwaltung von Einstellungen, dem Einladen von Nutzern und der Überwachung des gemeinsamen Ergebnisbereichs.
• Inhaltsersteller können Dateien bearbeiten, Inhalte für die Wissensdatenbank hochladen und Ergebnisse einsehen, jedoch keine Nutzer oder Einstellungen verwalten.
• Betrachter haben Lesezugriff auf den gemeinsamen Ergebnisbereich, jedoch keinen Zugriff auf den Chat oder die Wissensdatenbank.

6. Verwaltung Ihrer Eingabeaufforderungen

Stellen Sie sich vor, Sie arbeiten an einem neuen Vertrag. Sie können den KI-Agenten bitten, das Dokument anhand Ihrer Wissensdatenbank zu analysieren und es vor der Weiterleitung an einen Partner auf Grammatikfehler und rechtliche Korrektheit zu prüfen.

Nach Abschluss der Analyse kann die Datei im Ergebnisspeicher abgelegt werden. Dort können Sie sie weiter bearbeiten, mit Ihrem Team zusammenarbeiten oder über einen öffentlichen Link teilen.

Möchten Sie frühere Eingabeaufforderungen oder Ergebnisse erneut aufrufen? Greifen Sie einfach jederzeit auf den Chatverlauf zu, um eine schnelle Übersicht zu erhalten.

Das Potenzial von KI-Agenten in DocSpace ausschöpfen: Wer profitiert und wie?

Hier sind einige spannende Anwendungsfälle für den KI-Agenten in ONLYOFFICE DocSpace, die zeigen, wie er für verschiedene Fachleute in unterschiedlichen Branchen einen entscheidenden Unterschied machen kann.

Rechtsteams: Vertragsprüfung und Compliance

• So hilft es: Juristen können den KI-Assistenten nutzen, um in der Wissensdatenbank gespeicherte Verträge zu analysieren und auf Grammatikfehler, rechtliche Korrektheit und Einhaltung gesetzlicher Bestimmungen zu prüfen. Dadurch wird sichergestellt, dass die Dokumente fehlerfrei sind, bevor sie an Mandanten oder Partner weitergegeben werden.
• Szenario: Ein Anwalt lädt einen Vertragsentwurf hoch, bittet die KI, unklare Klauseln hervorzuheben, und erhält Verbesserungsvorschläge. Die finale Version wird zur gemeinsamen Bearbeitung im Team im Ergebnisspeicher abgelegt.

Projektmanager: Optimierung der Teamzusammenarbeit

• So hilft es: Projektmanager können den KI-Assistenten nutzen, um Projektdateien zu organisieren, neue Räume für spezifische Aufgaben zu erstellen und Zusammenfassungen von Besprechungsnotizen oder Projekt-Updates zu generieren.
• Szenario: Ein Manager bittet die KI, einen umfangreichen Projektbericht in die wichtigsten Handlungspunkte zusammenzufassen, die anschließend dem Team zur schnellen Entscheidungsfindung zur Verfügung gestellt werden.

Pädagogen: Erstellung von Unterrichtsplänen

• So hilft es: Lehrkräfte können den KI-Assistenten nutzen, um ansprechende Unterrichtspläne zu erstellen, Quizze zu generieren oder Lernmaterialien für Schüler zusammenzufassen.
• Szenario: Eine Lehrkraft lädt ein Kapitel aus einem Lehrbuch hoch und bittet die KI, basierend auf dem Inhalt ein Quiz zu erstellen. Das spart stundenlange manuelle Arbeit.

Marketingteams: Content-Erstellung und -Analyse

• So hilft es: Marketer können den KI-Agenten nutzen, um Ideen zu entwickeln, Social-Media-Posts zu generieren oder Kampagnen-Performance-Daten aus der Wissensdatenbank zu analysieren.
• Szenario: Ein Marketer bittet die KI, eine Reihe von Tweets zur Bewerbung eines neuen Produkts zu entwerfen und optimiert die Inhalte anschließend gemeinsam mit dem Team.

Personalabteilungen: Richtlinienerstellung und Feedback

• So hilft es: Personalverantwortliche können mithilfe des KI-Assistenten Unternehmensrichtlinien erstellen, Mitarbeiterfeedback analysieren und Onboarding-Dokumente gestalten.
• Szenario: Ein Personalmanager lädt die Ergebnisse einer Mitarbeiterbefragung hoch und bittet die KI, wichtige Trends zu identifizieren und konkrete Verbesserungsvorschläge zu machen.

Vertriebsteams: Angebotserstellung und Präsentationserstellung

• So hilft es: Vertriebsteams können den KI-Assistenten nutzen, um Kundenangebote zu erstellen, Präsentationen zu gestalten und Kundendaten zu analysieren, um wertvolle Erkenntnisse zu gewinnen.
• Szenario: Ein Vertriebsmitarbeiter bittet die KI, basierend auf den Präferenzen und bisherigen Interaktionen eines Kunden, die in der Wissensdatenbank gespeichert sind, ein maßgeschneidertes Angebot zu generieren.

Forscher: Datenanalyse und -zusammenfassung

• So hilft es: Forscher können mithilfe des KI-Systems große Datensätze analysieren, Forschungsarbeiten zusammenfassen und Berichte erstellen.
• Szenario: Ein Forscher lädt mehrere Artikel hoch und bittet die KI, die wichtigsten Erkenntnisse zu extrahieren und in einem prägnanten Bericht zusammenzufassen.

Veranstaltungsplaner: Aufgabenmanagement und Kommunikation

• So hilft es: Veranstaltungsplaner können mithilfe des KI-Assistenten Zeitpläne erstellen, Aufgabenlisten anlegen und mit Dienstleistern kommunizieren.
• Szenario: Ein Veranstaltungsplaner bittet die KI, einen detaillierten Zeitplan für eine bevorstehende Konferenz zu erstellen, inklusive Terminen der Dienstleister und Verantwortlichkeiten des Teams.

Kundensupport-Teams: Optimierung der Wissensdatenbank

• So hilft es: Support-Teams können den KI-Agenten nutzen, um Kundenanfragen zu analysieren, FAQ-Dokumente zu verbessern und schnell Antworten zu generieren.
• Szenario: Ein Support-Mitarbeiter bittet die KI, häufig gestellte Kundenfragen zu überprüfen und Aktualisierungen des FAQ-Bereichs vorzuschlagen, um die Verständlichkeit zu erhöhen.

Freiberufler: Produktivität und Organisation

• So hilft es: Freiberufler können mithilfe des KI-Assistenten ihre Projekte verwalten, Rechnungen erstellen und Kundendateien organisieren.
• Szenario: Ein Freiberufler bittet die KI, eine Rechnungsvorlage zu erstellen und Projektdateien in Ordnern für einen schnellen Zugriff zu organisieren.

Mehr als nur KI: Weitere Verbesserungen

Auch wenn die KI-Assistenten im Mittelpunkt stehen, bietet DocSpace 3.6 zahlreiche Verbesserungen für ein optimiertes Benutzererlebnis.

• Die neueste Version der Editoren: Mit KI-gestützter Rechtschreib- und Grammatikprüfung, anpassbaren Hotkeys, Makroaufzeichnung und vielem mehr.
• Überarbeiteter Datenimport: Wir haben das Datenimport-Tool grundlegend überarbeitet, um die Migration Ihrer Dateien einfacher und intuitiver zu gestalten.
• Neue Formatunterstützung: DocSpace unterstützt jetzt das HML-Format und ermöglicht die Konvertierung von Präsentationen in TXT-Dateien.
• Leere Dateien hochladen: Für mehr Flexibilität können Sie jetzt leere Dateien hochladen, um Ihre Projekte von Grund auf zu strukturieren.

So nutzen Sie die neuen Funktionen

In unserem kostenlosen, ausführlichen Webinar erfahren Sie, wie Sie die neuen Funktionen nutzen können:

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