新しいONLYOFFICE DocSpaceアプリでmonday.comでのコラボレーションを強化

mondayワークスペース内で文書を効率的に管理・共同作業する方法をお探しですか？ONLYOFFICE DocSpaceアプリはタスク管理と文書コラボレーションのギャップを埋め、チームの生産性を向上させます。この強力な連携により、mondayボードをONLYOFFICE DocSpaceとシームレスに接続し、オフィスファイルを一元管理するプラットフォームを構築できます。新リリースされたアプリのすべてをご紹介します。

主な機能と利点

• シームレスな文書連携：monday.comボードからONLYOFFICE DocSpaceルームにオフィスファイルを直接リンクし、効率的に管理。
• 強化されたコラボレーション：直感的なインターフェース内でリアルタイム編集・閲覧・共同作業が可能。
• 役割ベースのアクセス：コンテンツ作成者やビューアなどの役割を割り当て、ファイルの閲覧・編集権限を細かく制御。
• 柔軟な導入範囲：すべてのmondayワークスペースに一括導入するか、特定のワークスペースのみに適用可能。
• 簡単な設定：monday.com管理者による迅速なセットアップでONLYOFFICE DocSpaceへの接続を容易に。
• 文書のプライバシー：特定メンバーの招待やセキュアな外部リンク共有が可能。DocSpaceのパブリックルームでアクセスを制御しつつ公開。

対象チームと利用シナリオ

以下はさまざまな業界のチームがmonday.com用ONLYOFFICE DocSpaceアプリを活用し、ワークフローを合理化し、生産性を向上させる実例です。

• リモートチームのプロジェクト管理：mondayボードとONLYOFFICE DocSpaceルームを統合し、散在するファイルによる混乱を解消。各プロジェクトボードにパブリックルームをリンクし、リモートワーカーが計画書や報告書を簡単に共有・更新。
• マーケティングキャンペーンの共同作業：キャンペーンボードからDocSpaceの共有ルームを作成し、広告モックアップ、ブログ下書き、インフルエンサー契約書などを一元管理。メールのやり取りを減らし、リアルタイム編集で全員を最新状態に。
• 人事チームの社内コミュニケーション：オンボーディングや評価管理ボードにパブリックルームをリンクし、研修マニュアルやポリシー文書を新入社員に簡単共有。
• ソフトウェア開発チームの製品開発：スプリントや機能ボードと技術文書ルームを接続し、リリースノート、テスト計画、API文書を共同編集・更新。
• 代理店のクライアント管理：各クライアントプロジェクトにパブリックルームを用意し、契約書、クリエイティブ素材、フィードバック文書をアップロード。クライアントには限定的に閲覧アクセスを付与。

アプリのインストール方法

ONLYOFFICE DocSpaceをmondayで利用開始する手順は以下の通りです。

1. monday.comに管理者アカウントでログインし、monday.com Marketplaceにアクセス。
2. すべてのワークスペースに導入するか特定のもののみに限定するか選択。後からManage Appsで変更可能。
3. 「Install」ボタンをクリックし、ONLYOFFICE DocSpaceアプリを追加。

アプリをインストール

ヒント：管理者のみアンインストールが可能です。

アプリの設定方法

インストール後、シームレスに利用できるよう以下の設定を行います。

1. 対象のmondayワークスペースで任意のボードを開く。
2. ＋アイコンをクリックし、「Apps」からONLYOFFICE DocSpaceを追加。
3. 新しく作成されたONLYOFFICE DocSpaceタブでDocSpaceのURL・メール・パスワードを入力してサインイン。未登録の場合はこちらから無料登録ができます。
4. ONLYOFFICE DocSpace → 開発者ツール → JavaScript SDKを開き、mondayボードのURLとDocSpaceのアドレスを追加。

サインイン後、「Welcome to DocSpace Board!」通知が表示され、統合完了を確認できます。

重要：管理者が設定完了しない限り、一般ユーザーは利用できません。

アプリの使い方

ONLYOFFICE DocSpaceでの共同作業は、ルームを作成してファイルを保管・編集することから始まります。手順は以下の通りです。

1. DocSpaceタブの「Create Room」ボタンをクリック。
2. ONLYOFFICE DocSpaceにパブリックルームが自動作成されます。タグ「monday integration」とボード固有IDが付与。
3. ルーム内でテキスト文書、プレゼン、PDF、スプレッドシートなどを共同編集。

リンク済みルームを削除・アーカイブする場合は、アプリアイコンの「Unlink」をクリック。その後、必要に応じて新ルームを作成できます。

アクセス権の理解

• チームメンバー役割のmondayユーザーはDocSpaceではコンテンツ作成者として自動追加。閲覧・編集・作成・アップロードが可能。
• ビューアやゲスト役割のmondayユーザーは自動追加されませんが、パブリック外部リンクで閲覧できます。
• 「Project Xの全員」などでボード共有されていても、ルームには招待されず、閲覧のみ可能。
• 既存DocSpaceアカウントを持ち、mondayでビューア/ゲストの場合は、歯車アイコン→アプリの設定から認証できます。

よくある質問 (FAQ)

質問：monday.com用ONLYOFFICE DocSpaceアプリは無料ですか？
答え：はい、無料です。monday Marketplaceからインストールできます。

質問：ONLYOFFICE DocSpaceのアカウントは必要ですか？
答え：はい、必要です。既存アカウントを利用するか、無料登録してください。

質問：特定のワークスペースに制限できますか？
答え：はい。インストール時に全ワークスペースまたは特定のみを選択でき、後から設定変更可能です。

質問：インストール後に他のユーザーが見えません。
答え：一般ユーザーは管理者が設定完了後に利用可能になります。

質問：アプリをアンインストールすると？
答え：mondayボードから機能が削除されますが、ONLYOFFICE DocSpaceの文書とルームは保持されます。