Open-Source-Arbeitsplatz: mehr Kontrolle für Behörden und Unternehmen

Vielleicht kennen Sie das: seit Jahren arbeiten Sie und ihr Team mit denselben Anwendungen. Alles läuft reibungslos, jeder weiß, wo Dateien liegen und wie die Abstimmung funktioniert.

Aber dann fällt auf: Eigentlich möchten Sie gern eine zusätzliche Funktion nutzen. Doch die gibt es ausschließlich im größeren Paket, zusammen mit Anwendungen, die Ihr Team gar nicht braucht. Oder Sie würden gern ein einzelnes Programm ersetzen, weil eine andere Lösung besser zu Ihren Abläufen passt. Dann merken Sie, wie eng Ihre Dateiablage und die gemeinsame Dokumentbearbeitung miteinander verbunden sind und was Sie bei einem Wechsel alles mit umstellen müssten.

Und auf einmal stellt sich eine viel größere Frage: Wie viel können wir an unserem digitalen Arbeitsplatz eigentlich selbst gestalten?

Wenn die Software vorgibt, wie Sie arbeiten

Klar: Eng aufeinander abgestimmte Anwendungen und Software-Ökosysteme können den Alltag erstmal spürbar erleichtern. Ein Login reicht und Sie finden an einem Ort all Ihre Dateien, Möglichkeiten zur Bearbeitung, zur Zusammenarbeit. Schwieriger wird es allerdings dann, wenn Ihre Anforderungen über das hinausgehen, was der Anbieter vorgesehen hat.

Vielleicht möchten Sie einen bestimmten Dienst auf eigenen Servern betreiben. Oder eine Softwarelösung anbinden, für die es noch keine passende Schnittstelle gibt. Bei proprietärer Software hängen Ihre Möglichkeiten dann wesentlich davon ab, was der Hersteller technisch ermöglicht und vertraglich erlaubt. Eigene Anpassungen am Quellcode gehören in aller Regel nicht dazu.

Dazu kommt dann häufig auch der berüchtigte Vendor-Lock-in, denn je enger das Ökosystem und Arbeitsabläufe miteinander verflochten sind, desto aufwendiger ist der Wechsel – und führt nicht selten dazu, dass eine Lösung eigentlich nur noch deshalb weiter genutzt wird, weil der Aufwand für eine Alternative zu groß erscheint.

Vor allem – jedoch nicht nur – für Behörden ist das kein akzeptabler Zustand, derart digital abhängig zu sein. Wechselmöglichkeiten und die Fähigkeit, die eigene IT mitzugestalten, sind zentrale Ziele digitaler Souveränität, wie das ZenDiS (Zentrum für Digitale Souveränität der Öffentlichen Verwaltung) beschreibt.

Warum Behörden besonders genau hinsehen müssen

Vor allem für Behörden geht es bei der Softwareauswahl auch um das Vertrauen der Menschen, deren Daten sie verarbeiten. Schon in alltäglichen Dokumenten können personenbezogene Informationen stehen, etwa in einem Antrag oder einer internen Personalvorlage.

Deshalb ist es wichtig, zu jedem Zeitpunkt nachvollziehen zu können, wo diese Informationen verarbeitet werden und wer darauf zugreifen kann. Bei Cloud-Diensten gehören auch weitere beteiligte Dienstleister in diese Betrachtung. Ein von der BfDI veröffentlichter Fragebogen zur Cloud-Nutzung öffentlicher Stellen greift genau solche Fragen auf: Wo werden Daten gespeichert, wohin werden sie übertragen und von wo aus sind sie abrufbar?

Wenn Sie also bestimmte Daten über die eigene Infrastruktur verarbeiten möchten, brauchen Sie eine Lösung, die das auch unterstützt. Das ist natürlich für Unternehmen relevant, beispielsweise für vertrauliche Vertragsentwürfe oder interne Personalunterlagen. Welche Software passt, hängt deshalb ebenso vom Umgang mit den Daten ab wie von den Funktionen im Editor.

Flexibilität bedeutet, echte Wahlmöglichkeiten zu haben

Wie sähe also ein Arbeitsplatz aus, den Sie völlig frei nach Ihren Bedürfnissen gestalten können? Vielleicht behalten Sie Ihre bewährte Dateiablage, ergänzen aber einfach eine neue Lösung für die gemeinsame Dokumentbearbeitung, weil die bisherige keine Echtzeitbearbeitung erlaubt. Später kommt dann vielleicht noch eine Filesharing-Lösung hinzu. Über die einzelnen Bausteine entscheiden Sie anhand der Aufgaben Ihrer Teams – viel wichtiger aber: Sie entscheiden selbst.

Dafür braucht es aber Anwendungen, die sich auch sinnvoll verbinden lassen. Dokumentierte Schnittstellen helfen bei der Integration. Nutzbare Exportmöglichkeiten schaffen eine Voraussetzung dafür, Daten bei einem späteren Wechsel mitzunehmen. Ebenso wichtig bleibt dabei, wer Ihre Anwendungen eigentlich betreibt.

Ein souveräner Arbeitsplatz gibt Ihnen damit Spielraum für Veränderungen. Sie können Ihre Umgebung weiterentwickeln, wenn neue Anforderungen entstehen. Und wenn eine Anwendung nicht mehr passt, haben Sie den Austausch bereits bei der Planung mitgedacht.

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Was Open Source dazu beiträgt

Open-Source-Software schafft eine Grundlage für genau diesen Gestaltungsspielraum. Ihr Quellcode ist zugänglich und ihre Lizenz räumt Rechte zur Nutzung und Veränderung ein. Das eröffnet Möglichkeiten, die bei geschlossener Software häufig vom Entgegenkommen eines einzelnen Herstellers abhängen. Sie können beispielsweise prüfen lassen, wie eine Anwendung mit Daten umgeht, oder eine benötigte Erweiterung entwickeln lassen. Dafür brauchen Sie selbst keine Entwicklungsabteilung: Auch entsprechend qualifizierte Dienstleister können diese Aufgaben übernehmen.

Wie gut sich eine Lösung in Ihren Arbeitsplatz einfügt, hängt zusätzlich von ihren Schnittstellen und den verfügbaren Integrationen ab. Offener Quellcode allein sagt noch wenig darüber aus, wie reibungslos ein bestimmter Dokumentenworkflow funktioniert. Prüfen Sie deshalb auch, wie sich Ihre Dateien in andere Anwendungen übernehmen lassen.

Für den Datenschutz kommt es auf die gesamte Einrichtung und den laufenden Betrieb an. Open Source ermöglicht eine fachliche Prüfung des Codes; sichere Konfiguration und regelmäßige Updates bleiben ebenso notwendig. Die Verantwortung für personenbezogene Daten umfasst auch die Verarbeitung durch beauftragte Dienstleister, wie die Berliner Datenschutzaufsicht zur Auftragsverarbeitung erläutert.

Vom offenen Baustein zum Open-Source-Arbeitsplatz

Ein Open-Source-Arbeitsplatz verbindet quelloffene Anwendungen zu einer gemeinsamen Arbeitsumgebung. Dazu können eine Dateiplattform und Office-Editoren gehören, ergänzt etwa durch Kommunikationsdienste. Die Zusammenstellung richtet sich danach, was Ihre Organisation braucht.

Sie können dabei schrittweise vorgehen. Eine Behörde, die bereits eine offene Dateiplattform betreibt, kann zunächst die Dokumentbearbeitung ergänzen. Ein Unternehmen könnte mit einem Projektteam beginnen, das regelmäßig gemeinsam an Berichten arbeitet. Betriebssysteme und weitere Infrastruktur lassen sich in die längerfristige Planung einbeziehen.

Die Office-Komponente spielt dabei eine wichtige Rolle: Hier entstehen die Inhalte, die anschließend weitergegeben oder freigegeben werden. An dieser Stelle wird besonders schnell spürbar, ob die neue Umgebung im Alltag funktioniert.

Wie ONLYOFFICE diese Flexibilität in die Dokumentarbeit bringt

Mit ONLYOFFICE Docs können Sie die Dokumentbearbeitung in Ihre bestehende Plattform integrieren. Unsere webbasierten Editoren unterstützen Textdokumente, Tabellen, Präsentationen, Formulare und PDFs. Sie wählen die passende Umgebung für Ihre Dateien und ergänzen dort die Office-Funktionen.

Ihre Cloudplattform weiter nutzen

Arbeitet Ihr Team beispielsweise mit Nextcloud, können Sie ONLYOFFICE Docs über den offiziellen Konnektor anbinden. Sie öffnen eine Office-Datei aus Ihrer Ablage und bearbeiten sie gemeinsam im Browser. Eine Kollegin ergänzt ihren Abschnitt, während Sie eine Rückfrage als Kommentar hinterlassen. Mit der Änderungsverfolgung können Sie Überarbeitungen nachvollziehen.

Auch für ownCloud steht ein offizieller Konnektor bereit. Er ermöglicht gemeinsame Dokumentbearbeitung mit unterschiedlichen Freigaberechten. Welche Funktionen in Ihrer Umgebung verfügbar sind, hängt von den eingesetzten Versionen und der Konfiguration ab.

Für weitere Plattformen finden Sie fertige Integrationen und API-Dokumentation. So lässt sich zunächst prüfen, wie ONLYOFFICE in Ihre vorhandenen Arbeitsabläufe passt.

Den Betrieb selbst wählen

ONLYOFFICE Docs lässt sich auf eigener Infrastruktur betreiben. Sie können die Office-Komponente damit in Ihr selbst gewähltes Betriebsmodell einbinden. Informationen dazu finden Sie in unserer Übersicht zur Sicherheit und Bereitstellung.

Zur Planung gehören auch zusätzliche Dienste: Wenn Sie einen externen KI-Anbieter anbinden, entstehen dabei eigene Datenflüsse. Entscheiden Sie deshalb bewusst, welche Verbindungen Ihre Umgebung benötigt und welche Inhalte darüber verarbeitet werden sollen.

Für die lokale Arbeit ergänzen die ONLYOFFICE Desktop Editors den Arbeitsplatz. Sie können damit Dateien ohne Internetverbindung bearbeiten und sich bei Bedarf mit unterstützten Cloud-Plattformen für die Zusammenarbeit verbinden.

Mit den eigenen Dokumenten anfangen

Ob eine Lösung zu Ihrem Team passt, zeigt sich am besten an der tatsächlichen Arbeit. Nehmen Sie für einen ersten Test die Vorlagen und Dateien, die Sie regelmäßig verwenden, und gehen Sie einen vollständigen Abstimmungsprozess durch. Beziehen Sie dabei auch komplexe Tabellen ein. Makros und vorhandene Automatisierungen sollten Sie gesondert auf ihre Übertragbarkeit prüfen.

Sprechen Sie anschließend mit den Beteiligten: Wo wird die Zusammenarbeit einfacher? Welche Anpassungen fehlen noch? Diese Erfahrungen helfen Ihnen, die Umgebung gezielt weiterzuentwickeln.

Ein Open-Source-Arbeitsplatz gibt Ihnen Möglichkeiten, solche Entscheidungen selbst zu treffen. Mit ONLYOFFICE Docs können Sie bei der gemeinsamen Dokumentbearbeitung beginnen und auf Ihrer vorhandenen Umgebung aufbauen. Entdecken Sie die verfügbaren Integrationen und finden Sie heraus, wie sich ONLYOFFICE in den Arbeitsalltag Ihrer Behörde oder Ihres Unternehmens einfügt.