Cómo SCIP fomenta la colaboración y la mejora continua con ONLYOFFICE Docs y Nextcloud

Soluciones Corporativas IP SL (SCIP), una empresa dedicada al registro y gestión de nombres de dominio, así como a la provisión de servicios de hosting, ha integrado ONLYOFFICE Docs en su entorno Nextcloud para mejorar la colaboración entre sus equipos. Lee esta entrada del blog para descubrir cómo ONLYOFFICE Docs marca la diferencia en los flujos de trabajo de la empresa.

Acerca de SCIP

Soluciones Corporativas IP SL (SCIP) es una empresa dedicada al registro y gestión de nombres de dominio, así como a la provisión de servicios complementarios orientados a la presencia digital de sus clientes. Su principal objetivo es ofrecer una gestión segura, ágil y confiable del ciclo de vida de los dominios, acompañada de herramientas que faciliten a sus clientes y partners operar su infraestructura digital.

La organización está compuesta por un equipo multidisciplinar de unas 50 personas, incluyendo áreas de soporte técnico, operaciones, administración, cumplimiento normativo, producto y desarrollo. Su historia comienza hace más de una década, cuando identificó la necesidad de ofrecer un servicio más transparente y eficiente en el mercado de dominios, con especial foco en automatización, seguridad y atención personalizada.

Desafío clave para un equipo multidisciplinario

En SCIP, el principal desafío era unificar el flujo de trabajo documental en un entorno seguro, privado y centralizado. Los empleados de la empresa deseaban:

• Eliminar la descentralización de archivos.
• Reducir el uso de archivos adjuntos en correos electrónicos.
• Facilitar la colaboración simultánea entre varios departamentos en documentos técnicos, operativos, legales y administrativos.

Para hacer frente al problema, la empresa comenzó a buscar una solución que permitiera a sus empleados mantener un control total sobre sus datos, operar en sus propios servidores y cumplir estrictamente con los requisitos normativos del entorno de registro de dominios.

Soluciones como Google Workspace y Microsoft 365 se tuvieron en cuenta, pero se descartaron principalmente por las siguientes razones:

• Necesidad de soberanía y control de los datos, crucial en el sector de dominios.
• Requerimientos internos de autoservicio, personalización y operación en su propia infraestructura.
• Costes y limitaciones asociadas a entornos completamente gestionados por terceros.

Combinación de ONLYOFFICE Docs y Nextcloud

Mientras buscaban una solución ideal para sus necesidades, los empleados de SCIP descubrieron ONLYOFFICE Docs y Nextcloud a través de la comunidad de código abierto y referencias del sector tecnológico. La combinación de ambas herramientas ofrecía exactamente lo que necesitaban: colaboración avanzada, edición en tiempo real, autogestión, integración con su entorno y flexibilidad.

Como registrador de dominios la empresa debe cumplir requisitos estrictos de seguridad, auditoría, trazabilidad y protección de datos. Además, sigue prácticas recomendadas por ICANN, estándares internos de ciberseguridad y controles de acceso basados en roles. La capacidad de Nextcloud y ONLYOFFICE para operar en su propia infraestructura y aplicar políticas de seguridad granular fue clave en la elección.

Colaboración eficaz y gestión de documentos

En este momento, los equipos de SCIP utilizan la combinación de ONLYOFFICE Docs y Nextcloud para las siguientes tareas:

• Redacción y actualización de documentos operativos, manuales técnicos y procedimientos internos.
• Elaboración conjunta de contratos, comunicaciones regulatorias y acuerdos con registries y clientes corporativos.
• Gestión documental del área administrativa y financiera.
• Coordinación de proyectos internos mediante carpetas compartidas y control de versiones.

La integración de ONLYOFFICE Docs en Nextcloud ha dado lugar a una mayor eficiencia colaborativa, una mayor seguridad y trazabilidad, y una reducción de los archivos adjuntos de correo electrónico y las versiones duplicadas.

Estado actual del proyecto y planes para el futuro

El proyecto se encuentra en fase de expansión funcional. La empresa ha capacitado a todo el personal y está migrando documentación histórica al nuevo entorno. Las principales dificultades han sido la resistencia inicial al cambio y la necesidad de ajustar permisos avanzados, pero ambas se han ido resolviendo progresivamente.

A futuro, SCIP planea integrar flujos automatizados y plantillas vinculadas a procesos de registro y verificación.

Juan Riera Pol, Director técnico:

Para organizaciones que requieren control total sobre sus datos, colaboración moderna y cumplimiento de estándares de seguridad, la combinación ONLYOFFICE + Nextcloud es altamente recomendable. En nuestro caso, ha demostrado ser una solución robusta, flexible y alineada con las necesidades del sector de registro de dominios.