Automatize o ONLYOFFICE DocSpace com o n8n: crie fluxos de trabalho para documentos sem escrever uma linha de código

Se você usar ONLYOFFICE DocSpace como o DocSpace é o centro de documentos da sua empresa, você provavelmente já se viu fazendo as mesmas coisas manualmente, repetidamente. Um novo cliente assina: você abre o DocSpace, cria uma sala, faz o upload do modelo de contrato e convida o cliente. Um novo funcionário entra na empresa: você configura a conta dele, adiciona-o às salas certas e envia um e-mail de boas-vindas. Um formulário chega: você o encaminha para a pasta correta e notifica a equipe. Essas tarefas não são complexas, mas são bastante tediosas. A boa notícia é que, a partir de agora, elas podem ser totalmente automatizadas.

ONLYOFFICE DocSpace agora tem nós oficiais para o n8n, a plataforma de automação de fluxos de trabalho de código aberto. Você pode conectar o DocSpace às ferramentas que sua equipe já utiliza: Gmail, Slack, HubSpot, Airtable, seu sistema de RH, seu CRM e deixar de lidar com essas tarefas manualmente.

O que é n8n?

n8n é uma ferramenta de automação de fluxos de trabalho semelhante, em essência, ao Zapier ou ao Make, mas de código aberto e que pode ser executada em sua própria infraestrutura. Para os usuários do DocSpace que optam pela hospedagem própria por questões de controle de dados, isso deve ser extremamente valioso.

O n8n oferece uma tela visual na qual você conecta nós, cada um representando uma ação em um serviço. Quando um gatilho é acionado (chega um novo e-mail, um formulário é enviado, uma tarefa agendada é executada), o fluxo de trabalho é executado automaticamente, passando os dados de um nó para outro até que a tarefa seja concluída. Com mais de 400 integrações disponíveis, ele funciona com a maioria das ferramentas que sua equipe já possui.

O que os nós do DocSpace abrangem

O pacote inclui dois nós:

• ONLYOFFICE DocSpace: um nó de ação para realizar operações por meio do DocSpace API
• ONLYOFFICE DocSpace Trigger: um nó de evento que aciona seu fluxo de trabalho quando algo acontece no DocSpace

Operações do nó de ação

• Arquivos: enviar, baixar, mover, copiar, atualizar, excluir, criar, obter informações, gerar links compartilhados
• Salas: criar, atualizar, obter informações, pesquisar, arquivar, pesquisar, convidar ou remover usuários, atualizar funções de acesso, obter links compartilhados
• Usuários: convidar usuários, adicionar um usuário, pesquisar, atualizar funções, ativar ou desativar contas, excluir
• Pastas: criar, obter informações, obter conteúdo, obter histórico, obter link compartilhado, mover, copiar, atualizar, excluir

Acionar eventos de nó

O nó Trigger permite que os fluxos de trabalho reajam às atividades do DocSpace sem a necessidade de sondagem. Os eventos suportados incluem:

• Arquivos: Criados, enviados, atualizados, copiados, movidos, enviados para a lixeira, excluídos, restaurados
• Pastas: Criadas, Atualizadas, Copiadas, Movidas, Enviadas para a Lixeira, Excluídas, Restauradas
• Salas: Criadas, Atualizadas, Copiadas, Arquivadas, Excluídas, Restauradas
• Usuários: Criados, Convidados, Atualizados, Excluídos
• Grupos: Criados, Atualizados, Excluídos

Por exemplo: o envio de um arquivo aciona uma notificação no Slack; a criação de uma nova sala dá início a um fluxo de trabalho de aprovação; a exclusão de um usuário revoga o acesso nos sistemas conectados.

Cinco fluxos de trabalho que você pode executar hoje mesmo

Aqui você encontra cinco fluxos de trabalho prontos para serem implementados.

1. Criar automaticamente salas de colaboração com o cliente quando um negócio for fechado

Quando um negócio é marcado como fechado no seu CRM, esse fluxo de trabalho cria um DocSpace com nome específico na sala de colaboração para o cliente, baixa um modelo de contrato da sua biblioteca, o envia para a sala, convida o cliente e envia a ele um e-mail de boas-vindas com o link compartilhável da sala.

Instruções passo a passo

1. <Configure aqui o nó de acionamento do seu sistema de CRM>
2. ONLYOFFICE DocSpace: Criar uma sala
   • Set up ONLYOFFICE DocSpace credential (consulte esta documentação)
   • Você pode personalizar o título da sala inserindo a variável com o nome do seu cliente no parâmetro Title  (por exemplo, “{{ $json.client_name }} — Sala do Cliente “)
   • Escolha o tipo de cômodo que você deseja criar o parâmetro Type (para esse fluxo de trabalho, recomendamos o tipo de sala de colaboração)
3. ONLYOFFICE DocSpace: Baixar um arquivo
   • Insira o ID do modelo de contrato que será enviado para a área do cliente no parâmetro File ID (você pode verificar isso no endereço URL do arquivo armazenado no seu DocSpace: por exemplo, https://***.com/doceditor?fileId=69313)
4. ONLYOFFICE DocSpace: Carregar um arquivo
   • Insira a variável que armazena o ID da sala que criamos anteriormente no parâmetro Parent ID (deveria ficar assim: {{ $('Create a room').item.json.id }})
   • Você pode personalizar o nome do arquivo no parâmetro File Name (por exemplo {{ $('Edit Fields').item.json.client_name }}_contract.docx)
   • Certifique-se de que o o parâmetro está ativado Binary File
5. ONLYOFFICE DocSpace: Convide um usuário para uma sala
   • Defina o parâmetro Room ID para Manual e preenchê-la com uma variável da ENTRADA: {{ $('Create a room').item.json.id }}
   • Mude o parâmetro User ID para fixed e Manual, e preencha o parâmetro User Email com o endereço de e-mail do cliente
   • Selecione as permissões do cliente em User Access -> From list
6. ONLYOFFICE DocSpace: Obter o link compartilhado de uma sala
   • Preencha o parâmetro Room ID com uma variável: {{ $('Create a room').item.json.id }}
7. Gmail: Enviar uma mensagem
   • Escolha uma conta do Gmail
   • Insira o endereço de e-mail do cliente no parâmetro To
   • Configuração do parâmetro Subject
   • Escreva um modelo de e-mail usando as variáveis das etapas anteriores

O gatilho pode ser qualquer evento de CRM (HubSpot, Pipedrive, Salesforce), um webhook ou uma execução manual. A sala do cliente já está pronta antes mesmo que alguém da sua equipe precise se preocupar com isso.

2. Fluxo de recebimento de documentos com tecnologia de IA

Este fluxo de trabalho monitora a caixa de entrada do Gmail em busca de e-mails com anexos. Quando um e-mail chega, ele faz o upload do arquivo para uma pasta designada no DocSpace, extrai o texto e o encaminha para um modelo de IA (GPT-4o mini por padrão). O modelo identifica o tipo de documento, extrai o remetente, a data e quaisquer valores monetários, e redige um resumo de uma frase. Uma mensagem no Slack com o detalhamento completo é enviada para sua equipe.

Instruções passo a passo

1. Ação automática do Gmail
   • Configurar uma credencial OAuth2 do Gmail
   • O filtro está pré-configurado para `has:attachment` portanto, o fluxo de trabalho só é acionado em e-mails que contenham arquivos
   • O intervalo de sondagem é definido por padrão para a cada minuto — ajuste essa configuração nas definições do gatilho, se necessário
2. Gmail: Receber mensagem
   • Habilite Download Attachments na Options seção para disponibilizar o anexo como dados binários para a próxima etapa
3. ONLYOFFICE DocSpace: Carregar um arquivo
   • Configure suas credenciais do ONLYOFFICE DocSpace (consulte esta documentação)
   • Defina o parâmetro Parent ID para o ID da pasta do DocSpace onde os documentos recebidos devem ser armazenados (você pode encontrar o ID da pasta na URL do DocSpace ao abrir a pasta)
   • Personalize o nome do arquivo no File Name parâmetro — por exemplo `{{ $json.from.text }}: {{ $json.subject }}` nomeia cada arquivo com o nome do remetente e o assunto do e-mail
4. Trecho do arquivo
   • Defina Operation para Extract From PDF para extrair texto simples do anexo em PDF enviado
5. Modelo de bate-papo da OpenAI (subnó do Extrator de Informações)
   • Configurar uma credencial da API da OpenAI
   • O modelo está configurado para gpt-5-mini por padrão — altere isso para qualquer outro modelo compatível com sua conta da OpenAI
6. Extrator de Informações
   • O parâmetro Text vem pré-preenchido com `{{ $json.text }}` da etapa de extração anterior
   • Cinco atributos vêm pré-configurados: document_type, sender_name, document_date, total_amount, e summary — você pode adicionar, remover ou renomear esses itens de acordo com as necessidades da sua equipe
7. Slack: Enviar uma mensagem
   • Configurar uma credencial OAuth2 do Slack
   • Defina o parâmetro Channel para o canal do Slack onde sua equipe deve receber notificações
   • O modelo de mensagem já vem preenchido com todos os cinco campos extraídos — edite o texto para que ele se adapte ao seu formato preferido

Você também pode usar o nó DocSpace Trigger para acionar esse fluxo de trabalho quando um arquivo for enviado diretamente para o DocSpace, ignorando completamente a verificação por e-mail.

Todos os documentos recebidos (faturas, contratos, acordos de confidencialidade, ordens de compra) são arquivados e resumidos. Sua equipe vê o que chegou sem precisar abrir nenhum anexo.

3. Criar uma conta no DocSpace quando um novo funcionário for contratado

Quando o seu sistema de RH registra um evento de contratação por meio de um webhook, este fluxo de trabalho cria uma conta no DocSpace para o funcionário, notifica a equipe de TI no Slack e envia ao novo funcionário um e-mail de boas-vindas com o link do DocSpace.

Instruções passo a passo

1. Acionador de webhook
   • Copie a URL do webhook do nó e configure seu sistema de RH para enviar uma solicitação POST para ela sempre que um novo funcionário for criado
   • Os campos de carga útil esperados são name, email, e department — o fluxo de trabalho processa tanto JSON simples (`{ "name": "..." }`) e cargas úteis envolvidas pelo corpo (`{ "body": { "name": "..." } }`) automaticamente

   Observação: se o seu sistema de RH tiver um gatilho oficial para o n8n, recomenda-se usá-lo.

2. Editar campos
   • Esta etapa normaliza a carga útil recebida em três campos bem definidos: fullName, email, e department
   • Se o seu sistema de RH enviar nomes de campos diferentes, atualize as expressões neste nó de acordo com isso
3. ONLYOFFICE DocSpace: Convidar usuário
   • Configure suas credenciais do ONLYOFFICE DocSpace (consulte esta documentação)
   • O Email, First Name, e Last Name os parâmetros são preenchidos automaticamente a partir da etapa anterior
   • Type está definido como `Room Admin` por padrão — altere essa configuração caso os novos funcionários devam receber uma função diferente
4. Slack: Enviar uma mensagem
   • Configurar uma credencial OAuth2 do Slack
   • Substitua o espaço reservado para o ID do canal pelo ID do canal do Slack da sua equipe de TI
   • A notificação deve ser pré-preenchida com o nome, o e-mail e o departamento do novo funcionário, utilizando variáveis das etapas anteriores
5. Gmail: Enviar uma mensagem
   • Configurar uma credencial OAuth2 do Gmail
   • O parâmetro To é preenchido automaticamente a partir do campo de e-mail normalizado
   • Personalize o assunto e o corpo do e-mail para que correspondam ao tom de integração da sua empresa

Ele suporta tanto JSON simples quanto cargas úteis contidas no corpo da solicitação, por isso é compatível com a maioria dos sistemas de RH capazes de disparar um webhook. Basta configurá-lo uma vez e os novos funcionários já terão contas prontas antes mesmo de fazerem seu primeiro login.

4. Limpeza semanal das salas de colaboração inativas

As equipes tendem a acumular salas à medida que os projetos são concluídos e os clientes seguem em frente, mas poucas pessoas se preocupam em organizá-las. Esse fluxo de trabalho é executado todas as segundas-feiras às 9h, busca todas as salas no DocSpace, filtra aquelas que estão inativas há 90 dias ou mais, as arquiva e publica um resumo no Slack.

Instruções passo a passo

1. Acionador de programação
   • O gatilho está pré-configurado para ser executado todas as segundas-feiras às 9h — ajuste o dia, o horário ou a frequência nas configurações do gatilho para se adequar à programação da sua equipe
2. ONLYOFFICE DocSpace: Ver todos as salas
   • Configure suas credenciais do ONLYOFFICE DocSpace (consulte esta documentação)
   • O Search Room A operação recupera todas as salas às quais sua conta tem acesso — não são necessários parâmetros adicionais
3. Código: Filtrar salas inativas há mais de 90 dias
   • Este nó de JavaScript compara o `updatedAt` carimbo de data e hora em relação à data de hoje (veja o script de código abaixo)
   • Para alterar o limite de inatividade, localize o número `90` no código e substitua-o pelo número de dias que você preferir
   • As salas que não atendem aos critérios do filtro são descartadas sem aviso — o restante do fluxo de trabalho é executado apenas para as salas que atendem aos critérios
4. ONLYOFFICE DocSpace: Arquivar sala inativa
   • A Room ID o parâmetro está definido como `{{ $json.id }}` e obtém automaticamente o ID da sala de cada item filtrado
   • Este nó é executado uma vez por sala — se houver 12 salas inativas, ele será executado 12 vezes
5. Slack: Enviar relatório de arquivo
   • Configurar uma credencial OAuth2 do Slack
   • Substitua o espaço reservado para o ID do canal pelo seu canal do Slack de administração ou operações
   • Escreva um modelo usando as variáveis das etapas anteriores
   • Este nó está configurado para ser executado apenas uma vez, após todas as salas terem sido processadas, e publica uma única mensagem listando todas as salas que foram arquivadas

JavaScript para a etapa 3:

<code class="language-javascript">const cutoff = new Date();
cutoff.setDate(cutoff.getDate() - 90);
return items.filter(item => {
const updated = new Date(item.json.updatedAt || item.json.updated || 0);
return updated < cutoff;
});</code>

O limite de inatividade é um único número em um nó de Código. Altere o valor de 90 para 60 ou 180, conforme necessário. Quando não há nada para arquivar, o fluxo de trabalho é executado silenciosamente.

5. Envio automático do formulário de admissão do projeto do cliente para a sala do DocSpace

Esse fluxo de trabalho começa com um formulário hospedado no n8n: nome do projeto, nome do cliente, e-mail e descrição. Ao ser enviado, ele cria uma sala no DocSpace, obtém o link compartilhável, envia por e-mail ao cliente a URL direta do espaço de trabalho e notifica sua equipe no Slack.

Instruções passo a passo

1. Gatilho de formulário do n8n
   • O formulário possui quatro campos pré-configurados: Project Name (obrigatório), Your Name (obrigatório), Email Address (obrigatório), e Project Description (opcional)
   • Copie a URL do formulário do nó e compartilhe-a com os clientes — o formulário é hospedado diretamente pelo n8n, sem necessidade de nenhum serviço externo
   • A mensagem de confirmação exibida após o envio já vem preenchida — edite-a no Options seção do nó de acionamento
2. ONLYOFFICE DocSpace: Criar uma sala
   • Configure suas credenciais do ONLYOFFICE DocSpace (consulte esta documentação)
   • O parâmetro Title está definido como `{{ $json.project_name }} — {{ $json.client_name }}` assim, cada pasta recebe automaticamente o nome do projeto e do cliente
   • Sala Type está definido como Collaboration Room — altere isso se um tipo de quarto diferente for mais adequado ao seu caso de uso
3. ONLYOFFICE DocSpace: Obter o link compartilhado de uma sala
   • O parâmetro Room ID está definido como `{{ $json.id }}` e obtém automaticamente o ID da sala criada na etapa anterior
4. Gmail: Enviar uma mensagem
   • Configurar uma credencial OAuth2 do Gmail
   • O parâmetro To deve ser preenchido com a variável do campo de e-mail do formulário
   • O Subject deveria ser um modelo de texto com variáveis como Project Name e/ou Your Name a partir da etapa 1
   • O link da sala da etapa anterior deve ser inserido no corpo do e-mail da seguinte forma: `{{ $("Get Room Shared Link").item.json.sharedLink }}`
5. Slack: Enviar uma mensagem
   • Configurar uma credencial OAuth2 do Slack
   • Substitua o espaço reservado para o ID do canal pelo canal do Slack no qual sua equipe deve ser notificada sobre novos projetos
   • A notificação deve incluir campos para o nome do projeto, o nome do cliente, o endereço de e-mail e um link direto para a nova sala do DocSpace

Introdução

Você vai precisar de um n8n instância (na nuvem ou auto-hospedada) e uma conta do ONLYOFFICE DocSpace. Para instalar o nó do DocSpace, você pode pesquisar por “ONLYOFFICE DocSpace” na busca de nós.

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A autenticação oferece suporte a quatro métodos: Chave de API (recomendado), Autenticação Básica, OAuth2 e Token de Acesso Pessoal. Uma vez configurada, a credencial é compartilhada entre todos os nós do DocSpace em sua instância. Consulte as credenciais da documentação do ONLYOFFICE DocSpace para obter detalhes sobre a configuração.

Recrie qualquer um dos cinco modelos de fluxo de trabalho seguindo as instruções acima, vincule suas credenciais, insira os IDs corretos da pasta e do canal e ative.

O que construir a seguir

Os fluxos de trabalho acima abrangem casos comuns. Além desses, os mesmos nós oferecem suporte a itens como:

• Lembretes de vencimento: fazer a varredura de uma pasta de contratos em intervalos programados, verificar se há datas nos nomes dos arquivos ou nos metadados e enviar lembretes de renovação antes que os contratos vençam
• Auditorias de acesso: um relatório semanal sobre todas as salas, seus membros e níveis de acesso, enviado a um canal de gestão
• Arquivamento orientado por eventos: use o nó Trigger para mover ou arquivar arquivos automaticamente quando eles atingirem um determinado estado
• Gerenciamento do ciclo de vida do usuário: mantenha as contas do DocSpace sincronizadas com seu serviço de diretório usando eventos de acionamento

Os nós disponibilizam a maior parte das ações que você realizaria na interface do DocSpace como operações de API. O n8n conecta essas operações ao restante da sua pilha de tecnologias.

Considerações finais

Se algum dos fluxos de trabalho acima corresponder a algo que você está fazendo manualmente no momento, a configuração é simples: instale o nó, conecte suas credenciais, importe o modelo e ative-o. Depois disso, o DocSpace cuida do trabalho rotineiro sem que você precise intervir.