Los 5 mejores software de colaboración documental en 2024
El software de colaboración documental desempeña un papel clave a la hora de permitir que los equipos trabajen juntos sin problemas, independientemente de la geografía. En 2024 la demanda de herramientas de colaboración sólidas seguirá creciendo, impulsando la innovación y las mejoras de las plataformas existentes. Echa un vistazo a los cinco mejores software de colaboración documental que serán relevantes en 2024 para impulsar la productividad.
Qué es el software de colaboración documental
El software de colaboración documental hace referencia a herramientas y aplicaciones diseñadas para permitir a varios usuarios crear, editar y gestionar documentos de forma colaborativa, a menudo en tiempo real. El objetivo principal es mejorar el trabajo en equipo y facilitar la comunicación entre personas o grupos que trabajan en documentos compartidos a distancia. Las herramientas de colaboración documental son fundamentales para las empresas y organizaciones en las que la colaboración y el intercambio de información son esenciales para el funcionamiento diario.
Las principales características del software de colaboración documental suelen incluir:
- Edición de documentos;
- Colaboración en tiempo real;
- Historial de versiones;
- Control de acceso;
- Permisos;
- Comentarios y anotaciones;
- Herramientas de comunicación;
- Espacio de almacenamiento;
- Gestión de documentos.
Vamos a echar un vistazo a los 5 mejores software de colaboración documental que te ayudarán a gestionar tu flujo de trabajo en 2024.
1. ONLYOFFICE DocSpace
ONLYOFFICE DocSpace es un software seguro de colaboración documental y de código abierto. Combina potentes editores para documentos de texto, hojas de cálculo, presentaciones, formularios y archivos PDF, herramientas de colaboración y espacio de almacenamiento. ONLYOFFICE DocSpace está diseñado para permitir la colaboración tanto dentro del equipo como con terceros, como socios, clientes y proveedores.
La plataforma ofrece un entorno basado en salas para organizar una estructura de archivos clara según las necesidades del usuario o los objetivos del proyecto. Puedes elegir un tipo de sala en función de tus necesidades: Colaborativa, Personalizada y Pública. Los permisos de acceso flexibles y los roles de usuario permiten ajustar el acceso a todo el espacio o a salas individuales.
Características principales de ONLYOFFICE DocSpace:
- Editores profesionales para documentos, hojas de cálculo, presentaciones, formularios y archivos PDF.
- Herramientas de colaboración documental que incluyen edición en tiempo real y con bloqueo de párrafos, comentarios, revisión, seguimiento de cambios, historial de versiones y chat integrado.
- Permisos para archivos y salas: espectador, comentador, revisor, rellenador de formularios, editor, usuario avanzado, administrador de sala.
- Plugins para una mayor funcionalidad: traducir textos con Google Translator o DeepL, detectar errores con LanguageTool, generar bibliografías con Zotero y Mendeley, introducir texto con la voz, insertar vídeos de YouTube, construir diagramas con Draw.io, etc.
- La seguridad de los datos está garantizada gracias al cumplimiento de las normativas RGPD e HIPAA, el cifrado de datos, el seguimiento de actividades y los informes de auditoría, la autenticación de dos factores (2FA), los dominios de correo electrónico de confianza, la restricción de direcciones IP, las copias de seguridad de datos, etc.
Ventajas de ONLYOFFICE DocSpace:
- Código abierto
- Alta compatibilidad con los formatos de MS Office
- Gestión de formularios rellenables
- Convertidor de PDF
- Comunicación adicional integrada mediante los plugins de Jitsi, Rainbow o Telegram
- Asistente de IA
- Integración con aplicaciones y servicios de terceros, como Dropbox, Box, OneDrive, etc.
- Versiones en la nube y para servidor
- Precios flexibles
- Aplicaciones de escritorio y móviles para la edición de documentos
- Biblioteca de formularios listos para usar
Desventajas de ONLYOFFICE DocSpace:
- Almacenamiento limitado según el plan elegido
Precios
El precio del plan Business se calcula en función del número de administradores/usuarios avanzados elegidos. El precio comienza a partir de 15 $ por administrador/usuario avanzado.
Versión gratuita
El plan Startup gratis incluye 1 administrador, 2 usuarios avanzados, hasta 12 salas, un número ilimitado de usuarios en cada sala y 2 GB de almacenamiento.
Prueba DocSpace y crea una cuenta gratis, invita a otros usuarios y colabora con ellos en tiempo real:
2. Google Docs
Google Docs sigue siendo uno de los mejores programas de colaboración documental online para organizaciones centradas en la colaboración en la nube. Con Google Docs, Sheets y Slides como núcleo, el paquete hace hincapié en la colaboración en tiempo real al permitir que varios usuarios editen documentos simultáneamente. Google Drive sirve como repositorio central de archivos, facilitando el acceso a los documentos desde cualquier lugar. La integración con otros servicios de Google, como Google Meet y Calendar, mejora la colaboración.
Características principales de Google Docs:
- Trabajo con documentos, hojas de cálculo y presentaciones
- Edición simultánea de documentos en tiempo real
- Herramientas de colaboración: historial de versiones, comentarios y sugerencias
- Control de acceso a los documentos
- Almacenamiento en la nube con Google Drive
Ventajas de Google Docs:
- Interfaz fácil de usar
- Integración entre aplicaciones
- Almacenamiento en la nube
- Guardado automático de documentos
Desventajas de Google Docs:
- No hay funciones profesionales para la edición de documentos
- Limitaciones de acceso sin conexión
- Dependencia de la conexión a Internet
Precios
Google Docs forma parte del paquete Google Workspace, que funciona según un modelo de suscripción. El precio varía en función del plan seleccionado. Hay opciones para negocios, empresas e instituciones educativas. Los precios empiezan a partir de 6 $ por usuario y mes.
Versión gratuita
Para uso individual, Google Docs está disponible gratis si tienes una cuenta de Google.
3. Microsoft 365
El software de colaboración y uso compartido de documentos Microsoft 365 sigue siendo líder en la colaboración documental. Microsoft 365, que ofrece un conjunto de herramientas conocidas como Word, Excel y PowerPoint, se integra a la perfección con el almacenamiento en la nube OneDrive y las funciones de edición colaborativa. La coautoría en tiempo real, las sugerencias inteligentes y la estrecha integración con otros servicios de Microsoft lo convierten en una solución completa para empresas de todos los tamaños.
Características principales de Microsoft 365:
- Edición simultánea y colaboración en documentos en tiempo real en archivos de Word, Excel y PowerPoint
- Almacenamiento en la nube con OneDrive
- Coautoría, comentarios, sugerencias e historial de versiones
- Integración con Microsoft Teams para chat, videoconferencia y colaboración en equipo
- Control de acceso y permisos
Ventajas de Microsoft 365:
- Interfaz familiar
- Potentes editores
- Accesibilidad basada en la nube
- Medidas de seguridad y normas de cumplimiento para proteger la información confidencial
Desventajas de Microsoft 365:
- Elevado coste de suscripción
Precios
Microsoft 365 funciona según un modelo de suscripción con diferentes planes para usuarios personales, empresariales y corporativos. El precio puede variar en función del plan, el número de usuarios y las características adicionales. Suele empezar a partir de 99,99 $/año.
Versión gratuita
Microsoft 365 no ofrece una versión gratuita tradicional. Sin embargo, Microsoft sí proporciona versiones gratuitas en línea de las aplicaciones de Office (Office Online) con funciones limitadas, a las que se puede acceder sin necesidad de suscripción.
4. Zoho Docs
Zoho Docs es una plataforma de colaboración documental basada en la nube con funciones de uso compartido de archivos, edición y colaboración. Zoho Docs está diseñado para ayudar a individuos, equipos y empresas a crear, almacenar, transferir y compartir documentos de forma segura y eficiente. Ofrece muchas características para simplificar las tareas relacionadas con los documentos y fomentar la colaboración entre los usuarios.
Características principales de Zoho Docs:
- Editores en línea para documentos de texto, hojas de cálculo y presentaciones
- Trabajo simultáneo en el mismo documento
- Historial de versiones de documentos, seguimiento de cambios, posibilidad de volver a versiones anteriores
- Comentarios y anotaciones
- Medidas de seguridad como cifrado, controles de acceso y opciones de uso compartido seguro para proteger la información confidencial
Ventajas de Zoho Docs:
- Integración de la gestión de tareas
- Acceso sin conexión con la posibilidad de trabajar sin conexión. Todos los cambios realizados se sincronizan cuando se restablece la conexión a Internet
- Análisis de documentos
- Marca personalizada
Desventajas de Zoho Docs:
- Algunas funciones avanzadas pueden estar limitadas
- Dificultad de aprendizaje para los usuarios procedentes de otras plataformas
Precios
La estructura de precios varía en función del número de usuarios, los requisitos de almacenamiento y las funciones adicionales. Comienza a partir de 3 $ /mes.
Versión gratuita
Zoho Docs ofrece una versión gratuita con funciones básicas de colaboración documental y 1 GB de almacenamiento de archivos.
5. Dropbox Paper
Dropbox Paper es un software de gestión documental y colaboración creado por Dropbox, diseñado para agilizar la creación de documentos, la colaboración y la gestión de proyectos. Sirve como eje central donde los equipos pueden trabajar juntos en tiempo real, combinando texto, imágenes y elementos multimedia para crear documentos dinámicos.
Características principales de Dropbox Paper:
- Creación, edición y coedición de documentos en línea
- Comentarios y menciones
- Control de versiones
- Integración de medios
Ventajas de Dropbox Paper:
- Interfaz limpia e intuitiva
- Amplia integración multimedia
- Conversión de documentos en presentaciones
- Funciones integradas de gestión de tareas
- Integración con el almacenamiento en la nube Dropbox
Desventajas de Dropbox Paper:
- Funcionalidad offline limitada
- Ausencia de funciones avanzadas en las herramientas de edición de documentos
Precios
Los planes de Dropbox para empresas pueden ofrecer funciones y opciones de colaboración adicionales, a partir de una suscripción de 9,99 euros al mes.
Versión gratuita
Dropbox Paper es gratis con cualquier cuenta de Dropbox.
Conclusión
No existe una única herramienta de colaboración documental que sea la mejor. Elegir el mejor software de colaboración documental para 2024 implica tener en cuenta varios factores para garantizar las necesidades y preferencias específicas de tu empresa o equipo.
En primer lugar, ten en cuenta las características de los editores de documentos. Deben tener todas las herramientas para manejar documentos de cualquier nivel de complejidad. Si tienes un equipo o una empresa pequeños, puedes considerar las versiones gratuitas. Suelen tener espacio suficiente para almacenar documentos, aunque establezcas un límite. Para empresas más grandes, merece la pena fijarse en las funciones de seguridad para garantizar que incluso los datos confidenciales se mantienen a salvo. Las opciones de código abierto son estupendas para esto.
