Cómo almacenar salas públicas de ONLYOFFICE DocSpace en tu Dropbox: una guía detallada
Una de las mejoras más importantes introducidas por el lanzamiento de ONLYOFFICE DocSpace v2.5 es la posibilidad de usar servicios de terceros como almacenamiento de datos para salas públicas, que hace el proceso de uso compartido de archivos más fácil y cómodo. Lee este post para saber cómo almacenar las salas públicas de DocSpace en tu almacenamiento de Dropbox o cualquier otro servicio compatible.
¿Qué son las salas públicas en ONLYOFFICE DocSpace?
ONLYOFFICE DocSpace es un entorno de colaboración basado en salas donde puedes elegir entre varios tipos de salas para agilizar la colaboración documental con tus compañeros de equipo y usuarios externos. Por ejemplo, las salas de colaboración funcionan mejor para la coautoría de documentos en tiempo real, y las salas personalizadas son ideales para tareas más específicas, como la revisión de documentos o el relleno de formularios, gracias a su sofisticada configuración de acceso.
Las salas públicas están diseñadas para simplificar el uso compartido de archivos con usuarios externos, es decir, personas que no pertenecen a tu DocSpace. Utilizando este tipo de sala, puedes invitar a quien necesites (por ejemplo, socios, patrocinadores, subcontratistas, clientes, etc.) a través de enlaces externos para que puedan ver los archivos ofimáticos sin tener que crear una cuenta de DocSpace.
Cuando son invitados a tu sala pública, los usuarios externos tienen acceso de solo visualización a todos los documentos y contenidos almacenados allí. Para mayor protección, es posible establecer una contraseña y un límite de tiempo para el enlace externo. También puedes impedir que los usuarios externos copien, descarguen e impriman tus archivos, lo que hace que el uso compartido de archivos sea seguro.
Cómo almacenar salas públicas en Dropbox
A partir de ONLYOFFICE DocSpace v2.5, puedes conectar varias plataformas de almacenamiento de archivos de terceros a tus salas públicas. Las opciones soportadas incluyen Google Drive, OneDrive, Box, Dropbox, kDrive, Nextcloud, ownCloud y cualquier otro servicio que funciona a través del protocolo WebDAV. Ten en cuenta que esta función funciona con salas públicas nuevas. Si ya tienes algunas salas públicas en tu DocSpace, no podrás conectarlas a las plataformas mencionadas anteriormente.
Vamos a ver cómo almacenar una sala pública en una plataforma de terceros a través del ejemplo de Dropbox, un popular servicio de alojamiento de archivos. Si prefieres otra plataforma de almacenamiento, el procedimiento será prácticamente el mismo.
Todo comienza con la creación de una nueva sala pública. Sigue los pasos siguientes:
Paso 1. Inicia sesión en tu DocSpace, accede a la sección Salas y haz clic en el botón “+” de la esquina superior derecha.
Paso 2. Ahora elige Sala pública de la lista de todos los tipos de sala disponibles.
Paso 3. Introduce el nombre de la sala, añade una etiqueta si es necesario, activa la opción Almacenamiento de terceros y selecciona Dropbox en la lista desplegable. Cuando estés listo, haz clic en el botón Conectar.
Paso 4. Se te redirigirá a una nueva página en la que podrás vincular tu DocSpace con Dropbox utilizando tu cuenta de Google o Apple, o tu dirección de correo electrónico. Elige la opción que prefieras y haz clic en Continuar.
Paso 5. Después tendrás que conceder algunos permisos a ONLYOFFICE DocSpace para que funcione correctamente con Dropbox. Haz clic en Permitir.
Paso 6. A continuación, se te redirigirá de nuevo a la página de creación de salas públicas. En esta página, elige una de las carpetas ya existentes en tu almacenamiento de Dropbox para almacenar la nueva sala pública o crea una nueva marcando el campo correspondiente. Por último, haz clic en Crear.
Ya está. Ahora tu sala pública está lista para compartir archivos de forma segura. Puedes subir o crear nuevos archivos ofimáticos e invitar a otras personas a través de enlaces externos.
Cuando inicies sesión en tu cuenta de Dropbox, verás una nueva carpeta. Contiene todos los archivos de tu sala pública de DocSpace. Ahora puedes compartir contenido con otras personas directamente desde DocSpace y Dropbox.
Si editas algo en tu carpeta de Dropbox (por ejemplo, usando la aplicación ONLYOFFICE Docs para Dropbox) o creas un nuevo archivo ofimático, los cambios correspondientes se aplicarán a tu sala pública de DocSpace. Lo mismo ocurre si cambias algo en la sala pública – verás los cambios en tu carpeta de Dropbox.
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¿Quieres saber qué otras características útiles trae ONLYOFFICE DocSpace v2.5? Lee este artículo o ve el vídeo a continuación:
