Comment designermakersCIO a rationalisé la collaboration et la gouvernance grâce à ONLYOFFICE DocSpace

L’organisation caritative britannique designermakersCIO doit équilibrer son impact et la rationalisation de ses opérations. C’est là qu’ONLYOFFICE DocSpace entre en jeu. Lisez cet article pour découvrir pourquoi ils ont choisi ONLYOFFICE, comment ils l’utilisent au quotidien et les avantages mesurables qu’ils ont constatés, allant d’une sécurité renforcée des documents et d’une collaboration plus facile à une charge administrative réduite et à une prise de décision plus rapide.

À propos de designermakersCIO et designermakers21

designermakersCIO est une organisation caritative basée à Diss, dans le Norfolk, au Royaume-Uni, dont la mission est de promouvoir l’artisanat comme expression essentielle de la créativité humaine. Les valeurs suivantes guident chaque programme et chaque décision : intégrité, inclusivité, excellence et communauté.

Son siège est le centre designermakers21, qui accueille des visiteurs de toute la région venus apprendre auprès des artisans résidents, assister à des démonstrations publiques et découvrir (ou acheter) une large gamme d’œuvres artisanales de grande qualité. L’organisation caritative met à disposition :

• des studios d’artistes, des galeries et des espaces d’atelier pour une communauté d’artisans ;
• des ateliers et des événements en libre accès qui développent les compétences artisanales traditionnelles et contemporaines ;
• des opportunités éducatives conçues pour inspirer la créativité dans toute l’East Anglia et au-delà.

Les objectifs caritatifs de l’organisation se concentrent sur la promotion, l’amélioration et l’avancement de l’éducation dans le domaine des arts et de l’artisanat par le biais d’un apprentissage pratique. Avec des administrateurs qui supervisent la gouvernance et les opérations, une collaboration numérique fiable est essentielle pour maintenir les projets et la conformité sur la bonne voie.

Le défi : un travail collaboratif sécurisé sans frais supplémentaires

Avant d’adopter ONLYOFFICE, designermakersCIO était confronté à un défi bien connu des organisations à but non lucratif : comment partager, modifier et approuver des documents entre les administrateurs sans chaînes d’e-mails interminables, confusion entre les versions ou les risques de sécurité. Ils souhaitaient :

• une suite bureautique collaborative et libre ;
• des garanties de sécurité élevées pour les documents juridiques sensibles stockés en ligne ;
• un accès simple pour les administrateurs sans avoir à envoyer de pièces jointes volumineuses par e-mail ;
• un moyen de collaborer sur des brouillons, d’ajouter des commentaires et de suivre les modifications ;
• la possibilité d’annuler les modifications en cas d’erreur.

Avec un soutien administratif limité, tout outil adopté devait être simple à prendre en main et nécessiter peu de maintenance, tout en prenant en charge l’ensemble du cycle de vie des documents.

L’un des administrateurs connaissait ONLYOFFICE DocSpace et l’a recommandé comme étant adapté aux besoins de l’organisation caritative. Lors de l’évaluation, la sécurité a été le facteur décisif. Le stockage en ligne des documents de conformité et de gouvernance exigeait des réponses claires et crédibles en matière de protection des données et de contrôle d’accès. ONLYOFFICE a fourni les garanties dont ils avaient besoin, tout en offrant une expérience d’édition familière et riche en fonctionnalités, conçue pour la collaboration.

ONLYOFFICE DocSpace au quotidien

designermakersCIO centralise les documents fiduciaires dans ONLYOFFICE DocSpace afin que chaque membre du conseil d’administration puisse accéder aux dernières versions sans avoir à fouiller dans ses e-mails. Ce simple changement a éliminé une source majeure de friction.

Voici comment les administrateurs travaillent ensemble dans DocSpace :

• Stockage centralisé des documents du conseil d’administration. Les administrateurs conservent les documents essentiels tels que les politiques, les procès-verbaux, les plans et les fichiers de conformité dans des salles partagées. Tout le monde sait où trouver la dernière version.
• Rédaction collaborative. Ils coéditent les projets de documents en temps réel, utilisent le suivi des modifications et ajoutent des commentaires sur le contenu et la syntaxe. Cela accélère l’élaboration des politiques, les demandes de financement, les communications et les documents de réunion.
• Attention ciblée grâce à des liens sécurisés. Lorsqu’un document doit être révisé, un administrateur peut partager un lien plutôt que de joindre un fichier. Cela réduit l’encombrement de la boîte de réception et garantit que tout le monde consulte la même version.
• Historique des versions et retour. Si une erreur est introduite, ils peuvent revenir à une version antérieure. Cela donne à l’équipe la confiance nécessaire pour collaborer librement sans craindre de perdre son travail.
• Accès sans goulot d’étranglement administratif. Comme il n’y a pas de secrétaire ou d’administrateur rémunéré, chaque administrateur peut se servir lui-même, ce qui lui permet de trouver, d’examiner et de mettre à jour les documents lorsque cela est nécessaire, ce qui permet de faire avancer les projets entre les réunions.

Résultat : moins de temps consacré à la gestion des fichiers et plus de temps consacré à apporter de la valeur ajoutée aux créateurs et à la communauté.

Marco Rayment, administrateur, trésorier :

ONLYOFFICE a ouvert un monde de possibilités pour le conseil d’administration ; grâce à l’édition collaborative, nous pouvons créer des documents essentiels sans avoir à organiser de réunions en face à face. Nous pouvons partager des documents de conformité en toute sécurité et tous les administrateurs peuvent accéder aux documents préalables à la réunion avant celle-ci. Nous avons désormais plus de temps pour nous concentrer sur les choses importantes.