Kako koristiti prostorije za popunjavanje obrazaca u ONLYOFFICE DocSpace-u

Platforma za saradnju ONLYOFFICE DocSpace automatizuje proces podnošenja dokumenata kroz prostorije za popunjavanje obrazaca. Ove prostorije su dizajnirane da pojednostave popunjavanje i upravljanje dokumentima koji mogu biti popunjeni. Možete lako organizovati i pratiti završavanje zadataka, upitnika, anketa i drugih dokumenata. Pored toga, automatski prikuplja odgovore u tabeli, omogućavajući vam da analizirate podatke bez napora. Hajde da istražimo šta su prostorije za popunjavanje obrazaca i kako ih koristiti.

Šta su sobe za popunjavanje obrazaca

Sobe za popunjavanje obrazaca su specijalizovana vrsta prostora u ONLYOFFICE DocSpace-u dizajnirana posebno za rad sa obrascima. One omogućavaju korisnicima da otpreme PDF obrasce i podnesu ih na popunjavanje sa pravima pristupa isključivo za popunjavanje polja. Praćenje napretka i automatska kompilacija rezultata u tabelu olakšavaju detaljnu analizu. Ova funkcija je korisna za organizovanje i upravljanje zadacima zasnovanim na obrascima.

Na primer, ako treba da prikupite povratne informacije od učesnika nakon radionice, kreirajte prostoriju za popunjavanje formulara, otpremite formular za povratne informacije i podelite ga sa prisutnima. Prostorija vam pomaže da pratite ko je započeo popunjavanje formulara i ko ga je završio, konsolidujući sve odgovore na jednom mestu radi lakše provere i analize.

Ključne karakteristike

Deljenje PDF formulara

Obrasci u prostorijama za popunjavanje obrazaca mogu se deliti sa DocSpace korisnicima ili grupom korisnika koji imaju dozvolu samo za popunjavanje polja. Tako, oni koji popunjavaju obrazac ne mogu promeniti dokument.

Ako obrazac treba da popune spoljni korisnici koji nemaju DocSpace nalog, moguće je obezbediti pristup putem spoljneg linka.

Praćenje napretka obrasca

Kada pošaljete svoj formular, možete pratiti njegov napredak kroz dva nova foldera koja će se pojaviti u vašoj sobi: Završeno i U procesu. Kopije formi od svakog korisnika biće smeštene u odgovarajući folder na osnovu statusa njihove završnosti.

• U Procesu sadrži forme u izradi (forme koje su korisnici počeli da popunjavaju, ali ih još nisu završili).
• Završeni sadržaj sadrži popunjene obrasce (kada korisnici kliknu na Završite i pošaljite).

Kada učesnici završe i pošalju svoje obrasce, oni će se pojaviti u sekciji “Završeno”. Ovo vam omogućava da upravljate svim poslatim obrascima na jednom mestu, olakšavajući pregled svakog završenog obrasca.

Popunjavanje obrasca sa bilo kog uređaja

PDF forme se mogu popunjavati ne samo sa PC-a ili laptopa, već i na mobilnim telefonima i tabletima koristeći ONLYOFFICE Documents aplikaciju za iOS i Android. Mobilni korisnici mogu otvoriti formu putem javne veze ili iz svog povezanog DocSpace naloga, interagovati sa poljima koristeći interfejs prilagođen dodiru, kretati se između polja i poslati formu jednim klikom. To čini proces popunjavanja formi dostupnim u pokretu, bez potrebe za desktop pristupom.

Saznajte više o tome kako popuniti forme u pokretu u ovom članku.

Analiziranje odgovora

Odgovori se automatski kombinuju u tabelu za laku analizu podataka i izveštavanje.

U tabeli je moguće na praktičan način predstaviti podatke, filtrirati ih, analizirati pomoću pivot tabela i praviti grafikone na osnovu podataka. Za napredniju analizu, koristite AI asistente.

Početak rada sa popunjavanjem soba

Da ilustrujemo korišćenje prostorija za popunjavanje obrazaca, razmotrićemo scenario u kojem treba da prikupite potvrde o zaposlenju.

Korak 1. Pripremite PDF obrazac

Prvo, treba da pripremimo PDF obrazac. U ONLYOFFICE DocSpace možete koristiti ugrađeni PDF editor  da kreirate obrazac sa različitim poljima: tekst, padajuće liste, čekiće, radio dugmad, padajuće liste itd.

Da biste olakšali proces popunjavanja obrazaca, prilagodite postavke polja prema svojim potrebama. Podesite veličinu polja, format, dozvoljene karaktere, limit karaktera, font i obavezna polja, i dodelite različite uloge za popunjavanje polja. Ostali korisnici će moći vizuelno da odrede koja polja treba da popune u zavisnosti od svoje uloge, istaknuta u specifičnoj boji.

ONLYOFFICE takođe nudi biblioteku besplatnih gotovih obrazaca. Preuzmite onaj koji odgovara vašim potrebama i izmenite ga u PDF uređivaču, ako je potrebno.

Korak 2. Napravite sobu za popunjavanje obrasca

Zatim, postavljamo novu prostoriju za popunjavanje obrazaca gde možemo upravljati našim obrascima. Počinjemo tako što biramo odgovarajući tip prostorije i pripremamo je za korišćenje.

Da biste kreirali prostoriju za popunjavanje obrazaca, kliknite na dugme Nova prostorija -> Prostorija za popunjavanje obrazaca.

Zatim unesite ime vaše sobe i dodajte oznake i ikonu ako je potrebno. Kliknite na Kreiraj.

Korak 3. Dodajte PDF obrazac

U kreiranoj sobi, treba da dodamo obrasce koji se popunjavaju. Možemo ili otpremiti vaš gotov PDF obrazac ili odabrati iz biblioteke gotovih šablona.

Idite na Akcije -> Učitajte PDF obrazac -> Iz DocSpace / Sa uređaja.

Ili, Akcije -> Izaberi iz šablona.

Korak 4. Podelite obrazac za popunjavanje

Ovaj korak podrazumeva dovodjenje korisnika u prostoriju za popunjavanje obrazaca kako bi mogli početi sa ispunjavanjem istih. Postoje opcije za pozivanje unutrašnjih članova tima ili deljenje pristupa spoljnim učesnicima.

• Da biste brzo podelili obrazac sa spoljnim korisnicima, možete odmah generisati i kopirati javnu vezu. Ova opcija biće dostupna u prozoru nakon što se obrazac učita u prostoriju. Biće dovoljno da kliknete na Kopiraj javnu vezu kako biste je kopirali u međuspremnik. Svaki korisnik sa ovom vezom može otvoriti prostoriju i popuniti obrazac.

Takođe to možete uraditi klikom na dugme Podeli sobu na vrhu pored imena sobe u prozoru sobe.

• Za interne korisnike, kliknite na ikonu sa tri tačke na vrhu -> Pozovite korisnike.

Pocnite da kucate email ili korisničko ime i izaberite iz predloženog spiska.

Uverite se da ste odabrali prava za Popunjavanje obrasca. Takođe, odaberite jezik na kojem će korisnik primiti poziv. Zatim, pošaljite poziv klikom na odgovarajuće dugme.

Korisnici će videti prostor za popunjavanje liste dostupnih soba i mogu popuniti obrazac.

Korak 5. Praćenje napretka forme

Sada možete pratiti status obrazaca koji se popunjavaju. Sistem klasifikuje obrasce u različite sekcije na osnovu statusa njihove popunjenosti: U procesu i Završeno.

Videćeš ove sekcije kao odvojene foldere u tvojoj sobi.

Kada korisnik počne da popunjava obrazac, kopija će se pojaviti u sekciji U procesu.

Kada korisnik pošalje završeni obrazac klikom na Kompletiraj i Pošaljite, kopija obrasca automatski se pojavljuje u sekciji Kompletirano.

Korak 6. Organizovanje odgovora

Kao što je gore pomenuto, svi završeni obrasci će se automatski pojaviti u sekciji Završen. Pored toga, videćete tabelu koja automatski agregira prikupljene odgovore iz obrazaca.

U datoteci, svaki red odražava podatke jednog obrasca, dok kolone odgovaraju poljima. Zatim, u Spreadsheet Editor-u, možete analizirati podatke i praviti grafike i izveštaje.

To je to. Sam proces izgleda čak lakše nego što izgleda. Olakšava prikupljanje podataka i štedi vas od manuelnog rada sa više kopija.

Pokušajte sa sobama za popunjavanje obrazaca u ONLYOFFICE DocSpace.

Isprobajte iskustvo popunjavanja obrazaca tako što ćete se prijaviti na svoj DocSpace nalog ili kreirati besplatan nalog:

NAPRAVI NALOG