Scopri ONLYOFFICE DocSpace 3.6 con agenti AI per un nuovo livello di assistenza intelligente ai tuoi compiti quotidiani

Siamo entusiasti di annunciare il rilascio di ONLYOFFICE DocSpace 3.6, che porta assistenza intelligente nel tuo flusso di lavoro. Questa versione introduce gli agenti AI e include oltre 20 miglioramenti alla piattaforma progettati per semplificare i tuoi progetti e aumentare la produttività. Scopriamo cosa c’è di nuovo e come puoi sfruttare queste funzionalità per trasformare il tuo modo di lavorare.

Incontra i tuoi nuovi agenti AI

La novità principale di DocSpace 3.6 è l’introduzione degli agenti AI. Questo grande miglioramento porta un nuovo livello di assistenza intelligente direttamente nelle tue attività quotidiane, aiutandoti a lavorare più velocemente e in modo più efficiente.

Puoi configurare rapidamente un agente AI su misura per le tue esigenze. Una volta impostato, puoi interagire con il tuo assistente AI in una sezione dedicata. Ti basta fare domande o descrivere ciò di cui hai bisogno, e l’agente è pronto ad aiutarti.

L’AI può svolgere un’ampia gamma di attività per supportare i tuoi progetti:

• Analizzare i file: Esamina a fondo i tuoi documenti per verificare l’accuratezza, suggerire miglioramenti o riepilogare i punti chiave.
• Generare contenuti: Crea testo, trova idee o prepara bozze di comunicazione basate sui tuoi input.
• Cercare informazioni: Trova informazioni sul web e nella tua base di conoscenza personalizzata.
• Gestire il tuo DocSpace: Organizza file, struttura le stanze, aggiungi utenti e mantieni il tuo spazio di lavoro ordinato e accessibile.
• Invitare i colleghi: Collabora con il tuo team direttamente nella chat dell’agente AI, potenziando il lavoro di squadra grazie a strumenti avanzati.

Iniziare a usare gli agenti AI

Attivare gli agenti AI nel tuo DocSpace è semplice. La nuova sezione Impostazioni AI è il tuo centro di controllo per gestire tutte le funzionalità legate all’AI. Ecco una panoramica veloce di come avviare tutto.

1. Aggiungi un provider AI

Dovrai collegare un provider AI* per alimentare i tuoi agenti. Assicurati di avere una chiave API del provider scelto, perché è essenziale per la connessione.

*Attualmente sono supportati i seguenti provider: OpenAI, Anthropic, TogetherAI e OpenRouter. Altri saranno aggiunti nelle future versioni.

2. Abilita il server MCP

Poi, abilita il server MCP. Puoi attivare l’ONLYOFFICE DocSpace MCP Server già pronto all’uso, che permette agli agenti AI di interagire e gestire vari elementi del tuo DocSpace, come creare stanze o organizzare file. In alternativa, puoi collegare un altro server MCP per ampliare ulteriormente le funzionalità.

3. Connetti la ricerca web e la base di conoscenza

Per ampliare le capacità della tua AI, abilita il motore di ricerca web. In questo modo l’agente potrà recuperare informazioni da Internet quando necessario. Dovresti anche attivare la base di conoscenza. Il sistema indicizzerà i tuoi documenti, permettendo all’AI di effettuare ricerche intelligenti basate su domande all’interno dei tuoi dati.

4. Crea il tuo primo agente

Una volta completata la configurazione, vai alla sezione Agente AI per creare il tuo primo agente. Dagli un nome, una copertina e dei tag. Puoi anche fornire istruzioni specifiche per definirne lo scopo, ad esempio: “Le chat in questa stanza servono a discutere il nostro progetto startup. Per favore, rimani in tema.”

Inoltre, puoi impostare quote di archiviazione per i tuoi agenti AI, ottenendo un maggiore controllo sul consumo di memoria all’interno del tuo DocSpace.

Dove trovarlo: Impostazioni ➙ Gestione dell’archiviazione

5. Invita i contatti

Invita i tuoi colleghi e altri collaboratori al tuo agente AI assegnando i diritti di accesso appropriati:

• Gestori dell’agente hanno il controllo completo, inclusa la gestione delle impostazioni, l’invito degli utenti e la supervisione dell’area dei risultati condivisi.
• Content Creators possono modificare i file, caricare contenuti nella knowledge base e visualizzare i risultati, ma non possono gestire utenti o impostazioni.
• Visualizzatori hanno accesso in sola lettura all’area dei risultati condivisi, senza accesso alla chat o alla knowledge base.

6. Inserisci e gestisci i tuoi prompt

Immagina di lavorare a un nuovo contratto. Puoi chiedere all’agente AI di analizzare il documento presente nella knowledge base, verificare gli errori grammaticali e la correttezza legale prima di inviarlo a un partner.

Quando l’analisi è completata, il file può essere salvato nell’Archivio risultati, dove puoi continuare a modificarlo, collaborare con il tuo team o condividerlo tramite un link pubblico.

Hai bisogno di rivedere prompt o risultati precedenti? Basta accedere in qualsiasi momento alla Cronologia della chat per una rapida consultazione.

Sbloccare il potenziale degli agenti AI in DocSpace: chi ne trae vantaggio e come

Ecco diversi casi d’uso coinvolgenti dell’agente AI in ONLYOFFICE DocSpace, che mostrano come possa rivoluzionare il lavoro di vari professionisti in diversi settori.

Team legali: revisione dei contratti e conformità

• Come aiuta: i professionisti legali possono utilizzare l’agente AI per analizzare i contratti archiviati nella knowledge base, controllare errori grammaticali, correttezza legale e conformità normativa. Questo garantisce documenti rifiniti e privi di errori prima della condivisione con clienti o partner.
• Scenario: un avvocato carica una bozza di contratto, chiede all’AI di evidenziare le clausole ambigue e riceve suggerimenti di miglioramento. La versione finale viene salvata nel Result Storage per la collaborazione del team.

Project manager: ottimizzare la collaborazione del team

• Come aiuta: i project manager possono usare l’agente AI per organizzare i file di progetto, creare nuove stanze per attività specifiche e generare riepiloghi di note riunioni o aggiornamenti di progetto.
• Scenario: un manager chiede all’AI di riassumere un lungo report di progetto in punti chiave da condividere con il team per decisioni rapide.

Educatori: creazione di piani lezione

• Come aiuta: gli insegnanti possono sfruttare l’agente AI per creare piani lezione coinvolgenti, generare quiz o riassumere materiali educativi per gli studenti.
• Scenario: un docente carica un capitolo di un libro di testo e chiede all’AI di creare un quiz basato sui contenuti, risparmiando ore di lavoro manuale.

Team marketing: creazione e analisi dei contenuti

• Come aiuta: i marketer possono usare l’agente AI per fare brainstorming, generare post per i social media o analizzare i dati delle campagne archiviati nella knowledge base.
• Scenario: un marketer chiede all’AI di creare una serie di tweet per promuovere un nuovo prodotto, quindi perfeziona il contenuto collaborando con il team.

Reparti HR: redazione delle policy e analisi dei feedback

• Come aiuta: gli specialisti HR possono redigere policy aziendali, analizzare i feedback dei dipendenti e creare documenti di onboarding con l’aiuto dell’agente AI.
• Scenario: un responsabile HR carica i risultati di un sondaggio interno e chiede all’AI di identificare tendenze chiave e suggerire miglioramenti concreti.

Team di vendita: creazione di proposte e presentazioni

• Come aiuta: i team commerciali possono usare l’agente AI per redigere proposte clienti, creare presentazioni e analizzare i dati dei clienti per ottenere insight.
• Scenario: un venditore chiede all’AI di generare una proposta personalizzata per un cliente, basandosi sulle sue preferenze e interazioni passate presenti nella knowledge base.

Ricercatori: analisi dei dati e riassunti

• Come aiuta: i ricercatori possono analizzare grandi dataset, riassumere articoli e generare report con l’aiuto dell’agente AI.
• Scenario: un ricercatore carica più articoli e chiede all’AI di estrarre i risultati principali e compilarli in un report conciso.

Organizzatore di eventi: gestione delle attività e comunicazione

• Come aiuta: gli organizzatori di eventi possono gestire calendari, creare liste di attività e comunicare con i fornitori usando l’agente AI.
• Scenario: un event planner chiede all’AI di creare una timeline dettagliata per una prossima conferenza, incluse scadenze dei fornitori e responsabilità del team.

Team di supporto clienti: ottimizzazione della knowledge base

• Come aiuta: i team di supporto possono usare l’agente AI per analizzare le richieste dei clienti, migliorare i documenti FAQ e generare risposte rapide.
• Scenario: un agente di supporto chiede all’AI di rivedere le domande più comuni e suggerire aggiornamenti alla sezione FAQ per maggiore chiarezza.

Freelance: produttività e organizzazione

• Come aiuta: i freelance possono gestire i loro progetti, generare fatture e organizzare i file dei clienti grazie all’assistenza dell’agente AI.
• Scenario: un freelance chiede all’AI di creare un modello di fattura e organizzare i file di progetto in cartelle specifiche per un accesso più semplice.

Più che semplice AI: ulteriori miglioramenti

Anche se gli agenti AI sono i protagonisti, DocSpace 3.6 è ricco di miglioramenti pensati per rendere la tua esperienza ancora migliore.

• L’ultima versione degli editor: con controlli ortografici e grammaticali basati sull’AI, tasti di scelta rapida personalizzabili, registrazione delle macro e altro ancora.
• Importazione dati riprogettata: abbiamo rinnovato completamente lo strumento di importazione dei dati per offrire un’esperienza più fluida e intuitiva durante la migrazione dei file.
• Nuovo supporto ai formati: DocSpace ora supporta il formato HML e permette di convertire le presentazioni in file TXT.
• Caricamento di file vuoti: per una maggiore flessibilità, ora puoi caricare file vuoti per strutturare i tuoi progetti da zero.

Come usare le nuove funzioni

Guarda il nostro webinar dettagliato e gratuito per imparare a utilizzare le nuove funzionalità:

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