ONLYOFFICE DocSpaceのフォーム記入ルームの使い方

2024年08月08日著者：Denis

ONLYOFFICE DocSpaceコラボレーションプラットフォームは、フォーム入力ルームで文書提出プロセスを自動化します。これらのルームは、入力可能な文書の記入と管理を簡素化するために設計されています。課題、アンケート、調査、その他の文書の完了状況を簡単に整理・追跡できます。さらに、回答を自動的にスプレッドシートに集計し、データ分析を容易にします。フォーム入力ルームとは何か、その使い方をご紹介します。

ONLYOFFICEDocSpaceでフォーム入力ルームを使う方法

フォーム入力ルームとは

フォーム入力ルームはONLYOFFICE DocSpaceの専用ルームタイプで、フォームの取り扱いに最適化されています。ユーザーはPDFフォームをアップロードし、入力権限のみを付与して提出させることができます。進捗追跡と結果の自動集計により詳細な分析が可能です。この機能はフォームを使ったタスクの整理と管理に役立ちます。

例えば、ワークショップ参加者からのフィードバックを集める場合、フォーム入力ルームを作成してフィードバックフォームをアップロードし、参加者と共有します。ルーム内で誰が入力を開始し、誰が完了したかを把握でき、すべての回答を一箇所でレビュー・分析できます。

主な機能

PDFフォームの共有

フォーム入力ルーム内のフォームは、DocSpaceユーザーまたはフィールド入力権限のみを持つユーザーグループと共有できます。これにより、入力者が文書自体を変更することはできません。
外部ユーザー（DocSpaceアカウントを持たないユーザー）に入力させる場合は、外部リンク経由でアクセスを提供できます。

入力進捗の追跡

フォームを提出すると、ルーム内に「実行中」と「完了」という2つのフォルダが自動作成されます。各ユーザーのフォームコピーが完了状況に応じたフォルダに配置されます。

実行中：入力中のフォーム（ユーザーが入力を開始したが未完了のフォーム）を含みます。
完了：完了および提出されたフォームを含みます。

ONLYOFFICEDocSpaceでのフォーム入力進捗の追跡

あらゆるデバイスでの入力

PDFフォームはPCやノートPCだけでなく、ONLYOFFICEドキュメントアプリのiOSおよびAndroidでも入力できます。モバイルユーザーはパブリックリンクまたは接続済みDocSpaceアカウントからフォームを開き、タッチ操作に適したインターフェースでフィールドを移動し、ワンクリックで提出できます。外出先でもデスクトップ不要でフォーム入力が可能です。
詳細はこちらの記事をご覧ください。

ONLYOFFICEDocSpaceでのモバイルフォーム入力

回答の分析

回答は自動的にスプレッドシートに集計され、データ分析とレポート作成が容易です。スプレッドシートではデータをフィルタリングしたり、ピボットテーブルで分析したり、グラフを作成したりできます。より高度な分析にはAIアシスタントをご利用ください。

フォーム入力ルームの使い方

ここでは、雇用証明書の収集を例に、フォーム入力ルームの設定手順をご紹介します。

ステップ1：PDFフォームを準備

まずはPDFフォームを準備します。ONLYOFFICE DocSpaceの組み込みPDFエディタで、テキスト、ドロップダウンリスト、チェックボックス、ラジオボタンなどのフィールドを配置します。フィールドサイズ、フォーマット、許可文字、文字数制限、フォント、必須設定をカスタマイズし、役割別に入力フィールドを割り当てると、担当者は自分が入力すべきフィールドを色付きで識別できます。

ONLYOFFICEDocSpaceでのPDFフォーム作成
また、無料のフォームテンプレートライブラリからダウンロードして編集できます。