Descubre ONLYOFFICE DocSpace 3.6 con agentes de IA para un nuevo nivel de asistencia inteligente en tus tareas diarias

Nos complace anunciar el lanzamiento de ONLYOFFICE DocSpace 3.6, que aporta asistencia inteligente a tu flujo de trabajo. Esta versión introduce agentes de IA e incluye más de 20 mejoras en la plataforma diseñadas para optimizar tus proyectos y aumentar la productividad. Exploremos qué hay de nuevo y cómo puedes aprovechar estas funciones para transformar tu forma de trabajar.

Descubre tus nuevos agentes de IA

La novedad más destacada de DocSpace 3.6 es la introducción de los agentes de IA. Esta mejora importante aporta un nuevo nivel de asistencia inteligente directamente a tus tareas diarias, ayudándote a trabajar más rápido y de manera más eficiente.

Puedes configurar rápidamente un agente de IA adaptado a tus necesidades específicas. Una vez configurado, puedes interactuar con tu asistente de IA en una sección dedicada. Simplemente realiza preguntas o describe lo que necesitas, y el agente estará listo para ayudarte.

La IA puede realizar una amplia gama de tareas para apoyar tus proyectos:

• Analizar archivos: Examina tus documentos para verificar su exactitud, sugerir mejoras o resumir puntos clave.
• Generar contenido: Crea texto, aporta ideas o redactar comunicaciones basadas en tus indicaciones.
• Buscar información: Consulta información en la web y en tu propia base de conocimiento personalizada.
• Gestionar tu DocSpace: Organiza archivos, estructura salas, añade usuarios y mantiene tu espacio de trabajo ordenado y accesible.
• Invitar compañeros: Colabora con tus colegas directamente desde el chat del agente de IA, mejorando el trabajo en equipo con potentes herramientas impulsadas por IA.

Cómo empezar con los agentes de IA

Habilitar los agentes de IA en tu DocSpace es muy sencillo. La nueva sección Configuración de IA es tu centro principal para gestionar todas las funciones relacionadas con la inteligencia artificial. Aquí tienes una breve guía para ponerlo todo en marcha.

1. Añade un proveedor de IA

Necesitas conectar un proveedor de IA* para dar potencia a tus agentes. Asegúrate de tener una clave de la API de tu proveedor elegido, ya que es esencial para la conexión.

*Actualmente, se admiten los siguientes proveedores: OpenAI, Anthropic, TogetherAI y OpenRouter. Se añadirán más opciones en futuras versiones.

2. Habilita el servidor MCP

A continuación, activa el servidor MCP. Puedes habilitar el servidor MCP de ONLYOFFICE DocSpace listo para usar, que permite a los agentes de IA interactuar y gestionar varios elementos dentro de tu DocSpace, como crear salas u organizar archivos. Alternativamente, puedes conectar cualquier otro servidor MCP para ampliar aún más las capacidades.

3. Conecta la búsqueda web y la base de conocimiento

Para ampliar las capacidades de tu IA, habilita el motor de búsqueda web. Esto permite al agente obtener información de Internet cuando sea necesario. También debes activar la base de conocimiento. El sistema indexará tus documentos, lo que permitirá a la IA realizar búsquedas inteligentes basadas en preguntas dentro de tus propios datos.

4. Crea tu primer agente

Una vez completada la configuración, ve a la sección Agente de IA para crear tu primer agente. Ponle un nombre, una portada y etiquetas. También puedes añadir instrucciones específicas para definir su propósito, por ejemplo: “Los chats en esta sala son para discutir nuestro proyecto startup. Por favor, mantente en el tema.”

Además, puedes establecer cuotas de almacenamiento para tus agentes de IA, lo que te permite tener un mejor control sobre el consumo de memoria dentro de tu DocSpace.

Dónde encontrar: Configuración ➙ Gestión del almacenamiento

5. Invita contactos

Invita a tus colegas y otros colaboradores a tu agente de IA asignándoles los derechos de acceso adecuados:

• Gestores del agente: tienen control total, incluyendo la gestión de configuraciones, invitación de usuarios y supervisión del espacio de resultados compartidos.
• Creadores de contenido: pueden editar archivos, subir contenido a la base de conocimiento y ver resultados, pero no pueden gestionar usuarios ni configuraciones.
• Lectores: tienen acceso de solo lectura al espacio de resultados compartidos, sin acceso al chat ni a la base de conocimiento.

6. Introduce y gestiona tus indicaciones (prompts)

Imagina que estás trabajando en un contrato nuevo. Puedes pedirle al agente de IA que analice el documento desde tu base de conocimiento, revisando errores gramaticales y precisión legal antes de enviarlo a un socio.

Cuando el análisis esté listo, el archivo puede guardarse en el Almacenamiento de Resultados, donde podrás seguir editándolo, colaborar con tu equipo o compartirlo mediante un enlace público.

¿Necesitas revisar indicaciones o resultados anteriores? Simplemente accede al Historial de Chat en cualquier momento para una revisión rápida.

Aprovechando el potencial de los agentes de IA en DocSpace: quién se beneficia y cómo

Aquí tienes varios casos de uso atractivos para los agentes de IA en ONLYOFFICE DocSpace, que muestran cómo pueden cambiar las reglas del juego para diversos profesionales en múltiples sectores.

Equipos legales: revisión de contratos y cumplimiento normativo

• Cómo ayuda: Los profesionales del derecho pueden utilizar el agente de IA para analizar contratos almacenados en la base de conocimiento, revisando errores gramaticales, precisión legal y cumplimiento normativo. Esto garantiza documentos pulidos y sin errores antes de compartirlos con clientes o socios.
• Escenario: Un abogado sube un borrador de contrato, le pide a la IA que destaque las cláusulas ambiguas y recibe sugerencias de mejora. La versión final se guarda en el Almacenamiento de Resultados para la colaboración del equipo.

Gestores de proyectos: optimización de la colaboración del equipo

• Cómo ayuda: Los gestores de proyectos pueden utilizar el agente de IA para organizar archivos del proyecto, crear nuevas salas para tareas específicas y generar resúmenes de actas de reuniones o actualizaciones del proyecto.
• Escenario: Un gestor pide a la IA que resuma un extenso informe del proyecto en puntos clave de acción, que luego se comparten con el equipo para una toma de decisiones rápida.

Educadores: creación de planes de clase

• Cómo ayuda: Los docentes pueden aprovechar el agente de IA para crear planes de clase atractivos, generar cuestionarios o resumir materiales educativos para los estudiantes.
• Escenario: Un educador sube un capítulo de un libro de texto y pide a la IA que cree un cuestionario basado en el contenido, ahorrando horas de trabajo manual.

Equipos de marketing: creación y análisis de contenido

• Cómo ayuda: Los equipos de marketing pueden usar el agente de IA para generar ideas, redactar publicaciones para redes sociales o analizar datos de rendimiento de campañas almacenados en la base de conocimiento.
• Escenario: Un especialista en marketing pide a la IA que redacte una serie de publicaciones para promocionar un nuevo producto y luego perfecciona el contenido en colaboración con su equipo.

Departamentos de RR. HH.: redacción de políticas y análisis de feedback

• Cómo ayuda: Los profesionales de recursos humanos pueden redactar políticas internas, analizar comentarios de empleados y crear documentos de incorporación con la ayuda del agente de IA.
• Escenario: Un responsable de RR. HH. sube los resultados de una encuesta interna y pide a la IA que identifique las principales tendencias y sugiera mejoras accionables.

Equipos de ventas: creación de propuestas y presentaciones

• Cómo ayuda: Los equipos de ventas pueden utilizar el agente de IA para redactar propuestas para clientes, crear presentaciones y analizar datos de clientes para obtener información valiosa.
• Escenario: Un vendedor pide a la IA que genere una propuesta personalizada para un cliente basándose en sus preferencias e interacciones previas almacenadas en la base de conocimiento.

Investigadores: análisis y resumen de datos

• Cómo ayuda: Los investigadores pueden analizar grandes conjuntos de datos, resumir artículos científicos y generar informes con la ayuda del agente de IA.
• Escenario: Un investigador sube varios artículos y pide a la IA que extraiga los hallazgos clave y los compile en un informe conciso.

Organizadores de eventos: gestión de tareas y comunicación

• Cómo ayuda: Los organizadores de eventos pueden gestionar calendarios, crear listas de tareas y comunicarse con proveedores utilizando el agente de IA.
• Escenario: Un planificador de eventos pide a la IA que redacte una línea de tiempo detallada para una próxima conferencia, incluyendo plazos para proveedores y responsabilidades del equipo.

Equipos de soporte al cliente: optimización de la base de conocimiento

• Cómo ayuda: Los equipos de soporte pueden utilizar el agente de IA para analizar consultas de clientes, mejorar documentos de preguntas frecuentes y generar respuestas rápidas.
• Escenario: Un agente de soporte pide a la IA que revise las preguntas más comunes de los clientes y sugiera actualizaciones para la sección de FAQ para mayor claridad.

Autónomos: productividad y organización

• Cómo ayuda: Los autónomos pueden gestionar sus proyectos, generar facturas y organizar archivos de clientes con la ayuda del agente de IA.
• Escenario: Un autónomo pide a la IA que cree una plantilla de factura y organice los archivos de proyectos en carpetas específicas para un acceso más sencillo.

Más que solo IA: más mejoras

Aunque los agentes de IA son la principal novedad, DocSpace 3.6 está lleno de mejoras diseñadas para mejorar tu experiencia.

• La versión más reciente de los editores: con revisión ortográfica y gramatical impulsada por IA, atajos personalizables, grabación de macros y más.
• Importación de datos rediseñada: hemos renovado la herramienta de importación de datos para ofrecer una experiencia más fluida e intuitiva al migrar tus archivos.
• Nuevo soporte de formatos: DocSpace ahora es compatible con el formato HML y permite convertir presentaciones a archivos TXT.
• Subida de archivos vacíos: para una mayor flexibilidad, ahora tienes la opción de subir archivos vacíos y estructurar tus proyectos desde cero.

Cómo usar las nuevas funciones

Mira nuestro webinar gratuito y detallado para aprender a trabajar con las nuevas funciones:

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