Los 6 mejores software de gestión documental 2024
El software de gestión documental es una herramienta universal que cualquier equipo y empresa debe tener a mano para mejorar su productividad. La razón principal es que lo cubre casi todo, desde la colaboración y la comunicación en equipo hasta el almacenamiento y el uso compartido de archivos. En este artículo encontrarás las mejores opciones de esta categoría en 2024.
¿Qué es la gestión documental?
En términos generales, la gestión documental es el modo en que una empresa procesa documentos electrónicos e imágenes de contenido en papel. Incluye una amplia gama de archivos, como documentos de texto, hojas de cálculo, presentaciones, formularios digitales, imágenes escaneadas y archivos PDF. La gestión documental controla todo el ciclo de vida de un documento electrónico, incluida su creación, modificación, distribución, accesibilidad y almacenamiento.
La gestión documental suele implicar un sistema flexible de permisos de acceso que permite autorizar o prohibir determinadas operaciones en función de la función que desempeñe un usuario dentro de la empresa. De esta forma, la gestión documental garantiza la confidencialidad de los archivos importantes y evita accesos no autorizados.
La gestión documental no es posible sin un software especializado, también conocido como DMS, que permite a los usuarios crear, editar, gestionar e incluso colaborar en documentos electrónicos en una ubicación centralizada.
Además, los DMS también cuentan con herramientas de comunicación que facilitan a los miembros del equipo la interacción y el intercambio de opiniones mientras trabajan en documentos electrónicos, lo que aumenta su productividad y reduce el tiempo necesario para obtener la aprobación de la versión final de un archivo electrónico.
Objetivos del software de gestión documental
Gracias al uso de plataformas especializadas, los equipos y las empresas facilitan las cosas en lo que respecta a la gestión documental. Estas son algunas de las ventajas más comunes del uso de este tipo de software:
- Reducción de gastos en almacenamiento físico de documentos;
- Aumento de la productividad y la colaboración en equipo;
- Mayor seguridad de la información confidencial;
- Eliminación del riesgo de filtración de datos;
- Mejora de los flujos de trabajo de los documentos electrónicos.
Para encontrar el mejor software de gestión documental que podrías implantar en tu empresa, echa un vistazo a las opciones que te presentamos a continuación y valora si pueden marcar la diferencia en tu proceso de trabajo teniendo en cuenta tu tipo de negocio y tu presupuesto.
Los 6 mejores software de gestión documental a tener en cuenta en 2024
1. ONLYOFFICE DocSpace
ONLYOFFICE DocSpace es un sistema de gestión documental basado en web con una amplia gama de funciones de colaboración. Permite a equipos y empresas crear un entorno de colaboración seguro en la nube o en un servidor local privado donde se puede almacenar, gestionar, compartir y coeditar documentos electrónicos.
ONLYOFFICE DocSpace es compatible con todos los archivos ofimáticos habituales, lo que permite editar y colaborar en documentos de texto, hojas de cálculo, presentaciones, formularios electrónicos y archivos PDF. El paquete ofimático integrado garantiza una compatibilidad total con archivos de Word, Excel y PowerPoint, así como una compatibilidad decente con otros formatos de archivo habituales, como DOC, ODT, RTF, TXT, HTML, EPUB, XPS, DjVu, XLS, ODS, CSV, PPT y ODP.
ONLYOFFICE DocSpace ofrece un enfoque basado en salas para la gestión documental, y hay tres tipos de salas que puedes crear en función de tus necesidades:
- Las salas de colaboración están diseñadas para la coautoría de documentos en tiempo real;
- Las salas personalizadas son útiles cuando tienes una tarea específica, como rellenar formularios o revisar;
- Las salas públicas son ideales para compartir documentos externos, ya que puedes invitar a los usuarios a través de enlaces externos para que puedan ver los archivos sin necesidad de registrarse.
En las salas de DocSpace, puedes establecer varios niveles de permisos de acceso para otros usuarios, incluyendo administradores de sala, usuarios avanzados, editores, espectadores, comentadores, revisores y rellenadores de formularios.
En cuanto a la edición de documentos, ONLYOFFICE DocSpace ofrece herramientas y funciones profesionales, como comunicación por chat, llamadas de audio y vídeo y un asistente de IA basado en ChatGPT que facilita el trabajo con textos. Por ejemplo, puedes generar imágenes, crear resúmenes, extraer palabras clave, traducir párrafos, etc.
Ideal para: colaboración documental en tiempo real con compañeros de equipo, departamentos, socios y clientes.
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2. OpenKM
OpenKM es una plataforma de gestión documental y de registros de código abierto que integra herramientas esenciales de gestión de documentos y colaboración combinadas con una funcionalidad de búsqueda avanzada. El sistema también incluye funciones de administración que permiten definir las funciones de los distintos usuarios, configurar el control de acceso, establecer cuotas de usuarios, controlar la seguridad de los documentos y acceder a registros detallados de la actividad de los usuarios.
OpenKM permite a los usuarios controlar la producción, almacenamiento, gestión y distribución de documentos electrónicos. También proporciona un motor de flujo de trabajo para ayudar a los empleados a aumentar su productividad y un sistema de gestión de registros que permite a tu empresa capturar y mantener información sobre las actividades y transacciones empresariales.
Lo que también hace de OpenKM una buena opción para la gestión documental es que algunas tareas comunes pueden realizarse automáticamente sin intervención humana. Por ejemplo, es posible crear y aplicar reglas de validación para la clasificación de documentos, la firma electrónica y la captura de metadatos.
Ideal para: gestión de documentos y registros a nivel empresarial.
3. DocuWare
DocuWare es un software de gestión documental y automatización de flujos de trabajo basado en la nube que permite a empresas y equipos remotos digitalizar, proteger y procesar documentos electrónicos.
Con DocuWare, puedes automatizar diversas tareas y procesos, como la generación de facturas, la gestión de contratos o la incorporación de nuevos empleados. La plataforma captura automáticamente la información importante y la almacena en un único entorno digital. Por ejemplo, funciona para registros de empleados, archivos de RRHH y documentos empresariales, lo que permite a tu equipo olvidarse de las tareas rutinarias y centrarse en lo que impulsa la productividad y los beneficios.
Al ser una solución basada en la nube, DocuWare es accesible a través de cualquier navegador, por lo que es perfecta para equipos remotos que trabajan desde distintas ubicaciones. Sin embargo, existen algunas herramientas adicionales que pueden aumentar tu productividad como usuario de DocuWare cuando necesites crear un diagrama o procesar un documento escaneado.
Ideal para: automatización del flujo de trabajo documental entre equipos remotos.
4. Adobe Document Cloud
Adobe Document Cloud es un sistema de gestión de documentos desarrollado por Adobe y equipado con potentes herramientas y servicios de edición de PDF, como Adobe Acrobat Pro DC, Acrobat Sign y otras aplicaciones. La solución combinada permite a los usuarios transformar sus procesos documentales manuales en flujos de trabajo digitales.
Adobe Document Cloud es la solución más adecuada para la gestión de archivos PDF. Puedes crear, editar y firmar PDF con facilidad en cualquier dispositivo. Además, la plataforma proporciona herramientas de colaboración y sincronización, lo que te permite trabajar con tus compañeros de equipo en tiempo real.
La función de registro de auditoría integrada proporciona un acceso rápido a todas las actividades de los documentos para que puedas realizar un seguimiento y supervisar el estado actual de tus documentos PDF en cualquier momento. Además, hay una función muy útil que establece recordatorios automáticos para las fechas límite de los documentos.
Adobe Document Cloud también proporciona acceso a plantillas personalizadas de diferentes tipos, como contratos o formularios rellenables, lo que acelera significativamente el proceso de creación de documentos, ya que no tienes que crear nada desde cero.
Ideal para: creación y gestión de archivos PDF.
5. M-Files
M-Files es una innovadora plataforma de gestión de documentos que cubre una amplia gama de procesos empresariales, como la creación y gestión de documentos, la automatización de flujos de trabajo, la colaboración, el cumplimiento de la seguridad y la auditoría.
Impulsada por una tecnología de IA, la plataforma ayuda a equipos y empresas a organizar toda la información en un solo lugar clasificando los documentos electrónicos y extrayendo su significado. Esto permite aprovechar las tareas rutinarias y asegurarse de que la información relevante se puede encontrar fácilmente y utilizar de la manera adecuada.
M-Files puede adaptarse a cualquier sector que requiera una gestión inteligente de documentos y búsqueda de contenidos. Otro punto fuerte de esta plataforma es la posibilidad de integrar servicios de terceros para mejorar la productividad. La lista de opciones disponibles incluye Adobe Acrobat Sign, Google Workspace, Microsoft 365, Salesforce y SharePoint.
Ideal para: automatización inteligente del trabajo del conocimiento.
6. LogicalDOC
LogicalDOC es una solución de gestión documental que ofrece una interfaz intuitiva y tecnología avanzada compatible con las normas internacionales ampliamente aceptadas. Se trata de una plataforma modular que puede hacer frente fácilmente a los requisitos más complejos de gestión de documentos.
LogicalDOC viene con un sistema DMS de usos múltiples e incluye la gestión de documentos y conocimientos, así como herramientas para el procesamiento de formularios y registros. El software es capaz de organizar, indexar, recuperar, controlar y distribuir documentos empresariales de una manera segura.
Con LogicalDOC, puedes automatizar tus procesos de negocio para aumentar tu productividad y reducir costes. La plataforma se puede instalar en Windows, Linux y macOS. La principal ventaja de LogicalDOC es la simplicidad en términos de entrada de datos y recuperación de documentos.
Ideal para: gestión segura de documentos en redes privadas.
Resumen
Si tu empresa maneja mucho papeleo, sin duda necesitas un sistema de gestión documental fiable. La elección del software adecuado depende del tipo de empresa, la carga de trabajo y el presupuesto. Lo bueno de las plataformas DMS es que son universales, por lo que es muy probable que cualquiera de las opciones descritas encuentre su aplicación en el campo en el que opera tu empresa. Simplemente tienes que fijarte bien en sus funcionalidades y optar por la que pueda satisfacer todas tus necesidades de gestión documental.
