パソコンで手紙を書く方法：テンプレート付きの手順ガイド

パソコンで手紙を書くのは、どんな手紙が必要で、どの程度フォーマルにすべきかが分かっていれば難しいことではありません。選択肢としては、Microsoft Word、ONLYOFFICEのデスクトップエディタ、LibreOffice Writerなどのデスクトップエディタや、Google DocsやONLYOFFICE Docsのようなブラウザベースのツールなど、いくつかあります。また、書式をあらかじめ整えてくれるテンプレートもいますぐにでも無料で利用できるものがたくさんあります。

ちょっとした私信であれば白紙の文書でも十分かもしれませんが、退職届や応募書類、正式な依頼文といったフォーマルな文書では、テンプレートが役立ちます。あらかじめ構成が決まっているため、どこに何を書けばよいか悩まずに済み、時間の節約になります。

パソコンで手紙を書く手順

まずは文書エディタを開き、レイアウトを自分で組み立てるか、テンプレートに任せるかを決めましょう。個人的な手紙であればそれほど構成にこだわる必要はありませんが、フォーマルな文書では細かい要素が必要になります。

基本的な流れは次のとおりです。

1. 文書エディタを開きます。
2. 白紙の文書を選ぶか、手紙のテンプレートを選びます。
3. 手紙の種類を決めます。
4. 必要に応じて、日付と差出人・宛先の情報を記入します。
5. 書き出しの挨拶と本文を書きます。
6. 結びの言葉と署名、または氏名で締めくくります。
7. 誤字脱字と書式を確認します。
8. 保存し、PDFとして書き出す、印刷する、またはメールで送信します。

手紙を書くときに使えるツール

パソコンで手紙を作成する方法はいくつもあります。選ぶ際のポイントは2つです。オフラインで使えるデスクトップアプリとクラウド型のツール、どちらが好みか。そして、書式をゼロから整えたいのか、テンプレートを使いたいのか、という点です。

1. ONLYOFFICE

ONLYOFFICEには、デスクトップ版とオンライン版の両方があり、ローカル環境で作業することも、ブラウザ経由でリアルタイムに共同編集することもできます。デスクトップ版はDOCX形式を互換性の問題なく扱えるため、Wordで作成した文書もそのまま開いて編集が可能です。

時間がないときには、あらかじめ用意されたテンプレートが作業をスピードアップしてくれます。PDF書き出し機能が標準で備わっているため、レイアウトの崩れを心配せずに完成した手紙を共有できます。チームで使う場合は、オンライン版のコメント機能や共同編集機能が便利です。表現の言い換えや分かりやすさのチェックにはAI連携も活用できますが、送信前に必ず内容を確認するようにしましょう。

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2. Microsoft Word

Microsoft Wordは、今も最も広く使われているワープロソフトの1つで、デスクトップアプリとしても、Word for the webとしても利用できます。基本的な文字装飾から高度なレイアウト調整まで幅広い書式設定に対応しており、ちょっとしたメモからフォーマルなビジネス文書まで、あらゆる用途に使えます。

テンプレートのライブラリも充実しており、たいていの場面に合った手紙の書式が見つかります。DOCXはWordのネイティブ形式であるため、他のWordユーザーとのファイル共有もスムーズです。すでに別の業務でWordを使っているのであれば、覚えることはほとんどなく、すぐに書き始められます。

3. Google Docs

Google Docsはブラウザ上で動作するため、複数の端末を使い分けている場合や、メール添付のやり取りなしで共同作業をしたい場合に便利です。特定の相手と文書を共有し、コメントを集め、変更内容をリアルタイムで確認できます。送信前に誰かに手紙を確認してもらいたいときには、特に役立ちます。

手紙を含む一般的な文書タイプのテンプレートが用意されており、他のGoogleツールともスムーズに連携します。作業内容はオンライン上に保存されるため、手動で保存する手間もありません。必要に応じて、さまざまな形式でダウンロードすることもできます。

4. LibreOffice Writer

LibreOffice Writerは、LibreOfficeスイートに同梱されている無料のオープンソースのワープロソフトです。デスクトップアプリであるため、インターネット接続やクラウドストレージがなくてもオフラインで作業できます。

DOCXを含む幅広い文書形式に対応しており、Microsoft Wordや他のワープロソフトで作成したファイルも問題なく開けます。サブスクリプション料金やオンライン環境への依存を避けつつ、しっかりしたソフトを使いたい方に向いた選択肢です。

出典：zdnet.com

どの種類の手紙を書きますか

手紙の目的をはっきりさせておくと、適切な構成とトーンを決めやすくなります。フォーマルなビジネスレターには明確な構成と礼儀正しい文体が必要ですが、個人的な手紙であれば、より自由な言葉づかいとレイアウトで問題ありません。

代表的な種類は次のとおりです。

• フォーマルレター・ビジネスレター：目的が明確で、連絡先、日付、書き出しの挨拶、本文、結びといった要素で構成された、仕事上のやり取りに使う手紙です。
• パーソナルレター：友人や家族に宛てたくだけた内容の手紙で、日付、挨拶、本文、締めの言葉というシンプルな構成が一般的です。
• カバーレター：求人への応募書類に添えるもので、自己紹介と、その職種に適している理由を伝えます。カバーレターのテンプレートを見る
• クレームレター：問題点を関連情報とともに明確に示し、具体的な解決を求める手紙です。事実にもとづいた冷静なトーンで書くのが基本です。
• お礼の手紙：簡潔かつ誠実に感謝を伝え、それがなぜ意味のあることだったのかを添えます。
• 申請書・依頼状：冒頭で目的を明示し、裏づけとなる情報を添えて正式に依頼を行う手紙です。依頼状のテンプレートを見る
• 推薦状：他の人の応募を後押しするために、その人のスキルや経験を紹介する手紙です。推薦状のテンプレートを見る
• 退職届：退職の意思を勤務先に伝える書類です。退職届のテンプレートで基本的な構成を用意してから、自分の情報を加えていくとよいでしょう。
• レター・オブ・インタレスト（関心表明書）：特定の求人が出ていない場合でも、その組織への関心を伝える手紙です。

手紙の構成

構成は書く内容によって変わります。個人的な手紙であれば、挨拶と数段落の本文、締めの言葉だけで十分なこともあります。フォーマルな手紙には、通常もう少し多くの要素が含まれます。

差出人の情報、日付、宛先の情報

自分の氏名と連絡先を上部に置き、その下に日付、必要であれば宛先の氏名と住所を記載します。すべての手紙にすべての情報が必要というわけではないため、状況に合ったものだけを含めましょう。

書き出しの挨拶と導入

相手や場面に合った挨拶を選びます。英文のビジネスレターでは「Dear ［氏名］」、個人的なメッセージであれば「Hi ［氏名］」が使われます（日本語の手紙であれば「〇〇様」や「拝啓」にあたります）。最初の段落では、何のための手紙なのかをすぐに伝えるようにしましょう。

本文と結び

本文は段落に分けると読みやすくなります。最後は、全体のトーンに合った結びの言葉で締めくくりましょう。フォーマルな手紙では「Sincerely（敬具）」、個人的な手紙では「Best wishes」などが使われます。結びの下に氏名を記載し、印刷して手書きで署名する予定であれば、そのためのスペースを空けておきます。

パソコンで手紙の書式を整える方法

手紙をきちんとした印象に仕上げるために、凝ったデザインは必要ありません。読みやすいフォント、適切な余白、統一された行間、そして分かりやすい構成のほうが、装飾よりもずっと重要です。

仕上げる前に、用紙サイズ、余白、フォントサイズ（11ポイントまたは12ポイントが標準です）、行間、配置を確認しましょう。印刷する場合は用紙サイズも重要です。US Letterは8.5×11インチ、多くの国ではA4が標準となっています。印刷前に印刷プレビューを使い、不自然な改ページや、文字が端に寄りすぎていないかを確認しておきましょう。

テンプレートを使って手紙を書く方法

テンプレートは基本的なレイアウトを用意してくれるため、内容そのものに集中できます。差出人の情報、宛先、日付、署名をどこに置けばよいか迷いやすいフォーマルな手紙では、特に助けになります。

ONLYOFFICEでは、退職届、意向表明書、雇用関連の書類などをカバーする手紙テンプレート集をご用意しています。オンラインで編集することも、DOCXまたはPDF形式でダウンロードすることも可能です。使い方はシンプルです。テンプレートを選び、プレースホルダーのテキストを自分の情報に置き換え、本文を書き、保存前に読み返して確認しましょう。

手紙を保存して送る方法

DOCXで保存する：後から修正する可能性がある場合や、誰かに内容を確認してもらう必要がある場合は、編集できる形式で残しておきましょう。

PDFで書き出す：手紙が完成したら、レイアウトを保ったまま共有できます。送信前にすべてのページを確認し、特に改ページと署名の位置に注意しましょう。

印刷する：印刷する場合は、まず印刷プレビューで正しい用紙サイズが選ばれているか、手紙全体がページに収まっているかを確認します。

メールで送る：相手が完成版を読むだけであればPDFを、編集が必要であればDOCXファイルを添付します。送信前に、宛先のメールアドレス、件名、添付ファイルを確認しておきましょう。

送信前の最終チェック

編集が終わったら、手紙全体を通して読み返しましょう。スペルチェックだけに頼らず、細部は自分の目で確認します。宛先の氏名、日付、連絡先、そして手紙の目的が正しいかを見直してください。トーンが場面に合っているか、テンプレートのプレースホルダーが残っていないか、書式が全体で統一されているかも確認しましょう。

PDFで送る場合や印刷する場合は、編集用のファイルだけでなく、最終版そのものを確認することが大切です。

すべて問題なければ、編集できるコピーを保存したうえで、必要な形式で最終版を書き出します。フォーマルな手紙であれば、書式をそのまま保てるPDFが共有には最も安全な選択肢です。後から修正する可能性がある場合は、元のDOCXファイルも残しておきましょう。

テンプレートを使った場合は、送信前にプレースホルダーのテキストをすべて削除することを忘れないでください。最終確認に数分をかけるだけで、よく書けた手紙がうっかりしたミスで台無しになるのを防げます。