Cómo ONLYOFFICE empoderó a la Universidad Técnica de Liaoning para mejorar la colaboración en documentos

La Universidad Técnica de Liaoning integró ONLYOFFICE Docs para digitalizar y agilizar el flujo de trabajo de documentos: redacción de contratos, edición colaborativa y seguimiento de versiones dentro de su plataforma de finanzas empresariales. Profundicemos en los detalles.

Acerca de la Universidad Técnica de Liaoning

La Universidad Técnica de Liaoning, fundada en 1949, es una universidad prioritaria en la provincia de Liaoning. La universidad cuenta con más de 40,000 estudiantes y emplea a 2,000 miembros del profesorado. Se destaca en ingeniería y alberga múltiples plataformas de investigación a nivel nacional en energía, seguridad en emergencias y topografía geoespacial.

El reto: trabajo en equipo y residencia de datos

A medida que la universidad impulsaba la informatización de su campus, se enfrentó a varios desafíos clave con las prácticas de oficina existentes:

• El flujo de trabajo para compartir documentos dependía de la copia offline y herramientas de mensajería, obstaculizando la eficiencia del trabajo en equipo.
• El seguimiento de cambios y el control de versiones eran inconsistentes, causando versiones caóticas de los documentos.
• La plataforma del campus carecía de vista previa y edición en línea, requiriendo que los usuarios descargaran y volverían a subir los archivos repetidamente.
• Los servicios en la nube públicos planteaban preocupaciones sobre la seguridad de los datos y no podían cumplir con los requisitos de implementación en las instalaciones de la universidad.

La solución: ONLYOFFICE Docs

Después de evaluar varias alternativas, la universidad descubrió que muchas soluciones eran costosas, carecían de opciones de implementación en el entorno local, ofrecían integración limitada, tenían mala compatibilidad con formatos de documentos y no soportaban características avanzadas de colaboración.

La universidad eligió ONLYOFFICE Docs principalmente por las siguientes razones:

• La compatibilidad con el formato de Microsoft Office permite a los usuarios mantener sus hábitos documentales existentes.
• La arquitectura de código abierto facilita la integración sin problemas con los sistemas de gestión del campus, almacenamiento en la nube y plataformas de enseñanza.
• La coedición en tiempo real, los controles de acceso y la edición de PDF cubren necesidades diarias.
• La implementación en las instalaciones garantiza el control completo de los datos y la seguridad.

Los resultados: un flujo de trabajo efectivo y seguro

Al integrar ONLYOFFICE Docs en la gestión de contratos, la universidad combinó los sistemas de adquisiciones, finanzas y activos, mejorando el procesamiento de contratos de principio a fin. Esto les permite:

• Ver y editar contratos directamente en el navegador sin necesidad de descargar o subir archivos.
• Colaborar en tiempo real y rastrear el historial de versiones.
• Trabajar en un entorno de colaboración en línea de documentos integrado.

Más allá de su funcionalidad, ONLYOFFICE se alinea con los estrictos requisitos de seguridad de datos y cumplimiento de la universidad:

• El almacenamiento local retiene todos los datos sensibles de manera local, incluidos los contratos, evitando que los datos lleguen a nubes públicas.
• Los controles de acceso basados en roles asignan acceso diferenciado (ver, editar, comentar) según la posición.
• Los registros completos de auditoría de todas las acciones ayudan a la universidad a cumplir con las regulaciones de seguridad de la información del campus, auditoría interna y gestión de registros.

Recomiendo ampliamente ONLYOFFICE a otras instituciones educativas y socios. La implementación local garantiza la seguridad de datos y el cumplimiento. La interfaz fácil de usar se integra sin problemas con nuestros sistemas.

Características como coedición en tiempo real, historial de versiones y control de permisos respaldan escenarios como trabajo administrativo, enseñanza, y gestión de contratos, haciendo que esta solución sea adecuada para organizaciones educativas y socios.