20 mejores aplicaciones de productividad basadas en la nube para equipos

Gestionar documentos, plazos y la comunicación del equipo a través de varios proyectos puede complicarse rápidamente. Las aplicaciones de productividad basadas en la nube ayudan a mantener todo organizado, brindando a los colegas acceso compartido a archivos, tareas y conversaciones dondequiera que trabajen.

Esta guía incluye 20 herramientas de productividad para la edición de documentos, la gestión de proyectos, la comunicación, la planificación y mucho más. Descubre sus características principales, precios, ventajas y limitaciones para encontrar la opción más adecuada para tu equipo.

¿Qué son las aplicaciones de productividad basadas en la nube?

Las aplicaciones de productividad basadas en la nube permiten a las personas crear documentos, gestionar tareas y compartir información en línea. A diferencia del software de escritorio tradicional que se basa principalmente en archivos almacenados localmente, estas herramientas hacen que el contenido compartido sea accesible a través de dispositivos y permiten que los colegas trabajen juntos en tiempo real.

Son utilizadas tanto por equipos de oficina como por equipos remotos, con características que van desde la edición colaborativa y almacenamiento de archivos hasta seguimiento de proyectos y reuniones en línea.

Tipos de aplicaciones de productividad basadas en la nube

Las distintas aplicaciones tienen fines diferentes. La tabla siguiente ofrece una visión general de las principales categorías y de las herramientas que se tratan en esta guía.

Categoría	Aplicaciones
Suites ofimáticas en la nube	ONLYOFFICE, Google Workspace, Microsoft 365
Gestión de proyectos y tareas	Asana, Trello, ClickUp
Comunicación en equipo	Slack, Microsoft Teams, Mattermost
Videoconferencias	Zoom, Google Meet, Webex
Almacenamiento en la nube	Google Drive, Dropbox, OneDrive
Gestión del tiempo	Toggl Track, Clockify, Calendly
Herramientas de productividad basadas en IA	ChatGPT, Notion AI

Suites ofimáticas en la nube y colaboración en documentos

Las suites ofimáticas en la nube permiten a los colegas crear y revisar documentos juntos, con características de edición compartida, comentarios y gestión de archivos.

1. ONLYOFFICE

ONLYOFFICE ofrece un conjunto completo de editores para documentos, hojas de cálculo, presentaciones, PDFs y formularios rellenables, proporcionando a los equipos todo lo que necesitan para trabajar con archivos ofimáticos en un solo lugar. Los usuarios pueden coeditar documentos en tiempo real, dejar comentarios y hacer un seguimiento de cambios, facilitando la colaboración de manera más sencilla y transparente. Además de las herramientas de edición, ONLYOFFICE ofrece un espacio de trabajo compartido donde los equipos pueden organizar documentos en salas y gestionar permisos de acceso de forma segura.

El soporte para los formatos de Microsoft Office más populares facilita el intercambio de archivos con clientes, socios y otros interesados externos sin preocupaciones de compatibilidad. La Asociación Mundial de Viajes Gastronómicos (WFTA), por ejemplo, utiliza ONLYOFFICE para colaborar de manera efectiva a través de múltiples zonas horarias e involucrar a voluntarios en sus proyectos.

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Pros: Edición colaborativa, compatibilidad con formatos de Office, permisos de compartición flexibles, implementación en la nube o autohospedada.

Contras: La programación de proyectos y el mensajería del equipo requieren herramientas separadas.

Precios: El plan Startup es gratis. El plan Business está disponible actualmente por 20 dólares al mes por administrador.

Mejor para: Equipos que trabajan con documentos de Office y empresas que colaboran regularmente con socios externos.

2. Google Workspace

Google Workspace reúne Docs, Sheets, Slides, Gmail, Drive y Calendar en un entorno conectado. Varios colegas pueden editar el mismo documento, discutir cambios en comentarios y acceder a la versión más reciente sin intercambiar archivos adjuntos por correo electrónico.

Las aplicaciones trabajan principalmente en un navegador, aunque archivos complejos de Microsoft Office pueden necesitar ajustes de formato al abrirse en los editores de Google.

Pros: Colaboración en tiempo real, compartición sencilla de archivos e integración en los servicios de Google.

Contras: Las funciones avanzadas de hoja de cálculo y el formato complejo de Office pueden no transferirse perfectamente entre las aplicaciones.

Precios: Business Starter cuesta $7 por usuario al mes con compromiso anual; Business Standard cuesta $14.

Mejor para: Equipos que colaboran regularmente en documentos y ya utilizan las aplicaciones comerciales de Google.

3. Microsoft 365

Microsoft 365 combina Word, Excel, PowerPoint y Outlook con almacenamiento en línea y servicios de colaboración. Sus aplicaciones de escritorio siguen siendo útiles para hojas de cálculo detalladas, documentos complejos y presentaciones que requieren formateo preciso.

Los empleados pueden trabajar localmente o en línea y compartir archivos a través de los servicios en la nube de Microsoft. Las empresas deben revisar las suscripciones disponibles con cuidado, ya que las aplicaciones de escritorio, Teams y otros servicios no se incluyen en todos los paquetes.

Pros: Aplicaciones de Office avanzadas, edición de escritorio y en línea y servicios comerciales integrados.

Contras: Múltiples opciones de suscripción y administración adicional para implementaciones más grandes.

Precios: Business Basic con Teams comienza en $7 por usuario al mes con facturación anual. Business Standard, que incluye aplicaciones de Office de escritorio, empieza en $14.

Mejor para: Empresas que ya utilizan productos de Microsoft y equipos que trabajan extensamente con documentos de Office.

Gestión de proyectos y tareas

Un gestor de tareas proporciona a todos una visión más clara de sus responsabilidades, plazos próximos y el progreso de los proyectos compartidos.

4. Asana

Asana ayuda a los equipos a coordinar asignaciones a través de listas, tableros, calendarios y cronogramas. Las tareas pueden incluir fechas límite, comentarios, archivos adjuntos y dependencias, facilitando el seguimiento del trabajo que involucra a varios contribuyentes.

Los equipos de marketing y operaciones pueden utilizar Asana para mantener los proyectos en movimiento entre departamentos, con funciones adicionales de informes y gestión de recursos disponibles en planes de nivel superior.

Pros: Propiedad clara de las tareas, múltiples vistas de proyectos y coordinación entre equipos.

Contras: La gestión de cartera y carga de trabajo requiere suscripciones más costosas.

Precios: Personal es gratis para hasta dos usuarios. Starter cuesta $10.99 por usuario al mes con facturación anual.

Mejor para: Equipos que gestionan proyectos con múltiples contribuyentes y etapas de aprobación.

5. Trello

Trello utiliza tableros visuales para organizar el trabajo en listas y tarjetas. Un equipo editorial, por ejemplo, puede mover artículos de escritura a edición y publicación, con fechas límite, listas de verificación y archivos de apoyo adjuntos a cada tarjeta.

La interfaz es fácil de aprender y funciona especialmente bien para proyectos con etapas claramente definidas. Programas más complicados y dependencias de tareas pueden requerir características adicionales de gestión de proyectos.

Pros: Configuración sencilla, tableros personalizables y seguimiento visual del progreso.

Contras: Funciones avanzadas de programación y informes limitadas en comparación con plataformas más completas de gestión de proyectos.

Fuente de la imagen: Trello

Precios: Hay un plan gratuito disponible. El estándar cuesta $5 por usuario al mes con facturación anual; el Premium cuesta $10.

Mejor para: Equipos pequeños, calendarios editoriales y flujos de trabajo sencillos de proyectos.

6. ClickUp

ClickUp combina la gestión de tareas con documentos, paneles, seguimiento del tiempo y automatización del flujo de trabajo. Las agencias pueden utilizarlo para organizar varios proyectos de clientes, manteniendo asignaciones y materiales de apoyo en el mismo espacio de trabajo.

Los equipos pueden personalizar las vistas de los proyectos y los estados de las tareas, pero esa flexibilidad también requiere algo de planificación. Un espacio de trabajo excesivamente complicado puede volverse difícil de mantener a medida que se añaden más personas y proyectos.

Pros: Flujos de trabajo personalizables, múltiples vistas de proyectos y documentos integrados.

Contras: Se necesita más configuración que con una aplicación simple de gestión de tareas.

Precios: Free Forever está disponible. Unlimited comienza en $7 por usuario al mes con facturación anual.

Mejor para: Agencias y equipos en crecimiento que gestionan varios proyectos simultáneamente.

Comunicación en equipo

Las aplicaciones de comunicación en equipo proporcionan un espacio compartido para discusiones cotidianas, actualizaciones de proyectos y preguntas rápidas que no requieren una reunión formal.

7. Slack

Slack mantiene organizadas las conversaciones en canales dedicados a proyectos, departamentos o temas específicos. Los empleados pueden compartir archivos, intercambiar mensajes y recibir actualizaciones de aplicaciones comerciales conectadas.

Sus extensas integraciones lo hacen conveniente para equipos que trabajan en varias plataformas. Sin embargo, las decisiones importantes pueden perderse cuando las discusiones se dispersan en demasiados canales.

Pros: Mensajería organizada, integraciones con otras herramientas y colaboración con socios externos.

Contras: Notificaciones excesivas y largas conversaciones pueden dificultar el seguimiento de la información.

Fuente de la imagen: Slack

Precios: Hay un plan gratuito disponible. Pro cuesta $7.25 por usuario activo al mes con facturación anual.

Mejor para: Equipos remotos y negocios que utilizan varias aplicaciones especializadas.

8. Microsoft Teams

Microsoft Teams reúne mensajería, reuniones y compartición de archivos. Los empleados que utilizan Microsoft 365 pueden discutir proyectos en canales dedicados y abrir documentos de Office compartidos directamente desde su espacio de trabajo.

Teams es una opción conveniente para organizaciones que ya trabajan dentro del ecosistema de Microsoft. A medida que crece el número de proyectos, la organización consistente de los canales se vuelve importante para mantener las conversaciones y documentos fácilmente accesibles.

Pros: Mensajería, reuniones y colaboración en documentos integradas.

Contras: Las conversaciones y archivos pueden dispersarse a través de chats y canales.

Precios: Teams Essentials comienza en $4 por usuario al mes con facturación anual. Teams también se incluye en las suscripciones elegibles de Microsoft 365.

Mejor para: Organizaciones que utilizan Microsoft 365 y equipos que combinan trabajo de oficina y remoto.

9. Mattermost

Mattermost proporciona mensajería basada en canales y compartición de archivos, con la opción de ejecutar la plataforma en la infraestructura propia de una organización.

Su flexibilidad de implementación atrae a equipos de desarrollo y departamentos de TI que necesitan un mayor control sobre su entorno de comunicación. Sin embargo, el autoalojamiento requiere recursos técnicos para la instalación, actualizaciones y mantenimiento.

Pros: Alojamiento flexible, comunicación organizada y soporte para flujos de trabajo técnicos.

Contras: Las implementaciones autoalojadas requieren administración continua.

Precios: Está disponible una versión gratuita y de código abierto llamada Team Edition para autoalojamiento. Los planes comerciales Professional y Enterprise requieren una cotización de ventas.

Mejor para: Equipos de desarrollo, departamentos de TI y organizaciones con requisitos específicos de alojamiento.

Videoconferencias y reuniones en línea

Las herramientas de videoconferencia se utilizan para todo, desde llamadas cortas del equipo hasta sesiones de capacitación y eventos virtuales. Es importante verificar la duración de la reunión, los límites de participantes y la compatibilidad con calendarios existentes antes de elegir una plataforma.

10. Zoom

Zoom soporta reuniones por vídeo, webinars y talleres virtuales. La compartición de pantalla y las salas de descanso permiten a los participantes presentar información, mantener discusiones más pequeñas y regresar a la reunión principal después.

Zoom Workplace también incluye funciones de mensajería y colaboración. Las empresas que planean sesiones más largas deben considerar un plan de pago, ya que las reuniones grupales gratuitas tienen un límite de tiempo.

Pros: Formatos de reunión flexibles, salas de descanso y compartición de pantalla.

Contras: Las reuniones grupales gratuitas están limitadas a 40 minutos.

Fuente de la imagen: Zoom

Precios: Zoom Workplace Basic es gratis. Pro se lista a $15.99 por usuario al mes con facturación mensual.

Mejor para: Reuniones con clientes, capacitación en línea y talleres virtuales.

11. Google Meet

Google Meet trabaja con Google Calendar y otras aplicaciones de Workspace, facilitando la programación y la participación en reuniones directamente desde un navegador. Los participantes pueden compartir sus pantallas y unirse a las llamadas sin instalar software adicional de escritorio.

La versión gratuita incluye reuniones básicas, mientras que la grabación y otras funciones avanzadas están disponibles a través de suscripciones elegibles de Google Workspace.

Pros: Acceso basado en navegador e integración con Google Calendar.

Contras: Las reuniones grupales gratuitas están limitadas a 60 minutos.

Precios: Está disponible una versión gratuita. Características comerciales adicionales están incluidas en los planes elegibles de Google Workspace, comenzando en $7 por usuario al mes con compromiso anual.

Mejor para: Pequeñas empresas y equipos que ya utilizan Google Workspace.

12. Webex

Webex de Cisco ofrece reuniones por vídeo, mensajería y compartición de pantalla. Las empresas con equipos para salas de reuniones de Cisco compatibles pueden conectar a empleados que asisten desde la oficina con colegas que se unen de forma remota.

La plataforma también soporta requisitos de comunicación más amplios, aunque sus diferentes productos de reuniones y llamadas tienen opciones de licencia separadas.

Pros: Soporte para reuniones híbridas e integración con equipos de Cisco.

Contras: Seleccionar el plan apropiado requiere comparar diferentes productos de comunicación y reunión.

Precios: Webex Free soporta reuniones de hasta 40 minutos. Webex Meet comienza en $12 por usuario al mes con facturación anual.

Mejor para: Organizaciones híbridas y empresas que utilizan sistemas de colaboración de Cisco.

Almacenamiento en la nube y compartición de archivos

El almacenamiento en la nube mantiene los documentos y otros archivos comerciales accesibles a través de dispositivos. Al comparar servicios, considera cómo se sincronizan los archivos, quién puede acceder a ellos y si el almacenamiento ya está incluido en tu software de oficina.

13. Google Drive

Google Drive almacena documentos, hojas de cálculo, imágenes y otros archivos en línea. Los empleados pueden compartir carpetas, gestionar permisos de acceso y abrir archivos compatibles directamente en Google Workspace.

Las suscripciones comerciales también proporcionan unidades compartidas, lo que permite que los archivos del proyecto se mantengan disponibles para el equipo en lugar de almacenarse exclusivamente en la cuenta de un empleado individual.

Pros: Compartición sencilla, edición colaborativa y almacenamiento compartido en equipo.

Contras: El almacenamiento se comparte entre los servicios de Google, y los permisos de compartición externa requieren una gestión cuidadosa.

Precios: Las cuentas personales incluyen 15 GB de almacenamiento gratuito. Workspace Business Starter proporciona 30 GB de almacenamiento agrupado por usuario a $7 por usuario al mes con compromiso anual.

Mejor para: Equipos que trabajan extensamente con documentos de Google.

14. Dropbox

Dropbox sincroniza archivos entre dispositivos y facilita el intercambio de materiales con colegas o clientes. Su aplicación de escritorio trabaja con carpetas familiares, por lo que los empleados pueden continuar gestionando archivos sin cambiar la forma en que normalmente navegan por sus ordenadores.

Las agencias creativas pueden utilizar Dropbox para intercambiar grandes archivos de diseño y activos multimedia, aunque editar documentos de Office y gestionar proyectos complejos puede requerir aplicaciones separadas.

Pros: Sincronización entre dispositivos, compartición conveniente de archivos y transferencias de archivos grandes.

Contras: Almacenamiento gratuito limitado y menos funciones nativas de edición que suites de oficina dedicadas.

Precios: Dropbox Basic es gratis con 2 GB de almacenamiento. Estándar cuesta $15 por usuario al mes.

Mejor para: Agencias creativas y empresas que intercambian regularmente archivos grandes.

15. OneDrive

OneDrive integra almacenamiento en la nube con Windows y Microsoft 365. Los empleados pueden sincronizar archivos entre dispositivos, compartir documentos y abrir archivos compatibles en aplicaciones de Office.

OneDrive se utiliza generalmente para archivos asociados con empleados individuales, mientras que SharePoint proporciona bibliotecas de documentos compartidos para departamentos y equipos de proyectos.

Pros: Integración con Windows, sincronización de archivos y colaboración en Office.

Contras: Los equipos necesitan pautas claras para organizar archivos entre OneDrive y SharePoint.

Precios: OneDrive está incluido en Microsoft 365 Business Basic, comenzando en $7 por usuario al mes con facturación anual y ofreciendo 1 TB de almacenamiento en la nube por usuario.

Mejor para: Empresas que ya utilizan Microsoft 365.

Gestión del tiempo, programación y seguimiento del tiempo

Las aplicaciones de gestión del tiempo ayudan a las empresas a registrar horas de trabajo, revisar costos de proyectos y concertar citas. Las herramientas a continuación cubren dos necesidades distintas: seguir el tiempo dedicado al trabajo y encontrar momentos adecuados para reuniones.

16. Toggl Track

Toggl Track registra el tiempo dedicado a tareas, proyectos y asignaciones de clientes. Los empleados pueden iniciar un temporizador o ingresar horas manualmente, mientras que los informes ayudan a las empresas a revisar el trabajo facturable y preparar estimaciones de proyectos más precisas.

Pros: Registro de tiempo simple, informes de proyectos y seguimiento de tiempo facturable.

Contras: Las funciones avanzadas de informes y gestión del equipo requieren suscripciones de pago.

Fuente de la imagen: Toggle Track

Precios: Está disponible un plan gratuito. Starter cuesta $9 por usuario al mes con facturación anual.

Mejor para: Freelancers, consultores y agencias que rastrean horas facturables.

17. Clockify

Clockify combina el seguimiento del tiempo con hojas de horas e informes de proyectos. Los empleados registran sus horas contra actividades individuales, proporcionando a los gerentes una imagen más clara del tiempo dedicado a diferentes asignaciones.

Los planes de pago amplían estas funciones con facturación, aprobaciones de hojas de horas y opciones de administración adicionales.

Pros: Seguimiento del tiempo gratuito, hojas de horas e informes de proyectos.

Contras: La facturación y las aprobaciones de hojas de horas requieren planes pagados.

Precios: Está disponible un plan gratuito. Basic comienza en $3.99 por asiento al mes con facturación anual.

Mejor para: Pequeñas empresas y equipos que necesitan hojas de horas detalladas.

18. Calendly

Calendly elimina la idas y venidas de la programación de citas. Los usuarios comparten un enlace de reserva, y los clientes o colegas seleccionan un tiempo basado en su disponibilidad y calendarios conectados.

Los reclutadores, consultores y equipos de ventas pueden usarlo para concertar entrevistas, consultas y demostraciones de productos. Las suscripciones de pago añaden opciones de programación más avanzadas para equipos.

Pros: Reservas automatizadas, integraciones de calendario y recordatorios de reuniones.

Contras: Múltiples tipos de eventos y programación avanzada de equipos requieren un plan de pago.

Precios: Está disponible un plan gratuito. El estándar comienza en $10 por asiento al mes con facturación anual.

Mejor para: Reclutadores, consultores y equipos de ventas que organizan citas frecuentes.

Herramientas de productividad basadas en IA

Las herramientas de productividad basadas en IA pueden ayudar con la redacción, investigación y recuperación de información. Algunas funcionan como asistentes independientes, mientras que otras utilizan contenido ya almacenado en el espacio de trabajo colaborativo de una organización.

19. ChatGPT

ChatGPT puede ayudar a los empleados a preparar esquemas de contenido, resumir informes, analizar datos y redactar documentos internos. Su variedad de capacidades lo hace útil a través de diferentes departamentos, desde marketing e investigación hasta desarrollo de software.

La información generada por la IA aún debe ser verificada antes de ser utilizada en materiales profesionales. Las empresas también necesitan configuraciones de privacidad apropiadas cuando trabajan con información confidencial.

Pros: Asistencia en redacción, investigación, análisis y preparación de documentos.

Contras: La información generada requiere verificación, y los datos confidenciales necesitan controles de privacidad apropiados.

Precios: Está disponible un plan gratuito. Los asientos de ChatGPT Business Standard comienzan en $20 por usuario al mes con facturación anual.

Mejor para: Equipos de marketing, investigadores, analistas y otros trabajadores del conocimiento.

20. Notion AI

Notion AI añade escritura asistida por la IA, resumación y búsqueda al espacio de trabajo colaborativo de Notion. Los equipos pueden recuperar información de sus planes de proyecto existentes, notas de reuniones y documentación interna sin cambiar a otra aplicación.

Su valor depende de la calidad del material almacenado en Notion, lo que hace que la documentación consistente sea importante para la recuperación de información fiable.

Pros: Resumación de documentos, recuperación de conocimiento y asistencia de IA dentro de un espacio de trabajo existente.

Contras: Se necesita una base de conocimiento organizada y una suscripción elegible para aprovechar al máximo sus capacidades.

Fuente de la imagen: Notion

Precios: Notion ofrece un plan gratuito con acceso limitado a la IA. Su suscripción Business incluye capacidades de IA ampliadas, con precios que dependen de la opción de facturación y la región.

Mejor para: Equipos que gestionan documentación interna y conocimiento compartido en Notion.

Cómo elegir una aplicación de productividad basada en la nube

Comienza con las tareas que ocupan la mayor parte del tiempo de tu equipo. Una empresa que maneja contratos e informes puede necesitar una suite ofimática con compatibilidad de documentos confiable, mientras que una agencia que gestiona varios proyectos de clientes puede beneficiarse más de software de gestión de tareas dedicado.

Revisa tus suscripciones existentes antes de añadir nuevas aplicaciones. Google Workspace y Microsoft 365, por ejemplo, ya incluyen edición de documentos, almacenamiento y videoconferencias. Puede que no necesites una herramienta separada para cada actividad.

Los costos deben ser evaluados a través de todo el equipo, incluidos almacenamiento, características de administración y acceso para colaboradores externos. Revisa también los permisos de seguridad y compartición, especialmente cuando los empleados trabajan con documentos confidenciales.

Antes de comprometerte con una plataforma, pruébala con un proyecto real. Involucra a los empleados que la utilizarán regularmente y observa qué tan fácilmente pueden encontrar información, completar asignaciones y trabajar juntos.

Conclusión

Las aplicaciones de productividad basadas en la nube ayudan a los equipos a gestionar documentos, proyectos, comunicación y otras actividades diarias. Elegir la combinación adecuada comienza por comprender las necesidades de tu equipo y aprovechar el software que ya tienes.

Unas pocas herramientas bien elegidas pueden proporcionar todo lo que un equipo necesita sin añadir complejidad innecesaria o suscripciones adicionales.