ハンブルクのバレーボールクラブがONLYOFFICEでチームの連携を保つ方法

スポーツクラブの運営には、ホイッスルと良いサーブだけでは足りません。試合、練習、スポンサー契約の裏側には山のような事務作業があり、誰かがそれをきちんと整理しなければなりません。ドイツ・ハンブルクのNiendorfer TSVバレーボール部にとって、その役割を大きく楽にしてくれているのがONLYOFFICE DocsとNextcloudです。メールでのやり取りに追われていた状態から、スムーズなリアルタイムコラボレーションへと移行した、このボランティア運営クラブの歩みを見ていきましょう。

Niendorfer TSVについて

Niendorfer TSVは1919年以来、ハンブルクのスポーツシーンの一団体であり続けています。1世紀以上にわたり、人々が集まって体を動かし、競い合い、楽しんできました。バレーボール部だけでも、10チームにまたがる約200人のメンバーが所属しています。

このクラブはボランティアによって運営されており、温かく親しみやすい雰囲気があります。互いをよく知り、助け合い、できることには積極的に手を貸す文化です。しかし、その親密で実践的な精神には、非常に現実的な課題も伴います。大きなITチームを持たずに、これほど多くの人と情報をどう整理すればよいのでしょうか。

課題：ファイルのバージョンが多すぎて収拾がつかない

ONLYOFFICE導入以前、クラブにとって最大の悩みはコラボレーションでした。ファイルはボランティア同士でメールを介してやり取りされていました。次に何が起きるかは、想像がつくでしょう。ファイルは増殖し、バージョンは食い違い、みんなが同じ質問を繰り返していました。「ちょっと待って、最新版は誰が持ってるの？」

さらに、クラブにはより良いツールを探す上で判断基準となる、いくつかの明確な優先事項がありました。

• データプライバシーが第一。スポーツクラブとして、メンバーのデータを自分たちのインフラ上で管理することは非常に重要です。米国拠点のクラウドサービスに機密情報を保存することは、特にGDPRを念頭に置くと、この原則にまったく合いませんでした。
• ボランティア向けのモバイルアクセス。多くのボランティアは主にスマートフォンから作業するため、どんなソリューションも小さな画面で同じように快適に使える必要がありました。
• 信頼できるMicrosoft Office互換性。クラブは他のクラブや協会、スポンサーと頻繁にファイルをやり取りするため、文書は毎回正しく開き、正しく表示される必要がありました。

彼らが本当に求めていたのはシンプルなことでした。混乱のない、本物の同時編集です。

ONLYOFFICEが選ばれた理由

クラブが最初にONLYOFFICEを知ったのは、すでにバレーボール部で使っていたNextcloudに組み込まれたオフィスオプションを通じてでした。Nextcloud内で文書を一緒に編集する方法を探すと、ONLYOFFICE Docsがすぐに目に留まりました。そこで、まずこれを試してみることは自然な流れでした。

とはいえ、最初の選択肢だけで満足したわけではありません。現実的な選択肢として、GoogleドライブとCollaboraの2つも検討テーブルに上がりました。Googleはすぐに除外されました。米国のクラウドサービスは、メンバーのデータを自社サーバーに保持するというクラブの方針とは相容れなかったからです。残ったのは、セルフホスト型の2つの候補、CollaboraとONLYOFFICEでした。

いくつかの明確な理由から、ONLYOFFICEが選ばれました。

• 優れたMicrosoft Office互換性。スポンサーや他のクラブと共有するファイルが、常に想定通りの見た目で表示されます。
• モダンで馴染みやすいインターフェース。ほとんどのボランティアはすでにWordやExcelの見た目に慣れているため、学習コストがほとんどありませんでした。
• Nextcloudとのすっきりした統合。すべてが一つのつながったワークスペースのように感じられました。

ボランティアによって運営される組織にとって、この組み合わせは群を抜いて実用的に感じられました。

クラブの日々の使い方

ONLYOFFICEを導入すると、以前のメールの往復はなくなりました。今では、ボランティアたちが文書を開き、リアルタイムで一緒に作業しています。

実際の使われ方はこのような具合です。

• 議事録は共同で作成・レビューされ、常に一つの明確な最新版が保たれます。
• チームリストは、延々と続くメールのやり取りなしで最新の状態を保っています。
• スポンサー資料やコンセプトは一緒に磨き上げられ、全員が同じ情報を共有できます。
• PPTX形式のプレゼンテーションは、素早くシンプルにまとまり、すぐに共有できる状態になります。
• トレーニングプランは複数のコーチと手を取り合って作成され、全員が同じ計画に貢献できます。

その結果、正しいファイルが常に正しいファイルである、整理された共有スペースが実現し、推測に頼る必要がなくなりました。

すんなり動くセットアップ

セルフホスティングは複雑だと思われがちですが、クラブにとっては驚くほどシンプルなものでした。

彼らはONLYOFFICE DocsをHetznerの自社サーバー上で、Caddyのリバースプロキシの背後で運用し、公式の統合アプリを使ってNextcloudと接続しています。Document ServerがHTTPS経由でアクセス可能になれば、統合は基本的にそのまま動作します。

クラブはONLYOFFICE DocsとNextcloudの両方を常に最新版に保っており、アップデートも一貫してスムーズです。派手なことは何もなく、驚きもなく、ただ信頼できるソフトウェアが仕事をこなしているだけです。