Les meilleurs prompts d’IA pour la rédaction, la révision et la mise en forme de documents

La plupart des gens utilisent les outils de rédaction basés sur l’IA comme ils utilisent un moteur de recherche : ils saisissent une description sommaire et espèrent obtenir quelque chose d’utile. Mais les modèles d’IA réagissent au langage comme le ferait un collaborateur expérimenté. Donnez-leur du contexte, des contraintes et un objectif clair, et le résultat passe de médiocre à véritablement utile.

Ce guide rassemble les meilleurs prompts pour chaque étape de la rédaction d’un document : partir de zéro, rédiger en respectant une structure, réviser sans concession, ajuster le ton et mettre en forme le texte en fonction du public cible. Chaque prompt s’accompagne d’une explication sur son efficacité et sur la manière de l’adapter à votre situation.

Ces prompts ne sont pas des formules magiques, mais des structures que vous pourrez adapter à vos besoins.

1. Partir de zéro

Le syndrome de la page blanche est bien réel, et l’IA est vraiment efficace pour y remédier. L’astuce consiste à ne pas demander à l’IA d’« écrire quelque chose sur X », car cela donne lieu à un résultat générique. Il faut plutôt commencer le prompt par les conditions essentielles : qui lit, pourquoi cette personne lit, et ce qu’elle devrait faire ou ressentir après.

Prompt :

Je dois rédiger un [type de document]. Le public cible est [décrivez-le : niveau hiérarchique, connaissance du sujet, centres d’intérêt]. L’objectif est de l’amener à [passer à l’action / se sentir rassuré / comprendre une décision]. Voici les informations essentielles que je dois inclure : [énumérez vos points clés]. Rédigez un premier jet dans un style [formel / simple / conversationnel], d’environ [nombre de mots].

Ce prompt fournit à l’IA à la fois la matière première et la description de la tâche. Vous ne lui demandez pas d’inventer, mais d’organiser et d’exprimer.

Lorsque vous ne savez pas encore ce que vous voulez dire, utilisez l’IA pour réfléchir avec vous avant de commencer à écrire :

Prompt :

Je dois rédiger un texte sur [sujet] destiné à [public]. Je n’ai pas encore défini mon argument principal. Pose-moi cinq questions qui m’aideront à clarifier ce que je veux réellement dire.

Pour les documents plus longs, utilisez un plan avant de commencer à rédiger. Cela vous permet de rectifier le tir avant d’avoir écrit des milliers de mots dans la mauvaise direction :

Prompt :

Avant de commencer à rédiger, fournissez-moi un plan détaillé pour [type de document] sur [sujet]. Le document doit compter environ [longueur] et le lecteur doit en retirer [point clé]. Pour chaque section, indiquez en une phrase ce qu’elle traite et pourquoi elle s’inscrit dans cet ordre.

Le fait d’expliquer « pourquoi cet élément doit figurer à cet endroit » oblige l’IA à réfléchir à la logique et à la fluidité du texte, et pas seulement à la couverture des thèmes. Cela vous donne un argument concret sur lequel vous appuyer si la structure ne fonctionne pas.

2. Révision et réécriture

C’est dans le domaine de la révision que les outils d’IA prennent toute leur utilité, et c’est là que la plupart des gens les sous-utilisent. Demander à une IA de « faire mieux » est trop vague pour être utile. Les prompts de révision les plus efficaces identifient le problème avant de demander une solution.

Réduire la longueur

L’un des problèmes les plus courants dans les documents est un style techniquement correct, mais fastidieux à lire. Trop de mots, trop de formules évasives, trop de nuances.

Prompt :

Voici un passage que j’ai rédigé : [collage du texte]. Réduisez-le d’environ [30 / 40 / 50] %. Supprimez tous les mots qui n’apportent aucune information. N’ajoutez pas d’informations supplémentaires et ne modifiez pas le sens. Conservez mon vocabulaire dans la mesure du possible. Montrez-moi uniquement la version révisée, pas la liste des modifications.

Il est important de ne visualiser que la version modifiée. Le fait de consulter la liste des modifications avant de voir le résultat vous amène à évaluer le processus plutôt que le résultat final. Évaluez d’abord le résultat final.

Corriger une rédaction passive et vague

Un problème récurrent dans la rédaction professionnelle est l’utilisation de la voix passive associée à des noms abstraits, ce qui donne lieu à des phrases où l’on ne voit pas clairement ce qui se passe ni qui en est l’auteur.

Prompt :

Réécrivez le passage suivant de manière à ce que chaque phrase comporte un sujet clair qui accomplit une action concrète. Remplacez les constructions passives par des constructions actives. Remplacez les noms abstraits dérivés de verbes (tels que « mise en œuvre », « prise en compte », « utilisation ») par les verbes eux-mêmes. Veillez à conserver le sens : [coller le texte]

Donner des arguments convaincants

Parfois, le problème ne réside pas dans le style, mais dans la structure : un raisonnement qui part dans tous les sens, un argument répété à trois reprises, une conclusion qui ne découle pas des éléments présentés.

Prompt :

Lisez le texte suivant en adoptant une approche critique : [insérer le texte]. Dites-moi : à quel moment l’argumentation perd-elle de sa cohérence ? À quel moment un même point est-il répété ? À quel moment une affirmation est-elle avancée sans être étayée ? Ne réécrivez rien pour l’instant. Fournissez-moi un rapport d’analyse avec, si possible, des références précises aux lignes concernées.

En distinguant le diagnostic du traitement, vous pouvez déterminer quels problèmes méritent réellement d’être corrigés avant de procéder à toute réécriture.

Améliorer le rythme

La lecture d’un texte dont le contenu est de qualité mais dont le rythme laisse à désirer est fatigante, d’une manière que les lecteurs ne parviennent pas toujours à définir. Ce prompt cible précisément ce problème.

Prompt :

Lisez ce passage à voix haute dans votre tête, en prêtant attention au rythme : [insérer le texte]. Réécrivez-le de manière à ce que les phrases varient en longueur et en structure. Il ne doit pas y avoir plus de deux phrases consécutives commençant par le même mot. Le contenu ne doit pas changer. Concentrez-vous uniquement sur le rythme et la variété.

3. Réglage du ton

Le ton est l’un des aspects les plus difficiles à maîtriser à l’écrit, mais c’est aussi l’un de ceux que l’IA gère le mieux lorsqu’on lui donne les bonnes instructions. La clé, c’est d’être précis. « Plus professionnel » n’a pratiquement aucun sens. « Plus direct, moins de formules atténuantes, des phrases plus courtes », voilà une consigne concrète.

Passer d’un registre à l’autre

Il arrive souvent que les mêmes informations doivent être communiquées à différents publics. Ce modèle permet de gérer efficacement cette traduction.

Prompt :

Voici un texte : [insérer le texte]. Réécrivez-le pour [un public général qui ne connaît rien à ce domaine / un spécialiste technique / un cadre supérieur qui souhaite aller à l’essentiel / un lecteur sceptique qu’il faut convaincre]. Conservez toutes les informations factuelles. Ne modifiez que ce qui est nécessaire pour que le message passe bien auprès de ce lecteur.

Se débarrasser du jargon d’entreprise

La rédaction professionnelle s’est chargée d’un jargon dense qui donne l’impression d’un effort sans pour autant transmettre de sens. Des mots comme « synergies », « à l’avenir », « revenir sur le sujet » ou « tirer parti » utilisés comme verbes.

Prompt :

Réécrivez le texte suivant en supprimant tout le jargon commercial et en le remplaçant par un langage simple. Toute expression pouvant être remplacée par un mot plus simple sans en changer le sens doit l’être. Indiquez entre crochets les termes sur lesquels vous avez des doutes : [insérer le texte]

Apporter de la chaleur ou de l’autorité

Chaque type de document exige un ton différent. Une lettre d’excuses adressée à un client doit être chaleureuse. Une notification de mise en conformité doit, quant à elle, faire preuve d’autorité. Un mauvais choix de ton peut nuire à votre crédibilité.

Prompt :

Réécrivez ce message pour qu’il soit [plus chaleureux et plus humain / plus autoritaire et assuré / plus empathique envers la situation du lecteur / plus direct sans être brusque]. Ne modifiez pas le contenu du message. Modifiez simplement l’impression qu’il donne à la lecture : [coller le texte]

Si vous souhaitez que l’IA s’inspire d’un style particulier plutôt que d’en appliquer un générique, collez deux ou trois exemples de textes qui vous plaisent avant de donner vos instructions de révision. Les modèles d’IA parviennent à identifier les schémas stylistiques à partir d’exemples de manière plus fiable qu’à partir de descriptions de style.

4. Mise en forme et structure

La mise en forme n’est pas une simple question d’esthétique : c’est ce qui fait la différence entre un document qui sera lu et un autre qui sera survolé ou ignoré. L’IA peut faciliter les choix de mise en forme à tous les niveaux.

Convertir des notes en un document structuré

Prompt :

Voici mes notes brutes sur [sujet] : [coller les notes]. Transformez-les en un document bien structuré, avec des titres et des sous-titres clairs. Regroupez les points connexes. N’utilisez des listes numérotées que lorsque l’ordre est important ; utilisez des listes à puces pour les éléments parallèles ; rédigez un texte continu pour tout ce qui nécessite une explication ou une nuance. Le document final devra être prêt à être partagé avec [public].

Créer un tableau comparatif

Prompt :

Je dispose des informations suivantes que je dois présenter sous forme de comparaison : [décrivez ce que vous comparez et sur quels critères]. Créez un tableau qui permette de repérer rapidement les différences et de prendre une décision. Les intitulés des colonnes doivent être rédigés dans un langage simple. Ajoutez une brève légende expliquant ce que le lecteur doit retenir du tableau.

Rédiger un résumé analytique

Prompt :

Rédigez un résumé analytique du document suivant : [insérer le document]. Ce résumé ne doit pas dépasser [200 / 300 / 400] mots. Il doit répondre aux questions suivantes dans l’ordre : Quel est le sujet de ce document ? Quelle décision ou mesure recommande-t-il ? Quel est l’élément de preuve le plus important à l’appui de cette recommandation ? Quels sont les principaux risques ou incertitudes ?

Formater des types de documents spécifiques

Le fait de préciser le type de document dans votre prompt permet généralement d’obtenir un résultat conforme aux conventions établies. Voici quelques exemples :

• Réécrivez ce texte sous forme de note de service officielle : en-tête, objet clair, bref contexte, mesures à prendre numérotées, date limite.
• Mettez ce texte en forme d’une note d’orientation d’une page : le problème en deux phrases, la solution proposée, trois arguments à l’appui, une recommandation clairement formulée.
• Transformez ces notes en un rapport d’avancement du projet comprenant les sections suivantes : Résumé, Progrès, Obstacles, Prochaines étapes, Responsable.

Travailler avec des fichiers HTML et Markdown

Dans le domaine de la gestion de contenu, il arrive souvent de devoir modifier un fichier structuré, par exemple pour le traduire, en adapter le ton ou mettre à jour certaines sections, sans pour autant altérer la mise en forme sous-jacente. Les fichiers HTML et Markdown contiennent à la fois du texte visible et des éléments syntaxiques structurels : balises, attributs, ancres, codes courts, frontmatter YAML et variables de modèle. Si l’on effectue des modifications sans précaution, le fichier risque de ne plus s’afficher correctement, même si le texte semble correct dans un éditeur de texte brut.

Traduire du code HTML ou Markdown sans modifier le balisage

L’erreur la plus courante lors de l’utilisation de l’IA pour traduire un fichier structuré est d’obtenir une version dans laquelle les attributs ont été traduits, les balises déplacées ou le texte des liens modifié, tandis que la référence hypertexte est restée dans la langue d’origine. Ce prompt permet d’éviter cela.

Prompt :

Traduisez le fichier [HTML / Markdown] suivant de la [langue source] vers la [langue cible]. Ne traduisez que le texte visible : c’est-à-dire le contenu que le lecteur verrait dans un navigateur ou dans un document affiché. Ne traduisez ni ne modifiez aucun des éléments suivants : balises et attributs HTML, valeurs href et src, noms de classes CSS, attributs id, caractères de syntaxe Markdown (#, *, **, [], ()), clés de frontmatter YAML, shortcodes et variables de modèle telles que {{variable}} ou %{variable}. Renvoyez le fichier complet avec la même structure et la même mise en forme que l’original.

Si le fichier contient un texte alternatif pour les images, décidez à l’avance s’il doit être traduit. Le texte alternatif est lu par les lecteurs d’écran et doit généralement être traduit, mais comme il figure dans la valeur d’un attribut, vous devez explicitement indiquer à l’IA de le traiter comme une exception à la règle interdisant la traduction des attributs.

Réécrire un texte sans en modifier la structure

Il arrive parfois que l’on doive améliorer le style d’un fichier, en raccourcissant les phrases, en ajustant le ton ou en corrigeant des tournures maladroites, sans pour autant modifier la structure. C’est plus délicat qu’il n’y paraît, car reformuler un titre en Markdown peut, sans qu’on s’en rende compte, rompre les liens d’ancrage ailleurs dans le document.

Prompt :

Réécrivez le corps du texte du fichier [HTML / Markdown] suivant afin de le rendre [plus concis / plus formel / plus clair pour un public non initié]. Ne modifiez aucun titre. N’ajoutez, ne supprimez ni ne modifiez aucune balise HTML, syntaxe Markdown, lien, référence d’image, attribut id ou métadonnées YAML. Seul le contenu textuel des paragraphes et des éléments de liste doit être modifié. Renvoyez le fichier complet.

Si vous avez également besoin de faire réécrire les titres, traitez explicitement le risque lié aux liens :

Prompt :

Veuillez reformuler les titres suivants pour plus de clarté : [liste des titres]. Pour chacun d’entre eux, indiquez-moi le nouveau texte ainsi que le slug d’ancrage compatible avec les URL qui sera généré (en minuscules, les espaces remplacés par des tirets). Je vérifierai ces éléments par rapport aux liens internes existants avant d’appliquer les modifications.

Garder les variables de modèle et les codes courts

De nombreux fichiers Markdown et HTML utilisés dans les systèmes de gestion de contenu contiennent des éléments dynamiques : des variables telles que {{author_name}} ou %{count}, des codes courts et des blocs conditionnels. Ceux-ci doivent passer par le processus d’édition par IA sans subir la moindre modification.

Prompt :

Le fichier suivant contient des variables de modèle au format {{nom_variable}} et des balises au format [balise attribut= »valeur »]. Considérez chacune de ces occurrences comme des espaces réservés à ne pas modifier. Ne les traduisez pas, ne les paraphrasez pas, ne les reformatez pas et ne les déplacez pas. Votre tâche consiste à : [décrire la tâche d’édition]. Renvoyez le fichier tel quel.

Si votre système utilise une syntaxe moins courante pour les variables ou les codes courts, ajoutez un ou deux exemples directement dans le prompt. Ne partez pas du principe que l’IA reconnaîtra automatiquement toutes les conventions de mise en forme.

Mettre à jour une seule section sans toucher au reste

Lorsqu’un fichier est long et qu’une seule section doit être mise à jour, il est tout de même conseillé d’envoyer l’intégralité du fichier, car cela fournit le contexte à l’IA. Il faut toutefois préciser clairement que seule une partie doit être modifiée.

Prompt :

Voici un fichier [HTML / Markdown] complet : [coller le fichier]. Je vous demande de ne modifier que la section située sous le titre « [texte du titre] ». La modification à apporter est la suivante : [décrire la modification]. Toutes les autres sections, l’ensemble du balisage, tous les attributs, tous les liens et toutes les informations de tête doivent rester exactement tels quels. Renvoyez-moi le fichier complet en ne modifiant que cette seule section.

Il est important de demander le fichier complet plutôt que le seul fragment modifié. Cela évite d’être tenté de réinsérer manuellement un passage, ce qui est souvent à l’origine d’erreurs structurelles.

5. Techniques avancées

Demander plusieurs versions

Au lieu de peaufiner un seul résultat au fil de plusieurs cycles de révision, demandez d’emblée plusieurs propositions distinctes.

Prompt :

Rédigez trois versions différentes [du paragraphe d’introduction / de l’objet / de l’appel à l’action]. Chacune doit adopter une approche véritablement différente : l’une directe, l’autre commençant par une question ou un problème, et la dernière s’ouvrant sur un détail concret ou une anecdote. J’en choisirai une pour l’approfondir.

Utiliser des contraintes négatives

Dire à une IA ce qu’elle ne doit pas faire est souvent aussi utile que de lui dire ce qu’elle doit faire.

Prompt :

Rédigez une conclusion pour ce document : [insérer le document]. Ne résumez pas ce qui a déjà été dit. N’utilisez pas les mots « conclusion » ou « en résumé ». N’introduisez pas de nouvelles informations. Terminez plutôt en soulignant la conséquence ou la prochaine étape qui découle naturellement de tout ce qui précède.

Connecter vos prompts de manière réfléchie

Pour les tâches de rédaction complexes, considérez le processus comme une succession d’étapes plus petites et bien définies. Voici à quoi ressemble une chaîne fiable pour tout document important :

• Précisez l’objectif et le public cible
• Élaborez un plan
• Rédigez section par section
• Réviser pour plus de concision
• Adaptez le ton
• Adaptez la mise en forme au public final

Le fait de regrouper plusieurs étapes en un seul prompt produit généralement des résultats acceptables à tous les égards, mais excellents dans aucun.

Donner à l’IA une erreur spécifique à corriger

Lorsque vous savez exactement ce qui cloche dans un texte, identifiez-le avec précision. Plus le diagnostic est précis, plus la correction sera ciblée.

Prompt :

Ce paragraphe en vient trop tardivement au fait, dissimule l’information essentielle au milieu de la troisième phrase et se termine sans conviction. Corrigez ces trois problèmes précis sans rien changer d’autre : [insérer le paragraphe]

Un modèle de prompt universel

Utilisez ce modèle comme point de départ pour toute tâche de rédaction, de révision ou de mise en forme. Remplissez chaque espace entre crochets et vous obtiendrez un résultat exploitable que vous pourrez ensuite développer.

Prompt :

Contexte : Je rédige [type de document] destiné à [public]. L’objectif est de [objectif visé].

Tâche : [Rédiger / Réviser / Mettre en forme / Résumer / Réécrire] ce qui suit : [coller le contenu ou décrire ce dont vous avez besoin]

Contraintes : La longueur doit être d’environ [nombre de mots]. Le ton doit être [décrire le ton]. Évitez [éléments spécifiques à éviter].

Format de sortie : Fournissez-moi [un seul brouillon / trois options / un plan / une liste à puces des modifications].

Les auteurs qui tirent le meilleur parti de ces outils ne sont pas ceux qui délèguent la réflexion. Ce sont ceux qui utilisent l’IA pour mettre en œuvre les idées qu’ils ont déjà formulées, pour tester la résistance de leurs brouillons déjà entamés et pour se décharger du travail mécanique de restructuration et de mise en forme, afin de pouvoir se concentrer sur ce qu’eux seuls peuvent apporter : leur jugement, leurs connaissances et leur point de vue.

Mettez ces suggestions en pratique dans ONLYOFFICE

C’est une chose de lire une liste de prompts, mais c’en est une autre de pouvoir y accéder dès que l’on se trouve dans un document.

ONLYOFFICE est une suite bureautique gratuite et open source permettant de rédiger, modifier et collaborer sur des documents, des feuilles de calcul et des présentations. Elle est disponible dans le cloud et sous forme d’application de bureau pour Windows, macOS et Linux. Elle intègre un module d’extension IA qui, une fois installé et activé depuis le gestionnaire de modules d’extension, ajoute un onglet IA dédié directement dans la barre d’outils de l’éditeur.

Vous pouvez générer du texte, réécrire un passage sélectionné, l’allonger ou le raccourcir, résumer une section, corriger la grammaire, traduire du contenu ou envoyer une demande libre à l’assistant, le tout sans quitter votre document.

Vous pouvez également créer des assistants personnalisées avec vos propres invites et les épingler dans la barre d’outils pour y accéder en un clic, ce qui rend les invites réutilisables présentées dans ce guide vraiment pratiques à utiliser au quotidien.

ONLYOFFICE prend en charge un large éventail de fournisseurs d’IA, ce qui vous permet de connecter le modèle que vous utilisez déjà ou que vous préférez. Parmi les fournisseurs pris en charge figurent OpenAI, Anthropic, Google Gemini, Mistral, Groq, DeepSeek, Together AI, Ollama, LM Studio et bien d’autres, y compris des modèles locaux et des intégrations personnalisées. Différents modèles peuvent être affectés à différentes tâches ; vous pouvez ainsi en utiliser un pour la rédaction et la réécriture, et un autre pour la traduction ou la reconnaissance optique de caractères (OCR).

Conclusion

Un prompt n’est pas un raccourci. C’est une spécification. Plus vous serez précis quant à vos besoins, au public visé et au résultat attendu, plus l’IA sera en mesure de vous fournir un résultat exploitable. Les prompts présentés dans ce guide constituent des points de départ, et non des formules toutes faites. Chacun d’entre eux sera plus efficace une fois que vous l’aurez adapté à votre sujet, à votre public et à vos propres habitudes d’écriture.

Commencez par choisir une catégorie qui correspond à votre problème actuel. Si le blocage face à la page blanche est votre problème, utilisez les consignes de rédaction axées sur le contexte. Si vous croulez sous le poids d’un contenu à réviser, adoptez l’approche diagnostique avant même de toucher à une seule phrase. Si vous gérez des fichiers multilingues ou structurés, les consignes HTML et Markdown vous éviteront le genre d’erreurs qui n’apparaissent que lorsqu’une page ne s’affiche pas correctement en production.

Le principe de base reste le même dans tous ces cas d’utilisation : indiquez à l’IA ce que vous savez, ce dont vous avez besoin et ce qu’elle ne doit pas faire. Tout le reste découle de là.

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