Los mejores prompts de IA para redactar, editar y dar formato a documentos

La mayoría de la gente utiliza las herramientas de redacción basadas en IA del mismo modo que utilizan los motores de búsqueda: escriben una descripción aproximada y esperan obtener algo útil. Sin embargo, los modelos de IA responden al lenguaje igual que lo harían unos colaboradores expertos. Si se les proporciona contexto, limitaciones y un objetivo claro, el resultado pasa de ser mediocre a ser realmente útil.

Esta guía recopila las mejores prompts para cada fase del trabajo con documentos: desde empezar de cero, redactar con estructura, editar, ajustar el tono y dar formato para el público final. Cada prompt viene acompañado de una explicación de por qué funciona y cómo adaptarlo a tu situación.

Estos prompts no son fórmulas mágicas, sino plantillas que podrás personalizar.

1. Empezando de cero

El problema de la página en blanco es real, y la IA es realmente eficaz a la hora de resolverlo. El truco no consiste en pedirle a la IA que «escriba algo sobre X», ya que eso genera resultados genéricos. En su lugar, hay que incluir desde el principio en el prompt las condiciones que importan: quién lo lee, por qué lo lee y qué debería hacer o sentir después.

Prompt:

Necesito redactar [tipo de documento]. El público destinatario es [descríbelo: edad, familiaridad con el tema, qué es lo que les importa]. El objetivo es conseguir que [realicen una acción / se sientan tranquilos / comprendan una decisión]. Esta es la información esencial que debo incluir: [enumera los puntos clave]. Redacta un primer borrador en un lenguaje [formal / sencillo / coloquial], de unas [número de palabras] palabras.

Este prompt proporciona a la IA tanto la información básica como la descripción del trabajo al mismo tiempo. No le estás pidiendo que invente nada, sino que organice y exprese lo que ya tienes.

Cuando aún no sepas qué quieres decir, utiliza la IA para que te ayude a pensar antes de escribir algo:

Prompt:

Necesito escribir sobre [tema] para [público]. Todavía no tengo claro cuál es mi argumento principal. Hazme cinco preguntas que me ayuden a aclarar lo que realmente quiero decir.

En el caso de documentos más largos, utiliza un esquema antes de empezar a redactar. Así podrás corregir el rumbo antes de que hayas escrito miles de palabras en la dirección equivocada:

Prompt:

Antes de escribir algo, envíame un esquema detallado para [tipo de documento] sobre [tema]. El documento debe tener una extensión aproximada de [longitud] y el lector debe terminarlo habiendo comprendido [idea clave]. Para cada sección, incluye una descripción de una sola frase sobre lo que trata y por qué se incluye en este orden.

Incluir «por qué debe ir en este orden» obliga a la IA a pensar en la lógica y la fluidez, y no solo en la cobertura de los temas. Te da un argumento concreto al que recurrir si la estructura no funciona.

2. Edición y reescritura

La edición es el ámbito en el que las herramientas de IA demuestran su utilidad, y también donde la mayoría de la gente no las aprovecha al máximo. Pedirle a una IA que «mejore esto» es demasiado vago para que resulte útil. Los prompts de edición más eficaces identifican el problema antes de pedir la solución.

Reducir la longitud

Uno de los problemas más habituales en los documentos es que el texto, aunque sea técnicamente correcto, resulta agotador de leer. Demasiadas palabras, demasiadas evasivas, demasiadas matizaciones.

Prompt:

Aquí tienes un fragmento que he escrito: [pegar texto]. Recórtalo en aproximadamente un [30 / 40 / 50] por ciento. Elimina todas las palabras que no aporten información. No añadas información nueva ni cambies el significado. Mantén mi vocabulario siempre que sea posible. Muéstrame solo la versión editada, no una lista de cambios.

Es importante seguir la indicación de mostrar solo la versión editada. Ver la lista de cambios antes de ver el resultado te lleva a evaluar el proceso en lugar del resultado final. Evalúa primero el resultado final.

Corregir la redacción pasiva y ambigua

Un problema recurrente en la redacción profesional es el uso de la voz pasiva junto con sustantivos abstractos, lo que da lugar a frases en las que no queda claro qué está sucediendo ni quién lo está haciendo.

Prompt:

Reescribe el siguiente pasaje de modo que cada frase tenga un sujeto humano claro que realice una acción concreta. Sustituye las construcciones pasivas por otras activas. Sustituye los sustantivos abstractos derivados de verbos (como «implementación», «consideración» o «utilización») por los propios verbos. Mantén intacto el significado: [pegar texto]

Argumentos convincentes

A veces el problema no es el estilo, sino la estructura: un razonamiento que da vueltas sin rumbo, una idea que se repite tres veces, una conclusión que no se desprende de los datos.

Prompt:

Lee el siguiente texto con ojo crítico: [pegar texto]. Dime: ¿en qué punto se desvía el argumento? ¿En qué parte se repite la misma idea? ¿En qué parte se plantea una afirmación sin fundamentarla? No reescribas nada todavía. Envíame un informe de análisis con referencias a líneas concretas, si es posible.

Separar el diagnóstico del tratamiento te permite decidir qué problemas realmente vale la pena solucionar antes de empezar a reescribir.

Mejorar el ritmo

Leer un texto con buen contenido pero con un ritmo deficiente resulta agotador, aunque los lectores no siempre sepan explicarlo con palabras. Este prompt aborda precisamente ese problema.

Prompt:

Lee este fragmento en voz alta en tu cabeza, prestando atención al ritmo: [pegar texto]. Reescríbelo de modo que las frases varíen en longitud y estructura. No debe haber más de dos frases consecutivas que empiecen con la misma palabra. El contenido no debe cambiar. Céntrate únicamente en el ritmo y la variedad.

3. Ajuste del tono

El tono es uno de los aspectos más difíciles de acertar al escribir, y uno de los que mejor maneja la IA cuando se le dan las instrucciones adecuadas. La clave está en ser específico. «Más profesional» no significa casi nada. «Más directo, menos calificativos suavizantes, frases más cortas» sí que es una indicación práctica.

Alternar entre registros

A menudo, la misma información debe dirigirse a públicos diferentes. Esta plantilla gestiona la traducción de forma eficaz.

Prompt:

Aquí tienes un texto: [pegar texto]. Reescríbelo para [un público general que no sabe nada sobre este tema / un especialista técnico / un alto ejecutivo que quiere ir al grano / un lector escéptico al que hay que convencer]. Mantén todo el contenido factual. Cambia solo lo que sea necesario para que el mensaje llegue correctamente a ese lector.

Deshacerse del lenguaje corporativo

La redacción comercial ha acumulado una densa capa de jerga que denota esfuerzo sin transmitir ningún significado. Palabras como «sinergias», «de cara al futuro», «volver sobre el tema» o «aprovechar» (utilizada como verbo).

Prompt:

Reescribe el siguiente texto, eliminando toda la jerga empresarial y sustituyéndola por un lenguaje sencillo. Cualquier frase que pueda sustituirse por una palabra más sencilla sin cambiar el significado debe ser sustituida. Indica entre corchetes cualquier término sobre el que tengas dudas: [pegar texto]

Aportar calidez o autoridad

Cada tipo de documento requiere un tono emocional distinto. Una carta de disculpa a un cliente debe transmitir calidez. Una notificación de cumplimiento normativo debe transmitir autoridad. Un error en este aspecto puede costar la credibilidad.

Prompt:

Reescribe este mensaje para que suene [más cálido y humano / más autoritario y seguro / más empático con la situación del lector / más directo sin resultar brusco]. No cambies el contenido del mensaje. Cambia la impresión que causa al leerlo: [pegar texto]

Si quieres que la IA imite un estilo concreto en lugar de aplicar uno genérico, pega dos o tres ejemplos de textos que te gusten antes de dar la instrucción de edición. Los modelos de IA captan los patrones estilísticos a partir de ejemplos con mayor fiabilidad que a partir de descripciones del estilo.

4. Formato y estructura

El formato no es una mera cuestión estética: marca la diferencia entre un documento que se lee y otro que se ojea o se ignora. La IA puede ayudar a tomar decisiones de formato en todos los niveles.

Convertir notas en un documento estructurado

Prompt:

Aquí tienes mis notas sin editar sobre [tema]: [pegar notas]. Conviértelas en un documento bien estructurado, con títulos y subtítulos claros. Agrupa los puntos relacionados. Utiliza listas numeradas solo cuando el orden sea importante; utiliza listas con viñetas para elementos paralelos; utiliza un texto continuo para todo aquello que requiera explicación o matices. El documento final debe estar listo para compartirlo con [público].

Crear una tabla comparativa

Prompt:

Tengo la siguiente información que necesito presentar a modo de comparación: [describe qué estás comparando y en qué aspectos]. Diseña una tabla que permita ver rápidamente las diferencias y tomar una decisión. Las columnas deben estar tituladas en un lenguaje sencillo. Incluye un breve pie de foto que explique qué debe deducir el lector de la tabla.

Redactar un resumen ejecutivo

Prompt:

Redacta un resumen ejecutivo del siguiente documento: [pegar documento]. El resumen no debe superar las [200 / 300 / 400] palabras. Debe responder a las siguientes preguntas en este orden: ¿De qué trata este documento? ¿Qué decisión o medida recomienda? ¿Cuál es el argumento más importante que respalda esa recomendación? ¿Cuáles son los principales riesgos o incertidumbres?

Formato para tipos de documentos específicos

Si indicas el tipo de documento en tu prompt, el resultado suele ajustarse a las convenciones establecidas. Algunos ejemplos:

• Reescribe esto en forma de nota oficial: encabezado, asunto claro, breve contexto, puntos de acción numerados y fecha límite..
• Redacta esto en forma de resumen de políticas de una página: el problema en dos frases, la solución propuesta, tres puntos clave que lo respalden y una recomendación claramente formulada.
• Convierte estas notas en un informe de estado del proyecto con las siguientes secciones: Resumen, Avances, Obstáculos, Próximos pasos y Responsable.

Trabajar con archivos HTML y Markdown

Una situación habitual en el trabajo con contenidos es la necesidad de modificar un archivo estructurado. Por ejemplo, traducirlo, ajustar el tono o actualizar secciones concretas — sin alterar el formato subyacente. Los archivos HTML y Markdown contienen una mezcla de texto visible y sintaxis estructural: etiquetas, atributos, enlaces, códigos cortos, frontmatter YAML y variables de plantilla. Si se edita sin cuidado, es posible que el archivo ya no se visualice correctamente, aunque el texto parezca correcto en un editor de texto sin formato.

Traducir HTML o Markdown sin modificar el código

El error más habitual al utilizar la IA para traducir un archivo estructurado es obtener una versión en la que se han traducido los atributos, se han movido las etiquetas o se ha cambiado el texto de los enlaces, mientras que la referencia de hipertexto se ha dejado en el idioma original. Este prompt evita que eso ocurra.

Prompt:

Traduce el siguiente archivo [HTML / Markdown] del [idioma de origen] al [idioma de destino]. Traduce solo el texto visible: el contenido que vería un lector en un navegador o en un documento renderizado. No traduzcas ni modifiques ninguno de los siguientes elementos: etiquetas y atributos HTML, valores href y src, nombres de clases CSS, atributos id, caracteres de sintaxis Markdown (#, *, **, [], ()), claves de frontmatter YAML, códigos cortos y variables de plantilla como {{variable}} o %{variable}. Devuelve el archivo completo con la misma estructura y formato que el original.

Si el archivo contiene texto alternativo de imágenes, decide de antemano si lo vas a traducir. El texto alternativo es leído por los lectores de pantalla y, por lo general, debe traducirse; sin embargo, dado que se encuentra dentro del valor de un atributo, debes indicar explícitamente a la IA que lo trate como una excepción a la regla de no traducir los atributos.

Reescribir el texto sin alterar la estructura

A veces es necesario mejorar el estilo de un archivo, acortando frases, ajustando el tono o corrigiendo expresiones poco naturales, sin modificar nada de la estructura. Esto es más complicado de lo que parece, ya que reformular un encabezado en Markdown puede romper sin que nos demos cuenta los enlaces de anclaje que aparecen en otras partes del documento.

Prompt:

Reescribe el texto del cuerpo del siguiente archivo [HTML / Markdown] para que resulte [más conciso / más formal / más claro para un público sin conocimientos técnicos]. No modifiques ningún encabezado. No añadas, elimines ni modifiques ninguna etiqueta HTML, sintaxis Markdown, enlace, referencia de imagen, atributo id ni frontmatter YAML. Solo debe modificarse el contenido del texto de los párrafos y los elementos de las listas. Devuelve el archivo completo.

Si también necesitas que se reescriban los encabezados, aborda el riesgo de los enlaces de forma explícita:

Prompt:

Reescribe los siguientes títulos para que queden más claros: [lista de títulos]. Para cada uno, indícame el nuevo texto y el slug de enlace seguro para URL que generará (en minúsculas, con los espacios sustituidos por guiones). Comprobaré que no entren en conflicto con los enlaces internos existentes antes de aplicar los cambios.

Conservación de las variables de plantilla y los códigos cortos

Muchos archivos Markdown y HTML que se utilizan en los sistemas de gestión de contenidos contienen elementos dinámicos: variables como {{author_name}} o %{count}, códigos cortos y bloques condicionales. Estos deben pasar por cualquier proceso de edición con IA sin sufrir ningún cambio.

Prompt:

El siguiente archivo contiene variables de plantilla con el formato {{variable_name}} y códigos cortos con el formato [código_corto atributo=»valor»]. Considera cada una de estas entradas como marcadores de posición que no deben modificarse. No las traduzcas, parafrasees, reformatees ni las desplaces. Tu tarea consiste en: [describe la tarea de edición]. Devuelve el archivo completo.

Si tu sistema utiliza una sintaxis menos habitual para las variables o los códigos cortos, incluye uno o dos ejemplos directamente en el prompt. No des por sentado que la IA reconocerá automáticamente todas las convenciones de las plantillas.

Actualizar una sola sección sin modificar el resto

Cuando un archivo es extenso y solo hay que actualizar una sección, sigue siendo recomendable enviar el archivo completo, ya que así se proporciona contexto a la IA. Sin embargo, hay que indicar claramente que solo debe modificarse una parte.

Prompt:

Aquí tienes un archivo completo [HTML / Markdown]: [pegar archivo]. Necesito que actualices únicamente la sección que aparece bajo el encabezado «[texto del encabezado]». El cambio que hay que realizar es: [describir el cambio]. El resto de secciones, todo el marcado, todos los atributos, todos los enlaces y toda la información preliminar deben permanecer exactamente como están. Devuelve el archivo completo con solo esa sección modificada.

Es importante pedir que te devuelvan el archivo completo, en lugar de solo el fragmento editado. Así se evita la tentación de volver a insertar manualmente una parte, que es precisamente donde suelen colarse los errores estructurales.

5. Técnicas avanzadas

Pide varias versiones

En lugar de pulir un único resultado a lo largo de varias rondas de edición, pide desde el principio varias alternativas distintas.

Prompt:

Escribe tres versiones diferentes de [el párrafo inicial / el asunto del correo / la llamada a la acción]. Cada una debe adoptar un enfoque realmente distinto: una directa, otra que comience con una pregunta o un problema, y otra que empiece con un detalle concreto o una anécdota. Elegiré una para desarrollarla más a fondo.

Utiliza restricciones negativas

Decirle a una IA lo que no debe hacer suele ser tan útil como decirle lo que debe hacer.

Prompt:

Redacta una conclusión para este documento: [pegar documento]. No resumas lo que ya se ha dicho. No utilices las palabras «conclusión» o «en resumen». No introduzcas información nueva. En su lugar, termina con la implicación o el siguiente paso que se derive de forma natural de todo lo anterior.

Encadena tus promptsde forma deliberada

Para tareas de redacción complejas, considera el proceso como una cadena de pasos más pequeños y bien definidos. Una cadena fiable para cualquier documento importante tiene este aspecto:

• Aclara el objetivo y el público destinatario
• Elabora un esquema
• Redacta sección por sección
• Edita para mayor concisión
• Ajusta el tono
• Da formato para el público final

Al agrupar varios pasos en un solo prompt, los resultados suelen ser aceptables en todos los aspectos, pero excelentes en ninguno.

Indica a la IA un fallo concreto que debe solucionar

Cuando sepas exactamente qué falla en un texto, descríbelo con precisión. Cuanto más específico sea el diagnóstico, más certero será el arreglo.

Prompt:

Este párrafo plantea su idea principal demasiado tarde, oculta el dato clave en medio de la tercera frase y termina de forma poco convincente. Corrige esos tres problemas concretos sin cambiar nada más: [pegar párrafo]

Una plantilla de prompt universal

Utiliza esta plantilla como punto de partida para cualquier tarea de redacción, edición o maquetación. Rellena cada espacio entre corchetes y obtendrás un resultado válido que podrás seguir desarrollando.

Prompt:

Contexto: Estoy redactando [tipo de documento] para [público destinatario]. El objetivo es [resultado deseado].

Tarea: [Redactar / Editar / Dar formato / Resumir / Reescribir] lo siguiente: [pegar contenido o describir lo que necesitas]

Restricciones: La extensión debe ser de aproximadamente [número de palabras]. El tono debe ser [describir el tono]. No [cosas específicas que hay que evitar].

Formato de salida: Dame [un único borrador / tres opciones / un esquema / una lista con viñetas de los cambios].

Los escritores que sacan mayor partido a estas herramientas no son aquellos que delegan el trabajo intelectual. Son aquellos que utilizan la IA para poner en práctica las ideas que ya han concebido, para poner a prueba los borradores que ya han comenzado y para encargarse del trabajo mecánico de reestructurar y reformatear, de modo que puedan centrarse en lo que solo ellos pueden aportar: criterio, conocimiento y un punto de vista.

Pon en práctica estos prompts en ONLYOFFICE

Una cosa es leer una lista de prompts y otra muy distinta tenerlos a mano en cuanto empiezas a trabajar en un documento.

ONLYOFFICE es una suite ofimática gratuita y de código abierto que permite redactar, editar y colaborar en documentos, hojas de cálculo y presentaciones, disponible en la nube y como aplicación de escritorio para Windows, macOS y Linux. Cuenta con un plugin de IA integrado que, una vez instalado y activado desde el Administrador de plugins, añade una pestaña dedicada a la IA directamente a la barra de herramientas del editor.

Desde allí puedes generar texto, reescribir un fragmento seleccionado, ampliarlo o acortarlo, resumir una sección, corregir la gramática, traducir contenido o enviar una solicitud libre al asistente, todo ello sin salir del documento.

También puedes crear asistentes personalizados con tus propios prompts y añádelos a la barra de herramientas para acceder a ellos con un solo clic, lo que hace que los prompts reutilizables de esta guía sean realmente prácticos para el uso diario.

ONLYOFFICE es compatible con una amplia gama de proveedores de IA, por lo que puedes conectar el modelo que ya utilizas o prefieres. Entre los proveedores compatibles se incluyen OpenAI, Anthropic, Google Gemini, Mistral, Groq, DeepSeek, Together AI, Ollama, LM Studio y muchos más, incluyendo modelos locales e integraciones personalizadas. Se pueden asignar diferentes modelos a diferentes tareas, por lo que podrías utilizar uno para redactar y reescribir, y otro para la traducción o el OCR.

Conclusión

Un prompt no es un atajo. Es una especificación. Cuanto más claro tengas lo que necesitas, a quién va dirigido y cuál es el resultado deseado, más fiable será el resultado que te ofrezca la IA. Los prompts de esta guía son puntos de partida, no fórmulas definitivas. Todos ellos funcionarán mejor una vez que los adaptes a tu tema, a tu público y a tus propios hábitos de escritura.

Empieza por una categoría que se ajuste a tu cuello de botella actual. Si el problema es la página en blanco, utiliza los prompts de redacción que priorizan el contexto. Si te estás ahogando en contenido que necesita edición, utiliza el enfoque de diagnóstico antes de tocar una sola frase. Si gestionas archivos multilingües o estructurados, los prompts de HTML y Markdown te salvarán de ese tipo de errores que solo salen a la luz cuando una página no se renderiza correctamente en producción.

El principio subyacente no cambia en ninguno de estos casos de uso: dile a la IA lo que sabes, lo que necesitas y lo que no debe hacer. Todo lo demás se deriva de ahí.

Escribe y edita de forma más inteligente con ONLYOFFICE

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