Accesibilidad y edición de documentos: qué significa la Ley Europea de Accesibilidad para el software y cómo la aborda ONLYOFFICE

Los requisitos de accesibilidad para productos digitales son cada vez más importantes en toda Europa. Para las organizaciones que eligen software, la accesibilidad ya no es simplemente una función adicional del producto. Puede formar parte de los requisitos de adquisición, políticas institucionales y, dependiendo del producto o servicio en cuestión, obligaciones legales.

Para el software de edición de documentos, la cuestión es particularmente compleja. Una suite de productividad se utiliza para mucho más que solo escribir texto. Los usuarios navegan por barras de herramientas y menús, trabajan con tablas y hojas de cálculo, crean presentaciones, rellenan formularios, editan PDFs, colaboran con colegas y se mueven entre diferentes tipos de contenido. Una barrera de accesibilidad en cualquiera de estos flujos de trabajo puede impedir que alguien complete una tarea que, de otro modo, sería rutinaria.

Como parte de nuestro trabajo continuo en accesibilidad, ONLYOFFICE está preparando una Declaración de Conformidad de Accesibilidad que describe las capacidades de accesibilidad actualmente disponibles en los editores, las áreas donde el soporte todavía se está ampliando y el enfoque de la empresa hacia la evaluación formal de conformidad. El documento está destinado a proporcionar una imagen más clara para los usuarios y organizaciones que evalúan ONLYOFFICE, particularmente aquellos con requisitos de accesibilidad.

¿Qué es la Ley Europea de Accesibilidad?

La Ley Europea de Accesibilidad (EAA) es la Directiva (UE) 2019/882, adoptada para establecer requisitos comunes de accesibilidad para ciertos productos y servicios en la Unión Europea.

La Directiva abarca un rango definido de productos y servicios, incluidos hardware de ordenadores y sistemas operativos, libros electrónicos y software dedicado, servicios de comercio electrónico, servicios bancarios para consumidores y ciertos servicios electrónicos de comunicaciones y transporte. Los requisitos están vigentes desde el 28 de junio de 2025 para productos y servicios dentro de su alcance.

El propósito de la lay es más amplio que requerir que elementos individuales de la interfaz sean accesibles. Su objetivo es reducir las barreras creadas por diferentes requisitos de accesibilidad en los Estados Miembros de la UE y mejorar la accesibilidad de productos y servicios para personas con discapacidades.

Determinar si algo cae dentro del alcance exacto de la EAA depende del producto, servicio, operador económico y caso de uso. Esto es particularmente relevante para software como editores de documentos, que pueden ser entregados de diferentes maneras y como parte de diferentes servicios.

Por esta razón, las organizaciones deben evaluar sus propios requisitos legales y de adquisición en lugar de tratar la presencia de una declaración de accesibilidad como, por sí sola, prueba de cumplimiento legal.

EAA, EN 301 549 y WCAG: ¿cuál es la diferencia?

Estos términos se usan a menudo juntos, pero no son intercambiables. La EAA es legislación europea. Establece requisitos de accesibilidad para los productos y servicios cubiertos por la Directiva.

EN 301 549 es una norma técnica europea que cubre los requisitos de accesibilidad para productos y servicios de TIC. La versión actualmente armonizada, EN 301 549 v3.2.1, se basa en gran medida en WCAG 2.1 pero también incluye requisitos que no forman parte de WCAG.

WCAG, o las Directrices de Accesibilidad para el Contenido Web, es un conjunto de pautas de accesibilidad desarrolladas por el W3C. WCAG 2.1 organiza los requisitos de accesibilidad en torno a cuatro principios: el contenido y las interfaces deben ser perceptibles, operables, comprensibles y robustas.

Esta distinción es relevante al evaluar software. Cumplir con criterios individuales de WCAG no significa automáticamente que un producto ha demostrado conformidad con todos los requisitos aplicables de EN 301 549. Asimismo, publicar una lista de características de accesibilidad no es lo mismo que completar una auditoría formal de accesibilidad.

Por lo tanto, un proceso de conformidad útil necesita identificar los requisitos aplicables, probar los flujos de trabajo del producto relevantes y documentar los resultados.

¿Por qué los editores de documentos presentan un desafío particular de accesibilidad?

Una suite ofimática moderna es, en efecto, una colección de aplicaciones complejas. Considera un editor de documentos. Un usuario puede necesitar navegar por encabezados, tablas, comentarios, enlaces, notas al pie, imágenes y otros objetos. Una hoja de cálculo agrega una cuadrícula bidimensional, fórmulas, gráficos, filtros y estructuras de datos. Un editor de presentaciones introduce diapositivas, objetos, animaciones y notas del presentador.

Los PDFs presentan otro conjunto de desafíos, particularmente cuando los usuarios necesitan anotar documentos, navegar por páginas, completar formularios o trabajar con contenido escaneado.

Esto significa que la accesibilidad no puede evaluarse solo comprobando si un producto tiene un «modo de alto contraste» o si un botón en particular puede alcanzarse utilizando el teclado. Se necesita considerar todo el flujo de trabajo.

¿Qué características de accesibilidad ya están disponibles en ONLYOFFICE?

ONLYOFFICE ya proporciona una serie de mecanismos destinados a hacer que sus editores sean más adaptables a diferentes usuarios.

Para accesibilidad visual, los editores ofrecen preajustes de escalado del 50% al 500%, junto con opciones para ajustar el área de edición al ancho de la página o pantalla. Los usuarios también pueden ocultar elementos de la interfaz, como la barra de herramientas, la barra de estado y las reglas cuando desean reducir la complejidad visual.

Los editores proporcionan temas de interfaz claros y oscuros, mientras que los elementos de gráficos pueden usar patrones geométricos y otras distinciones en lugar de depender exclusivamente del color.

El idioma es otra parte de la accesibilidad. ONLYOFFICE admite más de 25 idiomas de interfaz, y el idioma de la interfaz se puede configurar de manera independiente del idioma del documento.

Los editores también admiten texto de derecha a izquierda y bidireccional, permitiendo a los usuarios trabajar con idiomas como árabe, hebreo, persa y urdu sin tener que reestructurar su contenido en torno a las limitaciones de una interfaz de izquierda a derecha.

La interacción con el teclado es compatible a través de partes importantes de los editores, mientras que el plugin Entrada de voz proporciona una forma alternativa de ingresar texto.

En plataformas móviles, las capacidades de accesibilidad incluyen soporte para tecnologías como VoiceOver y Dynamic Type en iOS y TalkBack en Android.

Estas características por sí solas no establecen plena conformidad con un estándar de accesibilidad en particular. Son partes individuales de un enfoque de accesibilidad más amplio.

¿Dónde se necesita trabajo en accesibilidad?

Una de las partes más importantes de una declaración de accesibilidad es documentar lo que no está completo.

Para ONLYOFFICE, el soporte para lectores de pantalla sigue siendo un área activa de desarrollo. La empresa está trabajando para ampliar el soporte para NVDA y JAWS en Windows y VoiceOver en macOS en los editores de documentos, hojas de cálculo, presentaciones y PDFs.

La accesibilidad del teclado también se está extendiendo. En particular, el editor de PDF y las interfaces de rellenado de formularios tienen actualmente una accesibilidad de teclado más limitada que los editores de documentos y hojas de cálculo. Otras áreas que se están explorando incluyen opciones de fuentes amigables con la dislexia y configuraciones de reducción de movimiento.

Ser explícito sobre estas limitaciones es importante para las organizaciones que evalúan software. Los requisitos de accesibilidad pueden diferir considerablemente entre usuarios, y una característica que es suficiente para un flujo de trabajo puede no ser suficiente para otro.

¿Por qué ONLYOFFICE está preparando una evaluación formal de conformidad?

El siguiente paso es la evaluación formal. ONLYOFFICE está trabajando hacia una auditoría de accesibilidad de nivel AA de WCAG 2.1 en sus editores y preparando un VPAT / Informe de Conformidad de Accesibilidad para fines de adquisición. Un informe formal proporciona un nivel diferente de información que una declaración de accesibilidad general.

En lugar de simplemente decir que un producto admite navegación por teclado o lectores de pantalla, un Informe de Conformidad de Accesibilidad puede examinar criterios individuales de accesibilidad e indicar si están soportados, parcialmente soportados, no soportados o no aplicables, de acuerdo con la metodología de evaluación.

Para las organizaciones, este tipo de documentación puede hacer que la evaluación de accesibilidad sea mucho más práctica. Los equipos de adquisiciones y TI pueden comparar requisitos específicos con el producto en lugar de depender de afirmaciones amplias de accesibilidad. También crea un objetivo de desarrollo más claro para el equipo de producto.

La accesibilidad es un proceso de desarrollo de productos

Una razón por la que el trabajo en accesibilidad puede llevar tiempo en software de productividad complejo es que la accesibilidad debe considerarse cada vez que cambia el producto.

Una nueva función del editor puede introducir nuevas interacciones del teclado. Una barra de herramientas rediseñada puede afectar la navegación. Un nuevo diálogo puede requerir información adicional para el lector de pantalla. Un nuevo flujo de trabajo de PDF puede crear nuevos requisitos en torno a formularios y gestión de enfoque.

Por lo tanto, la accesibilidad no puede ser tratada como una lista de verificación única completada al final del desarrollo. Necesita ser parte del ciclo de vida del producto: requisitos, diseño, implementación, pruebas, comentarios y lanzamientos posteriores.

Esta es también la razón por la que el trabajo formal de conformidad y la retroalimentación del usuario se complementan entre sí. Una auditoría proporciona una evaluación estructurada contra criterios definidos, mientras que los usuarios pueden revelar barreras prácticas que pueden no hacerse evidentes durante un escenario de prueba limitado.

Lo que proporciona la Declaración de Conformidad de Accesibilidad

La nueva Declaración de Conformidad de Accesibilidad de ONLYOFFICE reúne estos elementos.

Documenta las capacidades de accesibilidad actualmente disponibles, identifica limitaciones conocidas, describe las áreas en desarrollo activo y explica el enfoque de la empresa hacia la evaluación formal frente a estándares de accesibilidad reconocidos. Se presenta deliberadamente no como una afirmación general de plena conformidad.

Para las organizaciones con requisitos específicos de accesibilidad, la información más útil no suele ser simplemente si un producto tiene una etiqueta de accesibilidad, sino qué flujos de trabajo son compatibles, qué limitaciones permanecen y qué evidencia está disponible. Ese es el propósito de la declaración.

Mirando hacia el futuro

El trabajo de accesibilidad en ONLYOFFICE continuará más allá de la publicación de este documento.

Las prioridades incluyen un mayor soporte para lectores de pantalla, navegación por teclado ampliada, opciones adicionales para usuarios con diferentes necesidades cognitivas y visuales, y evaluación formal frente a los requisitos de accesibilidad relevantes.

El objetivo más amplio es claro: las personas deberían poder crear, editar, revisar y colaborar en documentos utilizando los métodos de interacción y tecnologías asistivas que funcionen para ellos.

Para el software utilizado todos los días en educación, negocios, gobiernos y otras organizaciones, eso no es una consideración secundaria. Es parte de lo que hace que un lugar de trabajo digital sea utilizable en primer lugar.