SCIP社がONLYOFFICE DocsとNextcloudで協働と継続的改善を促進する方法

ドメイン名の登録と管理、およびホスティングサービスの提供を専門とする企業、Soluciones Corporativas IP SL（SCIP）は、チーム全体のコラボレーションを改善するために、Nextcloud環境にONLYOFFICE Docsを統合しました。ONLYOFFICE Docsが同社のワークフローにどのような変化をもたらしたかを、このブログ記事でご紹介します。

SCIPについて

Soluciones Corporativas IP SL(SCIP)は、ドメイン名の登録と管理、およびWebホスティングやインターネット接続などの補完的なサービスの提供を専門とする企業です。同社の主な目的は、クライアントとパートナーがデジタルインフラストラクチャを運用および管理しやすくするツールと共に、ドメインライフサイクルの安全で迅速かつ信頼性の高い管理を提供することです。

SCIP社のチームは約50名で構成されており、技術サポート、運用、管理、規制コンプライアンス、製品、開発の各分野で活動しています。同社の歴史は10年以上前に始まり、自動化、セキュリティ、パーソナライズされた対応に特に重点を置いて、ドメイン市場でより透明性が高く効率的なサービスを提供するというアイデアに基づいています。

多分野チームにとっての主要な課題

SCIP社では、安全でプライベートかつ一元化された環境でドキュメントワークフローを統合することが主な課題でした。従業員は次のことを望んでいました。

• ファイルの分散化を解消する。
• メール添付ファイルの使用を減らす。
• 技術、運用、法務、管理ドキュメントに関するさまざまな部門間の同時コラボレーションを促進する。

この課題に対処するため、従業員がデータを完全に管理し、独自のサーバーで運用し、ドメイン登録環境の規制要件を厳格に遵守できるソリューションを探し始めました。

Google WorkspaceやMicrosoft 365などのソリューションが検討されましたが、主に次の理由で除外されました。

• ドメイン分野で重要なデータの主権と管理の必要性。
• 独自のインフラストラクチャ内でのセルフサービス、カスタマイズ、運用に関する内部要件。
• 第三者によって完全に管理される環境に関連するコストと制限。

ONLYOFFICE DocsとNextcloudの組み合わせ

ニーズに理想的なソリューションを探している間に、SCIP社はオープンソースコミュニティとテクノロジー分野の紹介を通じて、ONLYOFFICE DocsとNextcloudを発見しました。両方のツールの組み合わせは、まさに彼らが必要としていたもの、つまり高度なコラボレーション、リアルタイム編集、自己管理、環境との統合、柔軟性を提供しました。

ドメイン登録機関として、SCIP社は厳格なセキュリティ、監査、トレーサビリティ、データ保護の要件を遵守する必要があります。さらに、同社はICANNのベストプラクティス、内部サイバーセキュリティ基準、ロールベースのアクセス制御に従っています。NextcloudとONLYOFFICE Docsが独自のインフラストラクチャ内で動作し、きめ細かいセキュリティポリシーを適用できる能力も、SCIPにとって重要な要素でした。

効果的なコラボレーションとドキュメント管理

現在、SCIP社のチームは次のタスクにONLYOFFICE DocsとNextcloudの組み合わせを使用しています。

• 運用ドキュメント、技術マニュアル、内部手順の作成と更新。
• 契約、規制コミュニケーション、第三者および法人クライアントとの契約に関するコラボレーション。
• 管理および財務部門のドキュメント管理。
• 共有フォルダとバージョン管理を通じた内部プロジェクトの調整。

ONLYOFFICE DocsのNextcloudへの統合により、コラボレーション効率の向上、セキュリティとトレーサビリティの強化、メール添付ファイルと重複バージョンの削減が実現しました。

現在のプロジェクトの状況と今後の計画

プロジェクトは現在、機能拡張フェーズにあります。SCIP社はすべてのスタッフをトレーニングし、重要なドキュメントを新しい環境に移行しています。主な困難は、変更に対する最初の抵抗と高度な権限を調整する必要性でしたが、両方とも段階的に解決されています。

将来的に、登録および検証プロセスにリンクされた自動化されたフローとテンプレートを統合する予定のようです。

Juan Riera Pol氏、最高技術責任者：

データを完全に管理し、最新のコラボレーションを行い、セキュリティ基準を遵守する必要がある組織には、ONLYOFFICE + Nextcloudの組み合わせを強くお勧めします。私たちの場合、それはドメイン登録業界のニーズに合致した、堅牢で柔軟なソリューションであることが証明されています。