KI im Büro: So behalten Sie beim Datenschutz die Kontrolle

Eine Zusammenfassung für das nächste Meeting, eine verständlichere Formulierung im Angebot oder Hilfe bei einer Tabellenformel: KI kann im Büro viele kleine Aufgaben erleichtern. Häufig reichen wenige Sekunden, um an einer Stelle weiterzukommen, an der man sonst länger sitzen würde.

Sobald dabei interne Dokumente ins Spiel kommen, taucht allerdings eine berechtigte Frage auf: Was passiert mit den Informationen, die der KI zur Verfügung gestellt werden?

Wer KI im Büro einsetzen und den Datenschutz dabei berücksichtigen möchte, braucht Klarheit über die Verarbeitung der Daten. Dazu gehört auch die Entscheidung, welches Modell bestimmte Inhalte erhalten darf. Mit ONLYOFFICE Docs 10.0 lässt sich diese Entscheidung enger mit der täglichen Dokumentarbeit verbinden.

Welche Informationen braucht die KI wirklich?

Stellen Sie sich vor, Sie möchten aus einem Kundenangebot eine kurze E-Mail erstellen lassen. Das Angebot enthält neben der Leistungsbeschreibung auch Kontaktdaten und individuell vereinbarte Konditionen. Für einen ersten Formulierungsvorschlag wären diese Details möglicherweise gar nicht nötig.

Ein hilfreicher Ausgangspunkt lautet deshalb: Geben Sie einer KI jeweils nur die Informationen, die sie für die konkrete Aufgabe benötigt. Oft genügt ein bereinigter Textausschnitt. Für eine Excel-Formel reicht häufig eine Beschreibung des Tabellenaufbaus mit erfundenen Beispieldaten.

Dabei lohnt es sich, Datenschutz und Vertraulichkeit gesondert zu betrachten. Personenbezogene Daten können beispielsweise in Ansprechpartnern oder Angaben über Beschäftigte stecken. Interne Kalkulationen können auch ohne Personenbezug schützenswert sein. Ein Dokument ohne Namen ist deshalb noch keine automatisch freigegebene KI-Eingabe.

Auch der restliche Inhalt zählt: Wenn Funktion und Projektbeschreibung eine Person erkennbar machen, reicht das Entfernen ihres Namens möglicherweise nicht aus. Die Datenschutzkonferenz weist ausdrücklich darauf hin, dass Personenbezug durch viele unterschiedliche Merkmale entstehen kann.

ChatGPT und Unternehmensdaten: Auf den konkreten Dienst kommt es an

„Dürfen Unternehmensdaten in ChatGPT?“ lässt sich ohne einen Blick auf das eingesetzte Angebot und dessen Einstellungen kaum sinnvoll beantworten.

OpenAI erklärt beispielsweise, Eingaben und Ausgaben aus ChatGPT Business, ChatGPT Enterprise und der API standardmäßig nicht für das Modelltraining zu verwenden. Diese Zusage ist ein wichtiger Prüfpunkt. Sie bedeutet allerdings weder, dass keine Verarbeitung beim Anbieter stattfindet, noch, dass Daten grundsätzlich nicht gespeichert werden. Aufbewahrung und Löschung sind gesondert zu prüfen.

Bevor ein Team vertrauliche Dokumente mit KI bearbeitet, sollte es daher wissen, welcher Dienst dahintersteht und unter welchen Bedingungen er arbeitet. Eine praktische Prüfliste hilft beim Gespräch mit IT und Datenschutzverantwortlichen:

• Welche Daten dürfen für welche Aufgaben verarbeitet werden?
• Wer erhält die Eingaben, einschließlich möglicher Unterauftragnehmer?
• Wo findet die Verarbeitung statt, und wie lange werden Inhalte gespeichert?
• Werden Daten zum Training genutzt, und welche Einstellungen gelten tatsächlich?
• Wie lassen sich Zugriffe begrenzen und Daten wieder löschen?

Die DSGVO verlangt bei personenbezogenen Daten unter anderem eine tragfähige Rechtsgrundlage. Bei Auftragsverarbeitung ist eine entsprechende Vereinbarung erforderlich; bei Übermittlungen in Drittländer sind zusätzliche Voraussetzungen zu beachten. Ob eine Datenschutz-Folgenabschätzung nötig ist, hängt insbesondere davon ab, ob die Verarbeitung voraussichtlich ein hohes Risiko für die betroffenen Menschen mit sich bringt.

Diese Prüfung bleibt auch dann notwendig, wenn die KI bereits in eine Office-Anwendung integriert ist.

KI dort nutzen, wo die Dokumentarbeit stattfindet

Im Alltag führt der Weg zur KI oft über ein zusätzliches Chatfenster. Inhalte werden kopiert, hochgeladen und anschließend wieder in das ursprüngliche Dokument übertragen. Eine Integration in den Editor kann diesen Umweg verkürzen und erleichtert es, KI innerhalb einer freigegebenen Arbeitsumgebung zu nutzen.

ONLYOFFICE Docs 10.0 erweitert dafür die KI-Unterstützung in den Editoren für Textdokumente, Tabellen, Präsentationen und PDFs. Die KI-Tools berücksichtigen den Kontext und die Struktur einer Datei. Dadurch lassen sich Aufgaben direkt am Dokument anstoßen.

In Textdokumenten können sie etwa Absätze vereinfachen, Inhalte übersetzen und Korrekturvorschläge erstellen. Für Tabellen bieten sie Unterstützung beim Erzeugen und Erklären von Formeln sowie beim Analysieren von Daten. In Präsentationen helfen sie bei der Gliederung und bei Sprechernotizen. Im PDF-Editor lassen sich Fragen zum Inhalt stellen und Zusammenfassungen erstellen.

So könnte ein Team aus einer freigegebenen Produktbeschreibung einen ersten Präsentationsentwurf entwickeln. Oder es lässt sich eine Formel anhand einer Tabelle mit Testdaten erklären, bevor es diese im echten Reporting einsetzt.

Welche Ergebnisse dabei möglich und zuverlässig sind, hängt auch vom gewählten Modell und der konkreten Aufgabe ab. Ein sprachlich überzeugender Vorschlag braucht deshalb weiterhin eine fachliche Prüfung.

Die Wahl des Modells gehört zum Datenschutz

Die Oberfläche allein verrät noch nicht, wohin eine KI-Anfrage geht. Dafür ist die konfigurierte Verbindung zum Modell entscheidend.

In selbst gehosteten ONLYOFFICE-Umgebungen lassen sich auch lokal betriebene Modelle anbinden, beispielsweise Ollama und LM Studio. Außerdem können verschiedenen Aufgaben unterschiedliche Modelle zugewiesen werden, etwa für Übersetzungen oder Zusammenfassungen.

Für Unternehmen eröffnet das eine praktische Möglichkeit: Sie können eine KI-Umgebung passend zu ihren Anforderungen aufbauen und für interne Dokumente ein Modell in der eigenen Infrastruktur vorsehen.

Wichtig ist dabei, die gesamte Verbindung zu betrachten. ONLYOFFICE selbst zu hosten hält eine Anfrage an ein externes Cloud-Modell nicht automatisch im eigenen Netz. Soll die Verarbeitung intern bleiben, müssen auch das Modell und die weiteren beteiligten Dienste entsprechend betrieben und konfiguriert sein.

Die Self-Hosting-Option von ONLYOFFICE schafft hierfür eine Grundlage, weil sich die Office-Umgebung auf eigenen Servern betreiben lässt. Welche Daten die Umgebung verlassen, hängt auch von den eingerichteten Verbindungen ab.

Ein guter Praxistest vor der Freigabe: Lassen Sie sich anhand einer Beispieldatei zeigen, welche Inhalte für die gewünschte Funktion verarbeitet werden und welche Dienste beteiligt sind. Prüfen Sie dabei auch aktivierte Websuche und zusätzliche Werkzeuge. Ein lokales Modell allein sagt über solche Erweiterungen noch nichts aus.

Freigegebene KI technisch hinterlegen

Eine interne Regel wird im Alltag leichter nutzbar, wenn die Software sie unterstützt. Das heißt: Das Team sollte die freigegebenen Werkzeuge ohne eigene Anbietersuche erreichen können.

In den kommerziellen Versionen von ONLYOFFICE Docs 10.0 können Administratoren KI-Anbieter zentral im Admin Panel konfigurieren. Sobald diese Serverkonfiguration hinterlegt ist, können Nutzer innerhalb dieser Integration keine eigenen Anbieter oder API-Schlüssel mehr ergänzen und die Modellzuordnung nicht selbst ändern.

Damit lässt sich beispielsweise ein geprüftes Modell für die Dokumentarbeit bereitstellen. Das Team kann loslegen, ohne für jeden Arbeitsplatz einen eigenen Zugang einzurichten. Zugleich wird die Auswahl der Dienste innerhalb der Integration nachvollziehbar festgelegt.

Auch Websuche und externe Werkzeuganbindungen lassen sich zentral konfigurieren. Wo KI nicht vorgesehen ist, kann sie serverweit deaktiviert werden.

Vertrauliche Dokumente vorbereiten, bevor die KI arbeitet

Gerade bei PDFs ist ein letzter Blick vor der Verarbeitung sinnvoll. Neben sichtbaren Inhalten können auch verborgene Informationen relevant sein. ONLYOFFICE Docs 10.0 erweitert die Tools zum Schwärzen von Dokumenten um die Möglichkeit, Metadaten zu entfernen. Das hilft, Dokumente für die Weitergabe vorzubereiten.

Der Release stellt außerdem eine KI-gestützte Schwärzung sensibler Informationen im PDF-Editor vor. Hier ist die Reihenfolge entscheidend: Bevor die KI vertrauliche Stellen erkennen oder bearbeiten kann, muss sie die dafür nötigen Inhalte verarbeiten. Wird dafür ein externer Dienst genutzt, braucht bereits dieser Schritt eine Freigabe für die betreffenden Daten.

Bereiten Sie eine Datei deshalb vor der Übergabe an einen dafür nicht freigegebenen KI-Dienst mit geeigneten lokalen Werkzeugen auf. Prüfen Sie anschließend, ob sensible Inhalte tatsächlich entfernt wurden. Auch eine KI-gestützte Schwärzung sollte auf Vollständigkeit kontrolliert werden.

Mit einem überschaubaren Anwendungsfall beginnen

Für den Einstieg muss nicht sofort jede Abteilung ihre Dokumentarbeit umstellen. Wählen Sie eine wiederkehrende Aufgabe mit gut abgrenzbaren Daten, etwa die sprachliche Überarbeitung bereits veröffentlichter Produkttexte.

Legen Sie fest, welches Werkzeug dafür genutzt wird und wer die Ergebnisse prüft. Besprechen Sie im Team auch konkrete Grenzfälle: Darf ein interner Kommentar mitgeschickt werden? Wie sieht es mit einer persönlichen E-Mail-Signatur aus?

Die Datenschutzkonferenz empfiehlt klare interne Vorgaben mit Beispielen für erlaubte und untersagte Anwendungen sowie die frühzeitige Einbindung der Datenschutzbeauftragten. Solche Beispiele helfen, eine abstrakte Regel in eine verlässliche Routine zu übersetzen.

So entsteht Schritt für Schritt eine Arbeitsumgebung, in der sich KI mit einem klaren Verständnis der eigenen Verantwortung nutzen lässt. ONLYOFFICE Docs 10.0 unterstützt diesen Weg mit KI direkt in den Editoren und der Möglichkeit, die eingesetzten Modelle bewusst auszuwählen.

Möchten Sie gern KI für Ihre Arbeit mit Dokumenten, Präsentationen, Tabellen & Co. verwenden? Dann testen Sie ONLYOFFICE Docs.