¿Qué es un archivo XLSX?
XLSX es uno de los formatos más utilizados para hojas de cálculo y se usa en una gran variedad de aplicaciones de software para organizar, analizar y almacenar datos. Lee esta guía para saber qué es un archivo XLSX y cómo crear, editar y convertir este formato con facilidad.
¿Por qué utilizar archivos XLSX?
XLSX es un formato de archivo basado en XML que se utiliza de forma nativa para las hojas de cálculo de Microsoft Excel. Se introdujo con el lanzamiento de Microsoft Office 2007 como parte de la especificación Microsoft Office Open XML (también conocida como OOXML u Open XML), que también incluye DOCX para documentos de texto y PPTX para presentaciones.
En pocas palabras, un archivo XLSX es un archivo comprimido que contiene un conjunto de archivos XML. Cada archivo XML representa uno de los componentes de una hoja de cálculo. Por ejemplo, el libro de trabajo, las hojas y las celdas. Todos los componentes están organizados en una estructura de carpetas y comprimidos en un único archivo XLSX. Para examinar esta estructura, basta con descomprimir el archivo XLSX para ver lo que contiene.
En general, los archivos XLSX se utilizan para almacenar y procesar datos en formato tabular. Contienen varios tipos de datos, como texto, números, fechas, fórmulas y diagramas, separados por filas y columnas. El formato XLSX es ideal para crear estados financieros e informes.
Ventajas y desventajas del formato
Como cualquier formato de archivo, la extensión XLSX tiene sus propias ventajas y desventajas. Vamos a echar un vistazo a las más importantes.
Ventajas:
- Aceptación general. XLSX es el formato predeterminado en muchas aplicaciones de hojas de cálculo, y la gran mayoría de las suites ofimáticas más populares son compatibles con esta extensión de archivo;
- Soporte de un enorme número de filas y columnas. Un archivo XLSX puede contener un máximo de 16.384 columnas y 1.048.576 filas, lo que es suficiente para procesar grandes volúmenes de datos;
- Funcionalidad avanzada. El formato XLSX es compatible con funciones avanzadas que resultan muy útiles a la hora de procesar datos en hojas de cálculo. Por ejemplo, formato condicional, validación de datos y minigráficos;
- Seguridad reforzada. Los archivos XLSX no guardan macros VBA, por lo que no pueden contener código malicioso.
Desventajas:
- Carácter propietario. XLSX es un formato de archivo propietario que pertenece a Microsoft, por lo que su funcionalidad completa puede estar limitada a Microsoft Excel y otras aplicaciones compatibles;
- Incompatibilidad con versiones antiguas de Excel. Los archivos XLSX no se pueden abrir con versiones de Excel lanzadas antes de 2007 sin una conversión adicional;
- Carácter contradictorio de la compatibilidad con macros VBA. Dado que los archivos XLSX no pueden guardar macros VBA, es difícil sacar el máximo partido a las macros al trabajar con hojas de cálculo.
Los mejores programas para trabajar con XLSX
Para abrir y editar archivos XLSX, es necesario disponer de una herramienta de software de hojas de cálculo. A continuación encontrarás algunas de las mejores aplicaciones que hacen que procesar datos en hojas de cálculo XLSX sea pan comido.
1. Editor de hojas de cálculo ONLYOFFICE
El Editor de hojas de cálculo ONLYOFFICE es una herramienta ideal para trabajar con archivos XLSX gracias a su compatibilidad nativa con los formatos OOXML. También puede abrir y editar archivos XLS, ODS y CSV, y permite guardar hojas de cálculo como archivos PDF, así como imágenes PNG y JPG.
El Editor de hojas de cálculo ONLYOFFICE viene con una amplia gama de funciones y fórmulas para cálculos precisos y un conjunto de herramientas avanzadas para el análisis y visualización de datos, tales como tablas dinámicas, validación de datos, formato condicional, minigráficos y mucho más.
El editor ONLYOFFICE es compatible con macros JavaScript que son tan eficaces como las macros VBA para automatizar tareas rutinarias, pero son más seguras porque no tienen acceso al sistema.
Con ONLYOFFICE, puedes asegurarte de que tus datos están protegidos de forma fiable con una contraseña que proteja toda una hoja de cálculo, un libro de trabajo o un rango de celdas. También puedes ocultar fórmulas para mantenerlas en privado o bloquear determinadas celdas.
Otra ventaja del Editor de hojas de cálculo ONLYOFFICE es la disponibilidad de plugins que aportan nuevas funciones. Por ejemplo, con DeepL o el Traductor de Google, puedes traducir rápidamente el texto de tu hoja de cálculo. El Editor de fotos está diseñado para facilitar la edición de imágenes. El asistente de IA basado en ChatGPT funciona bien cuando necesitas generar contenido de texto o imágenes, escribir código, encontrar nueva información o analizar datos.
Con ONLYOFFICE, puedes editar tus hojas de cálculo y trabajar en ellas de forma colaborativa con otras personas en la nube a través de ONLYOFFICE DocSpace, una plataforma basada en salas para la coedición y gestión de documentos en tiempo real, o procesar datos sin conexión en tu PC o portátil si descargas la aplicación gratuita para Windows, Linux o macOS:
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2. Microsoft Excel
Microsoft Excel es el estándar de oro cuando se trata de hojas de cálculo. Es la herramienta de edición de hojas de cálculo predeterminada del paquete Microsoft Office que permite organizar datos y ahorrar tiempo creando archivos XLSX a partir de plantillas listas para usar. También te permite utilizar un gran número de fórmulas para realizar cálculos precisos.
Con Microsoft Excel, puedes visualizar fácilmente los datos de diferentes maneras con varios cuadros y gráficos, y utilizar el formato condicional, minigráficos y tablas para analizar las tendencias basadas en tus datos.
El asistente de inteligencia artificial integrado, llamado Copilot, puede ayudarte a comprender mejor tus datos y a tomar las mejores decisiones. Con el asistente de IA, puedes predecir tendencias, plantear nuevos escenarios hipotéticos e ideas, y visualizar tus datos como más te guste.
Microsoft Excel ofrece aplicaciones móviles, de escritorio y online para colaborar en tiempo real y trabajar sin conexión en cualquier dispositivo.
3. Google Sheets
Google Sheets es una alternativa a Excel basada en la web que permite crear, editar y colaborar en archivos XLSX en la nube de forma gratuita. Ofrece muchas de las funciones que te gustaría ver en una herramienta de edición de hojas de cálculo, como tablas, gráficos, fórmulas, tablas dinámicas y formato condicional. Algunas funciones adicionales, como Relleno inteligente y sugerencias automáticas de fórmulas, facilitan aún más el procesamiento de datos online.
Cuando trabajas en Google Sheets, puedes utilizar plantillas ya preparadas para diferentes escenarios. La aplicación utiliza su propio formato para las hojas de cálculo, pero también es compatible con otras extensiones de archivo populares. Por lo tanto, abrir y editar archivos XLSX no es un gran problema.
Google Sheets es una buena opción para el trabajo colaborativo. Sus funciones de colaboración y control de versiones permiten a varios usuarios trabajar online en la misma hoja de cálculo, y todas sus ediciones y cambios se guardan automáticamente.
4. Zoho Sheet
Zoho Sheet es otro servicio basado en la nube que te permite acceder y trabajar en tus hojas de cálculo desde cualquier dispositivo. Tablas dinámicas, formato condicional, diagramas, gráficos y fórmulas son algunas de las características comunes con las que Zoho Sheet está equipado.
La aplicación cuenta con un asistente basado en IA que permite automatizar el proceso de análisis de datos y visualizarlos de diferentes maneras.
Como herramienta basada en la nube, Zoho Sheet ofrece funciones de colaboración en tiempo real. Puedes trabajar con varios usuarios en la misma hoja de cálculo, dejar tus comentarios en celdas u hojas específicas y aprovechar al máximo la funcionalidad de historial de versiones.
5. WPS Spreadsheet
WPS Spreadsheet es una herramienta gratuita que te permite crear, editar, guardar y compartir archivos XLSX con facilidad. Es una buena alternativa a Microsoft Excel gracias a su compatibilidad nativa con los formatos OOXML. Usando la herramienta, puedes trabajar con archivos de Excel en múltiples plataformas y dispositivos, ya que hay apps para Windows, macOS y Linux. También es compatible con dispositivos Android e iOS.
La interfaz de WPS Spreadsheet es muy similar a la de Microsoft Excel. El conjunto de funciones integradas es bastante decente para que puedas procesar datos sin problemas, visualizarlos con gráficos y diagramas, aplicar fórmulas y convertir archivos XLSX a PDF.
¿Cómo abrir un archivo XLSX?
Abrir un archivo XLSX es bastante sencillo si tienes uno. El método necesario depende de la plataforma y el dispositivo que utilizas.
Plataformas de escritorio. Puedes abrir archivos XLSX fácilmente usando la aplicación predeterminada instalada en tu PC o portátil. Puede ser ONLYOFFICE Desktop Editors, Microsoft Excel, WPS Spreadsheet u otro paquete ofimático. Para abrir un archivo XLSX, basta con hacer doble clic en él y esperar hasta que la aplicación predeterminada abra el archivo. Normalmente, no tarda más de unos segundos.
Alternativamente, puedes abrir cualquier hoja de cálculo XLSX directamente desde tu aplicación. Por ejemplo, al iniciar ONLYOFFICE Desktop Editors, puedes encontrar lo que necesitas haciendo clic en el botón Abrir archivo local.
Navegadores web. Las herramientas online basadas en la web, como Google Sheets y Zoho Sheet, ofrecen una forma cómoda de abrir archivos XLSX sin instalar nada. Simplemente accede al sitio web correspondiente e inicia sesión en tu cuenta. Después, carga el archivo XLSX necesario que se abrirá en una nueva pestaña.
Dispositivos móviles. Las aplicaciones móviles son muy útiles si tienes que trabajar con archivos XLSX sobre la marcha. Todas las suites ofimáticas populares suelen ofrecer aplicaciones móviles para facilitar la gestión de archivos ofimáticos. Por ejemplo, ONLYOFFICE Documents para iOS o Android te permite abrir y editar archivos XLSX directamente en tu dispositivo móvil. Basta con tener instalada la aplicación. A continuación, solo tienes que iniciar ONLYOFFICE Documents, buscar la hoja de cálculo necesaria en tu dispositivo o seleccionarla de tu almacenamiento en la nube.
¿Cómo editar un archivo XLSX?
Si necesitas editar tus hojas de cálculo, puedes hacerlo en la misma aplicación que utilizaste para abrir el archivo. Esto es lo que puedes hacer con una de las herramientas de hojas de cálculo descritas anteriormente:
- Escribir texto en distintas celdas e introducir valores numéricos;
- Modificar títulos y encabezados;
- Insertar tablas y otros objetos, como imágenes, formas, gráficos, minigráficos, etc.;
- Aplicar varias plantillas de tablas;
- Ordenar y filtrar los datos;
- Añadir y eliminar filas y columnas;
- Aplicar fórmulas y otras herramientas, como la validación de datos, el formato condicional, la opción Buscar objetivo and more.
Cuando termines de editar tu archivo XLSX, guarda los cambios haciendo clic en el botón correspondiente o confía en la función Autoguardar si utilizas una solución basada en la nube.
Creación desde cero
Los programas modernos también permiten crear archivos XLSX desde cero. De este modo, puedes crear un documento en blanco y editarlo como desees.
Para empezar con un nuevo archivo XLSX, abre tu aplicación de hojas de cálculo y crea una hoja en blanco seleccionando la opción Nueva o Nueva hoja de cálculo.
Una vez creado un nuevo archivo XLSX, puedes editarlo como se ha descrito anteriormente.
¿Cómo convertir archivos XLSX?
A veces, por diferentes razones, es posible que desees convertir un archivo XLSX a otro formato. Por ejemplo, para garantizar la compatibilidad con otras herramientas de software o para compartir tu archivo con otras personas.
La forma más fácil de convertir un archivo XLSX es guardarlo en el formato deseado una vez que acabes el proceso de edición. La mayor ventaja de este método es que no necesitas instalar software adicional.
Vamos a ver cómo hacerlo en el Editor de hojas de cálculo ONLYOFFICE disponible como parte de ONLYOFFICE Desktop Editors en Windows, Linux y macOS.
Inicia la aplicación, abre tu hoja de cálculo, accede a la pestaña Archivo y elige la opción Guardar como.
Verás una lista de todos los formatos disponibles para tu archivo XLSX. Elige el que necesites y selecciona una carpeta de destino en tu PC o portátil. Haz clic en Guardar para finalizar el proceso.
En la pestaña Archivo, también puedes elegir la opción Exportar a PDF si quieres guardar tu archivo en este formato. En la ventana abierta, selecciona todos los parámetros necesarios para el archivo de salida, como Rango y Orientación de página, y haz clic en Guardar y exportar. Y ya está.
Alternativamente, puedes convertir cualquier archivo XLSX usando un convertidor online. Un buen ejemplo es el Convertidor online de hojas de cálculo ONLYOFFICE. Es un servicio gratuito online diseñado para convertir hojas de cálculo a diferentes formatos, incluyendo ODS, CSV, XLSX, XML, XLS y más.
Con este convertidor, no tendrás que preocuparte por tus archivos, ya que están cifrados de forma fiable y no se almacenan en el servidor después del proceso de conversión.
Para empezar, sigue estos sencillos pasos:
- Accede a la página del Convertidor online de hojas de cálculo ONLYOFFICE;
- Sube tu hoja de cálculo XLSX o simplemente arrástrala y colócala;
- Elige uno de los formatos de salida de la lista desplegable;
- Confirma que no eres un robot marcando la casilla CAPTCHA;
- Haz clic en Convertir.
Espera a que termine el proceso de conversión y haz clic en el botón Descargar para obtener el archivo de salida.
¿Cómo proteger con contraseña un archivo XLSX?
Cuando trabajas con archivos XLSX, es de vital importancia protegerlos del acceso no autorizado, ya que pueden contener información y datos confidenciales. La forma más sencilla es añadir una contraseña. Por regla general, puedes proteger un archivo XLSX entero, un libro de trabajo independiente o un rango. Vamos a ver cómo funciona todo en el Editor de hojas de cálculo ONLYOFFICE. Las opciones disponibles son:
1. Cifrar. Esta opción te permite controlar el acceso a tu archivo XLSX e impedir que lo abran otras personas. Para activar esta opción, abre tu archivo XLSX y ve a la pestaña Protección. Elige Cifrar e introduce tu contraseña dos veces. Ahora haz clic en OK para proteger tu archivo. Si vuelves a abrirlo, tendrás que introducir la contraseña solicitada.
2. Proteger libro de trabajo. Esta opción está diseñada para controlar las manipulaciones con el libro de trabajo actual impidiendo que se hagan cambios no deseados en la estructura del libro de trabajo. Para activarla, debes ir a la pestaña Protección, elegir Proteger libro de trabajo e introducir tu contraseña dos veces. Si coinciden, haz clic en Proteger.
3. Proteger hoja. Esta opción te ayuda a controlar las acciones dentro de una determinada hoja y evitar cambios no deseados en tus datos. Accede a la pestaña Protección y haz clic en el botón Proteger hoja. Alternativamente, puedes hacer clic con el botón derecho en la pestaña de la hoja que deseas proteger y seleccionar Proteger en la lista de todas las opciones disponibles. Marca todas las acciones que quieras que otros usuarios puedan realizar, introduce tu contraseña dos veces y haz clic en Proteger. Ahora los demás usuarios solo podrán hacer lo que esté permitido. Por ejemplo, dar formato a las celdas o editar objetos.
4. Proteger rango. Esta opción permite proteger determinados rangos al restringir o prohibir su edición. Los permisos de edición pueden concederse a otros usuarios. Usuarios sin permisos de edición solo podrán ver el rango protegido. Funciona con la versión online del Editor de hojas de cálculo ONLYOFFICE y puede ser activado a través de la pestaña Protección.
Si añades una contraseña, tendrás que introducirla cada vez que abras tu archivo XLSX. La contraseña puede cambiarse o eliminarse en cualquier momento a través de la pestaña Protección.
Ten cuidado. Si olvidas o pierdes la contraseña, no habrá forma de recuperarla.
Conclusión
Los archivos XLSX se utilizan ampliamente en distintos ámbitos para procesar grandes volúmenes de datos. Son muy fáciles de crear y editar y proporcionan un montón de herramientas útiles para el análisis y la visualización de datos. La buena noticia es que no es necesario utilizar Microsoft Excel para procesar XLSX con eficacia. Existen algunas alternativas realmente decentes, y muchas suites ofimáticas son compatibles de forma nativa con este formato.
