Automatiza ONLYOFFICE DocSpace con n8n: crea flujos de trabajo de documentos sin escribir una línea de código

Si utilizas ONLYOFFICE DocSpace como tu centro de documentos en tu empresa, probablemente te hayas encontrado repitiendo las mismas tareas manualmente una y otra vez. Un nuevo cliente firma: abres DocSpace, creas una sala, subes la plantilla del contrato, los invitas. Un nuevo empleado se une: configuras su cuenta, los agregas a las salas correctas, envías un correo electrónico de bienvenida. Llega un formulario: lo reenvías a la carpeta correspondiente, notificas al equipo. Estas tareas no son complejas, pero sí bastante tediosas. La buena noticia es que a partir de ahora pueden ser completamente automatizadas.

ONLYOFFICE DocSpace ahora tiene nodos oficiales para n8n, la plataforma de automatización de flujos de trabajo de código abierto. Puedes conectar DocSpace a las herramientas que tu equipo ya utiliza: Gmail, Slack, HubSpot, Airtable, tu sistema de recursos humanos, tu CRM, y dejar de manejar estas tareas manualmente.

¿Qué es n8n?

n8n es una herramienta de automatización de flujos de trabajo similar en espíritu a Zapier o Make, pero de código abierto y ejecutable en tu propia infraestructura. Para los usuarios de DocSpace que autohospedan por razones de control de datos, esto debería ser altamente valioso.

n8n te ofrece un lienzo visual donde conectas nodos, cada uno representando una acción en un servicio. Cuando se activa un disparador (llega un nuevo correo electrónico, se envía un formulario, se ejecuta un programa), el flujo de trabajo se ejecuta automáticamente, pasando datos de un nodo a otro hasta que se completa el trabajo. Con más de 400 integraciones disponibles, funciona con la mayoría de las herramientas que tu equipo ya tiene.

Qué cubren los nodos de DocSpace

El paquete incluye dos nodos:

• ONLYOFFICE DocSpace: un nodo de acción para realizar operaciones a través de la API de DocSpace
• ONLYOFFICE DocSpace Trigger: un nodo de evento que activa tu flujo de trabajo cuando ocurre algo en DocSpace

Operaciones del nodo de acción

• Archivos: subir, descargar, mover, copiar, actualizar, eliminar, crear, obtener información, generar enlaces compartidos
• Salas: crear, actualizar, obtener información, buscar, archivar, invitar o eliminar usuarios, actualizar roles de acceso, obtener enlaces compartidos
• Usuarios: invitar usuarios, obtener un usuario, buscar, actualizar roles, habilitar o deshabilitar cuentas, eliminar
• Carpetas: crear, obtener información, obtener contenidos, obtener historial, obtener enlace compartido, mover, copiar, actualizar, eliminar

Eventos del nodo de disparo

El nodo de disparo permite que los flujos de trabajo reaccionen a la actividad de DocSpace sin sondear. Los eventos admitidos incluyen:

• Archivos: Creado, Subido, Actualizado, Copiado, Movido, En papelera, Eliminado, Restaurado
• Carpetas: Creada, Actualizada, Copiada, Movida, En papelera, Eliminada, Restaurada
• Salas: Creada, Actualizada, Copiada, Archivada, Eliminada, Restaurada
• Usuarios: Creado, Invitado, Actualizado, Eliminado
• Grupos: Creado, Actualizado, Eliminado

Por ejemplo: la subida de un archivo activa una notificación en Slack, una nueva sala inicia un flujo de trabajo de aprobación, un usuario eliminado retira el acceso en sistemas conectados.

Cinco flujos de trabajo que puedes ejecutar hoy

Aquí puedes encontrar cinco flujos de trabajo listos para construir.

1. Crear automáticamente salas de colaboración de clientes cuando se cierra un acuerdo

Cuando un acuerdo se marca como ganado en tu CRM, este flujo de trabajo crea una zona de colaboración en DocSpace para el cliente, descarga una plantilla de contrato de tu biblioteca, la sube a la sala, invita al cliente y les envía un correo electrónico de bienvenida con el enlace compartible de la sala.

Instrucciones paso a paso

1. <Configura tu nodo de disparador del sistema CRM aquí>
2. ONLYOFFICE DocSpace: Crear una sala
   • Configura las credenciales de ONLYOFFICE DocSpace (consulta esta documentación)
   • Puedes personalizar el título de la sala colocando la variable del nombre de tu cliente en el parámetro Título (por ejemplo, «{{ $json.client_name }} — Sala del Cliente «)
   • Elige el tipo de sala que deseas crear en el parámetro Tipo (para este flujo de trabajo recomendamos el tipo de sala de colaboración)
3. ONLYOFFICE DocSpace: Descargar un archivo
   • Inserta el ID de la plantilla del contrato que se subirá a la sala del cliente en el parámetro ID de archivo (puedes encontrarlo en la URL del archivo almacenado en tu DocSpace: por ejemplo, https://***.com/doceditor?fileId=69313)
4. ONLYOFFICE DocSpace: Subir un archivo
   • Inserta la variable que almacena el ID de la sala que creamos antes en el parámetro ID de padre (debería verse así: {{ $('Crear una sala').item.json.id }})
   • Puedes personalizar el nombre del archivo en el parámetro Nombre de archivo (por ejemplo, {{ $('Editar Campos').item.json.client_name }}_contrato.docx)
   • Asegúrate de que el parámetro Archivo binario esté activado
5. ONLYOFFICE DocSpace: Invitar a un usuario a una sala
   • Establece el parámetro ID de sala a Manual y llénalo con una variable de la ENTRADA: {{ $('Crear una sala').item.json.id }}
   • Cambia el parámetro ID de usuario a fijo y Manual, y llena el parámetro Correo electrónico del usuario con la dirección de correo electrónico del cliente
   • Elige los permisos del cliente en Acceso del usuario -> De lista
6. ONLYOFFICE DocSpace: Obtener el enlace compartido de una sala
   • Llena el parámetro ID de sala con una variable: {{ $('Crear una sala').item.json.id }}
7. Gmail: Enviar un mensaje
   • Elige unas credenciales de Gmail
   • Pone la dirección de correo electrónico del cliente en el parámetro A
   • Configura el parámetro Asunto
   • Escribe una plantilla de correo electrónico usando variables de los pasos anteriores

El disparador puede ser cualquier evento del CRM (HubSpot, Pipedrive, Salesforce), un webhook o una ejecución manual. La sala del cliente está lista antes de que alguien en tu equipo tenga que pensarlo.

2. Canalización de recepción de documentos impulsada por IA

Este flujo de trabajo monitorea una bandeja de entrada de Gmail en busca de correos electrónicos con archivos adjuntos. Cuando llega uno, lo sube a una carpeta designada en DocSpace, extrae el texto y lo pasa a un modelo de IA (GPT-4o mini por defecto). El modelo identifica el tipo de documento, extrae el remitente, la fecha y cualquier monto monetario, y redacta un resumen en una frase. Un mensaje de Slack con el desglose completo se envía a tu equipo.

Instrucciones paso a paso

1. Disparador de Gmail
   • Configura una credencial de Gmail OAuth2
   • El filtro está preestablecido en `has:attachment` por lo que el flujo de trabajo solo se activa en correos electrónicos con archivos
   • El intervalo de sondeo está configurado para cada minuto por defecto; ajusta esto en la configuración del disparador si es necesario
2. Gmail: Obtener Mensaje
   • Habilita Descargar archivos adjuntos en la sección Opciones para que el archivo adjunto esté disponible como datos binarios para el siguiente paso
3. ONLYOFFICE DocSpace: Subir un archivo
   • Configura tus credenciales de ONLYOFFICE DocSpace (consulta esta documentación)
   • Establece el parámetro ID de padre al ID de la carpeta de DocSpace donde deben almacenarse los documentos entrantes (puedes encontrar el ID de la carpeta en la URL de DocSpace al abrir la carpeta)
   • Personaliza el nombre del archivo en el parámetro Nombre de archivo: por ejemplo `{{ $json.from.text }}: {{ $json.subject }}` nombra cada archivo según el remitente y el asunto del correo electrónico
4. Extraer del archivo
   • Establece Operación a Extraer de PDF para extraer texto plano del archivo PDF adjunto subido
5. Modelo de Chat de OpenAI (subnodo del Extractor de Información)
   • Configura una credencial de API de OpenAI
   • El modelo está establecido en gpt-5-mini por defecto; cámbialo a cualquier otro modelo admitido por tu cuenta de OpenAI
6. Extractor de Información
   • El parámetro Texto está prellenado con `{{ $json.text }}` del paso de extracción previo
   • Cinco atributos están preconfigurados: document_type, sender_name, document_date, total_amount y summary — puedes agregar, eliminar o renombrar estos para satisfacer las necesidades de tu equipo
7. Slack: Enviar un mensaje
   • Configura una credencial de Slack OAuth2
   • Establece el parámetro Canal al canal de Slack donde tu equipo debe recibir notificaciones
   • La plantilla del mensaje está prellenada con los cinco campos extraídos; edita el texto para adaptarlo a tu formato preferido

Puedes usar también el nodo de disparo de DocSpace para activar este flujo de trabajo cuando un archivo se sube directamente a DocSpace, omitiendo completamente el sondeo de correos electrónicos.

Cada documento entrante (factura, contrato, NDA, orden de compra) termina archivado y resumido. Tu equipo ve lo que llegó sin abrir un solo archivo adjunto.

3. Proveer una cuenta de DocSpace cuando un nuevo empleado se une

Cuando tu sistema de recursos humanos publica un evento de nueva contratación a través de un webhook, este flujo de trabajo crea una cuenta de DocSpace para el empleado, notifica al equipo de IT en Slack, y envía al nuevo empleado un correo electrónico de bienvenida con su enlace de DocSpace.

Instrucciones paso a paso

1. Disparador de Webhook
   • Copia la URL del webhook del nodo y configura tu sistema de recursos humanos para que envíe un POST a ella cuando se cree un nuevo empleado
   • Los campos de carga esperados son name, email y department; el flujo de trabajo maneja automáticamente tanto JSON plano (`{ "name": "..." }`) como cargas envueltas en el cuerpo (`{ "body": { "name": "..." } }`)

   Nota: si tu sistema de recursos humanos tiene un disparador oficial para n8n, se recomienda usarlo.

2. Editar campos
   • Este paso normaliza la carga entrante en tres campos limpios: fullName, email y department
   • Si tu sistema de recursos humanos envía nombres de campos diferentes, actualiza las expresiones en este nodo en consecuencia
3. ONLYOFFICE DocSpace: Invitar usuario
   • Configura tus credenciales de ONLYOFFICE DocSpace (consulta esta documentación)
   • Los parámetros Correo electrónico, Nombre y Apellido se llenan automáticamente desde el paso anterior
   • Tipo está establecido en `Admin de Sala` por defecto; cámbialo si los nuevos empleados deben ser provistos con un rol diferente
4. Slack: Enviar un mensaje
   • Configura una credencial de Slack OAuth2
   • Sustituye el marcador de ID de canal con el ID del canal de Slack de tu equipo de IT
   • La notificación debería estar prellenada con el nombre, correo electrónico y departamento del nuevo empleado utilizando variables de pasos anteriores
5. Gmail: Enviar un mensaje
   • Configura una credencial de Gmail OAuth2
   • El parámetro A se llena automáticamente desde el campo de correo electrónico normalizado
   • Personaliza el sujeto y cuerpo del correo electrónico para adaptarlo al tono de incorporación de tu empresa

Esto maneja tanto cargas JSON planas como envueltas en el cuerpo, por lo que funciona con la mayoría de los sistemas de recursos humanos que pueden disparar un webhook. Configúralo una vez y los nuevos empleados tendrán cuentas esperando antes de su primer inicio de sesión.

4. Limpieza semanal de salas de colaboración inactivas

Los equipos tienden a acumular salas a medida que los proyectos terminan y los clientes avanzan, pero pocas personas se molestan en limpiarlas. Este flujo de trabajo se ejecuta todos los lunes a las 9 AM, obtiene todas las salas de DocSpace, filtra las que han estado inactivas durante 90 días o más, las archiva y publica un resumen en Slack.

Instrucciones paso a paso

1. Disparador de programación
   • El disparador está preconfigurado para ejecutarse todos los lunes a las 9 AM; ajusta el día, la hora o la frecuencia en la configuración del disparador para que coincidan con el horario de tu equipo
2. ONLYOFFICE DocSpace: Obtener todas las salas
   • Configura tus credenciales de ONLYOFFICE DocSpace (consulta esta documentación)
   • La operación Buscar sala obtiene todas las salas a las que tu cuenta tiene acceso; no se requieren parámetros adicionales
3. Código: Filtrar salas inactivas 90+ días
   • Este nodo de JavaScript compara la marca de tiempo `updatedAt` de cada sala con la fecha actual (ver el script de código a continuación)
   • Para cambiar el umbral de inactividad, encuentra el número `90` en el código y reemplázalo con el número de días que prefieras
   • Las salas que no coinciden con el filtro se descartan silenciosamente; el resto del flujo de trabajo solo se ejecuta para las salas que califican
4. ONLYOFFICE DocSpace: Archivar sala inactiva
   • El parámetro ID de sala está configurado en `{{ $json.id }}` y captura automáticamente el ID de sala de cada elemento filtrado
   • Este nodo se ejecuta una vez por sala; si 12 salas están inactivas, se dispara 12 veces
5. Slack: Enviar informe de archivo
   • Configura una credencial de Slack OAuth2
   • Sustituye el marcador del ID de canal con tu canal de Slack de administración u operaciones
   • Escribe una plantilla usando variables de pasos anteriores
   • Este nodo está configurado para ejecutarse solo una vez después de que todas las salas han sido procesadas y publica un solo mensaje enumerando cada sala que fue archivada

Código JavaScript para el paso 3:

<code class="language-javascript">const cutoff = new Date();
cutoff.setDate(cutoff.getDate() - 90);
return items.filter(item => {
const updated = new Date(item.json.updatedAt || item.json.updated || 0);
return updated < cutoff;
});</code>

El umbral de inactividad es un solo número en un nodo de código. Cambia 90 por 60 o 180 según sea necesario. Cuando no hay nada que archivar, el flujo de trabajo se ejecuta en silencio.

5. Formulario de recepción de proyectos de clientes a sala de DocSpace, automáticamente

Este flujo de trabajo comienza con un formulario alojado en n8n: nombre del proyecto, nombre del cliente, correo electrónico, descripción. Al enviar, crea una sala de DocSpace, recupera el enlace compartible, envía un correo electrónico al cliente con su URL de espacio de trabajo directa y notifica a tu equipo en Slack.

Instrucciones paso a paso

1. Disparador de formulario de n8n
   • El formulario tiene cuatro campos preconfigurados: Nombre del Proyecto (requerido), Tu Nombre (requerido), Dirección de Correo Electrónico (requerido), y Descripción del Proyecto (opcional)
   • Copia la URL del formulario desde el nodo y compártela con los clientes; el formulario es alojado directamente por n8n, no se necesita ningún servicio externo
   • El mensaje de confirmación que se muestra después del envío está prellenado; edítalo en la sección Opciones del nodo disparador
2. ONLYOFFICE DocSpace: Crear una sala
   • Configura tus credenciales de ONLYOFFICE DocSpace (consulta esta documentación)
   • El parámetro Título está establecido en `{{ $json.project_name }} — {{ $json.client_name }}`, por lo que cada sala lleva automáticamente el nombre del proyecto y del cliente
   • El Tipo de sala está establecido en Sala de Colaboración; cámbialo si encaja mejor un tipo de sala diferente para tu caso de uso
3. ONLYOFFICE DocSpace: Obtener el enlace compartido de una sala
   • El parámetro ID de sala está establecido en `{{ $json.id }}` y captura automáticamente el ID de la sala creada en el paso anterior
4. Gmail: Enviar un mensaje
   • Configura una credencial de Gmail OAuth2
   • El parámetro A debe llenarse con la variable del campo de correo electrónico del formulario
   • El Asunto debe ser una plantilla de texto con variables como Nombre del Proyecto y/o Tu Nombre del paso 1
   • El enlace de la sala del paso anterior debe estar incrustado en el cuerpo del correo electrónico como `{{ $("Obtener enlace compartido de sala").item.json.sharedLink }}`
5. Slack: Enviar un mensaje
   • Configura una credencial de Slack OAuth2
   • Sustituye el marcador de ID de canal con el canal de Slack donde tu equipo debería ser notificado sobre nuevos proyectos
   • La notificación debe incluir variables para el nombre del proyecto, nombre del cliente, dirección de correo electrónico y un enlace directo a la nueva sala de DocSpace

Cómo empezar

Necesitarás una instancia de n8n (en la nube o autohospedada) y una cuenta de ONLYOFFICE DocSpace. Para instalar el nodo de DocSpace, puedes buscar «ONLYOFFICE DocSpace» en la búsqueda de nodos.

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La autenticación admite cuatro métodos: clave de API (recomendada), autenticación básica, OAuth2 y token de acceso personal. Una vez configurada, la credencial se comparte entre todos los nodos de DocSpace en tu instancia. Consulta la documentación de credenciales de ONLYOFFICE DocSpace para detalles sobre la configuración.

Recrea cualquiera de las cinco plantillas de flujo de trabajo siguiendo las descripciones anteriores, conecta tus credenciales, intercambia los ID de carpeta y canal correctos y activa.

Qué construir a continuación

Los flujos de trabajo anteriores cubren casos comunes. Más allá de esos, los mismos nodos admiten cosas como:

• Recordatorios de caducidad: escanear una carpeta de contratos en un horario, verificar nombres de archivos o metadatos por fechas, enviar recordatorios de renovación antes de que caduquen
• Auditorías de acceso: un informe semanal de todas las salas, sus miembros y niveles de acceso, enviado a un canal de gestión
• Archivado impulsado por eventos: usa el nodo de disparo para mover o archivar archivos automáticamente cuando alcanzan un cierto estado
• Gestión del ciclo de vida del usuario: mantiene las cuentas de DocSpace sincronizadas con tu servicio de directorio utilizando eventos de disparo

Los nodos exponen la mayoría de lo que harías en la interfaz de DocSpace como operaciones de API. n8n conecta esos a el resto de tu stack.

Últimos pensamientos

Si alguno de los flujos de trabajo anteriores coincide con algo que actualmente realizas a mano, la configuración es sencilla: instala el nodo, conecta tus credenciales, importa la plantilla y activa. Después de eso, DocSpace maneja el trabajo rutinario sin que tú lo hagas.