遼寧工程技術大学がONLYOFFICEで文書コラボレーションを改善した方法

遼寧工程技術大学は、ONLYOFFICE Docsを導入し、業務・財務プラットフォーム上での文書ワークフローのデジタル化と効率化を実現しました。契約書の起草、共同編集、バージョン追跡がシームレスに行えるようになった事例を詳しくご紹介します。

遼寧工程技術大学について

遼寧工程技術大学は1949年に設立された遼寧省の重点大学です。学生数は4万人以上、教員数は2,000人を誇ります。工学分野に強みを持ち、エネルギー、緊急安全、地理空間測量など複数の国家レベルの研究プラットフォームを擁しています。

課題：チームワークとデータ管理

大学のキャンパス情報化推進に伴い、既存のオフィス業務においていくつかの重要な課題に直面していました。

• 文書共有のワークフローがオフラインコピーやメッセージツールに依存しており、チームワークの効率を妨げていた。
• 変更追跡とバージョン管理が一貫しておらず、文書バージョンの混乱を招いていた。
• キャンパスプラットフォームにオンラインでの プレビューや編集機能がなく、ユーザーがファイルを繰り返しダウンロード・再アップロードする必要があった。
• パブリッククラウドサービスはデータセキュリティの懸念があり、大学のオンプレミス展開要件を満たせなかった。

解決策：ONLYOFFICE Docs

いくつかの代替ソリューションを評価した結果、多くのソリューションがコスト高、オンプレミス展開オプションの欠如、限られた統合性、ドキュメント形式との低い互換性、高度なコラボレーション機能の未対応という問題を抱えていることがわかりました。

大学がONLYOFFICE Docsを選んだ主な理由は以下のとおりです。

• Microsoft Officeフォーマットとの互換性により、ユーザーが既存の文書操作習慣を維持できる。
• オープンソースアーキテクチャにより、キャンパス管理システム、クラウドストレージ、教育プラットフォームとのシームレスな統合が可能。
• リアルタイム共同編集、アクセス制御、PDF編集が日常的なニーズをカバーする。
• オンプレミス展開によりデータの完全な管理とセキュリティを実現。

成果：効果的でセキュアなワークフロー

ONLYOFFICE Docsを契約管理に統合することで、調達・財務・資産システムを連携させ、エンドツーエンドの契約処理を強化しました。これにより、以下が可能になりました。

• ダウンロードやアップロードなしに、ブラウザで直接契約書を閲覧・編集する。
• リアルタイムで共同作業し、バージョン履歴を追跡する。
• 統合されたオンライン文書コラボレーション環境で作業する。

機能面に加えて、ONLYOFFICEは大学の厳格なデータセキュリティとコンプライアンス要件に適合しています。

• オンプレミスストレージにより、契約書を含むすべての機密データがローカルに保持され、パブリッククラウドへのデータ流出を防ぐ。
• 役割ベースのアクセス制御により、職位に応じた差別化されたアクセス権（閲覧・編集・コメント）を割り当てる。
• すべての操作の完全な監査証跡により、キャンパスの情報セキュリティ、内部監査、記録管理規制への準拠を支援する。

他の教育機関やパートナーにONLYOFFICEを強くお勧めします。オンプレミス展開によりデータセキュリティとコンプライアンスが確保されます。使いやすいインターフェースは私たちのシステムにシームレスに統合されています。

リアルタイム共同編集、バージョン履歴、権限管理などの機能は、管理業務、教育、契約管理などのシナリオをサポートし、このソリューションを教育機関やパートナー組織に適したものにしています。