ONLYOFFICE DocSpaceのフォーム記入ルームの使い方
ONLYOFFICE DocSpaceコラボレーションプラットフォームは、フォーム入力ルームで文書提出プロセスを自動化します。これらのルームは、入力可能な文書の記入と管理を簡素化するために設計されています。課題、アンケート、調査、その他の文書の完了状況を簡単に整理・追跡できます。さらに、回答を自動的にスプレッドシートに集計し、データ分析を容易にします。フォーム入力ルームとは何か、その使い方をご紹介します。
フォーム入力ルームとは
フォーム入力ルームはONLYOFFICE DocSpaceの専用ルームタイプで、フォームの取り扱いに最適化されています。ユーザーはPDFフォームをアップロードし、入力権限のみを付与して提出させることができます。進捗追跡と結果の自動集計により詳細な分析が可能です。この機能はフォームを使ったタスクの整理と管理に役立ちます。
例えば、ワークショップ参加者からのフィードバックを集める場合、フォーム入力ルームを作成してフィードバックフォームをアップロードし、参加者と共有します。ルーム内で誰が入力を開始し、誰が完了したかを把握でき、すべての回答を一箇所でレビュー・分析できます。
主な機能
PDFフォームの共有
フォーム入力ルーム内のフォームは、DocSpaceユーザーまたはフィールド入力権限のみを持つユーザーグループと共有できます。これにより、入力者が文書自体を変更することはできません。
外部ユーザー(DocSpaceアカウントを持たないユーザー)に入力させる場合は、外部リンク経由でアクセスを提供できます。
入力進捗の追跡
フォームを提出すると、ルーム内に「実行中」と「完了」という2つのフォルダが自動作成されます。各ユーザーのフォームコピーが完了状況に応じたフォルダに配置されます。
- 実行中:入力中のフォーム(ユーザーが入力を開始したが未完了のフォーム)を含みます。
- 完了:完了および提出されたフォームを含みます。
あらゆるデバイスでの入力
PDFフォームはPCやノートPCだけでなく、ONLYOFFICEドキュメントアプリのiOSおよびAndroidでも入力できます。モバイルユーザーはパブリックリンクまたは接続済みDocSpaceアカウントからフォームを開き、タッチ操作に適したインターフェースでフィールドを移動し、ワンクリックで提出できます。外出先でもデスクトップ不要でフォーム入力が可能です。
詳細はこちらの記事をご覧ください。
回答の分析
回答は自動的にスプレッドシートに集計され、データ分析とレポート作成が容易です。スプレッドシートではデータをフィルタリングしたり、ピボットテーブルで分析したり、グラフを作成したりできます。より高度な分析にはAIアシスタントをご利用ください。
フォーム入力ルームの使い方
ここでは、雇用証明書の収集を例に、フォーム入力ルームの設定手順をご紹介します。
ステップ1:PDFフォームを準備
まずはPDFフォームを準備します。ONLYOFFICE DocSpaceの組み込みPDFエディタで、テキスト、ドロップダウンリスト、チェックボックス、ラジオボタンなどのフィールドを配置します。フィールドサイズ、フォーマット、許可文字、文字数制限、フォント、必須設定をカスタマイズし、役割別に入力フィールドを割り当てると、担当者は自分が入力すべきフィールドを色付きで識別できます。
また、無料のフォームテンプレートライブラリからダウンロードして編集できます。
ステップ2:フォーム入力ルームを作成
新しいフォーム入力ルームを作成します。画面上の「新規ルーム」ボタンをクリックし、「フォーム記入ルーム」を選択してください。ルーム名を入力し、必要に応じてタグやアイコンを追加して「作成」をクリックします。
ステップ3:PDFフォームを追加
作成したルームにフォームを追加します。アクション→PDFフォームのアップロード→DocSpaceからまたはデバイスからを選択するか、アクション→テンプレートから選択を選んでフォームをアップロードします。
ステップ4:入力用にフォームを共有
ユーザーをルームに招待し、フォーム入力を開始できるようにします。内部ユーザーには画面上部の「ルームを共有」ボタンから、外部ユーザーにはアップロード後に表示されるウィンドウの「パブリックリンクをコピー」でパブリックリンクを生成し、共有できます。
- 内部ユーザーを招待する場合は、画面上部の「…」アイコン→「ユーザーを招待」をクリックします。
ユーザー名またはメールアドレスを入力し、候補から選択します。「フォーム記入」権限と招待メールの言語を選択してから送信してください。
ステップ5:入力進捗を監視
ルーム内で「実行中」「完了」のフォルダに分類されるため、入力中のフォームと完了フォームを容易に把握できます。
ステップ6:回答を整理
完了フォームは自動的に「完了」フォルダに集められ、集計された回答はスプレッドシートで確認できます。
スプレッドシートでは各行がフォーム1件、列が各フィールドに対応します。スプレッドシートエディターでデータ分析やグラフ作成が可能です。
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